Wordマニュアル作成の基本設定ガイド

まず結論

マニュアル作成において重要なのは、Word を「見た目を整える道具」ではなく「文書構造を管理する道具」として使うことです。以下の 4 点が特に重要です。

1. 見出し、番号、目次、参照、改ページは手打ちしない - Word のスタイルとフィールド機能を使う
2. 位置合わせをスペースや Tab 連打で行わない - 段落設定やインデントを使う
3. レビューを本文に混ぜない - 変更履歴とコメントで管理する
4. 配布前に目次やページ番号を自動更新する - 最後に一括更新してから PDF 化する

ダメなパターンとベストプラクティス

実務で押さえるポイント

見出しはスタイルで管理する

文字を大きくして太字にするだけでは、Word はその行を見出しとして認識しません。すると、ナビゲーションウィンドウで移動できず、自動目次にも入りません。見た目を変えたいときはスタイル側を編集しましょう。

スペースやTab連打で位置を揃えない

文言が1文字増えただけで全体が崩れます。位置や余白は段落設定（インデント、タブ位置、段落前後の間隔）に持たせてください。必要に応じて表を使うのも有効です。

Enter連打での改ページは禁止

上のページで1行増えた瞬間に全てズレます。章の頭は「改ページ」、ヘッダー/フッターの切り替えが必要な場所は「セクション区切り」を使いましょう。編集記号（¶）を表示すると崩れを発見しやすくなります。

目次・番号・相互参照は自動化する

見出しスタイルを使って自動目次を作成します。手順は番号付きリスト、章立てはマルチレベルリストで管理します。図表番号やページ参照は相互参照フィールドで持ち、最後に一括更新します。

画像と表にはキャプションを付ける

画面キャプチャを貼るだけで図番号も説明もない状態は避けましょう。キャプションを付け、必要に応じて代替テキストも設定します。

配布前チェック

1. 全フィールド更新: Ctrl+A で全選択 → F9 でフィールド更新
2. 変更履歴とコメントの整理: 非表示のまま残っていないか確認
3. 見出しレベルの確認: 見出し1/2/3 が正しく割り当てられているか
4. 画像と表の確認: 番号の有無、サイズ、本文での説明を確認
5. アクセシビリティチェック: 見出し、代替テキスト、コントラストを確認

まとめ

Word でマニュアルを作るときに一番避けたいのは、構造まで手作業で持つことです。

• 見出しはスタイル
• 手順は番号機能
• 目次は自動
• 改ページは改ページ/セクション区切り
• レビューは変更履歴とコメント
• 参照は相互参照フィールド
• 配布前に必ず更新とチェック

最初に凝ったデザインを目指す必要はありません。まずは「見出し・番号・目次・改ページ・レビュー」の5つを手作業から外すところから始めましょう。