製作手冊時要先打好底的 Word 基本 - 以壞習慣與最佳實務並列整理

操作手冊、作業流程書、維護程序、內部運用手冊。
這類文件真正在日後見真章的，不是寫作能力，而是有沒有把 Word 當成「只用來調整外觀的工具」。

一開始看起來很快的做法，

• 標題只靠粗體與字級做出來
• 用空白或 Tab 連打來對齊位置
• 按好幾次 Enter 來換頁
• 手動打出目次或頁碼參照
• 把修改意見直接以紅字留在正文中

只要混入這些做法，每次改版就會跟著崩。

本文以「壞習慣」與「最佳實務」並列的方式，整理製作手冊時實際會用到的 Word 基本。
前提是以 .docx 為主格式的 Word 桌面版運用環境。

1. 先下結論

先把結論列出來，製作手冊時這 4 點最重要：

1. 讓結構交給 Word 的功能
   標題、編號、目次、交互參照、分頁控制不要手打，而是用 Word 的樣式、功能變數與分節來管理。

2. 不要把對齊交給空白字元
   空白鍵、Tab 連打、空行連打，在日後每次調整時都會崩掉。該用段落設定、縮排、表格與分節。

3. 不要把審閱混進正文
   修改指示不該是紅字正文，要用註解與追蹤修訂分開。這樣最終版本才清楚哪些已經定案。

4. 在發布前把自動元素更新一次
   目次、頁碼、交互參照、圖表編號在最後統一更新。要轉成 PDF 前，也檢查一次無障礙。

2. 不要把 Word 當手動對齊工具

製作手冊最重要的，是把 外觀 與 結構 分開。

例如下面這些東西，本質上都是「結構」：

• 章、節、小標題
• 步驟 1、步驟 2、步驟 3
• 圖 2-1、表 3-2
• 參見第 4 章
• 只有封面頁不顯示頁碼
• 改版時的修訂履歷

但在容易崩掉的文件中，這些「結構」全被用「外觀調整」帶過：

• 把字調大，看起來像標題
• 手動打 1.
• 用空白對齊
• 按 Enter 換頁
• 直接寫「參見第 3 頁」

只要用這種方式，一改一處就會連帶把別處也弄亂。

Word 本身就內建了標題樣式、目次、段落設定、多層次編號、頁首 / 頁尾、分節符號、標題標號、追蹤修訂、無障礙檢查等，用來 用結構管理文件 的功能。
製作手冊時，光是把這些基本功能用上，事故就能減少很多。

3. 壞習慣與最佳實務對照

4. 實務上要抓住的重點

4.1 標題只靠粗體和字級做出來

壞習慣
把字變大、加粗，讓它「看起來像標題」就結束。

為什麼辛苦
Word 不會把那一行當成正式的標題。
在功能窗格中難以跳轉，自動目次也抓不到。從無障礙角度來看，只是外觀的標題也不利。

最佳實務
對章、節、小標題指派 標題 1 / 標題 2 / 標題 3。
想改變外觀時，別一行一行去動粗體或字級，而是改 樣式本身。

4.2 用空白或 Tab 連打對齊

壞習慣
在操作名稱和說明之間用空白填滿、右側的版本號用 Tab 連打推過去、中間硬塞幾行空行當作段距。

為什麼辛苦
文字多一個字就會整個跑掉。
改字型、加段落、轉 PDF、共同編輯時都很容易位移。

最佳實務
位置與邊界要讓 段落設定 來扛，而不是 字元。
使用縮排、定位點、段落前後間距，必要時改用表格。

4.3 用 Enter 連打來換頁

壞習慣
想讓下一章從新的一頁開始，所以按好幾次 Enter 硬推過去。

為什麼辛苦
上一頁多了 1 行，整個後面就會跑掉。
會跑出空白頁、標題只剩在前一頁、頁首 / 頁尾在意料外的位置切換等現象。

最佳實務
新章的開頭用 分頁符，要切換頁碼或頁首 / 頁尾行為的位置用 分節符。
一出問題就把 ¶ 顯示打開，讓分頁符和段落符號看得見再排查。

4.4 目次、編號、交互參照不要手打

壞習慣
手動做目次頁，每次都重打章名和頁碼。
在正文中直接打 1. 2. 3. 或 1.1 1.2。
直接寫「參見第 12 頁」、「請見圖 3」。

為什麼辛苦
改版時很容易漏改。
只改了頁碼、但標題名稱卻還是舊的，這種事故很常見。

最佳實務
用標題樣式做出 自動目次。
步驟用 編號清單、章節體系用 多層次清單 來管理。
對圖號、頁碼、章號的引用都用 交互參照 或功能變數，最後一次統一更新。

4.5 頁首 / 頁尾和版本號不要一頁一頁直接打

壞習慣
文件名、版本、頁碼都直接輸入在每一頁上。
為了讓封面頁特別一點，就手動調整外觀。

為什麼辛苦
更新版本時容易漏改、頁碼會跑、中途想只對附錄換樣式時就崩掉。

最佳實務
文件名、版本、頁碼集中放進 頁首 / 頁尾。
封面要特殊處理時用 第一頁不同；要對章節或附錄分開切換時，就用分節符配合取消 與前一節相同 的頁首 / 頁尾連結。

4.6 把修訂、註解、圖表分開

壞習慣
在文件中用紅字寫「這邊要改」、「未確認」、「待討論」，最終版也把這些留著。
只貼整個螢幕的截圖，沒有圖號也沒有說明。

為什麼辛苦
哪一段是正文、哪一段是審閱中的備忘，會分不清。
也容易讓最終版殘留審閱痕跡。

最佳實務
修改本身用 追蹤修訂，商量或指示用 註解，兩者分開。
圖表要加 標題標號，視需要設定替代文字。

5. 手冊用 Word 範本的最低限度

一開始不需要搞得很華麗，下面這樣就夠：

進一步訂下面這些運用規則也會輕鬆很多：

• 原稿為 .docx
• 對外發布為 PDF
• 改版時使用追蹤修訂
• 發布前更新功能變數
• 發布前做無障礙檢查

6. 發布前檢查

把手冊輸出成 PDF 前，至少要檢查下列項目：

6.1 全文功能變數更新

用 Ctrl + A 全選後，更新所有功能變數。
可以減少目次、頁碼、交互參照、圖表編號的漏更新。

6.2 整理追蹤修訂與註解

確認審閱途中留下的修訂與註解是否都已經處理。
注意「只是把顯示關掉」而實際還留著的情況。

6.3 檢查標題層級

檢查章節是否都用 標題 1 / 2 / 3 統一管理。
這邊沒對齊，目次和導覽就會亂。

6.4 檢查圖片與表格

檢查圖表有沒有編號、圖片會不會太大、本文有沒有說明該看什麼。

6.5 無障礙檢查

執行無障礙檢查，確認標題、替代文字、對比、表格結構等沒有問題。
如果要輸出成 PDF 發布，先在 Word 這邊整理好會比較安全。

7. 結語

用 Word 做手冊時，最要避免的是 連結構都用手動方式維護。

• 標題交給樣式
• 步驟交給編號功能
• 目次交給自動產生
• 分頁交給分頁符與分節
• 圖表交給標題標號
• 審閱交給追蹤修訂與註解
• 引用交給交互參照
• 發布前統一更新與檢查

重點是：不要把 Word 當成「打字工具」就結束，要把它當作 管理文件結構的工具 來使用。

手冊真正的差別，不在寫下的那一刻，而在修改的那一刻。
每次改版就崩掉的文件，多半在進到內容之前，Word 的基本規則就已經崩了。

反過來說，光是把這些基本做好，文件的可維護性就會大幅提升。
一開始不用追求華麗的設計。
先把 標題、編號、目次、分頁、審閱 這 5 件事從手動操作中移除，才是最實務的做法。

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用 Word 做手冊最重要的原則是什麼？

把外觀與結構分開，讓結構交給 Word 的功能管理。標題、編號、目次、交互參照、分頁控制不要手打，而是用樣式、功能變數與分節來管理；對齊不要交給空白字元，該用段落設定、縮排、表格與分節；審閱不要混進正文，用註解與追蹤修訂分開；發布前把自動元素統一更新一次。這四點做好，改版時就不會崩。

為什麼不能只用粗體和字級來做標題？

因為 Word 不會把那一行當成正式的標題，在功能窗格中難以跳轉，自動目次也抓不到，從無障礙角度來看也不利。正確做法是對章、節、小標題指派標題 1 / 標題 2 / 標題 3 樣式；想改變外觀時，不要一行一行去動粗體或字級，而是改樣式本身。

目次和頁碼參照該怎麼管理？

不要手打。手動目次在改版時很容易漏改，出現只改了頁碼但標題名稱還是舊的事故。用標題樣式做出自動目次，步驟用編號清單、章節體系用多層次清單來管理，對圖號、頁碼、章號的引用都用交互參照或功能變數，最後用 Ctrl + A 全選後統一更新所有功能變數。

手冊輸出成 PDF 前要檢查什麼？

五件事：全文功能變數更新（目次、頁碼、交互參照、圖表編號）；整理追蹤修訂與註解，注意只是把顯示關掉而實際還留著的情況；檢查章節是否都用標題 1 / 2 / 3 統一管理；檢查圖表有沒有編號、圖片會不會太大、本文有沒有說明該看什麼；執行無障礙檢查，確認標題、替代文字、對比、表格結構沒有問題。

作者檔案

本文作者的個人檔案頁面。

Go Komura

小村軟體有限公司 代表

以 Windows 軟體開發、技術諮詢與故障調查為中心，在難以重現的故障調查與既有資產仍在運作的專案上具有優勢。