Einen Genehmigungsworkflow in Power Automate aufbauen — Papier- und E-Mail-basierte Freigabeanträge digitalisieren

„Wir drucken das Freigabeformular aus, stempeln es, geben es an die nächste Abteilung weiter, und es kommt eine Woche später zurück.“ „Wir versenden ein Excel-Antragsformular als E-Mail-Anhang, und die Genehmigung ist eine Antwort, die ‚OK‘ sagt.“ Unternehmen, die Microsoft 365 bereits eingeführt haben, kommen mit genau dieser Art von Antrags- und Genehmigungsproblem ständig zu uns.

Power Automate verfügt über einen dedizierten Mechanismus namens Genehmigungen (Approvals), und es ist oft möglich, einen Genehmigungsworkflow zu bauen — bei dem der Genehmiger nur einen Button in Teams oder Outlook drücken muss —, vollständig innerhalb einer Lizenz, die Sie bereits besitzen, ohne Zusatzkosten. Aber es gibt eine Lücke zwischen „der erste Flow läuft“ und „man kann sich darauf verlassen, dass er das Tagesgeschäft trägt“. Wo landen die Genehmigungsnachweise tatsächlich? Was passiert, wenn der Genehmiger es einfach liegen lässt? Wer repariert den Flow, wenn die Person, die ihn gebaut hat, das Unternehmen verlässt? Dieser Artikel arbeitet die grundlegenden Bausteine eines Genehmigungsflows durch, die Designpunkte, über die man in der Praxis stolpert, sowie die Frage, wo die Grenze liegt, was Power Automate leisten sollte — und was nicht.

1. Das Wichtigste zuerst

• Der Genehmigungsmechanismus von Power Automate ist um die Aktion „Genehmigung starten und darauf warten“ herum aufgebaut. Sie können aus fünf Genehmigungsarten wählen: „alle müssen genehmigen“, „erste Antwort“, „benutzerdefinierte Antworten (alle/eine Person)“ und „sequenziell“.¹
• Genehmiger können aus Teams, Outlook, dem Power-Automate-Portal oder der mobilen App antworten. Es besteht kaum Bedarf, dass jemand einen neuen Bildschirm erlernen muss, nur um etwas zu genehmigen.²³
• Für die Annahme von Anträgen sind Microsoft Forms, eine SharePoint-Liste oder die Approvals-App von Teams die drei realistischen Optionen. Wenn Sie Anträge später auflisten und auswerten möchten, ist eine SharePoint-Liste als Grundlage die standardmäßige, sichere Wahl.
• Der Ausführungsverlauf eines Flows ist standardmäßig nur 28 Tage lang sichtbar, und ein einzelner Lauf läuft nach höchstens 30 Tagen in ein Timeout. Verlassen Sie sich für einen Genehmigungsnachweis nicht auf den Ausführungsverlauf — bauen Sie von Anfang an ein Design ein, das das Ergebnis in eine SharePoint-Liste oder Ähnliches zurückschreibt.⁴⁵
• Der Weggang oder Wechsel des Flow-Besitzers ist das größte betriebliche Risiko für einen Genehmigungsflow. Richten Sie Co-Besitzer ein und verstehen Sie, wie Verbindungen gehandhabt werden, noch am Tag, an dem der Flow live geht.⁶
• Wenn Sie versuchen, mehrstufige Genehmigungen mit starker Verzweigung, Vertretungsentscheidungen oder strengen Audit-Anforderungen exakt nach einem formalen Genehmigungsreglement umzusetzen, wird Power Automate unwartbar. Das ist der Bereich eines dedizierten Workflow-Systems oder einer maßgeschneiderten Individualentwicklung.

2. Was an Papier- und E-Mail-Genehmigungen wirklich das Problem ist

Was Papier-Freigabeformulare und per E-Mail versendete Excel-Genehmigungen schmerzhaft macht, ist nicht so sehr der Aufwand selbst, sondern die Tatsache, dass Sie den Status nicht sehen können. Wenn wir mit Kunden darüber sprechen, läuft es meist auf dieselben drei Dinge hinaus.

• Sie wissen nicht, wo es gerade hängt. Der Antragsteller hat keine Möglichkeit zu wissen, auf wessen Schreibtisch das Freigabeformular liegt oder in welchem Posteingang die E-Mail vergraben ist. Nachfragen bedeutet einen Anruf oder eine persönliche Nachfrage, was auch für den Empfänger unangenehm ist.
• Die Nachweise sind verstreut. Die Spur, wer was genehmigt hat, endet zwischen einem Papier-Aktenschrank und einzelnen Postfächern verteilt. Wenn Sie für ein Audit oder eine spätere Nachfrage untersuchen müssen, „wer diesen Antrag wann genehmigt hat“, wühlen Sie am Ende im Postfach einer Person — und verlässt diese das Unternehmen, verschwindet das gesamte Postfach mit ihr.
• Ablehnungen sind schwer nachzuvollziehen. Erfolgt eine Ablehnung oder eine Bitte um Überarbeitung mündlich oder per E-Mail, gerät durcheinander, auf welche Version des Antrags sich das Feedback eigentlich bezog. Wird eine überarbeitete Version erneut versendet, läuft das Ganze wieder von vorne durch den Kreislauf.

Fast all das löst sich einfach dadurch, dass Status und Nachweis des Antrags an einem Ort zusammengeführt werden. Und wenn Sie Microsoft 365 bereits eingeführt haben, haben Sie den Ablageort (SharePoint), den Benachrichtigungskanal (Teams/Outlook) und die Automatisierung (Power Automate) bereits zur Hand.

3. Die grundlegenden Bausteine einer Power-Automate-Genehmigung

Die Aktion „Genehmigung starten und darauf warten“

Das Herzstück eines Genehmigungsflows ist die Aktion „Genehmigung starten und darauf warten“ des Approvals-Connectors. Geben Sie Titel, Details und Genehmiger des Antrags an, und der Flow pausiert dort, wartet auf die Antwort des Genehmigers, bevor er zur nächsten Aktion übergeht.¹

Es gibt fünf Genehmigungsarten.¹

Mit benutzerdefinierten Antworten können Sie statt eines schlichten „genehmigen/ablehnen“-Paares Optionen wie „Genehmigen“, „Zurückweisen“, „Zurückstellen“ definieren — das wird später zu einem Baustein für die Ablehnungsschleife.

Beachten Sie, dass die Nutzung der Genehmigungsfunktion eine Microsoft-Dataverse-Datenbank erfordert. Datensätze von Genehmigungsanträgen und -antworten werden in Dataverse gespeichert, und in der Standardumgebung wird diese automatisch bereitgestellt, sobald Sie zum ersten Mal einen Genehmigungsflow erstellen, sodass Sie meist beginnen können, ohne je darüber nachzudenken. Der Approvals-Connector ist ein Standard-Connector, sodass eine Lizenz, die Standard-Connectors umfasst (etwa Office 365), ausreicht, um einen Genehmigungsflow zu bauen.¹

Woher Genehmiger antworten

Genehmigungsanträge erreichen den Genehmiger per E-Mail und über die Power-Automate-mobile App.³ In Outlook kommen sie als schön formatierte Genehmigungs-E-Mail an, aus der Sie direkt antworten können.⁷ Eine an einen einzelnen Benutzer gerichtete Genehmigung wird auch in Teams benachrichtigt, wo Sie aus einem Chat oder der Approvals-App genehmigen, ablehnen oder einen Kommentar hinzufügen können.² Dass niemand sich extra auf einer dedizierten Website anmelden muss, nur um etwas zu genehmigen, ist der wichtigste Grund, warum Genehmigungsflows sich nach der Einführung tatsächlich durchsetzen.

Eine Sache, auf die Sie achten sollten: Ist die Genehmigung an eine Microsoft-365-Gruppe gerichtet, wird keine Teams-Benachrichtigung gesendet. Teams-Benachrichtigungen gehen nur für Genehmigungen hinaus, die an einen einzelnen Benutzer gerichtet sind.⁸

Die Gesamtform des Flows

Am Beispiel eines Einkaufsantrags sieht die Gesamtform so aus.

flowchart TD
    Submit[Antragsteller reicht ein<br/>Forms-Antwort / neues SharePoint-Listenelement] --> Trigger[Cloudflow löst aus<br/>bei neuer Antwort / hinzugefügtem Element]
    Trigger --> Record[Antrag in der<br/>SharePoint-Liste erfassen, Status: Ausstehend]
    Record --> Approval[Genehmigung starten und warten<br/>Antrag an Genehmiger senden]
    Approval -- Teams / Outlook / mobil --> Response{Antwort}
    Response -- Genehmigt --> UpdateOK[Listenstatus auf Genehmigt aktualisieren<br/>Genehmiger, Zeitstempel, Kommentar in Spalten erfassen]
    Response -- Abgelehnt/zurückgewiesen --> UpdateNG[Status auf Zurückgewiesen aktualisieren<br/>Antragsteller über den Grund informieren]
    Response -- Timeout --> Remind[Erinnerungsbenachrichtigung / Eskalation]
    UpdateOK --> NotifyOK[Antragsteller über das Ergebnis informieren]
    UpdateNG --> Resubmit[Antragsteller überarbeitet und reicht erneut ein]
    Resubmit -- Trigger-Bedingung greift<br/>nur bei erneuter Einreichung --> Trigger

Der entscheidende Punkt ist, sowohl vor als auch nach der Genehmigungsaktion einen „Erfassungs“-Schritt einzufügen. Ich erkläre den Grund dafür in Kapitel 5.

4. Wie Sie die Antragsannahme gestalten

Wie brauchbar sich ein Genehmigungsflow anfühlt, wird weniger von der Genehmigungsseite entschieden als von der Annahme für die Eingabe des Antragstellers. Es gibt drei realistische Optionen.

Hier ein grober Leitfaden für die Entscheidung.

• Wenn Sie nur eine gelegentliche Genehmigung digitalisieren möchten, müssen Sie nicht einmal einen Flow bauen — die Approvals-App von Teams reicht dafür allein aus. Die Approvals-App erlaubt es, aus einem Chat heraus sofort einen Genehmigungsantrag zu senden; sie läuft auf der Power-Automate-Plattform, erfordert aber nicht den Bau eines Flows.⁹
• Wenn Sie ein Antragsformular ersetzen, ist der schnellste Weg, Forms als Annahme zu nutzen, die Antwort in einem Flow entgegenzunehmen und zur Genehmigung weiterzuleiten. Es gibt sogar eine fertige Vorlage, die den Inhalt einer Forms-Antwort in einen Genehmigungsantrag einfügt.¹¹
• Wenn Sie es als Antragsregister verwalten möchten, bauen Sie um eine SharePoint-Liste herum. Selbst wenn Forms Ihr Einstiegspunkt ist, sorgt es dafür, dass der Flow die Antwort gleich zu Beginn in die Liste überträgt, dass eine Statusspalte (Ausstehend / Genehmigt / Zurückgewiesen) und eine Ansicht für jeden sichtbar machen, „wo es gerade hängt“. Genau hier liegt, mehr als irgendwo sonst, die Antwort auf die eingangs genannten Probleme der Papier- und E-Mail-Genehmigung.

Für einen kleinen Einstieg ist ein Aufbau aus „Eingabe über Forms, Erfassung in einer SharePoint-Liste und Zurückschreiben des Genehmigungsergebnisses in dieselbe Liste“ sowohl bei der Eingabefreundlichkeit als auch bei der Registerverwaltung von Vorteil und leicht zu handhaben.

5. Designpunkte, die in der Praxis zählen

Wo Sie den Genehmigungsnachweis aufbewahren — Verlassen Sie sich nicht auf den Ausführungsverlauf

Das ist die mit Abstand wichtigste Designentscheidung. Der Ausführungsverlauf eines Flows ist standardmäßig nur 28 Tage lang sichtbar.⁴ Gehört der Flow zu einer Lösung, können Sie die Metadaten des Ausführungsverlaufs in Dataverse aufbewahren, aber auch dort liegt die Standardaufbewahrung bei 28 Tagen — es ist ein Mechanismus, bei dem ein Administrator die Aufbewahrungsfrist anpassen kann.¹²

Mit anderen Worten: Eine betriebliche Gewohnheit, „wer wann genehmigt hat“ über den Ausführungsverlauf nachträglich nachzuschlagen, bricht innerhalb eines Monats zusammen. Die Datensätze der Genehmigungsanträge/-antworten selbst werden in Dataverse gespeichert¹³, aber jedes Mal für ein Audit oder eine routinemäßige Nachfrage eine Dataverse-Tabelle zu prüfen, ist unrealistisch, und weil der Genehmigungsverlauf Speicherplatz einer Umgebung verbraucht, kann er am Ende rein aus Platzgründen gelöscht werden.¹⁴

Fügen Sie in der Praxis immer einen Schritt unmittelbar nach der Genehmigungsaktion ein, der das Ergebnis, den Genehmiger, den Antwortzeitstempel und den Kommentar in Spalten einer SharePoint-Liste zurückschreibt. Die Aktion „Genehmigung starten und warten“ gibt Antwort, Genehmiger und Kommentar als Ausgaben zurück¹³, Sie erfassen diese also einfach direkt in den Spalten. So bleiben Antrag und Genehmigungsnachweis in derselben Zeile derselben Liste beisammen, und die Aufbewahrungsfrist kann, je nachdem, wie Sie die Liste betreiben, so lange bestehen, wie Sie wollen.

Eine Sache, auf die Sie achten sollten: Bei Genehmigungsarten mit mehreren Genehmigern, etwa „alle müssen genehmigen“ oder benutzerdefinierten Antworten (alle), kommt die Ausgabe Responses als Array mit einem Eintrag pro Person zurück.³ Wird dies durch fortlaufendes Überschreiben in einen einzelnen Spaltensatz geschrieben, bleibt nur die letzte Antwort übrig; fügen Sie daher bei mehreren Genehmigern entweder pro Antwort eine Zeile an eine Verlaufsliste an, oder formatieren Sie die Antworten aller Personen zu einem einzigen Text, bevor Sie ihn in eine Spalte schreiben.

Timeouts und Erinnerungen — Sie können keine „Genehmigung ohne Frist“ bauen

Ein einzelner Cloudflow-Lauf dauert höchstens 30 Tage. Dieses 30-Tage-Fenster umfasst ausstehende Schritte wie eine wartende Genehmigung, und sobald 30 Tage vergangen sind, läuft der ausstehende Schritt in ein Timeout.⁵ Lässt der Genehmiger es einfach liegen, endet der Flow still mit einem Fehler. Beginnen Sie den Betrieb, ohne das zu wissen, entsteht der schlimmste Vorfall überhaupt für das Vertrauen: „Ich habe einen Antrag gestellt, und es ist überhaupt nichts passiert.“

Die Gegenmaßnahme besteht aus zwei Teilen.

1. Legen Sie ein explizites Timeout für die Genehmigungsaktion fest. Geben Sie ein Timeout im ISO-8601-Format an (z. B. P3D für 3 Tage) in den Einstellungen der Aktion, und fügen Sie unter „Ausführungsbedingungen konfigurieren“ einen Zweig für „bei Timeout“ hinzu.¹⁵ Wichtig ist hier, dass in dem Moment, in dem das Timeout auslöst, die ursprüngliche ausstehende Genehmigung bereits beendet ist. Antwortet der Genehmiger danach doch noch, fließt das nicht mehr in die späteren Schritte dieses Laufs (das Zurückschreiben des Ergebnisses und so weiter). Mit anderen Worten: Der Timeout-Zweig ist kein Ort, um „weiter zu warten und dabei zu mahnen“ — er ist ein Ort, um „das Warten abzubrechen und den nächsten Schritt zu setzen“. Möchten Sie eine Erinnerung senden, senden Sie die Benachrichtigung im Timeout-Zweig und stellen Sie dann einen völlig neuen Genehmigungsantrag. Für etwas wie „nach 3 Tagen erinnern, nach 7 Tagen an eine höhere Instanz eskalieren“ ist der einfachste und zuverlässigste Ansatz, 2–3 mit Timeout versehene Genehmigungsaktionen hintereinander zu schalten (die zweite Stufe stellt den Antrag mit einer Erinnerung erneut, die dritte Stufe richtet sich an eine höhere Instanz). Sie können „Timeout -> erinnern -> erneut stellen“ auch in eine Do-Until-Schleife einwickeln, aber Do Until hat eine eigene separate Obergrenze für die Schleife selbst (standardmäßig 60 Wiederholungen / 1 Stunde), und wenn Sie eine lange laufende Aktion wie eine wartende Genehmigung hineinsetzen, startet die zweite und jede weitere Wiederholung nicht, es sei denn, Sie verlängern das Timeout der Schleife explizit über „Limits ändern“.⁵¹⁶
2. Teilen Sie den Flow für jede Genehmigung, die möglicherweise 30 Tage überschreitet, in zwei. Microsoft dokumentiert offiziell einen Aufbau, bei dem die Aktion „Genehmigung erstellen (V2)“ nur den Genehmigungsantrag sendet und der erste Flow dort endet, während die Folgeverarbeitung der Antwort von einem separaten Flow übernommen wird. Da der Genehmigungsdatensatz in Dataverse liegt, lässt sich die Antwort auch verarbeiten, nachdem der Lauf des ursprünglichen Flows beendet ist. Möchten Sie flexible Erinnerungen bauen, ohne das Warten je abzubrechen, ist dieser Zwei-Flow-Aufbau ebenfalls der natürlichere Ansatz.¹⁷ Beachten Sie, dass es beim Auslösen des zweiten Flows Gestaltungsspielraum gibt; wenn Sie Änderungen an der Genehmigungstabelle direkt über einen Dataverse-Connector-Trigger abgreifen lassen, beachten Sie, dass der Dataverse-Connector als Premium-Connector eingestuft ist (die Aktionen des Approvals-Connectors selbst bleiben im Standard-Tarif¹).¹⁸

Für den Genehmigungsprozess eines kleinen oder mittleren Unternehmens ist es realistisch, zunächst eine interne Regel wie „nach 3 Tagen erinnern, nach 7 Tagen an den Vorgesetzten eskalieren“ festzulegen und diese entweder als Wiederholungsschleife oder als Zwei-Flow-Aufbau umzusetzen.

Neuzuweisung bei Abwesenheit

Fälle, in denen ein Genehmiger für längere Zeit nicht verfügbar ist, kommen zwangsläufig vor. Die Person, die den Genehmigungsantrag erhalten hat, kann ihn aus der Genehmigungsliste im Power-Automate-Portal an jemand anderen neu zuweisen (Reassign). Auf Seiten des Antragstellers besteht die Erholung von dieser Situation darin, den Antrag zu stornieren, den Genehmiger des Flows zu ändern und ihn dann erneut auszuführen.⁷ Bemerkenswert ist, dass dies bei einem automatisch ausgelösten Flow wie in diesem Artikel zur Aufgabe des Flow-Besitzers wird, nicht des Antragstellers — weil der Genehmigungsantrag von dem Konto ausgeht, das mit der Verbindung des Flows verknüpft ist, und das Ändern des Genehmigers Bearbeitungsrechte für den Flow erfordert. Sie müssen zusammen mit der Co-Besitzer-Frage im nächsten Kapitel festlegen, wer den Flow repariert, wenn der Genehmiger in den Urlaub geht.

Allerdings setzt die Neuzuweisung voraus, dass „die Person, die den Antrag erhalten hat, handeln kann“, sie hilft also nicht bei einer plötzlichen, ungeplanten Abwesenheit. Als dauerhafte Vorsichtsmaßnahme ist es sicherer, den Genehmiger nicht als einzelne benannte Person festzulegen, sondern stattdessen mehrere Personen, durch Semikolons getrennt, mit dem Typ „erste Antwort“ anzugeben oder den Antrag an eine Gruppe zu richten.⁷ Da eine Gruppe als Ziel bedeutet, dass keine Teams-Benachrichtigungen ausgelöst werden⁸, wählen Sie den Ansatz mit mehreren Namen, wenn Ihnen zuverlässige Benachrichtigung wichtiger ist.

Die Ablehnungs- und Wiedereinreichungsschleife

Der Teil einer papierbasierten Genehmigung, der am schwersten nachzuverfolgen war — „ablehnen -> überarbeiten -> erneut einreichen“ — lässt sich mit einem auf einer Statusspalte aufgebauten Design sauber abbilden. Die Grundform sieht so aus.

• Definieren Sie „Genehmigen“ und „Zurückweisen“ als benutzerdefinierte Antworten¹
• Setzen Sie bei einer Zurückweisung die Statusspalte der Liste auf „Zurückgewiesen“, erfassen Sie den Kommentar des Genehmigers in einer Spalte, und benachrichtigen Sie den Antragsteller
• Der Antragsteller überarbeitet das Listenelement und ändert den Status auf „Erneut einreichen“ (oder sendet über Forms erneut)
• Die Elementaktualisierung löst den Flow erneut aus, und es geht zurück zur Genehmigung

Bei dieser Form ist auf eine Sache zu achten: Das eigene Zurückschreiben des Flows kann den Flow erneut auslösen. Belassen Sie den Trigger bei „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird“, führt in dem Moment, in dem der Flow die Statusspalte auf „Ausstehend“ oder „Genehmigt“ aktualisiert, genau diese Aktualisierung selbst dazu, dass die Trigger-Bedingung erfüllt ist, was doppelte Genehmigungsanträge oder eine Endlosschleife verursacht. Ein Cloudflow kann sich selbst auslösen, und Power Automate warnt beim Speichern tatsächlich vor der Möglichkeit einer Endlosschleife.¹⁹ Die Lösung besteht nicht darin, den Fall in einem späteren bedingten Zweig zu verwerfen — sie besteht darin, die Regel direkt in den Trigger zu schreiben, mit Trigger-Bedingungen, sodass er nur auslöst, wenn die Statusspalte „Erneut einreichen“ (oder neu erstellt) ist. Eine Aktualisierung, die die Trigger-Bedingung nicht erfüllt, führt nicht einmal zur Ausführung des Flows, verbraucht also auch keinen Lauf.²⁰

Da die Bearbeitungshistorie im Versionsverlauf der Liste erhalten bleibt, löst dies auch das Problem, den Überblick darüber zu verlieren, auf welche Version sich ein Feedback tatsächlich bezog. Sie könnten eine Do-Until-Schleife im Flow bauen, um Ablehnungen innerhalb eines einzelnen Laufs zu durchlaufen, aber da die 30-Tage-Grenze für die Laufdauer dann auch die Umlaufzeit jeder Ablehnung einschließen müsste, ist es sicherer, es so zu gestalten, dass jede Ablehnung den Lauf beendet und die erneute Einreichung einen neuen startet.

6. Betrieb und Governance — Lassen Sie den Flow nicht zum „Eigentum des Erstellers“ werden

Weil ein Genehmigungsflow zu einem festen Bestandteil eines Geschäftsprozesses wird, entsteht ein unverhältnismäßig großes Risiko, wenn er von einer einzelnen Person abhängt. Erledigen Sie mindestens diese beiden Dinge am ersten Tag des produktiven Betriebs.

• Richten Sie Co-Besitzer ein. Der Besitzer eines Flows kann den Ausführungsverlauf prüfen, den Flow bearbeiten oder stoppen und sogar die Zugangsdaten seiner Verbindungen aktualisieren. Bleibt es bei einem einzigen Ersteller, wird der Flow in dem Moment unreparierbar, in dem diese Person das Unternehmen verlässt oder wechselt. Fügen Sie Ihre IT-Mitarbeitenden oder eine wahrscheinliche Nachfolge als Co-Besitzer hinzu. Es gibt auch eine Funktion, mit der Sie die SharePoint-Liste selbst zum Co-Besitzer machen können, sodass „jeder, der die Liste bearbeiten kann“ mit „jeder, der den Flow bearbeiten kann“ übereinstimmt⁶, aber tun Sie dies bei einer Liste, in die jeder Antragsteller schreibt, wie im Aufbau dieses Artikels, geben Sie am Ende jedem einzelnen Antragsteller Bearbeitungsrechte für den Flow. Nutzen Sie das nicht für einen Genehmigungsflow — beschränken Sie Co-Besitzer auf die einzelnen Mitarbeitenden, die den Betrieb tragen, oder auf eine Administratorengruppe.
• Verstehen Sie, wie Verbindungen gehandhabt werden. Eine von einem Flow verwendete Verbindung (etwa die Authentifizierung gegenüber SharePoint oder Outlook) ist an den Benutzer gebunden, der sie erstellt hat, und eine geteilte Verbindung lässt sich nur innerhalb dieses bestimmten Flows verwenden. Co-Besitzer können auch nicht die Zugangsdaten einer von einem anderen Besitzer erstellten Verbindung ändern.⁶ Vorfälle wie „Genehmigungsbenachrichtigungs-E-Mails werden weiterhin vom Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters gesendet“ oder „der Flow stoppt in dem Moment, in dem dieses Konto deaktiviert wird“ entstehen genau daraus. Zu entscheiden, welches Konto Benachrichtigungen und Schreibvorgänge übernimmt, ist eine Frage, die Sie vor dem Bau des Flows klären sollten, nicht danach.

Beachten Sie außerdem, dass Sie den Flow selbst nicht mit den antragstellenden Personen teilen müssen, selbst wenn Sie ihn auch von anderen Abteilungen nutzen lassen. Im Design dieses Artikels löst der Flow automatisch aus, solange Personen Daten in die Annahme (Forms oder die SharePoint-Liste) eingeben können. Die Freigabe sollte auf die Personen beschränkt bleiben, die an Bearbeitung und Betrieb beteiligt sind, und Co-Besitzer sollten auf das absolut nötige Minimum begrenzt werden.²¹

Die umfassendere Governance über Power Automate als Ganzes — Lizenzierung, Umgebungstrennung, DLP-Richtlinien — wird in einem separaten Artikel behandelt: „Geschäftsprozesse mit Power Automate automatisieren — Die Wahl zwischen Cloudflows und Desktopflows und das Design der Fehlerbehandlung“. Da ein Genehmigungsflow selbst nur eine Art von Cloudflow ist, gilt dieselbe Denkweise direkt auch hier.

7. Wie weit sollten Sie mit Power Automate gehen?

Der Genehmigungsmechanismus von Power Automate ist leistungsstark, aber er ist kein Werkzeug, um ein formales Genehmigungsreglement exakt so umzusetzen, wie es geschrieben steht. Hier ein grober Leitfaden, wo Sie die Grenze ziehen sollten.

Als Faustregel für diese Beurteilung betrachte ich es so: Sobald Sie die Verzweigung des Flows auf Papier zeichnen und sie nicht mehr auf ein A4-Blatt passt, haben Sie begonnen, über das hinauszugehen, wofür Power Automate gedacht ist. Statt den Flow gezwungenermaßen weiter wachsen zu lassen, ist es am Ende oft günstiger, die Entscheidungslogik des Genehmigungswegs selbst nach außen zu verlagern (in eine Dataverse-Tabelle oder ein separates System) oder ganz zu einem dedizierten System zu wechseln.

Die Digitalisierung eines Genehmigungsflows ist zudem oft ein Einstiegspunkt, um Papier- und Fax-Austausch mit externen Parteien zu überdenken. Sobald Ihre internen Genehmigungen digitalisiert sind, sind Fax-basierte Bestellungen und der Rechnungsaustausch die naheliegenden nächsten Kandidaten. Diese werden in „FAX-Bestellungen ins Web verlagern — die Doppelbetriebsphase gestalten und schrittweise migrieren“ und „Was ist EDI? Wie es die Bestellabwicklung zwischen Unternehmen erleichtert — von Fax, E-Mail und manueller Eingabe zur Datenintegration“ behandelt.

8. Zusammenfassung

Das eigentliche Problem bei Papier- und E-Mail-Genehmigungen war nie der Aufwand selbst — es war, dass „man den Status nicht sehen kann, Nachweise verstreut sind und Ablehnungen schwer nachzuvollziehen sind“. Ein Power-Automate-Genehmigungsflow löst alle drei, indem er Antrag und Genehmigungsnachweis in einer SharePoint-Liste zusammenführt und die Genehmigungsaktion selbst über Teams oder Outlook abwickelt. Dass sich dies in vielen Fällen ohne zusätzliche Systeminvestition starten lässt, ist für Unternehmen, die Microsoft 365 bereits eingeführt haben, ebenfalls ein echter Vorteil.

Bauen Sie ihn jedoch ohne Kenntnis der 28-Tage-Grenze des Ausführungsverlaufs und der 30-Tage-Grenze der Laufdauer, landen Sie bei einem Genehmigungsflow, bei dem „der Nachweis verschwindet“ und „Anträge still fehlschlagen“. Das Zurückschreiben des Ergebnisses, Timeout-Verzweigung, der Umgang mit mehreren Genehmigern und Co-Besitzer — bauen Sie diese vier Dinge von Anfang an in das Design ein, und ein Genehmigungsflow kann lange zuverlässig laufen. Und der Moment, in dem Sie sich dabei ertappen, die volle Komplexität eines formalen Genehmigungsreglements exakt so umsetzen zu wollen, wie es geschrieben steht, ist Ihr Stichwort, stattdessen ein dediziertes System oder eine maßgeschneiderte Lösung in Betracht zu ziehen.

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Häufige Fragen

Fragen, die in Beratungen zu diesem Artikelthema häufig gestellt werden.

Kann ich einen Power-Automate-Genehmigungsflow allein mit einer Microsoft-365-Lizenz bauen?

Ja. Der Approvals-Connector ist ein Standard-Connector, sodass jede Lizenz, die Standard-Connectors umfasst (etwa Office 365), ausreicht, um einen Genehmigungsflow zu bauen. Allerdings benötigen die Genehmigungsdaten als Speicherort eine Microsoft-Dataverse-Datenbank; in der Standardumgebung wird diese automatisch bereitgestellt, sobald Sie zum ersten Mal einen Genehmigungsflow erstellen. Auch die Kombination mit einer SharePoint-Liste, Forms, Teams oder Outlook lässt sich vollständig mit Standard-Connectors realisieren.

Was passiert, wenn ein Genehmiger nie antwortet?

Ein einzelner Cloudflow-Lauf dauert höchstens 30 Tage, und jeder ausstehende Schritt, einschließlich eines auf eine Genehmigung wartenden, läuft nach 30 Tagen in ein Timeout — es gibt also keine Möglichkeit, eine „Genehmigung ohne Frist“ zu bauen. In der Praxis legen Sie ein explizites Timeout auf der Genehmigungsaktion fest und fügen unter „Ausführungsbedingungen konfigurieren“ einen Zweig für den Fall „bei Timeout“ hinzu. Sobald ein Timeout auslöst, ist die ursprüngliche ausstehende Genehmigung beendet, und falls der Genehmiger danach antwortet, fließt diese Antwort nicht mehr in die späteren Schritte des Laufs — gestalten Sie den Timeout-Zweig daher so, dass er eine Erinnerung sendet und einen völlig neuen Genehmigungsantrag stellt (mit Eskalation an eine höhere Instanz, je nach Anzahl der Wiederholungen), statt weiter zu warten und nur zu mahnen. Falls Sie tatsächlich länger als 30 Tage warten müssen, teilen Sie die Arbeit in zwei Flows: einen, der die Aktion „Genehmigung erstellen (V2)“ verwendet, und einen separaten Flow, der die Antwort verarbeitet.

Wo landen Genehmigungsnachweise, und lassen sie sich für Audits verwenden?

Genehmigungsanträge und -antworten werden als Datensätze in Microsoft Dataverse gespeichert, und der eigene Ausführungsverlauf des Flows ist standardmäßig nur 28 Tage lang sichtbar. Sich für Audits oder spätere Nachfragen auf den Ausführungsverlauf zu verlassen, ist riskant. In der Praxis empfehle ich, das Genehmigungsergebnis, den Genehmiger, den Zeitstempel und den Kommentar am Ende des Flows in Spalten einer SharePoint-Liste zurückzuschreiben, sodass sich Antragsdaten und Genehmigungsnachweis an einem Ort einsehen lassen.

Was sollte ich tun, wenn ein Genehmiger nicht verfügbar ist oder das Unternehmen verlassen hat?

Die Person, die den Genehmigungsantrag erhalten hat, kann ihn aus ihrer Power-Automate-Genehmigungsliste an jemand anderen neu zuweisen. Der Antragsteller kann nicht direkt neu zuweisen, aber den Antrag stornieren, den Genehmiger des Flows ändern und ihn erneut ausführen. Um sich gegen längere Abwesenheiten abzusichern, gestalten Sie den Genehmiger als mehrere Personen oder eine Gruppe statt als einzelne feste Person, was die Gefahr eines Blockierens deutlich verringert. Ebenso wichtig ist es, von Anfang an Co-Besitzer für den Flow selbst einzurichten, falls der Besitzer des Flows das Unternehmen verlässt.

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