Was ist EDI? Wie es die Bestellabwicklung zwischen Unternehmen erleichtert — von Fax, E-Mail und manueller Eingabe zur Datenintegration

„Ein Geschäftspartner schickt eine Bestellung per Fax, und ein Mitarbeiter gibt sie in das Vertriebssystem ein.“

„Man öffnet eine dem E-Mail-Anhang beigefügte Excel-Datei, prüft Artikelnummer und Menge und überträgt sie manuell.“

„Nach der Lieferung wird eine Rechnung erstellt, und der Empfänger gibt denselben Inhalt wiederum in sein eigenes Buchhaltungssystem ein.“

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen werden dieselben Bestell- oder Rechnungsinformationen mitunter mehrfach von verschiedenen Unternehmen und verschiedenen Mitarbeitern eingegeben.

EDI ist der Mechanismus, der diese doppelte Eingabe reduziert, indem Bestell-, Auftragsbestätigungs-, Versand- und Rechnungsdaten direkt zwischen Unternehmen ausgetauscht werden.

Bei dem Wort „EDI“ denkt man vielleicht an ein aufwändiges System, das nur große Unternehmen über dedizierte Standleitungen einführen. Doch im Kern ist es viel einfacher.

EDI ist ein Mechanismus, bei dem die von einem Geschäftspartner eingehenden Informationen nicht von einer Person erneut gelesen und eingegeben werden, sondern direkt als Daten ausgetauscht werden, die ein Computer verarbeiten kann.

Dieser Artikel arbeitet anhand der Auftragsabwicklung heraus, was EDI ist, worin es sich von Fax und E-Mail unterscheidet, und wie seine Einführung die Geschäftsabläufe eines Unternehmens erleichtert.

1. Zunächst das Fazit

EDI steht für Electronic Data Interchange, also „elektronischer Datenaustausch“.

Es ist ein Mechanismus, mit dem Unternehmen Handelsinformationen – Bestellungen, Versandbenachrichtigungen, Rechnungen – als elektronische Daten in einem vorab festgelegten Format austauschen.

JIPDEC beschreibt EDI als einen Mechanismus, bei dem Unternehmen, Behörden und andere Organisationen ihre Computer über ein Netzwerk verbinden und Belege sowie Dokumente automatisch als elektronische Daten austauschen.

Der Zweck der Einführung von EDI besteht nicht einfach darin, Papier abzuschaffen.

Der Hauptzweck ist die Reduzierung von Arbeiten wie:

• manuelle Eingabe anhand eines Fax oder PDFs;
• Übertragung von Daten aus Excel in das Vertriebssystem;
• visuelle Kontrolle der eingegebenen Inhalte;
• Suche nach Bestellungen oder Rechnungen;
• Telefonate oder E-Mails zur Klärung des Bestellstatus;
• erneute Zusammenfassung von Umsatz-, Bestands- und Rechnungsdaten.

Kurz gesagt: EDI ist ein Mechanismus, der Daten, die zuvor zwischen zwei Unternehmen ins Stocken gerieten, direkt fließen lässt.

2. Was geschieht in der Auftragsabwicklung ohne EDI?

Betrachten wir zunächst eine Auftragsabwicklung ohne EDI.

Beim bestellenden Unternehmen erstellt ein Einkaufsmitarbeiter den Bestellinhalt im eigenen System oder in Excel. Dieser Inhalt wird als Bestellung ausgedruckt und per Fax oder E-Mail an den Geschäftspartner gesendet.

Beim Lieferanten prüft ein Mitarbeiter die eingegangene Bestellung und gibt sie in das eigene Vertriebssystem ein.

Anschließend werden Auftragsbestätigung, Versandbenachrichtigung, Lieferschein, Rechnung usw. erstellt und an das bestellende Unternehmen zurückgesendet. Dieses gibt die Informationen wiederum in sein Bestandsverwaltungssystem oder Buchhaltungssystem ein.

Bestellendes Unternehmen gibt Bestelldaten ein
        ↓
Bestellung wird gedruckt / in PDF umgewandelt
        ↓
Versand per Fax oder E-Mail
        ↓
Lieferant prüft den Inhalt
        ↓
Erneute Eingabe in das System des Lieferanten
        ↓
Erstellung von Versand- und Rechnungsdaten
        ↓
Bestellendes Unternehmen gibt sie erneut in das eigene System ein

In diesem Ablauf wird dieselbe Information mehrfach eingegeben.

Zum Beispiel Artikelnummer, Artikelname, Menge, Stückpreis, Liefertermin, Lieferort und dergleichen.

Die ursprünglichen Bestelldaten befinden sich bereits im Computer des bestellenden Unternehmens. Und dennoch muss beim Lieferanten, weil sie in Papier oder PDF umgewandelt wurden, eine Person sie erneut lesen und in den Computer eingeben.

Das Problem ist nicht, dass die Information nicht digitalisiert wurde.

Das Problem ist, dass eine einmal als Daten erstellte Information in ein für Menschen lesbares Dokument umgewandelt und auf der anderen Seite wieder in Daten zurückverwandelt wird.

3. Wie verändert sich die Auftragsabwicklung mit EDI?

Mit EDI werden die im System des bestellenden Unternehmens erstellten Bestelldaten in ein Format konvertiert, das das System des Lieferanten lesen kann, und direkt übertragen.

Beim Lieferanten gibt nicht ein Mitarbeiter die Daten anhand der Bestellung ein, sondern die empfangenen Daten werden direkt in das Vertriebssystem importiert.

flowchart LR
    A[Einkaufssystem des bestellenden Unternehmens] --> B[Bestelldaten]
    B --> C[Übertragung und Konvertierung per EDI]
    C --> D[Vertriebssystem des Lieferanten]
    D --> E[Auftragsbestätigung]
    D --> F[Versandbenachrichtigung]
    D --> G[Rechnungsdaten]
    E --> C
    F --> C
    G --> C
    C --> A

Bestelldaten werden vom bestellenden Unternehmen zum Lieferanten gesendet, und Auftragsbestätigungs-, Versand- und Rechnungsdaten werden vom Lieferanten zurück an das bestellende Unternehmen gesendet.

Der entscheidende Punkt ist, dass die Daten ohne einen Zwischenschritt, in dem eine Person sie anhand eines Dokuments überträgt, von System zu System weitergegeben werden.

JIPDEC beschreibt EDI als einen Mechanismus, bei dem das unternehmenseigene Datenformat in ein Standardformat umgewandelt wird und die empfangende Seite ihrerseits vom Standardformat in ihr eigenes Format umwandelt.

4. Worin unterscheidet sich EDI von E-Mail, PDF und Excel?

Manchmal denkt man: „Wir versenden Bestellungen bereits als PDF per E-Mail, wir sind also schon digitalisiert.“

Das ist zwar schneller als der Postversand von Papier und leichter zu archivieren. Aber wenn der Empfänger die Daten weiterhin anhand des PDFs in ein System eingibt, bleibt die Eingabearbeit selbst bestehen.

Die Unterschiede lassen sich so zusammenfassen:

In der Erklärung von JIPDEC werden gescannte Bilder von Belegen oder als gewöhnlicher Text verfasste E-Mails von EDI-Daten unterschieden, die ein Computer weiterverarbeiten kann. Auch die manuelle Eingabe in eine Webmaske unterscheidet sich streng genommen vom automatischen Austausch zwischen Computern.

Die Verwendung von PDF oder Excel ist jedoch an sich nicht schlecht.

Wichtig ist, wie die empfangene Information danach weiterverarbeitet wird.

• Eine Person liest das PDF und gibt es ein
• Excel wird geöffnet und der Inhalt kopiert
• Eine CSV-Datei wird direkt in das System importiert
• Eine automatische Erfassung erfolgt über eine API

Auch wenn es sich in allen Fällen um eine „elektronische Datei“ handelt, unterscheidet sich der Aufwand des nachgelagerten Schritts erheblich.

Bei der Beurteilung der Wirksamkeit von EDI muss man nicht nur auf die Versandart schauen, sondern auch darauf, was eine Person nach dem Empfang tut.

5. Welche Informationen lassen sich per EDI austauschen?

EDI ist kein Mechanismus, der nur für Bestellungen gedacht ist.

Er kann eine Vielzahl von Informationen austauschen, die im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen anfallen.

Sobald das System des Lieferanten beispielsweise Bestelldaten empfangen hat, kann es folgende Verarbeitungsschritte ausführen:

1. Prüfen, ob die Bestellnummer nicht doppelt vorkommt
2. Prüfen, ob die Artikelnummer existiert
3. Bestand reservieren
4. Liefertermin berechnen
5. Versandanweisung an das Lager senden
6. Auftragsbestätigung an das bestellende Unternehmen zurücksenden

Darüber hinaus können nach dem Versand aus den tatsächlichen Versanddaten Umsätze verbucht und Rechnungsdaten erstellt werden.

Mit anderen Worten: EDI ist keine bloße Kommunikationsfunktion.

Ausgehend von der Auftragsabwicklung als Einstiegspunkt wird es zur Grundlage, die anschließend Lager, Versand, Umsatz und Rechnungsstellung miteinander verbindet.

6. Wie erleichtert EDI die Geschäftsabläufe eines Unternehmens?

6.1. Es kann manuelle Eingabe und Übertragung reduzieren

Der offensichtlichste Effekt ist die Reduzierung der manuellen Eingabe.

Die Arbeit, Artikelnummer, Menge, Stückpreis und Liefertermin anhand einer per Fax eingegangenen Bestellung einzugeben, entfällt.

Wird die manuelle Eingabe reduziert, können Mitarbeiter ihre Zeit nicht für die Eingabe selbst, sondern für die Bearbeitung von Ausnahmefällen verwenden, etwa:

• Bestellungen, bei denen der Bestand nicht ausreicht;
• Bestellungen mit ungewöhnlichem Liefertermin;
• Bestellungen mit nicht registrierter Artikelnummer;
• Großbestellungen;
• Bestellungen, bei denen Stückpreis oder Vertragsbedingungen geprüft werden müssen.

Statt jede Bestellung von einer Person bearbeiten zu lassen, kann man zu einem Modell wechseln, bei dem reguläre Bestellungen automatisch verarbeitet werden und nur problematische Bestellungen von einer Person geprüft werden.

6.2. Es kann Eingabefehler reduzieren

Manuelle Eingabearbeit birgt, unabhängig davon, wer sie ausführt, eine gewisse Fehlerwahrscheinlichkeit.

• Ein Zahlendreher in der Artikelnummer
• 100 statt 10 Stück eingeben
• Lieferort verwechseln
• Gewünschten Liefertermin falsch lesen
• Dieselbe Bestellung doppelt erfassen

Auch mit EDI treten Probleme auf, wenn die Ausgangsdaten selbst fehlerhaft sind. Da korrekt erstellte Daten jedoch nicht auf der anderen Seite erneut eingegeben werden müssen, reduziert EDI die Fehler, die bei der Übertragung entstehen.

Auch die Agentur für kleine und mittlere Unternehmen nennt als Effekte der Digitalisierung der Auftragsabwicklung eine verbesserte Arbeitseffizienz, geringere menschliche Fehler und eine bessere Durchsuchbarkeit von Transaktionsaufzeichnungen.

6.3. Es kann die Auftragsbearbeitung beschleunigen

Bei Fax oder E-Mail beginnt die Auftragsbearbeitung erst, wenn ein Mitarbeiter den Eingang bemerkt, den Inhalt prüft und die Eingabe abgeschlossen hat.

An Tagen mit vielen Bestellungen entsteht ein Eingabestau. Ist der zuständige Mitarbeiter abwesend, kann sich die Bearbeitung ebenfalls verzögern.

Bei EDI können empfangene Daten automatisch in das System importiert werden.

Unmittelbar nach Eingang einer Bestellung können sofort Vorgänge wie

• Auftragsannahme;
• Bestandsprüfung;
• Berechnung des Liefertermins;
• Versandanweisung an das Lager;
• Rückmeldung der Auftragsbestätigung

beginnen.

Eine schnellere Auftragsbearbeitung führt tendenziell auch zu kürzeren Zeiten bis zum Versand. Auch JIPDEC nennt als Effekte von EDI schnellere Verwaltungsarbeit, kürzere Durchlaufzeiten und reduzierte Lagerbestände.

6.4. Es wird einfacher, den Bestellstatus zu prüfen

Wenn Papier, Fax, E-Mail und Excel durcheinander vorliegen, braucht es Zeit, um festzustellen, „wie der Stand dieser Bestellung gerade ist“.

Man muss nacheinander das Postfach des Mitarbeiters, einen gemeinsamen Ordner, Papierakten und das Vertriebssystem prüfen.

Mit EDI lassen sich, verknüpft mit einer Bestellnummer oder Ähnlichem, folgende Informationen verwalten:

• wann die Bestellung eingegangen ist;
• ob sie korrekt importiert wurde;
• ob eine Auftragsbestätigung zurückgesendet wurde;
• ob sie versendet wurde;
• ob sie geprüft und angenommen wurde;
• ob sie in Rechnung gestellt wurde;
• ob Fehler oder erneute Übertragungen aufgetreten sind.

Auch bei einer Anfrage kann man sich auf die Verarbeitungshistorie stützen, statt sich auf das Gedächtnis eines Mitarbeiters oder dessen persönliche E-Mails zu verlassen.

6.5. Es kann mit Lager-, Versand- und Buchhaltungsprozessen verbunden werden

Der Effekt von EDI beschränkt sich nicht darauf, die Eingabearbeit der für die Auftragsannahme zuständigen Mitarbeiter zu reduzieren.

Indem die empfangenen Daten mit internen Systemen verknüpft werden, lassen sich auch nachgelagerte Prozesse automatisieren.

Bestelldaten
    ↓
Auftragserfassung
    ↓
Bestandsreservierung
    ↓
Versandanweisung
    ↓
Umsatzbuchung
    ↓
Erstellung der Rechnungsdaten
    ↓
Zahlungsabgleich

Umgekehrt bleibt der Effekt begrenzt, wenn die per EDI empfangenen Bestelldaten lediglich ausgedruckt und von einer Person in das Vertriebssystem eingegeben werden.

Auch JIPDEC erklärt, dass sich per EDI empfangene Daten, wenn sie nicht in das interne System importiert, sondern ausgedruckt und manuell verarbeitet werden, kaum von Fax unterscheiden.

Bei EDI geht es nicht nur um die Einführung der Kommunikation mit Geschäftspartnern – entscheidend ist auch, wie weit die empfangenen Daten in die internen Geschäftsprozesse einfließen.

6.6. Transaktionsdaten können für Managemententscheidungen genutzt werden

Auf Papier oder als PDF empfangene Bestellungen sind, selbst wenn sie archiviert werden, schwer für Auswertungen nutzbar.

Bei EDI sammeln sich Transaktionsinformationen als strukturierte Daten an.

Dadurch lassen sich Analysen wie die folgenden anschließen:

• Bestellmenge nach Produkt;
• Umsatzentwicklung nach Geschäftspartner;
• Bestelltendenzen nach Wochentag oder Tageszeit;
• Häufigkeit von Lieferverzögerungen;
• Produkte mit häufigen Lieferengpässen;
• Zeit von der Bestellung bis zum Versand;
• Transaktionen mit häufigen Retouren oder Korrekturen.

Auch JIPDEC erklärt, dass EDI-Daten neben alltäglichen Aufgaben wie Bestandsreservierung, Produktionsplanung, Wareneingangs-/Versandprüfung und Buchung von Forderungen auch für Bestsellerauswertungen und Bedarfsprognosen genutzt werden können.

Die durch EDI geschaffene Fähigkeit, Daten zu sammeln, dient nicht nur der Effizienzsteigerung, sondern bildet auch die Grundlage für künftige Bestandsoptimierung und Bedarfsprognosen.

7. Der Effekt von EDI an einem einfachen Beispiel

Nehmen wir an, ein Großhandelsunternehmen erhält täglich 100 Bestellungen per Fax oder E-Mail.

Nehmen wir an, dass die Eingabe einer Bestellung in das Vertriebssystem und die Inhaltsprüfung im Durchschnitt 3 Minuten dauern.

100 Bestellungen × 3 Minuten = 300 Minuten

Das entspricht 5 Stunden pro Tag, die für Bestelleingabe und -prüfung aufgewendet werden.

Nehmen wir an, nach der Einführung von EDI werden 80 Bestellungen automatisch importiert, und nur die verbleibenden 20 müssen von einer Person geprüft werden.

20 Bestellungen × 3 Minuten = 60 Minuten

Es ist ein vereinfachtes Beispiel, aber die Eingabearbeit sinkt von 5 Stunden auf 1 Stunde.

In der Praxis könnte sich darüber hinaus auch die Zeit verringern für:

• das Entziffern eines schwer lesbaren Fax;
• das Korrigieren von Eingabefehlern;
• Telefonate zur Klärung des Bestellinhalts;
• die Suche nach einer Bestellung;
• die Zusammenfassung der Bestelllisten;
• die Übergabe zwischen Mitarbeitern.

Der Effekt der EDI-Einführung beschränkt sich nicht auf direkte Kosteneinsparungen wie „weniger Papierkosten“.

Die eigentliche Bedeutung liegt darin, die täglich wiederkehrenden kleinen Kontrollen, Eingaben und Korrekturen zu reduzieren.

8. Die Vorteile von EDI nach Abteilung

Die durch EDI erzielte Prozessverbesserung beschränkt sich nicht nur auf die Abteilung der Auftragsannahme.

Was EDI reduzieren kann, ist nicht nur der reine Eingabeaufwand.

Da der Verbleib von Informationen klar wird, können auch andere als der zuständige Mitarbeiter den Status leicht prüfen, wodurch auch die Abhängigkeit der Arbeit von einer bestimmten Person verringert wird.

9. Die Einführung von EDI bedeutet nicht, dass alles automatisiert wird

EDI ist ein praktischer Mechanismus, aber allein durch seine Einführung wird nicht die gesamte Arbeit automatisiert.

9.1. Vereinbarungen mit Geschäftspartnern sind erforderlich

Um Daten zwischen Unternehmen auszutauschen, müssen mindestens folgende Punkte festgelegt werden:

• welche Informationen ausgetauscht werden;
• welches Datenformat verwendet wird;
• wann gesendet und empfangen wird;
• wie Bestelländerungen oder -stornierungen behandelt werden;
• was bei einem Fehler zu tun ist;
• wie mit erneut gesendeten gleichen Daten umgegangen wird;
• ab welchem Zeitpunkt eine Bestellung offiziell verbindlich wird.

Bei EDI kommt es nicht nur auf die Kommunikationsmethode an, sondern auch auf Datenfelder und Betriebsregeln. Auch JIPDEC hält fest, dass Vereinbarungen zu Kommunikationsprotokoll, Datenformat, Nachrichtenfeldern, Fehlerbehandlung und dem grundlegenden Handelsabkommen notwendig sind.

9.2. Artikelnummern und Ähnliches müssen abgeglichen werden

Bestellendes Unternehmen und Lieferant verwenden für dasselbe Produkt manchmal unterschiedliche Codes.

Zum Beispiel könnte die Artikelnummer beim bestellenden Unternehmen A-001 lauten, beim Lieferanten hingegen 100245.

In diesem Fall ist eine Umrechnungstabelle zur Konvertierung der Codes erforderlich.

Neben der Artikelnummer müssen auch Angaben wie folgende abgeglichen werden:

• Geschäftspartnercode;
• Lieferortcode;
• Einheit;
• Verpackungsmenge;
• Steuerkategorie;
• Währung;
• Datumsformat;
• Zeichenkodierung.

Selbst wenn Daten gesendet und empfangen werden können, kommt keine korrekte Transaktion zustande, wenn die Bedeutung dieser Felder nicht übereinstimmt.

9.3. Ausnahmebehandlung bleibt bestehen

Auch wenn reguläre Bestellungen automatisch verarbeitet werden können, bleiben Ausnahmetransaktionen bestehen.

• Bestandsknappheit
• Auslaufmodelle
• Ungewöhnliche Preise
• Eilbestellungen
• Bestelländerungen
• Bestellstornierungen
• Teillieferungen
• Retouren
• Datenmängel

Wichtig ist nicht, alles zwanghaft zu automatisieren.

Eine realistische Gestaltung trennt reguläre Verarbeitung von Ausnahmebehandlung, automatisiert die reguläre Verarbeitung und überlässt einer Person nur das, was eine Beurteilung erfordert.

9.4. Es entsteht eine Übergangsphase mit paralleler Nutzung von Fax und E-Mail

Nicht alle Geschäftspartner können gleichzeitig zu EDI migrieren.

Daher laufen in der Anfangsphase der Einführung oft mehrere Empfangsmethoden parallel, etwa:

• EDI;
• Webformular;
• CSV-Upload;
• E-Mail;
• Fax;
• Telefon.

In diesem Zustand lässt sich das für den herkömmlichen Prozess zuständige Personal durch die Einführung von EDI nicht sofort reduzieren.

Um den Effekt von EDI zu steigern, muss man Geschäftspartner in der Reihenfolge des Transaktionsvolumens migrieren und die Anzahl der manuell bearbeiteten Fälle schrittweise reduzieren. Auch JIPDEC weist darauf hin, dass, wenn manuelle Bearbeitung per Fax oder Telefon bestehen bleibt, weiterhin Personal dafür benötigt wird, wodurch der Effizienzeffekt nur schwer voll erzielt werden kann.

10. Unternehmen, für die EDI besonders geeignet ist

EDI zeigt tendenziell besonders gute Wirkung bei Unternehmen, die:

• täglich oder wöchentlich mit denselben Geschäftspartnern bestellen und Bestellungen erhalten;
• eine hohe Anzahl an Bestellungen oder Positionen haben;
• derzeit Daten aus Fax oder E-Mail in ein System übertragen;
• Eingabefehler oder Doppelerfassungen erleben;
• viele Telefonate oder E-Mails zur Bestellbestätigung erhalten;
• nach der Auftragsannahme Lager-, Versand- und Rechnungsprozesse fortsetzen;
• bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters Verzögerungen in der Bearbeitung erleben;
• viel Zeit für die Zusammenfassung von Bestellhistorien oder Transaktionsständen aufwenden.

Andererseits kann bei Partnern, mit denen nur wenige Male im Jahr Geschäfte getätigt werden, oder bei Transaktionen, deren Bestellinhalt jedes Mal stark variiert, der Aufwand für Aufbau und Betrieb von EDI den Nutzen übersteigen.

Die Entscheidung, ob EDI eingeführt wird, sollte nicht allein anhand der Unternehmensgröße getroffen werden.

Auch die Agentur für kleine und mittlere Unternehmen hat ein „Gemeinsames EDI für KMU“ zur Standardisierung der Auftragsabwicklung kleiner und mittlerer Unternehmen eingerichtet und zeigt damit Effizienzsteigerungen durch die Reduzierung von dedizierten Terminals und Papier sowie die zentrale, datenbasierte Verwaltung von Belegen.

Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl, sondern der Umfang der wiederkehrenden Eingabe-, Kontroll- und Übertragungsarbeit.

11. Wie man bei der Prüfung einer EDI-Einführung vorgeht

Wenn man beginnt, EDI in Betracht zu ziehen, muss man nicht sofort ein Produkt oder eine Kommunikationsmethode auswählen.

Zunächst sollten die aktuellen Geschäftsabläufe geordnet werden.

11.1. Die aktuellen Bestellmethoden auflisten

Für jeden Geschäftspartner sollten folgende Informationen zusammengestellt werden:

Durch diese Ordnung wird sichtbar, bei welchen Geschäftspartnern oder Abläufen die Wirkung einer EDI-Einführung am größten wäre.

11.2. Mit einem einzelnen Geschäftspartner mit hohem Volumen beginnen

Nimmt man von Anfang an alle Geschäftspartner ins Visier, nimmt die Zahl der Abstimmungspunkte zu und die Einführung zieht sich in die Länge.

Es ist realistischer, zunächst einen einzelnen Geschäftspartner auszuwählen, der Kriterien wie folgende erfüllt:

• hohes Transaktionsvolumen;
• überwiegend standardisierte Bestellungen;
• einfache Kommunikation zwischen den zuständigen Mitarbeitern beider Seiten;
• Verständnis für Systemintegration;
• leicht messbare Effekte.

Nachdem mit einem Partner die Betriebsmethode etabliert wurde, weitet man sie auf andere Geschäftspartner aus.

11.3. Den Umfang des Austauschs eingrenzen

Es ist nicht nötig, von Anfang an Angebot, Auftragsannahme, Versand, Prüfung, Rechnungsstellung und Zahlung vollständig abzudecken.

Zum Beispiel gibt es die Möglichkeit, zunächst nur die Bestelldaten – mit dem größten Eingabeaufwand – per EDI zu digitalisieren.

Phase 1: Bestelldaten
Phase 2: Auftragsbestätigung / Antwort zum Liefertermin
Phase 3: Versandbenachrichtigung
Phase 4: Rechnungsdaten

Durch schrittweise Erweiterung des Umfangs lässt sich der Effekt überprüfen, während die Auswirkungen auf den Betrieb begrenzt bleiben.

11.4. Die Anbindung an interne Systeme prüfen

Auch bei Einführung eines EDI-Dienstes bleibt manuelle Eingabe bestehen, wenn die Daten nicht in das bestehende Vertriebssystem importiert werden können.

Folgende Punkte sollten vorab geprüft werden:

• ob eine CSV-Import-/Exportfunktion vorhanden ist;
• ob eine API genutzt werden kann;
• ob eine Anbindung an die Datenbank möglich ist;
• wo die Umrechnung der Artikelnummern erfolgt;
• wie Duplikate bei empfangenen Daten verhindert werden;
• wer bei Fehlern benachrichtigt wird;
• wo die Verarbeitungshistorie aufbewahrt wird.

Vor der Produktauswahl ist es wichtig, die Anbindungsmethode an das bestehende System zu klären.

12. Kennzahlen, die nach der EDI-Einführung gemessen werden sollten

Nach der Einführung von EDI sollte man es nicht bei „es lässt sich jetzt nutzen“ belassen, sondern prüfen, wie sehr sich die Arbeitsabläufe tatsächlich verändert haben.

Vergleichen Sie beispielsweise folgende Kennzahlen vor und nach der Einführung:

• Zeit für die Eingabe eingehender Bestellungen;
• Zeit bis zur Bearbeitung einer Bestellung;
• Anzahl der Eingabekorrekturen;
• Anzahl der Doppelerfassungen;
• Anzahl der Anfragen zur Bestellbestätigung;
• Anzahl der Versandverzögerungen;
• Anteil der über EDI verarbeiteten Bestellungen;
• Anteil der von einer Person geprüften Ausnahmebestellungen.

Bei EDI kommt es nicht darauf an, dass Daten gesendet werden können.

Bewertet wird danach, ob manuelle Arbeit tatsächlich abgenommen hat, die Bearbeitung schneller geworden ist und Fehler weniger geworden sind.

Zusammenfassung

EDI ist ein Mechanismus, mit dem Informationen, die zwischen Unternehmen entstehen – Bestellungen, Versand, Rechnungsstellung und dergleichen – als elektronische Daten ausgetauscht werden, die ein Computer direkt verarbeiten kann.

Der bloße Wechsel von Fax zu E-Mail kann zwar Papier reduzieren, während manuelle Eingabe bestehen bleibt.

Der eigentliche Nutzen von EDI liegt darin, die von einem Geschäftspartner empfangenen Daten direkt mit internen Systemen wie Vertrieb, Lager, Versand und Buchhaltung verknüpfen zu können.

Die wichtigsten durch EDI zu erwartenden Veränderungen sind:

• Reduzierung der manuellen Eingabe anhand einer Bestellung;
• Reduzierung von Eingabefehlern durch Übertragung;
• Beschleunigung der Bearbeitung von der Auftragsannahme bis zum Versand;
• erleichterte Prüfung des Bearbeitungsstands von Bestellungen und Rechnungen;
• Verknüpfung von Lager, Versand, Umsatz und Rechnungsstellung;
• Nutzung angesammelter Transaktionsdaten für Auswertungen und Bedarfsprognosen;
• Reduzierung von Abläufen, die von einer einzelnen Person abhängen.

Der bloße Abschluss eines EDI-Dienstvertrags reicht jedoch nicht aus.

Man muss Daten wie Artikelnummern ordnen, mit Geschäftspartnern Betriebsregeln festlegen und dafür sorgen, dass Daten in bestehende interne Systeme importiert werden können.

Der Ausgangspunkt der EDI-Einführung ist nicht die Frage „welches Produkt verwenden wir“, sondern die Untersuchung, wie oft dieselbe Information in den aktuellen Abläufen eingegeben wird.

Es ist realistisch, die Stellen zu finden, an denen Menschen Informationen zwischen Fax, E-Mail, Excel, Webformular und Vertriebssystem transportieren, und darunter die mengenmäßig größten, standardisierten Abläufe nach und nach durch Datenintegration zu ersetzen.

Für alle, die eine Datenintegration für die Auftragsabwicklung erwägen

Wenn Sie die Bestellabwicklung zwischen Unternehmen effizienter gestalten möchten, aber nicht wissen, wo Sie mit der Überprüfung Ihrer aktuellen Fax-, E-Mail- und Excel-Nutzung beginnen sollen, sollten Sie zunächst den Arbeitsablauf ordnen.

Wenn Sie prüfen, in welchem Format Sie Informationen von Geschäftspartnern erhalten, in welches interne System sie eingegeben werden und wie sie anschließend mit Lager, Versand und Rechnungsstellung verknüpft werden, wird sichtbar, welcher Bereich automatisiert werden kann.

Bei KomuraSoft LLC (合同会社小村ソフト) können Sie sich zur Bestandsaufnahme und zur Prüfung von Umsetzungsmöglichkeiten für Prozessintegration beraten lassen – einschließlich bestehender Windows-Businessanwendungen, CSV- und Dateien fester Länge, Datenbanken und Webanwendungen.

Wir können auch eine Lösung prüfen, die nicht von einer vollständigen Neuentwicklung ausgeht, sondern das bestehende System beibehält und nur den Teil der manuellen Eingabe reduziert.

Verwandte Artikel

Aktuelle Artikel mit denselben Schlagwörtern führen zu verwandten Themen weiter.

Verwandte Themen

Diese Seiten ordnen den Artikel in einen größeren Leistungs- und Entscheidungskontext ein.

Leistungen zu diesem Thema

Dieser Artikel ist direkt mit den folgenden Leistungen verbunden.

Autorenprofil

Profilseite des Artikelautors.

Go Komura

Geschäftsführer von KomuraSoft LLC

Spezialisiert auf Windows-Softwareentwicklung, technische Beratung und Fehleranalyse, insbesondere bei bestehenden Systemen und schwer reproduzierbaren Störungen.