Eine Excel-Tabelle durch eine SharePoint-Liste ersetzen ── Mit Freigabe, Verlauf und Flow-Integration Schluss mit der kaputten Tabelle

„Ich habe die Vorgangsverwaltung.xlsx geöffnet und sie war schreibgeschützt. Ich wusste nicht, wer sie gerade offen hatte, also habe ich eine Kopie erstellt und aktualisiert ── und jetzt weiß niemand mehr, welche Version aktuell ist.“ „Ich habe sortiert, und die Zeilen sind verrutscht, sodass eine Notiz plötzlich bei einem anderen Vorgang stand.“ Solche Rückmeldungen erhalten wir häufig von Unternehmen, die Vorgangsverwaltung, Anfragenverwaltung, Inventarverwaltung und ähnliche Tabellen in Excel auf einem Netzwerkordner betreiben.

Excel ist als Tabellenkalkulationsprogramm hervorragend, doch als „Ablageort für eine Tabelle, die mehrere Personen gleichzeitig ergänzen und aktualisieren“, ist es strukturell überfordert. Wer bereits Microsoft 365 eingeführt hat, verfügt bereits über ein eigens dafür geeignetes Werkzeug: die SharePoint-Liste (Microsoft Lists). Gleichzeitige Bearbeitung auf Zeilenebene, Änderungsverlauf, typisierte Eingabe und der Weg zu Benachrichtigung und Genehmigung über Power Automate ── alles, was eine Verwaltungstabelle braucht, ist bereits vorhanden.

Dieser Artikel ordnet ein, wo die Grenzen einer Excel-Tabelle liegen, wie Sie die Entscheidung für eine SharePoint-Liste treffen und die Migration durchführen, welche Designfallen es gibt (angefangen beim Schwellenwert von 5.000 in der Listenansicht) und wie die Power-Automate-Integration die Tabelle in eine „lebendige Tabelle“ verwandelt.

1. Zunächst das Ergebnis

• Die Grundursache für Zwischenfälle bei Excel-Tabellen (Überschreiben, Zeilenverschiebung, unklare Aktualität) ist, dass die ganze Datei die Bearbeitungseinheit ist. Eine SharePoint-Liste wird zeilenweise (elementweise) bearbeitet und versioniert, wodurch diese Art von Zwischenfällen strukturell deutlich seltener auftritt.
• Eine SharePoint-Liste kann bis zu 30 Millionen Elemente pro Liste speichern, und Anhänge an Listenelementen sind bis zu 250 MB pro Datei möglich.¹
• Die viel diskutierte Grenze von 5.000 ist der „Schwellenwert der Listenansicht“ und keine Obergrenze für die speicherbare Anzahl. Mit indizierten Spalten und eingegrenzten Ansichten lässt sich weit über 5.000 Elemente hinaus arbeiten.²³
• SharePoint-Online-Listen haben von Beginn an eine aktivierte Versionsverwaltung (standardmäßig 50 Versionen). „Wer hat wann welches Feld geändert“ wird von Tag eins an aufgezeichnet.⁴
• Microsoft Lists verfügt über eine Importfunktion, die aus einer Excel-Arbeitsmappe eine Liste erstellt. Die eigentliche Arbeit der Migration besteht jedoch darin, vor dem Import Zellen zu entkoppeln, auf eine Zeile pro Datensatz zu kommen, uneinheitliche Schreibweisen zu bereinigen und die Spaltentypen zu gestalten.⁵
• Der SharePoint-Connector ist ein Standard-Connector. Im Rahmen einer Microsoft-365-Lizenz lassen sich damit Benachrichtigungs-, Genehmigungs- und Mahn-Flows aufbauen, ausgehend von „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird“.⁶⁷
• Blätter, deren Hauptzweck Auswertung und Analyse ist, sowie selten genutzte Tabellen, die nur ein bis zwei Personen anfassen, bleiben unbedenklich in Excel. Geschäftsdaten mit vielen Beziehungen, Hunderttausenden Datensätzen oder dem Bedarf an Transaktionskonsistenz gehören dagegen nicht in eine Liste, sondern in Dataverse oder ein Fachsystem (Individualentwicklung).

2. Wo die Grenzen einer Excel-Tabelle liegen

In den Beratungsgesprächen, die wir führen, liegen die Punkte, an denen eine Excel-Tabelle zu zerbrechen beginnt, weitgehend gleich.

• Gleichzeitige Bearbeitung und Überschreiben. Eine Excel-Datei auf einem Netzwerkordner wird schreibgeschützt, sobald jemand anderes sie geöffnet hat. Wer nicht warten kann, legt eine Kopie an, „Tabelle_aktuell.xlsx“ und „Tabelle_0715_Meier_Korrektur.xlsx“ vermehren sich, und niemand weiß mehr, welche verbindlich ist. Die gemeinsame Bearbeitung in der Browserversion von Excel vermeidet zwar das Problem, nicht gleichzeitig öffnen zu können, doch die folgenden Probleme bleiben bestehen.
• Zeilenverschiebung und Zerstörung. Einfügen bei aktivem Filter, falsch gewählte Bereichsauswahl beim Sortieren, ein Zeileneinfügen, das nur benachbarte Spalten verschiebt. Die Freiheit der Tabellenkalkulation ist für eine Verwaltungstabelle zugleich die Freiheit, Daten zu zerstören. Und wer wann etwas zerstört hat, lässt sich bestenfalls über den Änderungszeitstempel der Datei erahnen.
• Eingabevorgaben werden nicht eingehalten. Man kann festlegen „der Status muss einer dieser fünf sein“ oder „das Datum ist im Format JJJJ-MM-TT“, aber in eine Zelle passt alles. Selbst mit konfigurierter Datenüberprüfung wird sie durch Kopieren und Einfügen leicht überschrieben. Uneinheitliche Schreibweisen rächen sich später bei der Auswertung und Suche.
• Makros machen sich von einer Person abhängig. Eine Tabelle, bei der Übertragung oder Auswertung per VBA automatisiert wurde, wird zur Blackbox, sobald die Person, die sie erstellt hat, die Abteilung wechselt oder das Unternehmen verlässt. Arbeitsmappen mit Makros neigen zudem zu größeren Schäden bei Dateibeschädigung.
• „Ansehen“ und „Bearbeiten“ lassen sich nicht trennen. Wer nur einsehen soll, erhält zwangsläufig eine bearbeitbare Datei ── eine Trennung der Berechtigungen ist nicht möglich.

Zugleich gibt es Tabellen, bei denen Excel völlig ausreicht. Solche mit nur ein bis zwei Personen und niedriger Aktualisierungsfrequenz, monatlich erstellte und verteilte Auswertungstabellen, Analyseblätter, bei denen Formeln, Pivots und Diagramme im Mittelpunkt stehen, oder Formulare, bei denen das Drucklayout selbst die Bedeutung trägt. Bei diesen tritt entweder das Problem der gleichzeitigen Bearbeitung durch mehrere Personen gar nicht erst auf, oder es tritt zwar auf, wird aber von den Stärken von Excel (Berechnung, Layout) überwogen. Die Entscheidungskriterien für einen Wechsel sind in der Tabelle in Kapitel 7 zusammengefasst.

3. Was eine SharePoint-Liste ist ── keine Zellentabelle, sondern eine „Datenbank aus Zeilen“

Eine SharePoint-Liste ist eine Funktion von SharePoint, die in Microsoft 365 enthalten ist; dasselbe lässt sich auch über die App Microsoft Lists erstellen und nutzen (öffnet man eine Liste in SharePoint, wird man zu Microsoft Lists weitergeleitet ── es handelt sich um dasselbe zugrunde liegende Objekt).⁸ Der größte Unterschied zu Excel ist, dass die Bearbeitungseinheit die Zeile (das Element) ist, nicht die Zelle.

Ein paar Hinweise zu den Funktionen, die in der Praxis den Unterschied machen.

• Spaltentypen. Mit einer Auswahlspalte kann der Status nur die definierten Werte annehmen. Eine Personenspalte ist mit den Organisationskonten verknüpft, sodass uneinheitliche Schreibweisen bei „Zuständiger“ verschwinden. Eine Datumsspalte lässt nur Datumswerte zu, was Fristenprüfung und Sortierung zuverlässig macht. Mit einer Verweisspalte (Lookup) lassen sich einfache Beziehungen aufbauen, die auf Werte einer anderen Liste verweisen.⁹¹⁰
• Ansichten. Sie können dieselben Daten in zweckspezifischen Darstellungen teilen: „meine Elemente“, „fällig diesen Monat“, „nur unerledigte“. Die Praxis, Blätter in Excel zu kopieren und nach Personen zu verteilen, entfällt.
• Versionsverlauf. Für jedes Element wird aufgezeichnet, wann, von wem und welche Spalte geändert wurde, und Sie können auf eine frühere Version zurücksetzen. In SharePoint Online ist dies von der Erstellung der Liste an standardmäßig aktiviert.⁴ „Jemand hat es gelöscht“ oder „ich möchte den vorherigen Wert wissen“ werden so zu einer Standardfunktion.
• Warnungen und Regeln. Einfache Regeln, die bei einer Wertänderung eine Benachrichtigung senden, lassen sich allein auf Listenseite konfigurieren.⁵ Aufwendigere Benachrichtigungen und bedingte Verzweigungen sind die Aufgabe von Power Automate (Kapitel 6).
• Teams und Mobilgeräte. Lists lässt sich als Tab zu einem Teams-Kanal hinzufügen, und dieselbe Liste kann von Desktop, Web und Mobilgerät aus bearbeitet werden.⁵ Damit wird es praktikabel, den Anfragenstatus vor Ort per Smartphone zu aktualisieren.

4. Die praktische Migration ── Bereinigen → Spalten gestalten → Importieren → Ansichten → Umstellen

Die Migration aus einer Excel-Tabelle erfolgt in der folgenden Reihenfolge. Mehr als die Werkzeugbedienung entscheiden die ersten beiden Schritte (Bereinigung und Spaltengestaltung) über Erfolg oder Misserfolg.

(1) Zuerst die vorhandenen Daten bereinigen

In eine Excel-Tabelle schleichen sich zwangsläufig Strukturen ein, die nur erlaubt waren, weil es eine Tabellenkalkulation ist. Eine Liste hat eine flache Struktur aus einer Zeile pro Element, deshalb bereinigen Sie zunächst auf der Excel-Seite.

• Verbundene Zellen auflösen (Verbindungen lassen sich nicht in eine Liste übernehmen)
• Auf eine Zeile pro Datensatz kommen (mehrere Vorgänge in einer Zelle bzw. ein Datensatz über mehrere Zeilen auflösen)
• Die Kopfzeile auf eine Zeile bringen (zweistufige Kopfzeilen mit neuen Spaltennamen versehen)
• Uneinheitliche Schreibweisen vereinheitlichen („in Bearbeitung/InBearb./läuft“ → an die Kandidatenwerte der Auswahlspalte angleichen)
• Zwischensummenzeilen und dekorative Leerzeilen entfernen
• Bei Formelzellen entscheiden, ob sie „als Wert erhalten bleiben“ oder „nach der Migration auf der Auswertungsseite nachgebildet werden“

Diese Bereinigung ist zugleich ein Migrationsschritt und eine Bestandsaufnahme des Tabellendesigns. Es ist normal, dabei häufig festzustellen: „Diese Spalte hat nie jemand ausgefüllt“ oder „diese beiden Spalten bedeuteten dasselbe“.

(2) Spaltentypen gestalten

Legen Sie fest, welchem Listenspaltentyp jede bereinigte Excel-Spalte entspricht. Die Standardregeln lauten:

Microsoft Lists verfügt über eine Funktion, die eine Liste durch Import von Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe erstellt, sodass eine vorhandene Tabelle als Ausgangspunkt dienen kann.⁵ In der Praxis empfehlen wir jedoch, die automatische Erkennung beim Import nicht als alleinige Grundlage zu verwenden, sondern die Spaltentypen vorab festzulegen und beim Import zu bestätigen (oder zunächst eine leere Liste zu gestalten und die Daten anschließend einzuspielen). Insbesondere Auswahl- und Personenspalten entscheiden über die Qualität der Tabelle. Beginnt der Betrieb mit ihnen als Textspalten, geht ein Großteil des Sinns der Migration verloren.

Planen Sie bei Tabellen mit mehreren Tausend Zeilen außerdem nicht, alles einem einzigen Importvorgang zu überlassen. Sobald die Daten eingespielt sind, wird das in Kapitel 5 behandelte Design für den Schwellenwert von 5.000 zum ersten Problem, und je größer der Import, desto aufwendiger werden Prüfung der Spaltentypen und Nacharbeit bei Fehlschlägen. Der sichere Weg besteht darin, zunächst eine leere Liste mit festgelegtem Spaltendesign anzulegen, die Indexspalten und eingegrenzten Ansichten für den Schwellenwert vorzubereiten und die Daten anschließend in handhabbaren Blöcken einzuspielen (mit einer Testrunde anhand eines Ausschnitts der echten Daten).

(3) Ansichten und Berechtigungen

Legen Sie die Standardansicht auf das Format des Tagesgeschäfts fest ── etwa „nur unerledigt, aufsteigend nach Frist“ ── und stellen Sie eine Ansicht mit allen Elementen separat bereit. Das ist zugleich eine Vorbereitung auf den unten beschriebenen Schwellenwert von 5.000. Trennen Sie bei den Berechtigungen zunächst auf Listenebene „wer bearbeiten darf“ von „wer nur einsehen darf“, und beschränken Sie feingranulare Berechtigungen auf Elementebene auf wirklich notwendige Fälle (eine Änderung der Berechtigungen ist eingeschränkt möglich, sobald die Anzahl der Elemente wächst; siehe Kapitel 5).

(4) Parallelbetrieb und Umstellung

Idealerweise legen Sie ein Migrationsdatum fest und stellen alles auf einen Schlag um, doch in der Realität wird es Personen geben, die „noch eine Weile weiter in Excel schreiben“. Falls Sie eine Übergangsphase einlegen, erklären Sie „die Liste ist maßgeblich, Excel ist nur eine Referenzkopie“ und setzen die Excel-Datei auf schreibgeschützt ── das ist der sichere Weg. Lassen Sie den Doppelbetrieb nicht unkontrolliert weiterlaufen, sonst ist am Ende keine der beiden Quellen mehr maßgeblich.

5. Grenzen und Designhinweise ── 5.000, Anhänge und „Was Excel kann und Listen nicht“

Den Schwellenwert von 5.000 in der Listenansicht richtig verstehen

SharePoint Online hat standardmäßig einen Schwellenwert von 5.000 für die Anzahl an Elementen, die eine einzelne Ansicht (Anzeige, Sortierung, Filter, Gruppierung und ähnliche Vorgänge) gleichzeitig verarbeiten kann. Wird er überschritten, kommt es zur Fehlermeldung „Die Anzahl der Elemente in dieser Liste überschreitet den Schwellenwert der Listenansicht“ oder zu Fehlschlägen beim Sortieren bzw. Filtern einer Spalte.²³

Wichtig ist hier, dass dies keine Obergrenze für die speicherbare Anzahl ist. Die Liste selbst kann bis zu 30 Millionen Elemente speichern.¹ Eingeschränkt wird „eine Abfrage, die mehr als 5.000 Elemente auf einmal durchsucht“, und die Gegenmaßnahmen sind offiziell dokumentiert.

• Indizieren Sie die Spalten, nach denen Sie filtern. Legen Sie Spaltenindizes für die Spalten an, die als Achse für Sortierung und Filter dienen (Eingangsdatum, Status, Zuständiger usw.). Da sich Indizes nur hinzufügen oder entfernen lassen, solange die Liste unter 20.000 Elementen liegt, sollten Sie dies gestalten, bevor die Liste groß wird.³
• Halten Sie jede Ansicht dauerhaft unter 5.000 Elementen. Bauen Sie Filter auf indizierten Spalten in die Standardansicht ein ── „dieses Geschäftsjahr“, „nur unerledigt“, „Zuständiger = ich“.³

Bei einer Vorgangs- oder Anfragenliste eines kleinen oder mittleren Unternehmens sind ein paar hundert bis wenige Tausend Einträge pro Jahr üblich, sodass dies vorerst irrelevant erscheint ── doch nach einigen Jahren der Ansammlung ist dieser Wert erreicht. Legen Sie von Anfang an eine nach Geschäftsjahr gefilterte Standardansicht sowie Indexspalten an, dann müssen Sie später nicht in Eile handeln. Beachten Sie außerdem, dass ab 100.000 Elementen weitere Einschränkungen für großen Umfang auftreten, etwa die Unmöglichkeit, die Berechtigungsvererbung auf Listen- oder Ordnerebene aufzuheben.¹ Ist von vornherein ein Betrieb im Umfang mehrerer Hunderttausend Elemente absehbar, ist die Entscheidung, statt einer Liste eine Datenbank (Dataverse oder SQL) zu wählen (Kapitel 7).

Umgang mit Anhängen ── Anhangsspalte oder Dokumentbibliothek?

An Listenelemente lassen sich Dateien anhängen, bis zu 250 MB pro Datei.¹ In der Praxis sind jedoch zwei Punkte zu beachten.

• Der Versionsverlauf der Liste erfasst Änderungen an Spalten, aber Änderungen an Anhängen werden nicht versioniert.⁴
• Beim Bearbeiten von Anhängen aus Power Automate kann der SharePoint-Connector Anhangsdateien bis 90 MB verarbeiten.⁶

Für Dateien, die selbst eine Versionsverwaltung oder gemeinsame Bearbeitung benötigen ── wie Angebote oder Berichte ── ist eine Struktur einfacher zu handhaben, bei der Sie diese in einer Dokumentbibliothek ablegen und in der Liste per Link oder Verwaltungsnummer verknüpfen, statt sie als Listenanhang zu speichern. Betrachten Sie die Anhangsspalte als geeignet für leichte, dem Element untergeordnete Nachweise, etwa „ein gescanntes Faxblatt“.

Was Excel kann und Listen nicht

Was wir bei einer Migrationsberatung stets prüfen, ist der Grad der Abhängigkeit von „Dingen, die nur möglich waren, weil es Excel war“.

• Freies Layout. Verbundene Zellen, zweistufige Kopfzeilen und Tabellen, deren Bedeutung allein durch Farbcodierung entsteht, lassen sich nicht nachbilden. Bedeutung wandert in Spalten, Darstellung in Ansichten.
• Komplexe Berechnungen zwischen Zellen. Auch Listen verfügen über berechnete Spalten, doch sie ersetzen kein komplexes Netz von Formeln, das sich auf ein ganzes Blatt bezieht, oder Pivot-Tabellen. Die Auswertung und Analyse übernehmen Sie arbeitsteilig, indem Sie die Listendaten mit Excel oder Power BI verbinden. Für die Verbindung einer Liste mit Power BI Desktop zur Berichtserstellung sowie für das direkte Erstellen eines semantischen Modells aus einer Liste im Power-BI-Dienst mit regelmäßiger Aktualisierung gibt es offizielle Anleitungen.¹¹¹²
• Drucklayout. Diente die Tabelle unmittelbar als Druckformular, wird der Bildschirm der Liste kein Formular ersetzen. Ist Drucken eine Anforderung, brauchen Sie ein Design, das exportierte Daten in eine Excel-Vorlage einspielt, oder eine separat gebaute Berichtsebene.

Kurz gesagt: Die richtige Form der Umstellung besteht in einer Aufgabenteilung ── „Eingabe und Freigabe in der Liste, Berechnung und Layout in Excel/Power BI“.

6. Power Automate bringt die Liste in Bewegung

Der größte Gewinn der Umstellung auf eine SharePoint-Liste ist die Integration mit Power Automate. Der SharePoint-Connector ist ein Standard-Connector, sodass Sie im Rahmen jeder Microsoft-365-Lizenz, die Standard-Connectoren umfasst, Cloud-Flows bauen können.⁶ Listen verfügen über Trigger wie „Wenn ein Element erstellt wird“ und „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird“, sodass die Registrierung oder Aktualisierung der Liste selbst zum Ausgangspunkt eines Flows werden kann.⁶⁷

flowchart TD
    Excel[Vorhandene Excel-Tabelle] -- Bereinigen, Spalten gestalten, migrieren --> List[SharePoint-Liste<br/>Vorgangs- und Anfragenverwaltung]
    Forms[Microsoft Forms<br/>Eingang für Anträge] -- Antworten übertragen --> List
    List -- Trigger: Element erstellt/geändert --> Flow[Power Automate<br/>Cloud-Flow]
    Flow --> Notify[Teams/E-Mail an Zuständige]
    Flow --> Approve[An Genehmigungsablauf weiterleiten]
    Sched[Geplante Ausführung] --> Remind[Mahnung bei überfälligen Elementen]
    List -.-> Sched
    List -- Verbindung/Export --> BI[Excel-Auswertung, Power-BI-Bericht]

Es gibt drei typische Muster.

• Benachrichtigung. Beim Eingang einer neuen Anfrage eine Teams-Benachrichtigung an den zuständigen Kanal senden, oder eine E-Mail an die betreffende Person, sobald die Spalte „Zuständiger“ gesetzt wird. Aus der Praxis „die Liste ansehen gehen“ wird die Praxis „benachrichtigt werden“.
• Genehmigung. Wechselt der Status zu „Genehmigung angefordert“, einen Genehmigungsablauf starten und das Ergebnis samt Genehmiger und Zeitstempel in die Spalten der Liste zurückschreiben. Diese Struktur, bei der die Nachweise der Genehmigung in derselben Zeile der Tabelle zusammenkommen, wird ausführlich im separaten Artikel „Einen Genehmigungsablauf in Power Automate erstellen ── Papier- und E-Mail-Anträge digitalisieren“ behandelt.¹³
• Mahnungen und Bestandsaufnahmen. Jeden Morgen zeitgesteuert Elemente extrahieren, die „überfällig und unerledigt“ sind, und den Zuständigen gebündelt benachrichtigen. Erinnerungs-Flows mit SharePoint sind ein offiziell dokumentiertes Standardszenario.⁷ Das Design regelmäßiger Ausführungen einschließlich Werktagsprüfung und Monatsabschlussverarbeitung ist in „Zeitgesteuerte Flows und Werktagsdesign in Power Automate“ zusammengefasst.

Ein Designhinweis ist wichtig. Aktualisiert ein Flow mit dem Trigger „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird“ die Liste selbst, kann diese Aktualisierung denselben Flow erneut auslösen ── eine Endlosschleife. Statt den Fall in einer nachgelagerten Bedingungsverzweigung zu verwerfen, ist es die Standardlösung, direkt am Trigger als Triggerbedingung (trigger conditions) zu hinterlegen: „nur starten, wenn der Status einen bestimmten Wert hat“. Bei Aktualisierungen, die die Bedingung nicht erfüllen, findet gar keine Ausführung statt.¹⁴ Eine Triggerbedingung stoppt die Schleife jedoch nur im Zusammenspiel damit, dass das eigene Zurückschreiben des Flows die Bedingung falsch werden lässt. Startet ein Flow „wenn der Status ‚Genehmigung angefordert‘ ist“, gehört zum Design zwingend, dass er am Ende immer den Status auf einen anderen Wert wie „in Bearbeitung“ oder „genehmigt“ aktualisiert. Bleibt der Status nach dem Zurückschreiben weiterhin „Genehmigung angefordert“, wird die Bedingung durch diese Aktualisierung erneut wahr, und Genehmigungsanfragen und Benachrichtigungen gehen wiederholt hinaus. Ist ein Zurückschreiben unumgänglich, das die für die Bedingung genutzte Spalte nicht ändert, fügen Sie eine Spalte für ein Bearbeitet-Kennzeichen hinzu und nehmen Sie diese in die Triggerbedingung auf.

Möchten Sie den Eingang für Eingaben weiter öffnen, ist eine Struktur wirksam, bei der Microsoft Forms den Eingang übernimmt und ein Flow die Übertragung in die Liste vornimmt (siehe „Mit Microsoft Forms und Power Automate einen Eingang für Anträge schaffen“). Alles, was in diesem Artikel behandelt wird, lässt sich zudem vollständig mit Standard-Connectoren aufbauen, doch sobald Sie sich Dataverse oder SQL zuwenden, betreten Sie das Gebiet der Premium-Lizenz.¹⁵ Die Grenze dazu ordnen wir in „Power-Automate-Lizenz und die Grenze zwischen Standard- und Premium-Connectoren“.

7. Entscheidungstabelle ── Bei Excel bleiben / auf eine Liste umstellen / Fachanwendung oder Datenbank entwickeln

Als Faustregel gilt: Solange man von einer „Tabelle“ sprechen kann, reicht eine Liste aus; beginnt man, eine Liste als Ersatz für ein Fachsystem einzusetzen, ist das ein Warnsignal. Wenn Verweisspalten zunehmen, sich mehrere Flows ineinander verstricken und Ansichten zur Umgehung des Schwellenwerts sich vervielfachen, liegt ein Problem vor, das mit einer Datenbank und einer Fachanwendung gelöst werden sollte. Der Vorteil von Listen ist, dass sie den Betrieb für die Jahre bis dahin sicher und mit geringen Zusatzkosten über Standardfunktionen ermöglichen.

8. Zusammenfassung

Das Problem einer Excel-Tabelle auf einem Netzwerkordner ist strukturell, keine Frage der Sorgfalt der zuständigen Person. Solange die ganze Datei die Bearbeitungseinheit ist, werden sich Überschreiben, Zeilenverschiebung und Unklarheit über die aktuelle Version wiederholen. Wechseln Sie zu einer SharePoint-Liste, wird die Bearbeitung zeilenweise, die Eingabe erhält einen Typ, Änderungen bleiben im Versionsverlauf erhalten, und Berechtigungen lassen sich nach Rollen trennen.

Bei der praktischen Migration steht weniger der Importvorgang selbst im Zentrum als vielmehr „Datenbereinigung“ und „Spaltengestaltung“. Und wenn Sie verstehen, dass der Schwellenwert von 5.000 eine Beschränkung der Ansicht ist, und von Anfang an Indexspalten und eingegrenzte Ansichten bereitstellen, lässt sich die Liste lange bedenkenlos nutzen. Legen Sie die Aufgabenteilung für Anhänge mit der Dokumentbibliothek fest, und überlassen Sie Berechnung und Layout Excel/Power BI. Eine Tabelle, bei der diese Aufgabenteilung gelingt, wächst zu einer „lebendigen Tabelle“ heran, die ausgehend von Power-Automate-Triggern automatisch bis hin zu Benachrichtigung, Genehmigung und Mahnung läuft.

Und wenn die Liste zu einer Last wird, ist das das Zeichen, zu Dataverse oder einem Fachsystem weiterzugehen. Wie weit Sie mit Standardfunktionen kommen und ab wann Sie auf Entwicklung setzen sollten ── diese Grenzziehung besprechen wir gerne mit Ihnen.

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Häufige Fragen

Fragen, die in Beratungen zu diesem Artikelthema häufig gestellt werden.

Kann eine SharePoint-Liste wirklich nur 5.000 Elemente aufnehmen?

Nein. Die Zahl 5.000 ist der Schwellenwert der Listenansicht ── die Standardgrenze für die Anzahl an Elementen, die eine einzelne Ansicht (Anzeige, Sortierung, Filter) gleichzeitig verarbeiten kann. Die Liste selbst kann bis zu 30 Millionen Elemente speichern. Um über 5.000 Elemente hinaus zu arbeiten, indizieren Sie die Spalten, nach denen Sie filtern, und legen Sie Ansichten, die stets auf weniger als 5.000 Elemente eingegrenzt sind (dieses Geschäftsjahr, nach Zuständigem usw.), als Standard fest. Da sich ein Index nur hinzufügen lässt, solange die Liste unter 20.000 Elementen liegt, sollten Sie dies gestalten, bevor die Liste wächst.

Kann ich eine SharePoint-Liste direkt aus einer Excel-Datei erstellen?

Ja. Microsoft Lists kann eine Liste durch den Import von Daten aus einer Excel-Arbeitsmappe erstellen, sodass eine bestehende Tabelle als Ausgangspunkt dienen kann. Vorher müssen Sie jedoch verbundene Zellen auflösen, die Daten auf eine Zeile pro Datensatz umstellen, die Kopfzeile vereinheitlichen und uneinheitliche Schreibweisen bereinigen. Auch Spaltentypen wie Auswahl-, Personen- und Datumsspalten machen den Wert einer Liste aus. Statt sie dem Import zu überlassen, empfehlen wir daher, das Spaltendesign zuerst festzulegen und erst danach zu importieren.

Wann ist es in Ordnung, bei einer Excel-Tabelle zu bleiben?

Wenn nur ein bis zwei Personen die Tabelle aktualisieren und das selten tun, wenn es sich eigentlich um ein Auswertungs- oder Analyseblatt statt um eine echte Verwaltungstabelle handelt, oder wenn komplexe Formeln, Pivots oder das Drucklayout im Vordergrund stehen, ist Excel in der Regel unbedenklich. Umgekehrt eignet sich eine SharePoint-Liste gut für eine Tabelle, die mehrere Personen täglich ergänzen und aktualisieren, bei der ein Status (in Bearbeitung, abgeschlossen usw.) verwaltet wird, bei der Sie den Änderungsverlauf und die Zuständigen nachvollziehen möchten oder bei der Benachrichtigungen und Genehmigungen angebunden werden sollen.

Was ermöglicht Power Automate, sobald die Tabelle eine SharePoint-Liste ist?

Der SharePoint-Connector ist ein Standard-Connector. Im Rahmen einer Microsoft-365-Lizenz können Sie daher Cloud-Flows über Trigger wie „Wenn ein Element erstellt wird“ oder „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird“ starten. Typische Beispiele sind eine Teams-Benachrichtigung bei einer neuen Anfrage, ein Genehmigungsablauf, der durch eine Statusänderung ausgelöst wird, oder eine regelmäßige Mahnung für überfällige Elemente. Die gesammelten Daten lassen sich außerdem aus Excel oder Power BI abrufen, um sie auszuwerten und als Bericht darzustellen ── damit wird die Liste zu einem Knotenpunkt für Benachrichtigung, Genehmigung und Auswertung.

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