Mit Microsoft Forms einen Eingang für interne Anträge schaffen ── E-Mail- und mündliche Anfragen in einem Formular bündeln

„Bitte ein Serverkonto anlegen“ kommt per E-Mail; „der Drucker spinnt, schaut euch das mal an“ wird im Vorbeigehen auf dem Flur zugerufen; „bitte diese Rechnung bearbeiten“ klebt als Notiz auf dem Schreibtisch. Von Abteilungen, die interne Anfragen entgegennehmen ── IT, Verwaltung, Buchhaltung ── hören wir häufig, dass sie diesen Zustand in den Griff bekommen möchten.

Wer eine Anfrage stellt, geht davon aus, dass sie erledigt wird, weil er sie geäußert hat, und wer sie entgegennimmt, hat nur das eigene Gedächtnis und das Postfach als Anhaltspunkt. Ausgerechnet an einem hektischen Tag geht eine Anfrage unter, und es kommt erst durch „was ist eigentlich aus der Sache geworden?“ ans Licht. In einem Unternehmen, das bereits Microsoft 365 eingeführt hat, lässt sich dieses Problem weitgehend mit einem „Eingangsmuster“ lösen, das Microsoft Forms als Eintrittstür nutzt und Benachrichtigung sowie Protokollierung über Power Automate automatisiert. Dieser Artikel behandelt die praktische Gestaltung von Formularen, die Einschränkungen beim Datei-Upload, die Grundform des Eingangs-Flows sowie die Grenzen von Forms allein, die die Übertragung in eine Liste zum Standard machen. Die Gestaltung der Genehmigung selbst steht im Mittelpunkt des separaten Artikels „Einen Genehmigungsablauf in Power Automate erstellen ── Papier- und E-Mail-Anträge digitalisieren“, weshalb sich dieser Artikel auf den „Eingang“ beschränkt.

1. Zunächst das Ergebnis

• Gestalten Sie den Antragseingang als „Eingabemuster“ und „Ablageort für die Aufzeichnung“ zugleich. Die realistische Mindestlösung lautet: „Über Forms entgegennehmen → per Power Automate in eine SharePoint-Liste übertragen → benachrichtigen“.
• Die Grundform des Flows besteht aus zwei Schritten: dem Trigger „Wenn eine neue Antwort gesendet wird“ und der Aktion „Antwortdetails abrufen“. Der Forms-Connector besitzt nur diesen einen Trigger und diese eine Aktion (plus Formulardetails abrufen), sodass es nicht viel zu lernen gibt.¹²
• Als Regel sollte die Zielgruppe auf die Organisation beschränkt sein. Aktivieren Sie „Namen aufzeichnen“, werden Name und E-Mail-Adresse der antwortenden Person automatisch erfasst, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Namen und Abteilung eintippen zu lassen. Bei einer Einstellung, die das Formular auch außerhalb der Organisation öffnet, sind Antworten anonym, und es gibt keinen Nachweis, wer geantwortet hat.³
• Datei-Upload-Fragen sind ausschließlich organisationsinternen Formularen vorbehalten. Eine einzelne Frage nimmt bis zu 10 Dateien auf, das Limit pro Datei wählen Sie aus 10 MB, 100 MB oder 1 GB, und Dateien werden in OneDrive for Business gespeichert.⁴
• Der Trick für Langlebigkeit besteht darin, Forms konsequent nur als Eingang zu behandeln. Es besitzt keine Funktionen zum Bearbeiten nach dem Absenden oder zur Fortschrittsprüfung, und die Antwortliste hat keine Statusverwaltung, weshalb das Register auf der Seite der SharePoint-Liste liegt.⁵
• Die Obergrenze der Antworten liegt bei Arbeits- und Schulkonten bei bis zu 5.000.000, was für die interne Nutzung faktisch unbegrenzt ist, doch ab 50.000 stehen die Übersichtsdiagramme und das Ansehen einzelner Antworten nicht mehr zur Verfügung. Die „schwache Listenverwaltung“ wird lange vor der Obergrenze zum Problem.⁶
• Eingang von außerhalb des Unternehmens mit Anhängen, hohe Mengen, die eine Anbindung an Kernsysteme erfordern, das Offenlegen des Fortschritts gegenüber der antragstellenden Person ── hier beginnen Sie, das zu überschreiten, wofür Forms gebaut ist. Die Grenzlinien fasst die Entscheidungstabelle in Kapitel 7 zusammen.

2. Was ist eigentlich das Problem an E-Mail- und mündlichen Anfragen?

Die Probleme beim Betrieb eines Eingangs über E-Mail und mündliche Anfragen liegen an einer Stelle, die sich durch noch so viel Einsatz der zuständigen Person nicht beheben lässt.

• Lücken entstehen strukturell. Weil Anfragen über getrennte Kanäle eintreffen ── Posteingang, Chat, mündlich, Notizzettel ── existiert nirgendwo „die vollständige Liste“. Man verlässt sich darauf, dass eine einzelne Person sich an alles erinnert, ohne dass etwas verloren geht.
• Uneinheitliche Formate führen zu mehr Rückfragen. Eine E-Mail, die nur „bitte PC einrichten“ sagt, lässt offen, welcher Rechner, welches Wunschdatum und welcher Grund gemeint sind, und es folgt eine Runde Nachfragen. Bei jeder Anfrage die nötigen Angaben erneut zusammenzustellen, belastet auch die anfragende Person.
• Der Status ist unsichtbar, es wird zu „ich habe es gesagt“ gegen „das habe ich nicht gehört“. Aus Sicht der anfragenden Person ist nicht erkennbar, ob die Anfrage angenommen wurde, ob bereits daran gearbeitet wird oder wann sie fertig sein wird. Sagt die zuständige Person „davon habe ich nichts gehört“, steht Aussage gegen Aussage. Das Nachfragen und Klären selbst kostet beide Seiten Zeit.
• Es lässt sich nicht auswerten. Da keine Daten darüber bestehen, wie viele Anfragen pro Monat eingehen und wofür Zeit aufgewendet wird, lassen sich Aussagen wie „wir sind unterbesetzt“ oder „dieses System erzeugt zu viele Rückfragen“ nicht mit Zahlen belegen.

All das bewegt sich gemeinsam in Richtung Lösung, sobald es einen Mechanismus gibt, der den Eingangspunkt für Anfragen vereinheitlicht, die nötigen Angaben in einem festen Muster entgegennimmt und in dem Moment, in dem eine Anfrage eingeht, eine Aufzeichnung und eine Benachrichtigung hinterlässt. Der Grund, Forms und Power Automate zu nutzen, liegt darin, dass sich dieser Mechanismus bei bereits eingeführtem Microsoft 365 meist ohne Zusatzkosten aufbauen lässt (die in diesem Artikel genutzten Connectoren Forms, SharePoint, Outlook und Teams liegen alle im Standard-Connector-Bereich. Wie Sie die Lizenzierung einordnen, ordnet „Power-Automate-Lizenz und die Grenze zwischen Standard- und Premium-Connectoren“ ein).

3. Die praktische Gestaltung des Formulars

„Auswählen lassen“ als Grundprinzip für Fragen

Das Ziel der Formulargestaltung ist, dass die antragstellende Person ohne Zögern absenden kann und die empfangende Seite über die Informationen verfügt, um ohne Rückfragen handeln zu können. Das Grundprinzip lautet: „mit Auswahlmöglichkeiten entgegennehmen, Text auf ein Minimum beschränken“.

• Machen Sie die Antragsart zu einer Auswahlfrage. Etwa „Kontoerstellung/PC und Peripherie/Softwareinstallation/Sonstiges“ ── legen Sie die Achse, die Sie später für Auswertung und Verzweigung im Flow nutzen, als Satz von Auswahlmöglichkeiten fest.
• Nehmen Sie Fristen als Datumsfrage entgegen. Das beseitigt die Unschärfe von „so schnell wie möglich“ oder „diese Woche noch“ und macht den Wert auf der Flow-Seite auch für Erinnerungen nutzbar (Werktage und Stichtage werden in „Zeitgesteuerte Flows und Werktagsdesign in Power Automate“ behandelt).
• Bündeln Sie Freitext als Faustregel auf eine einzige „Ergänzung“-Frage. Ein praktischer Hinweis dazu: Es gibt ein bekanntes Problem, bei dem ein Flow gelegentlich nicht ausgeführt wird, wenn eine einzeilige Textfrage (kurze Antwort) mehr als 255 Zeichen enthält. Jede Frage, die potenziell eine lange Antwort erhält, sollte von Anfang an „lange Antwort“ (mehrzeiliger Text) sein.⁷

Und lassen Sie nicht zu viel schreiben. Die Aufgabe eines Eingangsformulars ist, Anfragen lückenlos zu erfassen, nicht, an Ort und Stelle jede Information abzuschöpfen. Ein Formular mit zu vielen Fragen treibt die Leute zurück zum Flur und zum Posteingang. Bei Vorgängen, die ein ausführliches Gespräch erfordern, gehen Sie davon aus, dass die zuständige Person nach dem Eingang nachfasst, und halten Sie das Formular so knapp, dass es sich in wenigen Minuten absenden lässt.

Mit Verzweigungen irrelevante Fragen ausblenden

Erfordern unterschiedliche Antragsarten unterschiedliche Fragen, nutzen Sie Verzweigungen (branching). Da sich je nach Antwort auf eine Auswahlfrage steuern lässt, welche Frage oder welcher Abschnitt als Nächstes erscheint, können Sie den Antwortenden nur die relevanten Fragen zeigen ── „bei Kontoerstellung das Zielsystem und die Berechtigungen, bei Gerätestörung die Anlagennummer und die Symptome“. Verzweigungen können nur zu einer späteren Frage springen (nicht zu einer früheren zurück), daher lässt sich am einfachsten eine Struktur aufbauen, bei der gemeinsame Fragen vorne stehen und artspezifische Fragen in Abschnitte aufgeteilt hinten folgen.⁸

Zielgruppe und Antwortendeninformationen ── organisationsintern versus anonym

Forms kennt drei Arten von Zielgruppen.³

Ein interner Antragseingang sollte als Regel organisationsintern sein. Dafür gibt es drei Gründe.

1. Sie müssen nicht mehr eintragen lassen, wer geantwortet hat. Aktivieren Sie „Namen aufzeichnen“, werden Name und E-Mail-Adresse der antwortenden Person automatisch der Antwort hinzugefügt. Sie können die Fragen „schreiben Sie jedes Mal dasselbe“ ── Name, Abteilung, Kontaktdaten ── vollständig streichen.³
2. Manche Funktionen, etwa eine Antwort pro Person und Datei-Uploads, stehen nur bei organisationsinterner Zielgruppe zur Verfügung. Auch „eine Antwort pro Person“ lässt sich nur bei organisationsinterner Einstellung konfigurieren.³
3. Der Flow kann der antragstellenden Person antworten. Da die Antwortdetails die E-Mail-Adresse der antwortenden Person (Responders’ Email) enthalten, können Sie sofort eine Eingangsbestätigung senden (Kapitel 5). Bei einem anonymen Formular ist das nicht möglich.⁹

Ob Antwortendennamen organisationsweit standardmäßig erfasst werden, lässt sich von einem Administrator in den Forms-Einstellungen des Microsoft-365-Admin-Centers steuern („Namen standardmäßig aufzeichnen“). Ob externe Freigabe (das Anfordern von Antworten von außerhalb der Organisation) für den Mandanten überhaupt erlaubt ist, ist eine Einstellung auf demselben Bildschirm. Gibt es im Unternehmen eine Richtlinie wie „interne Umfragen sind standardmäßig anonym“, prüfen Sie auch dies.¹⁰

Kein persönliches Formular belassen ── Vorsorge für den Fall, dass die erstellende Person das Unternehmen verlässt

Dieser Punkt wird leicht übersehen, ist aber wichtig. Ein von einer Einzelperson erstelltes Formular ist an deren Konto gebunden, und wird das Konto aus dem Mandanten entfernt ── etwa beim Ausscheiden ──, werden die kontobezogenen Daten 30 Tage nach der Löschung entfernt.¹¹ Da ein Eingangsformular die Eintrittstür zu einem Geschäftsprozess ist, sollten Sie es nicht zum persönlichen Besitz einer einzelnen zuständigen Person werden lassen: Erstellen Sie es als Gruppen-(Team-)Formular, oder legen Sie eine Praxis fest, die Eigentümerschaft bei Abteilungswechsel oder Austritt zu übertragen.⁷

Ein Hinweis auf der Flow-Seite: Gruppenformulare erscheinen nicht in der Liste der Formular-IDs im Power-Automate-Trigger, sodass Sie den Wert nach FormId= aus der URL des Formularbearbeitungsbildschirms kopieren und als Formular-ID manuell eingeben müssen.² Das ist ein kleiner Mehraufwand, doch der Wert, personelle Abhängigkeit zu vermeiden, wiegt schwerer.

4. Spezifikation und Einschränkungen des Datei-Uploads

Fälle, in denen eine Anfrage mit einem Anhang einhergeht, sind zahlreich: „Beschaffungsantrag mit angehängtem Angebots-PDF“, „Störungsmeldung mit angehängtem Screenshot des Fehlers“. Sie benötigen ein genaues Verständnis, wie die Datei-Upload-Frage von Forms funktioniert.⁴

• Sie ist ausschließlich organisationsinternen Formularen vorbehalten. Sie lässt sich nur hinzufügen, wenn die Zielgruppe „nur Personen in meiner Organisation können antworten“ oder „bestimmte Personen in meiner Organisation können antworten“ ist, und lässt sich nicht bei einem für Außenstehende geöffneten Formular verwenden. Anders gesagt: Für den Zweck „ein externer Geschäftspartner soll mit Anhang beantragen können“ lässt sich Forms nicht verwenden.
• Eine einzelne Frage nimmt bis zu 10 Dateien auf, und die Obergrenze pro Datei wählen Sie aus 10 MB, 100 MB oder 1 GB.
• Sie können den Dateityp einschränken. Sie können auswählen, welche der Typen Word, Excel, PowerPoint, PDF, Bild, Video und Audio erlaubt sind, sodass sich etwa „Angebote nur als PDF“ abbilden lässt.
• Der Speicherort hängt vom Eigentümer des Formulars ab. Bei einem persönlichen Formular sammeln sich die von den Antwortenden hochgeladenen Dateien im OneDrive for Business der erstellenden Person unter „Apps > Microsoft Forms > (Formularname) > (Fragenname)“; bei dem in Kapitel 3 empfohlenen Gruppenformular sammeln sie sich auf der SharePoint-Website der Gruppe.

Der Umgang mit hochgeladenen Dateien aus einem Flow erfordert etwas Zusatzaufwand. Die von „Antwortdetails abrufen“ zurückgelieferte Antwort auf eine Upload-Frage ist eine JSON-Zeichenfolge mit Dateinamen und IDs, die Sie mit „JSON analysieren“ unter Angabe eines Schemas zerlegen müssen. Extrahieren Sie die Datei-ID mit einem Ausdruck wie first(body('Parse_JSON'))?['id'] und übergeben Sie ihn an die Aktion zum Dateiabruf. Das Schema lässt sich automatisch erzeugen, indem Sie die Ausgabe eines Testlaufs als Beispiel einfügen.⁹ Beachten Sie, dass first(...) von der Annahme einer einzelnen Datei ausgeht. Bei einer Frage, die mehrere Dateien erlaubt, kommt die Antwort als Array mit einem Objekt pro Datei zurück, sodass Sie das Analyseergebnis mit Apply to each durchlaufen und die Dateien einzeln abrufen müssen (reicht für die Anfrage ein einzelner Anhang, ist es einfacher, das Limit der Frage selbst auf eine Datei zu setzen). Achten Sie außerdem darauf, den Connector für den Dateiabruf an den oben genannten Speicherort anzupassen. Bei einem persönlichen Formular ist das der OneDrive-for-Business-Connector; bei einem Gruppenformular liegt der Speicherort auf der SharePoint-Website der Gruppe, sodass Sie den SharePoint-Connector nutzen und diese Website angeben. Nach den Dateien eines Gruppenformulars mit dem OneDrive-Connector zu suchen und sie nicht zu finden, ist eine klassische Fehlkombination und ein klassischer Stolperstein.

Möchten Sie eine erhaltene Datei an eine Genehmigungsanfrage anhängen, übergeben Sie den Dateiinhalt als Binärdaten an das Anhangfeld.¹² Beachten Sie jedoch, dass die Genehmigungsaktion Dateien bis 5 MB an die E-Mail anhängen kann; darüber hinausgehende Anhänge muss der Genehmiger in der Genehmigungsliste des Power-Automate-Portals einsehen.⁷ Bei großen Dateien ist es zuverlässiger, sie in SharePoint zu speichern und einen Link zu verteilen, statt sie als Anhänge herumzureichen.

5. Den Eingang mit Power Automate in Bewegung setzen

Die Grundform besteht aus zwei Schritten und drei Ausgängen

Forms benachrichtigt standardmäßig niemanden, wenn eine Antwort eingeht (es gibt eine Benachrichtigungseinstellung für die Formulareigentümer, aber Sie können weder den Empfänger noch den Wortlaut wählen⁹). Den Eingang als Geschäftsprozess in Bewegung zu setzen ist die Aufgabe von Power Automate. Die Grundform des Flows besteht aus zwei Schritten: Legen Sie beim Trigger „Wenn eine neue Antwort gesendet wird“ das Formular fest, und rufen Sie anschließend mit „Antwortdetails abrufen“ die Antworten der einzelnen Fragen als dynamischen Inhalt ab.¹ Von dort aus gibt es drei Ausgänge: „im Register erfassen“, „der antragstellenden Person den Eingang bestätigen“ und „das zuständige Team benachrichtigen“.

flowchart TD
    Submit[Antragstellende Person sendet über Forms<br/>organisationsintern, angemeldet] --> Trigger[Wenn eine neue Antwort gesendet wird<br/>Cloud-Flow startet]
    Trigger --> Details[Antwortdetails abrufen<br/>Antworten werden zu dynamischem Inhalt]
    Details --> Record[Element in SharePoint-Liste erstellen<br/>Status: eingegangen]
    Record --> Ack[Eingangsbestätigung an antragstellende Person<br/>Kopie der Antworten einfügen]
    Record --> Team[Beitrag im Teams-Kanal des zuständigen Teams]
    Record --> Need{Antragsart erfordert Genehmigung?}
    Need -- Ja --> Approval[In den Genehmigungsablauf<br/>starten und auf Genehmigung warten]
    Need -- Nein --> Work[Zuständigen zuweisen und bearbeiten]
    Approval --> Back[Ergebnis in die Liste zurückschreiben]
    Work --> Back2[Bearbeitungsstand in der Statusspalte aktualisieren]

Übertragung in eine SharePoint-Liste ── das Eingangsregister aufbauen

Eingegangene Anträge werden zu Beginn des Flows zeilenweise in eine SharePoint-Liste übertragen. Entscheidend ist, der Liste zusätzlich zu einer Kopie der Antworten die „Spalten für die Verwaltung“ zu geben, die das Formular nicht besitzt.

Bündeln Sie Rückfragen an die antragstellende Person und den laufenden Verlauf in dieser Liste (oder in einem an das Listenelement gebundenen Teams-Thread), statt sie über E-Mail zu verstreuen, kommt der Nachweis, der „ich habe es gesagt“/„das habe ich nicht gehört“ klärt, an einem Ort zusammen. Legen Sie eine Ansicht mit „Status = unerledigt“ an, erhalten Sie eine Arbeitsliste, die sich direkt im morgendlichen Stand-up nutzen lässt. Es gibt auch Vorlagen für die Übertragung nach Excel,⁹ doch für ein Register, dessen Status mehrere Personen fortlaufend aktualisieren, eignet sich eine Liste ── mit ihren Ansichten, Spaltentypen und ihrem Versionsverlauf ── besser. Wie Sie sich die Migration von einer Excel-Tabelle auf eine Liste vorstellen sollten, ordnet „Eine Excel-Tabelle durch eine SharePoint-Liste ersetzen ── Mit Flow-Integration die Tabelle in Bewegung bringen“ ein.

Eingangsbestätigung ── „ist angekommen“ innerhalb der ersten Minute zurückmelden

Hier ist der Unterschied zu E-Mail-Anfragen am deutlichsten spürbar. Senden Sie zwei Arten von Benachrichtigung aus dem Flow.

• Eine Eingangsbestätigung an die antragstellende Person. Bei einem organisationsinternen Formular können Sie sie direkt an die in den Antwortdetails enthaltene E-Mail-Adresse der antwortenden Person (Responders’ Email) senden, und zwar mit dem Outlook-Connector.⁹ Fügen Sie im Text eine Kopie der eingereichten Angaben ein, dazu eine Erwartung wie „innerhalb von drei Werktagen meldet sich jemand“. Der größte Grund, warum antragstellende Personen nachhaken wollen, ist schlicht, nicht zu wissen, ob die Anfrage überhaupt angekommen ist ── diese eine E-Mail senkt die Rückfragen erheblich. Forms selbst hat auch eine Einstellung für eine Bestätigungsmail an die antwortende Person, doch das Senden aus dem Flow ermöglicht es, den Wortlaut auf den Geschäftsprozess abzustimmen.⁹
• Eine Teams-Benachrichtigung an das zuständige Team. Das Senden an eine einzelne E-Mail-Adresse führt erneut zu personeller Abhängigkeit, deshalb posten Sie im Kanal des zuständigen Teams. Fügen Sie Art, Frist und antragstellende Person zusammen mit einem Link zum Listenelement ein, wird der Kanal selbst zum „Posteingang für neue Anträge“.

Anbindung an die Genehmigung

Für Arten wie „Softwarekäufe benötigen die Genehmigung der Führungskraft“ verbinden Sie den Eingangs-Flow mit einer Genehmigungsaktion (Starten und auf Genehmigung warten). Es gibt auch Vorlagen, die die Forms-Antworten in die Genehmigungsanfrage einfügen, und Sie können das Ganze bis hin zum Senden einer Ergebnismail an die antragstellende Person basierend auf dem Genehmigungsausgang durchgängig aufbauen.⁹ Gestaltungsfragen wie die Art der Genehmigung, Timeouts und Mahnungen sowie der Erhalt des Genehmigungsnachweises werden ausführlich in „Einen Genehmigungsablauf in Power Automate erstellen ── Papier- und E-Mail-Anträge digitalisieren“ behandelt; ziehen Sie diesen Artikel zurate. Sobald der Eingangs-Flow stabil läuft, richten Sie frühzeitig auch Mitbesitzer-Einstellungen und Fehlerbenachrichtigungen ein (zur Gestaltung der Fehlerbehandlung siehe „Fehlerbehandlung und Wiederholungsdesign in Power Automate“).

6. Die Grenzen von Forms allein ── deshalb ist die Übertragung in eine Liste der Standard

Versuchen Sie, den Eingang allein mit Forms abzuschließen, stoßen Sie auf folgende Grenzen.

• Der Status nach dem Absenden ist unsichtbar. Standardmäßig können Antwortende das Gesendete im Nachhinein nicht ändern. In manchen Umgebungen wurde eine Einstellung ausgerollt, die es der erstellenden Person erlaubt, Antwortenden das Speichern und Bearbeiten der eigenen Antworten zu gestatten, doch das ist nur ein Mittel zur Korrektur des Antwortinhalts. Was das Formular als Einstellungen bietet, sind Dinge wie Start- und Enddatum für die Annahme von Antworten sowie die Beschränkung auf eine Antwort pro Person,⁵ und es gibt keinen Bildschirm, auf dem eine Person prüfen kann, in welchem Status ihr eigener Antrag gerade ist (eingegangen, in Bearbeitung, abgeschlossen) ── es entspricht der Realität eher, davon auszugehen, dass es keinerlei Funktionen gibt, die „nach dem Absenden“ unterstützen. In Umgebungen, in denen das Bearbeiten nicht erlaubt ist, erfolgen Korrekturen durch „erneutes Absenden“, und es liegt an der empfangenden Seite zu beurteilen, welche Version aktuell ist.
• Die Antwortliste hat schwache Verwaltungsfunktionen. Der Antwortenbildschirm von Forms dient der Auswertung und Ansicht; er kann weder eine Statusspalte noch einen Zuständigen besitzen, und er kann nicht „nur die unerledigten anzeigen“. Was die Eingangsverwaltung braucht, ist die Fähigkeit, eine Liste „fortlaufend zu aktualisieren“, und das liegt außerhalb dessen, wofür Forms gebaut ist.
• Die Obergrenzen wirken eher über Funktionen als über die Menge. Ein Formular auf einem Arbeits- oder Schulkonto kann bis zu 5.000.000 Antworten pro Formular entgegennehmen, mit 200 Fragen und 4.000 Zeichen pro Textantwort (es gibt zudem eine Grenze von 200.000 Zeichen an Textantworten pro Antwort, doch das ist eine Obergrenze, die eine einzelne antwortende Person innerhalb einer Einreichung erreicht, nicht etwas, das sich durch die Ansammlung von Antworten aufbaut). In der Praxis wirkt zuerst nicht die Menge, sondern die Funktionseinschränkung: Ab 50.000 Antworten stehen Übersichtsdiagramme, das Ansehen einzelner Antworten und der Druck nicht mehr zur Verfügung, sodass nur noch der CSV-Export bleibt.⁶ Bei einem internen Eingang werden Sie die Mengenobergrenze so gut wie nie erreichen, doch bei einem lange laufenden Formular macht sich das Design „alles in Forms aufhäufen“ von selbst bemerkbar. Die Anleitung lautet, bei Annäherung an die Grenze zu exportieren und die Antworten dann zu löschen,¹¹ sodass in jedem Fall ein separater Ablageort für den Verlauf nötig ist.

Kurz gesagt: Forms ist hervorragend als „Werkzeug zur Verteilung eines Eingabemusters“, aber es ist kein „Werkzeug zur Verwaltung dessen, was nach dem Eingang geschieht“. Die Aufgabenteilung ── Forms als Eingang, SharePoint-Listen für Register und Statusverwaltung, Power Automate für Benachrichtigung und Integration ── ist der Standard, gerade weil sie den jeweiligen Stärken entspricht.

7. Wie weit mit Forms gehen ── eine Entscheidungstabelle

Bei der Ausstattung des Eingangs gibt es eine Abstufung. Hier eine grobe Orientierung.

Als Gespür für die Entscheidung gilt: „solange die antragstellenden Personen innerhalb des Unternehmens sind, lässt sich mit Forms noch durchhalten; sobald Externe beteiligt sind, das Design ändern“. Die Neugestaltung des Eingangs für Papier, Fax und E-Mail-Anhänge im Austausch mit externen Stellen wird in „FAX-Bestellungen ins Web verlagern ── Gestaltung der Doppelbetriebsphase und stufenweise Migration in der Praxis“ und „Per E-Mail eingehende Bestell- und Rechnungs-PDFs mit Power Automate automatisiert verarbeiten ── Design von Speicherung, Verteilung, Benachrichtigung und Auslesen“ behandelt.

8. Zusammenfassung

Was E-Mail- und mündliche Anfragen mühsam macht, ist, dass die Gesamtmenge der Anfragen nirgendwo existiert, die Formate nicht übereinstimmen und der Status unsichtbar ist. Vereinheitlichen Sie den Eingangspunkt mit Microsoft Forms, automatisieren Sie „wer hat das eingereicht“ durch organisationsinterne Zielgruppe und Namenserfassung, und lassen Sie Power Automate im Moment des Eingangs eine Registeraufzeichnung und eine Eingangsbestätigung zurückgeben. Allein dieses Muster lässt einen Großteil des „was ist eigentlich aus der Sache geworden?“-Verkehrs verschwinden.

Die Gestaltungspunkte sind: ein auf Auswahlmöglichkeiten aufgebautes Formular, das nicht zu viel schreiben lässt; das Verständnis des Unterschieds zwischen organisationsintern und anonym; das Erfassen der Datei-Upload-Einschränkungen (organisationsintern, bis zu 10 Dateien, bis zu 1 GB pro Datei); und die Erwartung, dass Forms kein Register ist, aufzugeben. Forms ist der Eingang, die Liste ist das Register, der Flow übernimmt Benachrichtigung und Integration. Ein Eingang, der diese Aufgabenteilung einhält, läuft lange weiter, auch wenn die damit befassten Personen wechseln. Und wenn Eingang von außerhalb des Unternehmens, Anhänge, Menge und Integrationsanforderungen anschwellen, ist das der Zeitpunkt, um Webformularentwicklung oder ein dediziertes System zu erwägen.

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Häufige Fragen

Fragen, die in Beratungen zu diesem Artikelthema häufig gestellt werden.

Können auch externe Personen die Datei-Upload-Frage in Microsoft Forms nutzen?

Nein. Eine Datei-Upload-Frage lässt sich nur hinzufügen, wenn die Zielgruppe des Formulars auf „nur Personen in meiner Organisation können antworten“ (oder bestimmte Personen der Organisation) eingestellt ist; bei einer Einstellung, die auch Antworten von außerhalb der Organisation zulässt, steht dieser Fragetyp selbst nicht zur Verfügung. Hochgeladene Dateien werden in OneDrive for Business der Organisation gespeichert, und eine einzelne Frage kann bis zu 10 Dateien aufnehmen, jede bis zu einer Obergrenze, die Sie aus 10 MB, 100 MB oder 1 GB wählen. Möchten Sie Anhänge von außerhalb des Unternehmens erhalten, nutzen Sie entweder zusätzlich die Dateianforderungsfunktion von OneDrive/SharePoint oder erwägen Sie die Entwicklung eines Webformulars.

Wie viele Antworten kann ein Microsoft-Forms-Formular entgegennehmen?

Ein Formular auf einem Arbeits- oder Schulkonto kann bis zu 5.000.000 Antworten entgegennehmen (50.000 in GCC-High-/DoD-Umgebungen). Bei einem internen Antragseingang werden Sie diese Obergrenze so gut wie nie erreichen, aber ab 50.000 Antworten stehen Funktionen wie die Übersichtsdiagramme und das Ansehen einzelner Antworten nicht mehr zur Verfügung, sodass nur noch der CSV-Export bleibt. Und da die Antwortliste über keine Statusverwaltung verfügt, ist es unabhängig von der Anzahl der Standard, eingegangene Anträge per Power Automate in eine SharePoint-Liste zu übertragen und dort als Register zu verwalten.

Lässt sich automatisch erfassen, wer geantwortet hat?

Ja, wenn Sie die Zielgruppe auf Ihre Organisation beschränken. Stellen Sie sie auf „nur Personen in meiner Organisation können antworten“ und aktivieren Sie „Namen aufzeichnen“, werden Name und E-Mail-Adresse der antwortenden Person automatisch zusammen mit der Antwort erfasst, sodass niemand mehr Name und Abteilung eintippen muss. Auch die Option, Personen auf eine Antwort zu beschränken, steht nur bei einer organisationsinternen Zielgruppe zur Verfügung. Bei „alle Personen können antworten“ hingegen sind die Antworten anonym, und es gibt keinen Nachweis, wer sie eingereicht hat.

Sollte der Eingang mit Forms oder mit einer SharePoint-Liste aufgebaut werden?

Forms, wenn Sie die einfache Bedienung für die eintragende Person in den Vordergrund stellen; eine SharePoint-Liste, wenn Ihnen die Registerverwaltung wichtiger ist. Forms lässt sich leicht vom Smartphone aus ausfüllen und macht Verzweigungen sowie Pflichtfelder einfach, hat aber Schwächen bei der Eingangsverwaltung: Antwortende können nach dem Absenden nicht bearbeiten oder den Fortschritt prüfen, und die Antwortliste hat nur schwache Verwaltungsfunktionen. In der Praxis erhalten Sie mit einer Struktur, bei der „Forms den Eingang übernimmt und Power Automate die Übertragung in eine SharePoint-Liste vornimmt“, sowohl einfache Eingabe als auch Registerverwaltung. Bei einem umfangreichen, standardisierten Antrag mit vielen Feldern, bei dem alle Eintragenden mit Listen umgehen können, ist auch der direkte Empfang über das eigene Formular der Liste eine Option.

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