Was ist eine digitale Rechnung? ── Was unterscheidet sie vom „Rechnungs-PDF per E-Mail versenden“?

„Unsere Rechnungen versenden wir längst als PDF per E-Mail. Unsere Rechnungsstellung ist bereits elektronisch.“

Immer mehr Unternehmen können das so sagen. Trotzdem öffnet die Buchhaltung auf der Empfängerseite das eingegangene PDF, prüft Betrag, Geschäftspartner und Datum und gibt alles erneut in das Buchhaltungssystem ein. Und auch der Aussteller wandelt die im Vertriebssystem erzeugten Rechnungsdaten eigens in ein für Menschen lesbares Dokument um, bevor er es verschickt.

Diesen Umweg – „Daten → Dokument → wieder Daten“ – abzuschaffen und Rechnungsinformationen direkt von System zu System zu übertragen, ist genau das, was eine digitale Rechnung leistet.

Dieser Artikel ordnet, was eine digitale Rechnung ist, worin sie sich von einer PDF-Rechnung unterscheidet, in welchem Verhältnis sie zum japanischen Invoice-System steht und wie kleine und mittlere Unternehmen sich dazu sinnvoll verhalten können.

Hinweis: Dieser Artikel erläutert den Mechanismus und geht nicht auf steuerrechtliche Beurteilungen ein (etwa ob eine bestimmte Aufbewahrungsmethode zulässig ist oder ob ein Vorsteuerabzug greift). Für individuelle steuerliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.

1. Zunächst das Fazit

Eine digitale Rechnung ist, gemäß der Erklärung der japanischen Digitalagentur, ein Mechanismus, der Rechnungsinformationen ohne menschliches Zutun direkt und automatisiert vom System des Verkäufers zum System des Käufers überträgt.

Der entscheidende Punkt ist „ohne menschliches Zutun“. Ordnet man Papier, PDF und digitale Rechnung, ergibt sich folgendes Bild:

Bei der PDF-Rechnung wurde lediglich Papier durch eine elektronische Datei ersetzt – die Grundform der Arbeit „lesen und erneut eingeben“ bleibt unverändert. Das ist der Ersatz von Papier, also eine bloße Elektronifizierung.

Die digitale Rechnung dagegen tauscht die Rechnungsinformationen selbst als von einem Computer verarbeitbare Daten aus. Das verändert die Form der Arbeit an sich – es ist echte Digitalisierung. Auch der Digital Invoice Promotion Council (EIPA) positioniert die digitale Rechnung nicht als bloße Elektronifizierung von Papier, sondern im Kontext einer Digitalisierung, die den gesamten Geschäftsprozess überdenkt.

Dieses Verhältnis entspricht genau der Struktur, die bereits in den vorangegangenen Artikeln zum EDI der Auftragsabwicklung beschrieben wurde. In „Was ist EDI? Wie es die Bestellabwicklung zwischen Unternehmen erleichtert“ ging es um Bestelldaten – die digitale Rechnung lässt sich am einfachsten als deren Pendant auf der Rechnungsseite verstehen.

2. Das japanische Invoice-System und die digitale Rechnung sind zwei verschiedene Dinge

Zunächst trennen wir zwei leicht zu verwechselnde Begriffe.

Das japanische Invoice-System (System der qualifizierten Rechnungen) ist eine steuerrechtliche Regelung zur Verbrauchsteuer. Wie die Erklärung der Nationalen Steuerbehörde (NTA) darlegt, trat es am 1. Oktober 2023 in Kraft. Damit der Käufer den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss unter anderem die vom Verkäufer ausgestellte „qualifizierte Rechnung (Invoice)“ aufbewahrt werden. Eine qualifizierte Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Name bzw. Firmenbezeichnung des Empfängers des Dokuments
• Name bzw. Firmenbezeichnung des Verkäufers sowie dessen Registrierungsnummer
• Datum der Transaktion
• Inhalt der Transaktion (Hinweis, falls es sich um einen Artikel des ermäßigten Steuersatzes handelt)
• Nach Steuersatz gegliederte Summe des Entgelts sowie der jeweils anzuwendende Steuersatz
• Nach Steuersatz gegliederter Verbrauchsteuerbetrag

Die Registrierungsnummer wird nach Antragstellung beim Finanzamt mitgeteilt und besteht laut der Veröffentlichungsseite für Aussteller qualifizierter Rechnungen der NTA aus dem Buchstaben „T“ gefolgt von 13 Ziffern.

Entscheidend dabei ist: Eine qualifizierte Rechnung kann sowohl auf Papier als auch als PDF ausgestellt werden. Das Invoice-System legt fest, „was“ angegeben werden muss – nicht „in welcher Form und über welchen Weg“ sie versendet wird.

Die digitale Rechnung ist eine mögliche Antwort auf genau diese Frage nach Form und Übertragungsweg. Die für die qualifizierte Rechnung erforderlichen Informationen werden als standardisierte, strukturierte Daten direkt zwischen Systemen ausgetauscht.

Das Verhältnis lässt sich also so zusammenfassen:

„Wir nutzen eine für das Invoice-System geeignete Buchhaltungssoftware“ und „Wir senden und empfangen Rechnungsdaten als digitale Rechnung“ sind also zwei unterschiedliche Zustände. Ersteres haben viele Unternehmen bereits umgesetzt, Letzteres verbreitet sich gerade erst.

3. Die Grundlage Peppol ── das weltweite Standardnetzwerk und JP PINT

Dass eine digitale Rechnung „standardisierte“ Daten transportiert, liegt daran, dass sie auf dem internationalen Standard Peppol aufbaut.

Peppol ist ein Rahmenwerk aus „Dokumentspezifikation“, „Betriebsregeln“ und „Netzwerk“ für den Austausch elektronischer Dokumente wie Rechnungen. Es wird vor allem in Europa, aber auch in vielen anderen Ländern eingesetzt. In Japan übernimmt die Digitalagentur als Japan Peppol Authority (japanische Peppol-Verwaltungsstelle) die Verwaltung und ist seit September 2021 Mitglied von OpenPeppol.

3.1. Das 4-Corner-Modell ── ein Mechanismus ähnlich der E-Mail

Der Datenaustausch bei Peppol erfolgt nach einer Struktur, die als „4-Corner-Modell“ bezeichnet wird. Die Erklärung von EIPA veranschaulicht dies mit dem Mechanismus der E-Mail.

Verkäufer (C1)                              Käufer (C4)
    │                                          ↑
    │ übergibt Rechnungsdaten                  │ empfängt Rechnungsdaten
    ↓                                          │
Zugangspunkt des Verkäufers (C2) ──→ Zugangspunkt des Käufers (C3)
                    Peppol-Netzwerk

Der Verkäufer (C1) übergibt seine Daten an den Zugangspunkt (C2), mit dem er einen Vertrag hat. C2 sendet sie über das Peppol-Netzwerk an den Zugangspunkt des Käufers (C3), von wo sie den Käufer (C4) erreichen.

Übertragen auf E-Mail entspricht der Zugangspunkt dem Mailserver. So wie eine E-Mail unabhängig vom genutzten Mail-Anbieter des Empfängers ankommt, können Verkäufer und Käufer unterschiedliche Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware bzw. -dienste nutzen und trotzdem Rechnungsdaten austauschen, solange beide Peppol-fähig sind. Genau darin unterscheidet sich dieses Modell erheblich von herkömmlichem EDI, das meist individuelle Absprachen mit jedem einzelnen Geschäftspartner erfordert.

3.2. JP PINT ── die japanische Standard-Dokumentspezifikation

JP PINT ist die japanische Standardspezifikation für die über das Peppol-Netzwerk ausgetauschten Rechnungsdaten. Sie wird von der Digitalagentur veröffentlicht und enthält Felddefinitionen, die den Anforderungen der qualifizierten Rechnung im Invoice-System entsprechen.

Dabei geht es nicht nur um Rechnungen. Stand Juli 2026 sind drei Spezifikationen veröffentlicht:

Die Spezifikationen werden fortlaufend aktualisiert. Laut Veröffentlichung der Digitalagentur wurden am 8. Juni 2026 alle drei genannten Spezifikationen auf Version 1.1.3 aktualisiert.

Man muss sich deshalb nicht sorgen, diese Spezifikation im eigenen Unternehmen selbst lesen und implementieren zu müssen. Wie in Kapitel 8 erläutert, liegt JP PINT für die meisten Unternehmen ohnehin im Inneren der kompatiblen Software – direkten Kontakt damit haben in der Regel nur die Software- bzw. Dienstanbieter selbst.

4. Was fließt bei einer digitalen Rechnung tatsächlich als „Daten“?

Der Begriff „strukturierte Daten“ ist abstrakt – ein konkreteres Bild hilft.

Der Kern der bei einer digitalen Rechnung übertragenen Felder sind genau die in Kapitel 2 genannten Pflichtangaben der qualifizierten Rechnung. Bei identischer Information macht es jedoch einen entscheidenden Unterschied, ob sie als PDF oder als Daten vorliegt – nämlich dafür, was anschließend damit geschehen kann.

4.1. Automatisierter Abgleich der Registrierungsnummer

Besonders greifbar wird der praktische Nutzen dieser Tabelle beim Umgang mit der Registrierungsnummer.

Im Invoice-System muss geprüft werden, ob der Aussteller einer erhaltenen Rechnung tatsächlich als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert ist. Dazu wird die Registrierungsnummer auf der Veröffentlichungsseite für Aussteller qualifizierter Rechnungen der NTA nachgeschlagen. Bei PDF-Rechnungen tippt hierfür ein Mensch die Nummer manuell ein und prüft sie.

Die NTA stellt für dieses Veröffentlichungssystem eine Web-API-Funktion bereit, über die sich die veröffentlichten Informationen zu einer angegebenen Registrierungsnummer oder Aktualisierungsinformationen eines bestimmten Zeitraums direkt aus einem System abrufen lassen (für die Nutzung ist eine – kostenlose – Beantragung einer Anwendungs-ID erforderlich).

Kommt die Registrierungsnummer nicht mehr als „auf dem PDF aufgedruckter Text“, sondern als „Datenfeld“ an, lässt sich dieser Abgleich zur Aufgabe des Systems machen – etwa zur automatisierten Prüfung neuer Geschäftspartner bei deren Registrierung oder zur regelmäßigen Kontrolle des Registrierungsstatus bestehender Partner. Manche Buchhaltungssoftware bringt eine solche Abgleichfunktion bereits von Haus aus mit. Der pragmatische Ablauf lautet daher: zunächst die Funktionen der eigenen Software prüfen, und erst wenn eine Integration in ein selbst entwickeltes System gewünscht ist, die Web-API in Betracht ziehen.

4.2. Vom „Lesen“ zum „Verifizieren“

Nicht nur bei der Registrierungsnummer, sondern grundsätzlich verändert der Empfang als Daten die Natur der Prüfarbeit selbst.

Bei der PDF-Abwicklung bestand die Arbeit der Buchhaltung aus „lesen, übertragen, mit dem Auge kontrollieren“. Kommen die Daten strukturiert an, entfällt die Übertragung, und die Kontrolle verwandelt sich in ein Modell, bei dem „nur das angesehen wird, was bei einer automatisierten Systemprüfung auffällig war“. Ob die Beträge je Steuersatz stimmen, wann das Zahlungsziel liegt, ob im Vergleich zu früheren Rechnungen desselben Geschäftspartners eine Auffälligkeit vorliegt – solche Prüfungen erledigt ein System schneller und lückenloser als ein Mensch.

5. Was wird durch die digitale Rechnung leichter?

5.1. Empfängerseite ── weniger Eingabe und Abgleich

Am deutlichsten zeigt sich der Effekt in der Buchhaltung des Rechnungsempfängers.

Bei einer PDF-Rechnung erledigt die Buchhaltung typischerweise folgende Schritte:

• die Rechnung in der E-Mail suchen und öffnen;
• Geschäftspartner, Betrag, Datum und Registrierungsnummer prüfen;
• die Daten ins Buchhaltungssystem eingeben;
• die Eingabe nochmals kontrollieren;
• den Zahlungsplan aktualisieren.

Bei der digitalen Rechnung werden die Rechnungsdaten direkt ins System übernommen, sodass das Kernstück dieses Ablaufs – „ansehen, eingeben, kontrollieren“ – grundsätzlich entfällt. Die menschliche Arbeit verschiebt sich auf die Freigabe der übernommenen Inhalte sowie auf die Bearbeitung von Ausnahmen, etwa wenn ein Betrag nicht stimmt oder eine Rechnung unbekannt erscheint.

Je stärker sich Rechnungen zum Monatsende häufen, desto größer fällt dieser Unterschied aus. Dass Übertragungsfehler und Doppelerfassungen sinken, folgt derselben Logik wie beim EDI der Auftragsabwicklung.

5.2. Ausstellerseite ── der Schritt „Dokument erstellen und versenden“ entfällt

Auf der Ausstellerseite entfällt der Schritt, die im Vertriebs- oder Rechnungssystem erzeugten Rechnungsdaten auszudrucken, zu kuvertieren und per Post zu versenden oder in ein PDF umzuwandeln und der E-Mail beizufügen.

Auch der Nachfrage-Verkehr im Anschluss – „ist die Rechnung angekommen?“, „bitte erneut senden“ – lässt sich reduzieren. Man entkommt zudem typischen Problemen des E-Mail-Anhangversands wie falscher Empfängeradresse, vergessenem Anhang oder dem Umgang mit passwortgeschützten ZIP-Dateien (die Probleme des E-Mail-Anhangversands werden auch in „Warum PPAP in der E-Mail-Sicherheit problematisch ist. Was ist der richtige Ansatz?“ behandelt).

5.3. Und weiter ── die Anbindung an Zahlung und Zahlungsabgleich

Fließen Rechnungsinformationen als strukturierte Daten, lässt sich auch die nachgelagerte Arbeit anschließen: Auf Käuferseite die Erstellung des Zahlungsplans und die Übernahme in Überweisungsdaten, auf Verkäuferseite der Abgleich mit dem Zahlungseingang.

Das ist, aus der Perspektive der Rechnungsseite betrachtet, dieselbe Aussage wie im Artikel zur Auftragsabwicklung: „EDI wird, ausgehend von der Auftragsannahme, zur Grundlage, die bis zu Lager, Versand und Rechnungsstellung reicht.“ Werden Bestellung, Rechnungsstellung und Zahlung durchgängig datenbasiert verknüpft, wird der administrative Aufwand zwischen Unternehmen am geringsten.

6. Der Zusammenhang mit dem Gesetz zur elektronischen Buchführung

Sobald von der digitalen Rechnung die Rede ist, taucht unweigerlich das Gesetz zur elektronischen Buchführung (Denshi-Chōbo-Hozon-Hō) daneben auf. Das Verhältnis lässt sich kurz zusammenfassen.

Wie die Erklärung der NTA zum System der elektronischen Buchführung darlegt, müssen seit dem 1. Januar 2024 Rechnungen, Quittungen und ähnliche Dokumente, die elektronisch ausgetauscht werden (elektronische Transaktionen), auch als elektronische Daten aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung gelten im Wesentlichen zwei Anforderungen:

• Sicherstellung der Authentizität ── Maßnahmen gegen Fälschung, etwa Zeitstempel sowie Aufzeichnung und Verhinderung von Korrekturen und Löschungen
• Sicherstellung der Sichtbarkeit ── ein Zustand, der die Suche nach Datum, Betrag und Geschäftspartner ermöglicht und die Ausgabe am Bildschirm oder auf Papier erlaubt

Auch der Austausch digitaler Rechnungen gilt als elektronische Transaktion und unterliegt damit dieser Aufbewahrungspflicht. Wer digitale Rechnungen einführt, muss also zugleich festlegen, wie die empfangenen und versendeten Daten aufbewahrt werden.

In der Praxis verfügen viele Peppol-fähige Buchhaltungs- und Rechnungslösungen bereits über Funktionen, die diese Aufbewahrungsanforderungen unterstützen. Der Grundansatz lautet daher: eine kompatible Software nutzen und deren Aufbewahrungsfunktion sowie deren praktischen Einsatz überprüfen. Die abschließende Beurteilung, ob die eigene Aufbewahrungsmethode die Anforderungen tatsächlich erfüllt, liegt jedoch im steuerlichen Bereich – wenden Sie sich dazu an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.

7. Häufige Missverständnisse im Überblick

Beim Thema digitale Rechnung tauchen immer wieder dieselben Missverständnisse auf. Hier eine Klarstellung im Voraus.

Besonders der erste Punkt ist wichtig. Da es sich nicht um eine Pflicht handelt, sollte die Entscheidung zur Einführung nicht aus dem Gefühl „sonst gibt es Probleme“ getroffen werden, sondern danach, wie stark sich der Aufwand der eigenen Rechnungsabwicklung dadurch tatsächlich verringert. Lesen Sie das folgende Kapitel „Wie beginnt man“ deshalb nicht als Frage der Compliance, sondern als Frage der Prozessverbesserung.

Gleichzeitig wird es künftig wahrscheinlicher, dass Geschäftspartner darum bitten, per digitaler Rechnung zu senden (bzw. zu empfangen). Gerade weil die Nutzung freiwillig ist, übernimmt in der Regel die Seite, die zuerst umgestellt hat, die Gesprächsführung bei den Geschäftsbedingungen – dieselbe Dynamik wie beim Übergang von Fax- zu Web-Bestellungen.

8. Wie kleine und mittlere Unternehmen beginnen können

8.1. Der realistische Einstieg: eine kompatible Software nutzen

Der Begriff „digitale Rechnung“ klingt nach dem Aufbau eines völlig neuen Systems. Für viele kleine und mittlere Unternehmen liegt der realistische Einstieg jedoch schlicht darin, zu prüfen, ob die bereits genutzte (oder als Nächstes ausgewählte) Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware Peppol-fähig ist.

EIPA veröffentlicht eine Liste bereits Peppol-fähiger digitaler Rechnungsdienste. Auch die Digitalagentur veröffentlicht eine Liste der in Japan zertifizierten Peppol-Service-Provider. Ist die eigene Software bereits kompatibel, lässt sich der Sende- und Empfangsbetrieb unter Umständen ohne größere Entwicklungsarbeit aufnehmen.

Die Prüfung erfolgt sinnvollerweise in dieser Reihenfolge:

1. Ist die eigene Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware Peppol- (also digitale-Rechnung-)fähig?
2. Falls ja: Unterstützt sie Senden, Empfangen oder beides, und wie sieht die Kostenstruktur aus?
3. Sind die wichtigsten Geschäftspartner in der Lage, digitale Rechnungen zu empfangen (auch dort ist kompatible Software oder ein kompatibler Dienst nötig)?
4. Wie wird die Aufbewahrung der empfangenen Daten (Konformität mit dem Gesetz zur elektronischen Buchführung) softwareseitig gehandhabt?

8.2. Bei einem selbst entwickelten System

Unternehmen, die Vertriebs- oder Rechnungsverwaltung über ein selbst entwickeltes System betreiben, benötigen eine zusätzliche Prüfungsebene.

Dennoch bedeutet dies in der Regel nicht, dass man sich die JP-PINT-Spezifikation selbst aneignen und eine eigene Anbindung an einen Peppol-Zugangspunkt bauen muss. Realistischer ist eine Konstruktion wie diese:

• Die Rechnungsdaten werden aus dem eigenen System per CSV oder API an einen Peppol-fähigen Rechnungsdienst oder eine Buchhaltungssoftware übergeben, und das Senden wird dieser Software überlassen;
• der Empfang erfolgt ebenfalls über die kompatible Software, und die eingegangenen Daten werden ins eigene System zurückgespielt.

Der eigentliche Anpassungsbedarf im eigenen System liegt also nicht in der „Peppol-Fähigkeit“ selbst, sondern in der Anbindung, über die Daten korrekt mit der kompatiblen Software ausgetauscht werden. Dieser Teil lässt sich nach genau demselben Prinzip gestalten, das für die „CSV-Import als Zwischenform“ beim Web-Übergang der Auftragsabwicklung beschrieben wurde (siehe „Wie man Fax-Bestellungen auf Web umstellt“).

8.3. Nicht eilig, aber auch nicht ignorieren

Die digitale Rechnung ist, Stand 2026, kein Mechanismus, ohne den der Betrieb zum Stillstand käme. Fordert ein Geschäftspartner weiterhin PDF-Rechnungen, wird der Parallelbetrieb mit PDF vorerst fortbestehen. Wie beim parallelen Betrieb von Fax und Web bei der Bestellabwicklung erfolgt die Umstellung schrittweise.

Gleichzeitig wird das Thema digitale Rechnung bei Großkunden sowie bei Transaktionen mit Kommunen und Behörden künftig häufiger zur Sprache kommen. Auch die Digitalagentur treibt die Veröffentlichung von Anwendungsbeispielen im öffentlichen Beschaffungswesen und im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen voran. Bereits die einmalige Prüfung, „ob die eigene Software es unterstützen würde, falls ein Geschäftspartner danach fragt“, ist als Vorsorge durchaus sinnvoll.

8.4. Checkliste zur Priorisierung

Als Anhaltspunkt für die Frage „wann sollten wir aktiv werden“ gilt: Je mehr der folgenden Punkte zutreffen, desto höher sollte die Priorität der Prüfung eingestuft werden.

• Es gehen bzw. werden monatlich mehrere Dutzend Rechnungen empfangen oder ausgestellt.
• Zum Monatsende/-anfang macht die Buchhaltung wegen Eingabe, Abgleich und Ausstellung von Rechnungen regelmäßig Überstunden.
• Der Abgleich der Registrierungsnummer empfangener Rechnungen erfolgt manuell.
• Es gab bereits knappe Situationen durch Eingabefehler oder Doppelzahlungen.
• Bei wichtigen Geschäftspartnern oder in Branchenverbänden wird bereits über digitale Rechnungen oder Peppol gesprochen.
• Ein Wechsel der Buchhaltungs-/Rechnungssoftware oder eine Überarbeitung des selbst entwickelten Systems steht ohnehin an.

Umgekehrt gilt: Fallen nur wenige Rechnungen pro Monat an und ist der Kreis der Geschäftspartner fest, besteht kein Grund zur Eile. Es genügt, beim nächsten Softwarewechsel „ist die nächste Software Peppol-fähig?“ als Auswahlkriterium mit aufzunehmen.

Wichtig ist, die Einführung nicht zum Selbstzweck zu machen. Zählt man anhand der in Kapitel 4 und 5 genannten Punkte durch, welche manuellen Arbeitsschritte im eigenen Betrieb tatsächlich entfallen würden, zeigt sich: Sind konkret entfallende Arbeitsschritte erkennbar, lohnt sich die Umsetzung – lassen sie sich nicht erkennen, ist es schlicht noch zu früh.

9. Im Gesamtbild der Digitalisierung von Bestellung und Rechnungsstellung

Dieser Artikel ist der dritte Teil einer Serie zur Datenintegration rund um die Auftragsabwicklung. Zur Einordnung hier das Gesamtbild:

EDI ist das übergreifende Konzept „Datenaustausch zwischen Unternehmen“; die Web-Umstellung der Fax-Bestellung ist dessen Praxis auf der Bestellannahmeseite, und die digitale Rechnung ist die standardisierte Ausprägung auf der Rechnungsseite.

Wo man ansetzt, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Ist die Belastung durch die Bestelleingabe groß, liegt der Startpunkt auf der Bestellseite; ist das Volumen an ausgestellten oder empfangenen Rechnungen hoch, liegt er auf der Rechnungsseite. Gemeinsam ist beiden Wegen der Ausgangspunkt: zu zählen, wie oft dieselbe Information von Menschen mehrfach eingegeben wird.

Zusammenfassung

• Eine digitale Rechnung ist ein Mechanismus, der Rechnungsinformationen ohne menschliches Zutun direkt vom System des Verkäufers zum System des Käufers überträgt und automatisiert verarbeitet.
• Die PDF-Rechnung ist lediglich die „Elektronifizierung“ eines Dokuments – die Eingabearbeit beim Empfänger bleibt bestehen. Die digitale Rechnung ist echte „Digitalisierung“, die Geschäftsprozesse über strukturierte Daten verknüpft.
• Das Invoice-System (Steuerrecht) und die digitale Rechnung (Mechanismus des Datenaustauschs) sind zwei verschiedene Dinge. Die meisten Unternehmen haben das System bereits umgesetzt, stehen bei der Nutzung digitaler Rechnungen aber noch am Anfang.
• Die Grundlage bildet der internationale Standard Peppol; in Japan verwaltet ihn die Digitalagentur als Peppol Authority, und JP PINT ist die veröffentlichte japanische Standardspezifikation.
• Dank des über Zugangspunkte laufenden 4-Corner-Modells können Geschäftspartner mit unterschiedlicher Software miteinander kommunizieren – das ist der Unterschied zu individuell abgestimmtem, klassischem EDI.
• Übertragen werden genau die Pflichtangaben der qualifizierten Rechnung. Der Abgleich der Registrierungsnummer (über die Web-API der NTA-Veröffentlichungsseite) und die Nachrechnung der Beträge je Steuersatz lassen sich von manueller Sichtprüfung in automatisierte Systemverifikation überführen.
• Empfangene digitale Rechnungen gelten als elektronische Transaktion im Sinne des Gesetzes zur elektronischen Buchführung und müssen als elektronische Daten aufbewahrt werden.
• Die Nutzung ist freiwillig, keine Pflicht. Die Entscheidung sollte nicht aus der Sorge „sonst gibt es Probleme“ getroffen werden, sondern danach, welche manuellen Arbeitsschritte im eigenen Rechnungswesen tatsächlich entfallen.
• Der realistische Einstieg für kleine und mittlere Unternehmen ist die Nutzung Peppol-fähiger Buchhaltungs- bzw. Rechnungssoftware. Bei einem selbst entwickelten System liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung der Datenanbindung zur kompatiblen Software.

Für alle, die eine Datenintegration für Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung erwägen

Wenn Sie den administrativen Aufwand beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen verringern möchten, aber nicht wissen, wo Sie in Ihrem Vertriebssystem oder in Ihrer Rechnungsabwicklung ansetzen sollen, empfiehlt es sich zunächst, den aktuellen Fluss der Rechnungsdaten zu ordnen.

Prüft man, wie die Rechnungsdaten im Vertriebssystem erzeugt werden, wie sie an Geschäftspartner versendet werden und wie empfangene Rechnungen ins Buchhaltungssystem eingegeben werden, wird sichtbar, welcher Bereich sich über digitale Rechnungen und kompatible Software automatisieren lässt.

Bei KomuraSoft LLC (合同会社小村ソフト) können Sie sich zur Bestandsaufnahme und zur Prüfung von Umsetzungsmöglichkeiten für die Datenintegration rund um Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung beraten lassen – einschließlich der Anbindung selbst entwickelter Geschäftsanwendungen an Buchhaltungssoftware und Peppol-fähige Dienste.

Wir können auch eine Lösung prüfen, die nicht von einer vollständigen Neuentwicklung ausgeht, sondern das bestehende System beibehält und nur die Ein- und Ausgänge der Daten schrittweise anbindet.

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Häufige Fragen

Fragen, die in Beratungen zu diesem Artikelthema häufig gestellt werden.

Worin unterscheidet sich eine digitale Rechnung von einer elektronischen Rechnung (PDF-Rechnung)?

Eine PDF-Rechnung ist im Kern ein für Menschen lesbares Dokument, das lediglich in eine elektronische Datei umgewandelt wurde. Der Empfänger muss den Inhalt ansehen und erneut in sein Buchhaltungssystem eingeben. Bei einer digitalen Rechnung werden die Rechnungsinformationen selbst als standardisierte, strukturierte Daten übermittelt, sodass das System des Käufers sie direkt einlesen und verarbeiten kann. Es ist der Unterschied zwischen der bloßen „Elektronifizierung“ – Papier wird durch eine Datei ersetzt – und der „Digitalisierung“, bei der Geschäftsprozesse über Daten verknüpft werden.

Ist ein Unternehmen, das bereits das japanische Invoice-System umgesetzt hat, damit auch für digitale Rechnungen gerüstet?

Das sind zwei verschiedene Dinge. Das japanische Invoice-System (System der qualifizierten Rechnungen) ist eine steuerrechtliche Regelung zum Vorsteuerabzug bei der japanischen Verbrauchsteuer; eine qualifizierte Rechnung kann sowohl auf Papier als auch als PDF ausgestellt werden. Die digitale Rechnung dagegen ist das Datenformat und der Übertragungsmechanismus (Peppol, JP PINT), mit dem genau diese Rechnungsinformationen zwischen Systemen ausgetauscht werden. Ob man diesen Mechanismus nutzt, ist eine eigenständige Entscheidung, unabhängig von der steuerlichen Umsetzung.

Was braucht ein kleines oder mittleres Unternehmen, um mit digitalen Rechnungen zu beginnen?

Der realistische Einstieg ist die Nutzung einer Peppol-fähigen Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware. Der japanische Digital Invoice Promotion Council (EIPA) veröffentlicht eine Liste bereits kompatibler Dienste. Wenn die im eigenen Unternehmen genutzte Software bereits kompatibel ist, genügt mitunter allein die Aktivierung der entsprechenden Einstellung, um mit dem Senden und Empfangen zu beginnen. Wird ein selbst entwickeltes Vertriebssystem eingesetzt, muss geprüft werden, wie eine Anbindung an eine kompatible Software oder einen Service-Provider gestaltet werden kann.

Wie sollten empfangene digitale Rechnungen aufbewahrt werden?

Der Austausch digitaler Rechnungen gilt als elektronische Transaktion im Sinne des Gesetzes zur elektronischen Buchführung. Seit Januar 2024 müssen solche Daten daher als elektronische Daten aufbewahrt werden, und zwar unter Erfüllung von Maßnahmen zur Fälschungssicherheit (Sicherstellung der Authentizität) sowie in einem Zustand, der die Suche nach Datum, Betrag und Geschäftspartner ermöglicht (Sicherstellung der Sichtbarkeit). Viele Peppol-fähige Softwarelösungen verfügen bereits über Funktionen, die diese Aufbewahrungsanforderungen unterstützen; ob der eigene Betrieb die Anforderungen tatsächlich erfüllt, sollte jedoch mit einem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt abgeklärt werden.

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Go Komura

Geschäftsführer von KomuraSoft LLC

Spezialisiert auf Windows-Softwareentwicklung, technische Beratung und Fehleranalyse, insbesondere bei bestehenden Systemen und schwer reproduzierbaren Störungen.