Word 매뉴얼에서 이미지·그림·스크린샷을 어긋나지 않게 배치하는 방법

이전 기사 Word 매뉴얼 작성의 기본 - 나쁜 예와 개선책에서는 제목, 단락, 목차, 번호, 상호 참조와 같은 Word의 기본을 다루었습니다. 제목 스타일, 번호 매기기 목록, 자동 목차, 구역 나누기, 변경 내용 추적의 리본 조작도 그쪽에 정리되어 있습니다. 본문이 어긋난 채로 이미지를 더하면 일이 이중으로 커지므로, 아직이라면 먼저 기본편을 읽어 주시기 바랍니다. 이번에는 그 이어지는 글로, 매뉴얼 품질을 크게 좌우하는 이미지·그림·스크린샷 다루기를 나쁜 패턴과 권장 실무를 나란히 두고 정리합니다.

이미지는 문장보다 직관적으로 전달되는 반면, Word 문서에서는 사고의 출발점이 되기 쉬운 요소이기도 합니다. 붙여 넣고 드래그하면 그 자리에서는 정돈되어 보이지만,

• 본문이 단락 하나만 늘어도 그림 위치가 어긋난다
• 그림 번호를 손으로 고치는 운영이 되어 개정 비용이 늘어난다
• 트리밍했다고 생각한 영역이 실제로는 파일 안에 남아 있다
• 그림과 설명이 다른 페이지로 나뉘어 읽기 어려워진다
• PDF 배포 때 대체 텍스트나 읽기 순서가 깨진다

같은 문제가 일어납니다.

전제는 주 형식을 .docx로 한 Word 데스크톱 버전 중심 운영입니다. Web 버전에서도 기본 편집은 가능하지만, 이미지 텍스트 줄 바꿈이나 위치 고정 쪽은 데스크톱 버전이 다루기 쉽습니다. ¹²

목차

1. 먼저 결론
2. 이미지·그림이 들어가면 Word 문서가 어긋나기 쉬운 이유
3. 나쁜 패턴과 권장 실무 목록
4. 이미지·그림 배치의 기준
5. Word에서의 구체적 방법
6. 템플릿에 고정하고 싶은 규칙
7. 배포 전 점검 목록
8. 정리
9. 참고 자료

이 글의 지식 맵

Word의 이미지는 기본값으로 텍스트 줄 안 배치가 되어 단락의 일부로 다루어지므로, 본문이 늘거나 줄어도 위치가 잘 어긋나지 않는 반면, 텍스트 줄 바꿈 배치로 바꾼 이미지는 단락에 묶인 앵커를 가진 부동 개체가 되어, 그 단락이 페이지를 넘으면 이미지도 함께 움직입니다. 자르기는 영역만 가릴 뿐 원본 데이터를 지우지 않으므로, 배포 전에는 그림 압축 기능으로 자른 부분을 삭제해야 합니다. 그림 번호는 캡션 기능으로, 본문에서의 참조는 상호 참조로 자동화하고, 둘 다 배포 전의 필드 업데이트로 최신화합니다. 개체 그룹화에는 텍스트 줄 안이 아닌 배치로의 변경이 필요하며, 대체 텍스트와 접근성 검사, 그림 압축은 최종적으로 모두 배포 전 검사로 모입니다.

flowchart LR
    accTitle: Word 이미지·도형 배치의 지식 맵
    accDescr: 텍스트 줄 안 배치와 앵커의 관계를 중심으로, 텍스트 줄 바꿈 배치로 인한 이미지 위치 어긋남, 자르기와 그림 압축, 그림 번호·상호 참조·필드 업데이트의 연결, 배포 전 검사로 모이는 대체 텍스트와 접근성 검사의 자리매김을 보여주는 그림.
    inline_image_placement["텍스트 줄 안 배치"]
    image_anchor["앵커(이미지)"]
    text_wrapping["텍스트 줄 바꿈(둘러싸기)"]
    image_position_drift["이미지 위치 어긋남(의도하지 않은 이동)"]
    microsoft_word["Microsoft Word"]
    caption_feature["캡션(그림/표 번호) 기능"]
    cross_reference["상호 참조"]
    image_cropping["자르기(이미지)"]
    image_compression["이미지 압축"]
    field_update["필드 업데이트(Ctrl+A→F9)"]
    keep_with_next["다음 단락과 함께 유지"]
    figure_caption_separation["그림과 캡션의 분리"]
    pre_distribution_check["배포 전 검사"]
    object_grouping["개체 그룹화"]
    alt_text["대체 텍스트"]
    accessibility_checker["접근성 검사"]
    text_wrapping -->|"전제로 한다"| image_anchor
    inline_image_placement -->|"양립하지 않는다"| text_wrapping
    image_anchor -.->|"원인이 될 수 있다"| image_position_drift
    inline_image_placement -->|"방지한다"| image_position_drift
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| image_anchor
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| caption_feature
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| cross_reference
    image_cropping -.->|"전제로 한다"| image_compression
    cross_reference -.->|"전제로 한다"| caption_feature
    cross_reference -.->|"전제로 한다"| field_update
    caption_feature -.->|"전제로 한다"| field_update
    keep_with_next -->|"방지한다"| figure_caption_separation
    figure_caption_separation -->|"에서 확인할 수 있다"| pre_distribution_check
    keep_with_next -->|"권장되는 대응"| caption_feature
    object_grouping -->|"전제로 한다"| text_wrapping
    field_update -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    image_compression -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    alt_text -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    accessibility_checker -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| text_wrapping
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| inline_image_placement

그림의 실선은 항상 성립하는 관계, 점선은 조건이 붙는 관계입니다(성립 조건은 상세 페이지의 관계별 설명에 적혀 있습니다). 관계 전체 목록(총 21건, 근거와 확신도 포함)과 주요 개념의 정의는 지식 맵 상세 페이지에 정리되어 있습니다(일본어). 데이터: JSON-LD / Turtle

이 기사의 지식 맵

Word 이미지는 기본으로 인라인 배치가 되어 단락의 일부로 다루어지므로, 본문이 늘거나 줄어도 위치가 어긋나기 어렵습니다. 반면 줄 바꿈 배치로 바꾼 이미지는 단락에 묶이는 앵커를 가진 floating object가 되어, 그 단락이 페이지를 넘으면 이미지도 함께 움직입니다. 트리밍은 영역을 가릴 뿐 원본 데이터를 지우지 않으므로, 배포 전에는 그림 압축 기능으로 잘린 부분을 삭제해야 합니다. 그림 번호는 캡션 기능, 본문에서의 참조는 상호 참조로 자동화하고, 둘 다 배포 전 필드 업데이트로 최신화합니다. 개체 그룹화에는 인라인 이외로의 변경이 필요하며, 대체 텍스트와 접근성 검사, 그림 압축은 결국 모두 배포 전 점검으로 모입니다.

flowchart LR
    accTitle: Word 이미지·그림 배치의 지식 맵
    accDescr: 인라인 배치와 앵커의 관계를 중심으로, 줄 바꿈 배치로 인한 이미지 위치 어긋남, 트리밍과 그림 압축, 캡션·상호 참조·필드 업데이트의 연결, 배포 전 점검으로 모이는 대체 텍스트와 접근성 검사의 위치를 나타내는 그림.
    inline_image_placement["인라인 배치"]
    image_anchor["앵커(이미지)"]
    text_wrapping["줄 바꿈 배치"]
    image_position_drift["이미지 위치 어긋남(의도하지 않은 이동)"]
    microsoft_word["Microsoft Word"]
    caption_feature["캡션(그림 번호) 기능"]
    cross_reference["상호 참조"]
    image_cropping["트리밍(이미지)"]
    image_compression["그림 압축"]
    field_update["필드 업데이트(Ctrl+A→F9)"]
    keep_with_next["다음 단락과 함께 이동"]
    figure_caption_separation["그림과 캡션의 분리"]
    pre_distribution_check["배포 전 점검"]
    object_grouping["개체 그룹화"]
    alt_text["대체 텍스트"]
    accessibility_checker["접근성 검사"]
    text_wrapping -->|"전제로 한다"| image_anchor
    inline_image_placement -->|"양립하지 않는다"| text_wrapping
    image_anchor -.->|"원인이 될 수 있다"| image_position_drift
    inline_image_placement -->|"방지한다"| image_position_drift
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| image_anchor
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| caption_feature
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| cross_reference
    image_cropping -.->|"전제로 한다"| image_compression
    cross_reference -.->|"전제로 한다"| caption_feature
    cross_reference -.->|"전제로 한다"| field_update
    caption_feature -.->|"전제로 한다"| field_update
    keep_with_next -->|"방지한다"| figure_caption_separation
    figure_caption_separation -->|"에서 확인할 수 있다"| pre_distribution_check
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    object_grouping -->|"전제로 한다"| text_wrapping
    field_update -->|"권장 대응"| pre_distribution_check
    image_compression -->|"권장 대응"| pre_distribution_check
    alt_text -->|"권장 대응"| pre_distribution_check
    accessibility_checker -->|"권장 대응"| pre_distribution_check
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| text_wrapping
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| inline_image_placement

그림의 실선은 항상 성립하는 관계, 파선은 조건부 관계입니다(성립 조건은 상세 페이지의 각 관계 설명에 적혀 있습니다). 관계 전체 목록(총 21건, 근거·확실도 포함)과 주요 개념 정의는 지식 맵 상세 페이지에 정리되어 있습니다. 데이터: JSON-LD / Turtle

1. 먼저 결론

먼저 결론만 나열하면, 이미지나 그림을 쓰는 매뉴얼에서는 다음 6가지가 중요합니다.

1. 기본은 [인라인]으로 둔다 Word에서 이미지 배치는 원칙적으로 인라인을 기본으로 합니다. 단락으로 다룰 수 있어 개정에 잘 견딥니다.

2. 이미지는 첫 언급 바로 뒤에 둔다 본문에서 다룬 내용과 떨어진 위치에 그림을 두지 않습니다. 읽는 사람이 시선을 왔다 갔다 하지 않아도 됩니다.

3. 스크린샷은 필요한 범위만 보여 준다 화면 전체를 매번 붙이지 말고, 보여줄 부분만 잘라냅니다. 「한 장에 메시지 하나」가 기본입니다.

4. 그림 번호와 참조는 자동화한다 그림 번호는 캡션 기능, 본문 참조는 상호 참조로 넣습니다. 위 그림 아래 그림 이미지 1 직접 입력은 그만둡니다.

5. 텍스트 줄 바꿈은 예외 운영으로 둔다 [사각형]이나 [페이지에 위치 고정]은 편리하지만, 앵커를 이해하지 않고 쓰면 어긋나기 쉽습니다. 레이아웃 목적이 분명할 때만 사용합니다.

6. 배포 전에 용량·접근성까지 확인한다 트리밍 영역 삭제, 그림 압축, 대체 텍스트, 접근성 검사까지 포함해 마감합니다.

2. 이미지·그림이 들어가면 Word 문서가 어긋나기 쉬운 이유

Word는 단락을 중심으로 한 문서 편집에는 매우 강한 반면, 떠 있는 개체(floating object) 가 늘면 한순간에 불안정해지기 쉽습니다.

본문만으로 된 문서라면 제목, 단락, 글머리 기호, 페이지 나누기를 제대로 설정해 두면 크게 어긋나는 일은 드뭅니다. 그런데 이미지를 넣는 순간 다음과 같은 요소가 늘어납니다.

• 이미지 자체의 위치
• 본문과의 거리
• 텍스트 줄 바꿈 종류
• 앵커 위치
• 캡션과의 관계
• 페이지를 넘을 때의 처리
• 압축이나 트리밍 후의 데이터 관리
• PDF로 만들 때의 읽기 및 태그

즉 이미지는 「겉모습」만의 문제가 아니라 구조·참조·배포 품질의 문제이기도 합니다.

그래서 이미지·그림을 다룰 때는 「예쁘게 보이는가」만이 아니라, 다음 세 가지를 동시에 만족해야 합니다.

• 어긋나기 어려울 것
• 개정하기 쉬울 것
• 읽는 사람에게 전달될 것

이 셋을 만족하는 가장 짧은 길은, 인라인 배치를 기본으로 하고, 필요한 것만 예외적으로 floating 배치로 두는 기준입니다. ¹²³

3. 나쁜 패턴과 권장 실무 목록

4. 이미지·그림 배치의 기준

4.1 이미지는 「장식」이 아니라 본문의 일부로 다룬다

매뉴얼에서 쓰는 그림이나 스크린샷은 분위기를 만드는 장식이라기보다, 본문 설명을 보강하는 정보입니다.

그래서 이미지 앞뒤에는 다음 관계가 필요합니다.

• 본문에서 「무엇을 봐야 하는지」를 먼저 말한다
• 이미지로 그것을 확인하게 한다
• 필요하면 이미지 바로 뒤에 보충을 쓴다

반대로 이미지만 붙이고 「아래 그림 참조」로 끝내면, 읽는 사람은 어디에 주목해야 하는지 알 수 없습니다.

실무에서는 이렇게 생각하면 잘 됩니다.

• 한 장에 메시지 하나
• 한 섹션에서 보여 주고 싶은 것을 너무 늘리지 않는다
• 본문에서 설명하지 않는 그림은 두지 않는다

스크린샷이 많은 문서일수록, 이 원칙으로 정보 밀도를 낮추면 읽기 쉬워집니다.

4.2 기본은 [인라인]. 우선 단락으로 다룬다

Word에서는 새 이미지를 삽입하거나 붙여 넣을 때 기본으로 인라인으로 다루어집니다. 인라인 이미지는 삽입 위치에 묶이며, 텍스트 문자처럼 다루어집니다. 반면 사각형 같은 텍스트 줄 바꿈을 쓴 이미지는 단락에 연결된 앵커를 가진 floating object가 됩니다. ¹²³

앵커란 무엇인가

여기서 나오는 앵커는 이 기사에서 가장 오해되기 쉬운 개념이므로, 먼저 정의해 둡니다.

앵커란, floating object가 「어느 단락에 속하는지」를 나타내는 연결입니다. 화면에서는 그 단락 왼쪽에 닻 표시로 나타납니다.

중요한 것은 다음 세 가지입니다.

• 앵커가 가리키는 것은 「페이지」가 아니라 「단락」입니다. 이미지가 페이지 오른쪽 위에 보여도, 내부적으로는 특정 단락에 매달려 있습니다.
• 그 단락이 움직이면 이미지도 함께 움직입니다. 앞 페이지에서 한 줄이 늘어 단락이 다음 페이지로 넘어가면, 이미지도 따라갑니다. 「건드리지 않았는데 그림만 다음 페이지로 날아갔다」는 거의 이 때문입니다.
• 앵커가 붙은 단락을 삭제하면 이미지도 함께 사라집니다. 이미지를 선택하지 않았는데 그림이 사라진 사고는 여기서 일어납니다.

반면 인라인 이미지에는 앵커가 없습니다. 이미지 자체가 단락의 내용, 즉 큰 문자 하나처럼 다루어지기 때문입니다. 이 차이를 그림으로 나타내면 다음과 같습니다.

flowchart TB
    subgraph INLINE["인라인 배치 ── 이미지는 단락의 내용"]
      direction TB
      A1["본문 단락"] --> A2["이미지<br/>큰 문자 하나처럼 다루어진다"] --> A3["다음 단락"]
    end
    subgraph FLOAT["텍스트 줄 바꿈 배치 ── 이미지는 다른 레이어"]
      direction TB
      B1["본문 단락<br/>이 줄에 앵커 기호가 붙는다"] --> B3["다음 단락"]
      B1 -.->|"앵커로 묶인다"| B2["이미지<br/>위치는 페이지 위 좌표로 정해진다"]
    end

그림: 인라인은 이미지가 단락의 일부가 되고, 텍스트 줄 바꿈은 이미지가 다른 레이어에 떠서 앵커만으로 단락과 연결된다

앵커는 기본으로는 표시되지 않습니다. 보이게 하는 방법은 5.2의 절차 5에 적어 두었습니다. floating 배치를 쓴다면, 먼저 앵커를 표시하는 것부터 시작합니다. 보이지 않는 연결을 손으로 더듬어 고치려는 것이, 이 영역에서 가장 시간을 많이 쓰는 패턴입니다.

매뉴얼에서 인라인을 기본으로 두는 편이 나은 이유는 단순합니다. 개정에 잘 견디기 때문입니다.

• 본문이 늘거나 줄어도 이미지가 단락과 함께 움직인다
• 이미지를 단락 단위로 가운데 맞출 수 있다
• 페이지 넘김의 영향을 읽기 쉽다
• 앵커나 겹침 순서 사고가 일어나기 어렵다

특별한 레이아웃 이유가 없다면, 우선 [인라인] + 가운데 맞춤 + 캡션 형식이면 충분합니다.

4.3 이미지는 「첫 언급 바로 뒤」에 둔다

이미지를 읽기 쉽게 하는 가장 간단한 방법은 본문과 떨어뜨리지 않는 것입니다.

나쁜 예는 이렇습니다.

• 설명은 두 페이지 앞에 있다
• 이미지는 페이지 끝으로 밀려 있다
• 그림 번호만 본문에 있다
• 읽는 사람이 앞뒤 페이지를 여러 번 오간다

가장 좋은 것은 처음 그 그림을 언급한 단락 바로 뒤에 두는 것입니다.

예를 들어,

[알림 설정]을 열고, 오른쪽 위의 [배포 조건]을 선택합니다. 설정 대상은 그림 3-2의 빨간 테두리 부분입니다.

라고 썼다면, 바로 아래에 그림 3-2가 있는 상태가 이상적입니다.

「그림은 뒤에 모아 싣는다」 방식은 자료집에는 맞지만, 조작 매뉴얼에는 잘 맞지 않습니다.

4.4 스크린샷은 「잘라내기」로 보기 쉬움이 정해진다

실무에서 흔한 것이, Full HD나 4K 화면 전체를 그대로 붙여 넣는 패턴입니다. 이 방식이면 읽는 사람에게 보여 주고 싶은 단추나 입력란이 작아져, 오히려 알기 어려워집니다.

스크린샷에서 중요한 것은 어디를 보여 줄지입니다.

구체적으로는 이 순서로 생각하면 헤매기 어렵습니다.

1. 이 그림으로 전하고 싶은 조작은 무엇인가
2. 그 조작에 불필요한 영역은 어디인가
3. 같은 화면을 다음 그림에서도 쓴다면, 이번에 보여 줄 범위는 최소로 충분한가
4. 비교 그림이라면, 잘라내는 범위와 배율을 맞춰야 하는가

특히 중요한 점이, 트리밍만 해서는 삭제가 되지 않는다는 것입니다. Word / Office에서는 기본으로 트리밍한 영역이 파일 안에 남으므로, 필요하면 삭제 처리까지 해야 합니다. ⁴⁵

4.5 비교 그림과 주석 그림은 「완성된 한 장」에 가깝게 둔다

응용편에서 강하게 권하고 싶은 것은, 비교 그림이나 주석 그림을 Word 위의 여러 개체로 너무 붙들고 있지 않는 것입니다.

흔한 상태는 이렇습니다.

• 원본 이미지 1장
• 말풍선 3개
• 화살표 5개
• 텍스트 상자 4개
• 여기에 또 다른 캡션

이 상태가 되면, 하나를 조금 만져도 전체 위치 관계가 어긋나기 쉽습니다.

권장 실무는 두 가지입니다.

1. 가능하면 주석이 들어간 완성 그림을 이미지 한 장으로 삽입한다
2. Word 안에서 만들 때도, 결국에는 그룹화해서 한 단위로 다룬다

특히 before / after 비교는 두 장을 따로 나란히 두고 캡션 두 개를 붙이기보다, A: 변경 전 B: 변경 후를 포함한 비교 그림 한 장으로 만들어 그림 4-1로 다루는 편이, 본문에서 참조하기 쉽습니다.

5. Word에서의 구체적 방법

이 장은 8개 절로 되어 있고, 각각 독립된 절차로 읽을 수 있습니다. 처음부터 끝까지 읽을 필요는 없습니다. 지금 막히는 지점부터 찾아 읽으시기 바랍니다.

각 절은 「절차」 제목부터 읽기 시작하면 그 절만으로 끝납니다. 절차 번호는 절마다 1부터 다시 매기므로, 앞 절의 계속이 아닙니다.

5.1 가장 어긋나기 어려운 「스크린샷 한 장」 형식

우선 사고가 가장 적은 기본형부터입니다. 조작 매뉴얼의 대략 80%는 이 형식이면 충분합니다.

절차(인라인 배치로 한 장 붙이기)

1. 이미지를 삽입하거나 스크린샷을 붙여 넣는다
2. 이미지를 선택하고 [레이아웃 옵션]에서 [인라인]을 고른다
3. 이미지가 들어간 단락을 가운데 맞춘다
4. [그림 형식]에서 [자르기]를 써서 필요한 범위만 남긴다
5. 이미지 바로 아래에 캡션을 넣는다
6. 빈 줄이 아니라 단락 앞뒤 간격으로 여백을 만든다
7. 본문 쪽에서는 상호 참조로 그림 번호를 넣는다
8. 이미지 단락과 캡션 단락을 같은 페이지에 유지한다

이 형식이 강한 이유

• 이미지가 단락에 묶인다
• 가운데 맞춤이 안정된다
• 그림 번호를 자동으로 관리할 수 있다
• 참조 대상이 어긋나기 어렵다
• 편집자가 바뀌어도 깨지기 어렵다

「일단 붙여서 드래그하는」 것보다 조금 손이 더 가 보이지만, 개정할 때의 차이가 꽤 납니다.

5.2 텍스트 줄 바꿈 배치를 쓸 때는 앵커를 전제로 운영한다

[사각형]이나 [위/아래], [페이지에 위치 고정]을 쓰면 본문 옆이나 특정 위치에 그림을 둘 수 있습니다. 다만 이 운영은 단락에 묶인 floating object가 되므로, 인라인보다 주의가 필요합니다. ¹²

텍스트 줄 바꿈이 맞는 장면

• 제목 페이지의 장식 그림
• 여백에 붙이는 작은 그림이나 아이콘
• 그림과 본문을 좌우로 보여 주고 싶은 레이아웃
• Word 안에서 주석 그림을 잠시 조립할 때

절차(텍스트 줄 바꿈으로 바꾸고, 앵커가 보이게 한다)

1. 이미지를 선택한다
2. [레이아웃 옵션]에서 텍스트 줄 바꿈 종류를 고른다 예: [사각형], [위/아래]
3. 페이지의 정해진 위치에 두고 싶다면 [페이지에 위치 고정]을 쓴다
4. 본문의 증감에 맞춰 움직이게 하고 싶다면, 페이지 고정이 아니라 본문을 따라가는 배치를 고른다
5. [홈] > [표시/숨기기 ¶]로 편집 기호를 켜거나, [파일] > [옵션] > [표시] > [개체 앵커]를 켜서 앵커가 보이게 한다
6. 위치 관계를 고정하고 싶다면 [레이아웃 옵션] > [자세히] > [앵커 잠금]을 쓴다 ²

주의점

• 텍스트 줄 바꿈을 쓰면 그림은 「이 페이지」가 아니라 「이 단락」에 묶이는 경우가 많다
• 본문을 늘리거나 줄이면 겉보기 위치 관계가 바뀔 수 있다
• 이미지가 많은 절차서에서는 너무 쓰면 유지보수가 어려워진다

그래서 텍스트 줄 바꿈은 예외 운영으로 보는 편이 안전합니다.

5.3 스크린샷을 보여 주고 싶은 범위만 남긴다

스크린샷의 질은 이미지 자체보다 잘라내는 방식으로 정해집니다.

나쁜 패턴

• 화면 전체를 붙여서 보여 주고 싶은 단추가 작다
• 비교 그림인데 좌우 확대율이 다르다
• 개인 이름이나 메일 주소가 비친다
• 트리밍만 하고 원본 데이터는 지우지 않았다

권장 실무

• 그림 하나에 메시지 하나로 줄인다
• 보여 주고 싶은 범위만 자른다
• 비교 그림은 잘라낸 범위와 배율을 맞춘다
• 기밀 정보는 안 보이게 하는 데 그치지 않고, 필요하면 삭제한다

절차(보여 주고 싶은 범위만 잘라낸다)

1. 이미지를 선택한다
2. [그림 형식] > [자르기]를 고른다
3. 불필요 부분을 깎아, 조작 대상이 충분히 읽히는 크기까지 줄인다
4. 비교 그림이면 필요에 따라 [자르기] > [가로 세로 비율]로 비율을 맞춘다
5. 배포 전에 [그림 형식] > [그림 압축]을 연다
6. [잘린 그림 영역 삭제]를 켠다 ⁴⁵

실무상의 요령

• 단추나 입력란만 보여 주면 된다면 화면 전체는 필요 없다
• 그림을 작게 줄이기보다 먼저 잘라낸다
• 판독할 수 없을 때까지 축소할 정도라면, 다음 페이지로 넘기는 편이 낫다

5.4 주석이 있는 그림을 만드는 방법은 두 가지다

주석이 있는 그림은 알기 쉬운 반면 Word에서는 깨지기 쉬운 영역이기도 하므로, 방법을 처음에 정해 두는 것이 요령입니다.

방법 A: 주석이 들어간 완성 그림을 이미지 한 장으로 삽입한다

이쪽이 첫째 권장입니다.

맞는 경우

• 말풍선이나 화살표가 많다
• before / after를 한 장으로 보여 주고 싶다
• PDF 배포까지 포함해 어긋나기 어려움을 우선하고 싶다

이점

• Word 위에서는 개체 하나로 끝난다
• 그림 번호도 하나로 관리할 수 있다
• 상호 참조하기 쉽다
• 다른 편집자가 만져도 사고가 나기 어렵다

방법 B: Word 안에서 도형과 이미지를 조합해 만든다

Word 안에서 주석을 붙이는 것 자체는 가능합니다. 다만 여러 개체인 채로 방치하지 않는 것이 철칙입니다.

절차(Word 안에서 주석 그림을 조립하고 그룹화한다)

1. 원본 이미지를 삽입한다
2. 주석을 겹치기 위해 이미지 텍스트 줄 바꿈을 인라인 이외로 바꾼다
3. 화살표, 말풍선, 텍스트 상자를 추가한다
4. Ctrl을 누른 채 각 개체를 선택한다
5. [그림 형식] 또는 [도형 서식] > [그룹] > [그룹]을 쓴다 ⁶⁷
6. 여러 개체의 위치를 맞추고 싶을 때는 [맞춤]을 쓴다 ⁶

더 중요한 주의

• 개체 그룹화에는 각 개체가 인라인 이외여야 합니다 ⁷
• floating object에 캡션을 붙여 그것까지 함께 움직이게 하려면, 먼저 레이아웃을 정한 뒤에 캡션을 넣습니다 ⁸

즉 Word 안에서 주석 그림을 만든다면,

1. 이미지를 floating 배치로 둔다
2. 주석을 더한다
3. 필요하면 캡션을 추가한다
4. 그룹화한다

이 순서로 진행하는 편이 사고가 적습니다.

5.5 그림 번호·장 번호·상호 참조를 연동한다

이미지 다루기에서 수작업이 남기 쉬운 것이 그림 번호와 본문에서의 참조입니다. 여기를 자동화하면 개정할 때마다 효과가 납니다.

그림 번호 넣는 법

1. 이미지를 선택한다
2. [참조] 또는 [참고 자료]에서 [캡션 삽입] / [그림 번호 삽입]을 고른다
3. 레이블을 그림으로 한다
4. 필요하면 설명문을 넣는다 예: 관리 화면의 알림 설정
5. 문서 전체에서 장 번호를 쓰고 있다면, 번호 매기기에서 장 번호 포함을 설정한다 ⁸⁹¹⁰

본문에서 참조 넣는 법

1. 본문에 참조 문장을 쓴다 예: 자세한 내용은 그림
2. [삽입] > [상호 참조]를 연다
3. 참조 종류에서 그림을 고른다
4. 대상 그림을 고른다
5. 필요하면 [하이퍼링크로 삽입]을 켠다 ¹¹

이 운영으로 피할 수 있는 것

• 위 그림 아래 그림이 어긋나는 일
• 그림 추가 때의 수동 수정
• 페이지 이동 후 참조 어긋남
• PDF로 만든 뒤의 링크 깨짐

상호 참조는 필드로 삽입되므로 배포 전에 업데이트가 필요합니다. 문서 전체라면 Ctrl + A 다음에 F9로 일괄 업데이트할 수 있습니다. ¹¹¹²

5.6 그림·캡션·설명을 같은 페이지에 유지한다

읽기 어려운 문서에서 흔한 것이,

• 페이지 끝에 그림만 있다
• 다음 페이지 맨 앞에 캡션이 있다
• 캡션 다음에 설명이 또 다른 위치에 있다

는 분리입니다.

이를 막으려면 페이지 나누기 설정을 단락 쪽에 두는 것이 기본입니다.

권하는 묶음

• 이미지 단락
• 캡션 단락
• 한 문장의 보충 설명
• 본문 이어서

절차(그림과 캡션을 같은 페이지에 유지한다)

1. 이미지가 들어 있는 단락을 고른다
2. 마우스 오른쪽 단추로 [단락]을 연다
3. [줄 및 페이지 나누기] 또는 그에 해당하는 탭을 연다
4. 이미지 단락에 다음 단락과 함께 이동을 설정한다
5. 캡션 단락에도 필요하면 다음 단락과 함께 이동을 설정한다
6. 캡션이 여러 줄이 되면, 필요에 따라 단락 잘림 방지나 줄 유지도 쓴다 ¹³

해서는 안 되는 일

• 빈 줄을 여러 개 넣어 맞춘다
• 이미지가 안 들어간다고 극단적으로 작게 줄인다
• 캡션만 남기고 그림을 다음 페이지로 보낸다

그림이 커서 들어가지 않으면, 그림 블록 전체를 다음 페이지로 보내는 편이 읽기 쉽습니다.

5.7 용량과 기밀 정보를 관리한다

응용편에서는 여기도 빼놓을 수 없습니다. 그림 배치가 깨끗해도, 파일이 너무 무겁거나 안 보여야 할 정보가 남아 있으면 실무에서 곤란합니다.

용량 면의 기본

• 필요 이상으로 큰 이미지를 그대로 붙이지 않는다
• 압축 대상을 선택한 이미지만으로 할지 문서 전체로 할지 정한다
• UI 글자를 못 읽게 만드는 압축은 피한다

Word에서의 절차

1. 이미지를 선택한다
2. [그림 형식] > [그림 압축]을 연다
3. 이 그림에만 적용인지 문서 전체인지를 고른다
4. 잘린 그림 영역 삭제를 켠다
5. 출력 해상도를 용도에 맞게 조정한다 ⁴⁵

운영상의 주의

• 트리밍만 해서는 원래 영역이 파일에 남는 경우가 있다
• 개인 이름, 메일 주소, 사내 URL, 고객 정보, 검증 데이터 등이 비치지 않았는지 확인한다
• 고민되면 원본 이미지는 따로 보관하고, 배포용 파일에서는 삭제한 상태로 둔다

특히 스크린샷 중심 매뉴얼에서는 기밀 정보 비침 대책과 파일 크기 관리를 세트로 생각하는 편이 안전합니다.

5.8 접근성을 떨어뜨리지 않는다

이미지·그림이 늘수록 접근성 차이가 납니다. 여기서 최소한 해 두고 싶은 것이 대체 텍스트와 접근성 검사입니다.

대체 텍스트의 기본

• 정보를 담은 그림에는 대체 텍스트를 붙인다
• 장식 목적만인 그림은 장식으로 표시한다
• 이미지 스크린샷 같은 모호한 설명으로 끝내지 않는다
• 내용만이 아니라 목적을 짧게 전한다
• 한두 문장 정도로 정리한다 ¹⁴¹⁵

예

• 나쁜 예: 설정 화면 이미지
• 좋은 예: 알림 설정 화면. 오른쪽 위의 [배포 조건]에서 메일 알림 사용/사용 안 함을 전환한다.

순서도나 복잡한 그림에서는 「그림이 무엇을 결론으로 내리는지」까지 쓰는 편이 전달됩니다. ¹⁵

설정 방법

1. 이미지를 마우스 오른쪽 단추로 누르고 [대체 텍스트 보기]를 연다
2. 정보를 담은 그림이면 설명을 넣는다
3. 장식만이라면 [장식으로 표시]를 쓴다 ¹⁴¹⁵

마지막 확인

1. [검토] > [접근성 검사]를 연다
2. 오류, 경고, 힌트를 확인한다
3. 이미지 관련 문제를 수정한다
4. PDF로 만들기 전에 한 번 더 확인한다 ¹⁶¹⁷

겉모습만 정리되어 있어도, 접근성이 나쁜 문서는 배포 품질로서는 충분하지 않습니다. 매뉴얼은 오래 쓰는 문서이므로, 여기를 처음부터 운영에 넣어 두면 나중에 편해집니다.

6. 템플릿에 고정하고 싶은 규칙

이미지·그림의 품질은 개인의 감각보다 규칙을 고정하는 것으로 안정됩니다. 템플릿이나 팀 표준으로, 적어도 다음은 정해 두면 운영하기 쉬워집니다.

6.1 이미지 삽입 규칙

• 기본 삽입 방법은 [인라인]
• 그림 단락은 가운데 맞춤
• 여백은 빈 줄이 아니라 단락 간격으로 만든다

6.2 크기 규칙

• 전체 너비 그림: 화면 전체나 큰 흐름
• 중간 크기 그림: 대화 상자나 설정 창
• 작은 크기 그림: 아이콘이나 일부 UI

이 세 가지만 정해 두어도 문서 전체의 인상이 맞춰집니다.

6.3 그림 번호 규칙

• 모두 캡션 기능으로 번호를 매긴다
• 문서에 장 번호가 있으면 그림 번호에도 장 번호를 넣는다
• 그림은 아래, 표는 위처럼 위치 규칙을 고정한다 ※ 어느 쪽을 택하든, 문서 전체에서 통일하는 것이 중요하다

6.4 본문 참조 규칙

• 위 그림 아래 그림은 쓰지 않는다
• 그림 2-3처럼 그림 번호로 참조한다
• 참조는 상호 참조로 삽입한다

6.5 주석 그림 규칙

• 주석이 많은 그림은 되도록 완성 그림 한 장으로 만든 뒤 삽입한다
• Word 안에서 조합할 때는 그룹화까지 한다
• before / after는 두 장 따로 관리보다 비교 그림 한 장을 우선한다

6.6 배포 품질 규칙

• 배포 전에 필드 업데이트
• 그림 압축과 트리밍 영역 삭제를 확인
• 대체 텍스트 또는 장식 표시 중 하나를 설정
• 접근성 검사를 통과시킨다

7. 배포 전 점검 목록

마지막으로, 이미지·그림 주변만 좁힌 점검 목록입니다.

• 이미지는 첫 언급 바로 뒤에 두었는가
• 화면 전체를 불필요하게 붙이지 않았는가
• 이미지를 가로세로로 늘리지 않았는가
• 그림 번호는 직접 입력이 아니라 자동 번호 매기기인가
• 본문에서의 참조는 상호 참조인가
• 위 그림 아래 그림 표현이 남아 있지 않은가
• 그림과 캡션이 다른 페이지로 나뉘지 않았는가
• floating 배치 이미지에서 앵커 위치를 확인했는가
• 트리밍만 하고 끝내지 않았는가
• 개인 정보나 기밀 정보가 비치지 않았는가
• 이미지 용량이 지나치지 않은가
• 대체 텍스트 또는 장식 표시를 설정했는가
• 접근성 검사를 실행했는가
• Ctrl + A → F9로 필드 업데이트를 마쳤는가

8. 정리

Word에서 이미지나 그림을 다룰 때 중요한 것은 복잡한 레이아웃을 만드는 일이 아니라, 어긋나기 어렵고, 개정하기 쉽고, 읽는 사람이 헤매지 않는 상태로 두는 것입니다. 그 의미에서 우선 인라인, 이미지는 첫 언급 바로 뒤, 스크린샷은 잘라내 초점을 맞추고, 그림 번호와 참조는 자동화, 텍스트 줄 바꿈은 예외 운영, 배포 전에 용량과 접근성을 확인한다는 방침이 매뉴얼에서는 효과가 있습니다.

이미지는 이해하기 쉽게 하기 위한 것이지만, 다루는 방법이 거칠면 반대로 문서 전체의 품질을 떨어뜨립니다. 이 부분을 규칙화하면 Word에서도 안정된 매뉴얼 운영이 가능하고, 이전 기본편에서 다룬 제목, 번호, 상호 참조, 페이지 나누기 규칙과 맞물리면 「읽기 위한 문서」에서 한 걸음 나아간 유지보수할 수 있는 매뉴얼에 가까워집니다.

9. 참고 자료

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자주 묻는 질문

이 기사 주제에 대해 상담 시 자주 나오는 질문을 모았습니다.

Word에서 이미지가 어긋나지 않게 하려면 어떻게 하면 되나요?

원칙적으로 이미지 배치를 「인라인」으로 두고 단락으로 다루는 방법이 가장 어긋나기 어렵습니다. 인라인 이미지는 삽입 위치에 묶여 텍스트 문자처럼 다루어지므로, 본문이 늘거나 줄어도 이미지가 단락과 함께 움직입니다. 단락 단위로 가운데 맞춤을 할 수 있고, 앵커나 겹침 순서 사고도 일어나기 어렵습니다. 특별한 레이아웃 이유가 없다면 「인라인 + 가운데 맞춤 + 캡션」 형식이면 충분합니다.

Word 매뉴얼의 이미지는 어디에 두어야 하나요?

처음 그 그림을 언급한 단락 바로 뒤에 두는 것이 이상적입니다. 설명은 두 페이지 앞에 있고 이미지만 페이지 끝으로 밀리면, 읽는 사람이 앞뒤 페이지를 여러 번 오가게 됩니다. 그림을 뒤에 모아 싣는 방식은 자료집에는 맞지만 조작 매뉴얼에는 맞지 않습니다. 더불어 그림과 캡션이 다른 페이지로 나뉘지 않도록, 단락 설정의 「다음 단락과 함께 이동」을 사용합니다.

스크린샷을 보기 쉽게 만드는 요령이 있나요?

화면 전체를 매번 붙이지 말고, 보여줄 부분만 잘라내는 것입니다. 한 장에 메시지 하나가 기본이며, Full HD나 4K 화면 전체를 붙이면 보여주고 싶은 단추나 입력란이 작아져 오히려 알기 어려워집니다. 비교 그림에서는 잘라내는 범위와 배율을 맞춥니다. 또한 트리밍만 해서는 원래 영역이 파일 안에 남으므로, 배포 전에 「그림 압축」에서 「잘린 그림 영역 삭제」를 켜야 합니다.

그림 번호나 「위 그림」「아래 그림」 참조는 어떻게 관리하면 되나요?

그림 번호는 캡션 기능으로 자동으로 번호를 매기고, 본문 참조는 상호 참조로 넣습니다. 「위 그림」「아래 그림」「이미지1」을 직접 입력하면 그림을 추가하거나 페이지가 바뀔 때마다 어긋나므로 그만두어야 합니다. 문서 전체에서 장 번호를 쓰고 있다면 그림 번호에도 장 번호를 넣는 설정이 가능합니다. 상호 참조는 필드로 삽입되므로, 배포 전에 Ctrl + A 다음에 F9로 일괄 업데이트합니다.

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Go Komura

합동회사 코무라소프트 대표

Windows 소프트웨어 개발, 기술 상담, 장애 조사를 중심으로 재현이 어려운 장애 조사와 기존 자산이 남아 있는 프로젝트에 강점이 있습니다.