Word 매뉴얼 작성의 기본 - 나쁜 예와 개선 방법

조작 매뉴얼, 작업 절차서, 유지보수 절차, 사내 운영 문서. 이런 문서에서 나중에 차이를 만드는 것은 문장력 자체보다, Word를 「겉모습만 맞추는 도구」로 쓰고 있지 않은지입니다.

처음에는 빨라 보이는 방법이라도,

• 제목을 굵게와 글자 크기만으로 만든다
• 스페이스나 Tab을 연타해 위치를 맞춘다
• Enter를 여러 번 눌러 페이지를 나눈다
• 목차나 페이지 참조를 손으로 입력한다
• 수정 요청을 빨간 글씨 그대로 본문에 섞는다

이런 것들이 섞이면 개정할 때마다 무너집니다.

이 글에서는 매뉴얼을 만들 때 실제로 필요한 Word의 기본을, 나쁜 패턴과 베스트 프랙티스를 나란히 두고 정리합니다.

대상 독자와, 이 글이 전제로 하는 버전

리본 이름이 사용 중인 환경과 다를 때는 탭 이름이 아니라 기능 이름으로 찾으십시오. 「제목 스타일」「번호 매기기」「목차」「나누기」「변경 내용 추적」이라는 기능 이름은 어느 버전에서도 바뀌지 않습니다.

목차

1. 먼저 결론
2. Word를 손으로 맞추는 도구로 쓰지 않기
3. 나쁜 패턴과 베스트 프랙티스 목록
4. 실무에서 짚을 포인트 (4.7에 주요 5가지 기능 조작 절차)
5. 매뉴얼용 Word 템플릿의 최소 구성
6. 배포 전 확인
7. 정리
8. 참고 자료

이 글의 지식 맵

Word 매뉴얼이 개정할 때마다 깨지는 주된 원인은 제목을 굵게로 대신하거나 목차와 페이지 참조를 직접 입력하는 수작업 레이아웃 조정에 있습니다. 제목 스타일을 쓰면 해당 줄을 정식 제목으로 다룰 수 있고, 제목 스타일이 붙은 줄만 가져오는 자동 목차가 동작하며, 번호 매기기 목록과 상호 참조는 본문이 늘거나 줄어도 번호와 참조 대상을 자동으로 유지합니다. 수정 지시를 빨간 글씨로 본문에 섞으면 검토 중인 메모인지 확정된 내용인지 구분이 안 되므로, 변경 내용 추적과 댓글로 나눠 관리합니다. 배포 전에는 Ctrl+A·F9로 필드를 업데이트하고, 제목 수준을 확인하며, 표·그림의 캡션과 대체 텍스트, 접근성 검사를 한꺼번에 실행하는 것이 권장됩니다.

flowchart LR
    accTitle: Word 매뉴얼 기본 기능의 지식 맵
    accDescr: 굵게나 직접 입력에 의존하는 수작업 레이아웃 조정이 개정 시 깨짐을 일으키는 반면, 제목 스타일·자동 목차·번호 매기기 목록·구역 나누기·상호 참조·변경 내용 추적 같은 Word의 구조 기능이 그 깨짐을 막는 관계와, 이들이 배포 전 점검으로 모이는 모습을 보여주는 그림
    manual_layout_formatting["수작업에 의한 레이아웃 조정"]
    heading_style["제목 스타일"]
    revision_breakage["개정 시 붕괴"]
    auto_toc["자동 목차"]
    cross_reference["상호 참조"]
    numbered_list["번호 매기기 목록(단락 번호)"]
    multilevel_list["다단계 목록(개요)"]
    header_footer["머리글/바닥글"]
    section_break["구역 나누기"]
    page_break["페이지 나누기"]
    track_changes["변경 내용 추적"]
    review_trace_contamination["리뷰 흔적 혼입"]
    word_comment["메모(Word)"]
    field_update["필드 업데이트(Ctrl+A→F9)"]
    pre_distribution_check["배포 전 검사"]
    caption_feature["캡션(그림/표 번호) 기능"]
    accessibility_checker["접근성 검사"]
    alt_text["대체 텍스트"]
    microsoft_word["Microsoft Word"]
    manual_layout_formatting -->|"원인이 될 수 있다"| revision_breakage
    heading_style -->|"완화한다"| revision_breakage
    auto_toc -->|"전제로 한다"| heading_style
    cross_reference -->|"완화한다"| revision_breakage
    numbered_list -->|"완화한다"| revision_breakage
    multilevel_list -.->|"전제로 한다"| heading_style
    header_footer -.->|"전제로 한다"| section_break
    page_break -->|"완화한다"| revision_breakage
    track_changes -->|"완화한다"| review_trace_contamination
    word_comment -->|"완화한다"| review_trace_contamination
    field_update -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    track_changes -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    word_comment -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    heading_style -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    caption_feature -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    accessibility_checker -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    alt_text -->|"권장되는 대응"| pre_distribution_check
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| heading_style
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| auto_toc
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| track_changes
    microsoft_word -->|"구현을 담당한다"| section_break

그림의 실선은 항상 성립하는 관계, 점선은 조건이 붙는 관계입니다(성립 조건은 상세 페이지의 관계별 설명에 적혀 있습니다). 관계 전체 목록(총 21건, 근거와 확신도 포함)과 주요 개념의 정의는 지식 맵 상세 페이지에 정리되어 있습니다(일본어). 데이터: JSON-LD / Turtle

1. 먼저 결론

먼저 결론만 적습니다. 매뉴얼 작성에서 효과를 가르는 것은 다음 4가지입니다.

1. 구조를 Word 기능에 맡긴다 제목, 번호, 목차, 참조, 페이지 제어는 손으로 입력하지 말고, Word의 스타일, 필드, 나누기로 관리합니다.

2. 위치 맞춤을 공백 문자에 맡기지 않는다 스페이스, Tab 연타, 빈 줄 연타는 나중에 고칠 때마다 깨집니다. 단락 설정, 들여쓰기, 표, 구역을 사용합니다.

3. 검토 내용을 본문에 섞지 않는다 수정 지시는 빨간 글씨 본문이 아니라, 메모와 변경 내용 추적으로 나눕니다. 최종본에서 무엇이 확정됐는지가 분명해집니다.

4. 배포 직전에 자동 요소를 업데이트한다 목차, 페이지 번호, 상호 참조, 캡션 번호는 마지막에 한꺼번에 업데이트합니다. PDF로 만들기 전에 접근성도 확인합니다.

2. Word를 손으로 맞추는 도구로 쓰지 않기

매뉴얼 작성에서 가장 중요한 것은 겉모습과 구조를 나누는 것입니다.

예를 들어, 이런 것은 본래 「구조」입니다.

• 장, 절, 소제목
• 절차 1, 절차 2, 절차 3
• 그림 2-1, 표 3-2
• 제4장 참조
• 표지 페이지만 페이지 번호 없음
• 개정 시의 수정 이력

그런데 무너지기 쉬운 문서에서는 이 구조를 전부 「겉모습 조정」으로 처리하려 합니다.

• 글자를 크게 해서 제목처럼 보이게 한다
• 1.을 손으로 입력한다
• 스페이스로 맞춘다
• Enter로 페이지를 넘긴다
• 「3페이지 참조」라고 입력한다

이 방식이면 한 곳만 고쳐도 다른 곳까지 무너집니다.

Word에는 제목 스타일, 목차, 단락 설정, 다단계 목록, 머리글 / 바닥글, 구역 나누기, 캡션, 변경 내용 추적, 접근성 검사처럼 문서를 구조로 담기 위한 기능이 처음부터 있습니다. 매뉴얼에서는 이 기본만 써도 사고가 꽤 줄어듭니다.

3. 나쁜 패턴과 베스트 프랙티스 목록

이 표의 오른쪽은 기능 이름까지입니다. 리본의 어디를 조작하는지는 4.7에 모아 두었습니다. 기능 자체를 처음 알게 된 경우에는 먼저 4.7을 본 뒤 4.1로 돌아가면 이해하기 쉽습니다.

4. 실무에서 짚을 포인트

4.1 제목을 굵게와 글자 크기만으로 만든다

나쁜 패턴 글자를 크게 하고 굵게 해서 「제목처럼」 보이게만 한다.

왜 문제인가 Word는 그 줄을 정식 제목으로 다루지 않습니다. 탐색 창에서 이동하기 어려워지고, 자동 목차에도 들어가지 않습니다. 접근성 면에서도 겉모습만의 제목은 불리합니다.

베스트 프랙티스 장, 절, 소제목에 제목 1 / 제목 2 / 제목 3을 할당합니다. 겉모습을 바꾸고 싶을 때는 줄마다 굵게나 글꼴 크기를 건드리지 말고, 스타일 쪽을 편집합니다.

4.2 스페이스나 Tab 연타로 위치를 맞춘다

나쁜 패턴 조작 이름과 설명 사이를 스페이스로 메운다, 오른쪽 끝의 버전 번호를 Tab 연타로 밀어 붙인다, 빈 줄을 여러 개 넣어 단락 간격 대신 쓴다.

왜 문제인가 문구가 한 글자만 늘어도 무너집니다. 글꼴 변경, 단락 추가, PDF 변환, 공동 편집에서도 어긋나기 쉽습니다.

베스트 프랙티스 위치나 여백은 문자가 아니라 단락 설정에 맡깁니다. 들여쓰기, 탭 위치, 단락 앞뒤 간격, 필요하면 표를 사용합니다.

4.3 Enter를 연타해 페이지를 나눈다

나쁜 패턴 다음 장을 다음 페이지부터 시작하고 싶어 Enter를 여러 번 눌러 보낸다.

왜 문제인가 위 페이지에서 한 줄이 늘어난 순간 전체가 어긋납니다. 빈 페이지가 섞이거나, 제목만 이전 페이지에 남거나, 의도하지 않은 위치에서 머리글이나 바닥글이 바뀌기도 합니다.

베스트 프랙티스 장 시작은 페이지 나누기, 페이지 번호나 머리글 / 바닥글 설정을 바꾸고 싶은 위치는 구역 나누기를 사용합니다. 레이아웃이 무너졌을 때는 ¶ 표시를 켜고, 페이지 나누기와 단락 기호가 보이는 상태에서 확인합니다.

4.4 목차·번호·상호 참조를 손으로 입력하지 않는다

나쁜 패턴 목차 페이지를 손으로 만들고, 장 이름과 페이지 번호를 매번 다시 입력한다. 1. 2. 3.이나 1.1 1.2를 본문에 직접 입력한다. 「12페이지 참조」「그림 3을 참조」라고 그대로 글자로 쓴다.

왜 문제인가 개정할 때마다 업데이트 누락이 생깁니다. 페이지 번호만 고치고 제목 이름은 옛것 그대로 남는 사고도 일어나기 쉽습니다.

베스트 프랙티스 제목 스타일을 써서 자동 목차를 만듭니다. 절차는 번호 매기기, 장이나 절의 체계는 다단계 목록으로 담습니다. 그림 번호, 페이지 번호, 장 번호에 대한 참조는 상호 참조나 필드로 두고, 마지막에 한꺼번에 업데이트합니다.

4.5 머리글 / 바닥글과 버전 번호를 페이지마다 직접 입력하지 않는다

나쁜 패턴 문서 이름, 버전, 페이지 번호를 각 페이지에 직접 입력한다. 표지 페이지만 따로 다루고 싶어 겉모습을 손으로 조정한다.

왜 문제인가 버전 업데이트를 잊거나, 페이지 번호가 어긋나거나, 중간에 부록만 서식을 바꾸고 싶을 때 무너지는 문제가 생깁니다.

베스트 프랙티스 문서 이름, 버전, 페이지 번호는 머리글 / 바닥글에 모읍니다. 표지 페이지만 따로 하려면 첫 페이지만 다르게, 장이나 부록마다 바꾸려면 구역 나누기와 이전과 같은 머리글 / 바닥글 해제를 사용합니다.

4.6 수정 이력·메모·그림·표를 나눈다

나쁜 패턴 빨간 글씨로 「여기 고침」「미확인」「상의 필요」라고 남겨 두고, 그대로 최종본에도 섞는다. 화면 전체 스크린샷만 넣고, 그림 번호도 설명도 없다.

왜 문제인가 어느 것이 본문이고, 어느 것이 검토 중인 메모인지 알 수 없게 됩니다. 최종본에 검토 흔적이 남는 원인도 됩니다.

베스트 프랙티스 수정 자체는 변경 내용 추적, 상의나 지시는 메모로 나눕니다. 그림이나 표에는 캡션을 붙이고, 필요하면 대체 텍스트도 설정합니다.

이미지나 스크린샷을 어떻게 둘지, 그림 번호 자동 채번, 자른 영역 삭제처럼 그림·표만으로 한 편 분량이 되므로, 후속 글 Word 매뉴얼에서 이미지·그림·스크린샷을 무너뜨리지 않고 배치하는 방법으로 나눠 두었습니다. 그림이 많은 매뉴얼이라면 이 글 다음에 이어서 읽으십시오.

4.7 주요 5가지 기능의 최단 조작 절차

여기까지는 「무엇을 해야 하는지」의 이야기였습니다. 실제로 어디를 조작하는지를 5개 기능으로 정리합니다. 먼저 목록입니다.

순서대로 조금만 보충합니다.

1. 제목 스타일을 할당한다

1. 장 제목 줄에 커서를 둡니다(줄 전체를 선택할 필요는 없습니다).
2. 「홈」 탭의 스타일 목록에서 「제목 1」을 고릅니다. ²
3. 절은 「제목 2」, 소제목은 「제목 3」으로 합니다.
4. 겉모습을 바꾸고 싶을 때는 그 줄을 직접 건드리지 말고, 스타일 이름을 마우스 오른쪽 단추로 눌러 「수정」에서 서식을 편집합니다. 한 곳만 고치면 같은 스타일의 줄이 전부 맞춰집니다.

2. 절차에 번호 매기기를 사용한다

1. 절차 줄을 한꺼번에 선택합니다.
2. 「홈」 탭의 「단락」 그룹에 있는 「번호 매기기」를 누릅니다. ⁴
3. 장·절 체계까지 번호로 관리하려면, 같은 그룹의 「다단계 목록」(개요)에서 제목 스타일과 연동하는 형식을 고릅니다.

1.을 손으로 입력하는 것만 그만둬도, 절차를 바꾸고 추가하는 일이 한결 수월해집니다.

3. 자동 목차를 넣는다

1. 먼저 1의 제목 스타일을 다 붙여 둡니다. 목차는 제목 스타일이 붙은 줄만 가져오므로, 여기가 끝나지 않으면 빈 목차가 만들어집니다.
2. 목차를 둘 위치(보통은 문서 맨 앞)를 클릭합니다.
3. 「참조」 탭 >「목차」를 열고 「자동 목차」를 고릅니다. ²
4. 개정한 뒤에는 목차를 선택하고 「목차 업데이트」를 실행합니다. 문서 전체를 한꺼번에 업데이트하는 방법은 6.1에 적었습니다.

4. 페이지 나누기와 구역 나누기를 구분해 쓴다

1. 그저 다음 페이지부터 시작하고 싶을 뿐이면 Ctrl + Enter로 페이지 나누기를 넣습니다. ³
2. 페이지 번호 매기는 방식, 머리글 / 바닥글 내용, 용지 방향을 중간부터 바꾸려면 그 위치에서 「레이아웃」 탭 >「나누기」>「다음 페이지」를 고릅니다. ⁵
3. 구역 나누기에는 「다음 페이지」「연속」「짝수 페이지」「홀수 페이지」가 있습니다. 매뉴얼에서는 「다음 페이지」가 거의 전부입니다. ⁵
4. 어느 쪽이 들어 있는지 모르겠다면 「홈」 탭의 「단락」 그룹에 있는 「편집 기호 표시/숨기기 ¶」를 켜면, 나누기 종류가 본문에 표시됩니다(Ctrl + Shift + 8. 숫자 키패드의 8에서는 동작하지 않습니다). ³

5. 변경 내용 추적으로 검토한다

1. 검토를 시작하기 전에 「검토」 탭에서 「변경 내용 추적」을 켭니다(Ctrl + Shift + E). ⁶³
2. 이후 편집은 삭제·삽입·서식 변경이 기록으로 남습니다. 빨간 글씨를 손으로 입력할 필요는 없습니다.
3. 「상의」나 「여기는 확인 필요」는 본문에 쓰지 말고 메모로 넣습니다.
4. 확정 작업은 「검토」 탭의 「변경 내용」 그룹에서 한 건씩 적용하거나 원래대로 돌립니다. ⁶
5. 배포 전에 이력과 메모가 남아 있지 않은지 반드시 확인합니다(6.2 참조).

5. 매뉴얼용 Word 템플릿의 최소 구성

처음부터 복잡한 템플릿은 필요 없습니다. 처음에는 이 정도면 충분합니다.

여기에 더해, 운영 규칙을 이 정도까지 정해 두면 이후가 꽤 편해집니다.

• 원본은 .docx
• 배포는 PDF
• 개정 시에는 변경 내용 추적을 사용한다
• 배포 전에 필드 업데이트
• 배포 전에 접근성 검사

6. 배포 전 확인

매뉴얼을 PDF로 만들기 전에, 최소한 여기는 보고 싶습니다.

6.1 전체 필드 업데이트

Ctrl + A로 전체를 선택하고 F9로 필드를 업데이트합니다. ³ 목차, 페이지 번호, 상호 참조, 캡션 번호의 업데이트 누락을 줄일 수 있습니다.

6.2 변경 내용 추적과 메모 정리

검토 도중의 이력이나 메모가 남아 있지 않은지 확인합니다. 「숨기기만 한」 채로 남아 있는 경우가 있으므로 주의합니다.

6.3 제목 수준 확인

장 구성이 제목 1 / 2 / 3으로 맞춰져 있는지 봅니다. 여기가 맞지 않으면 목차와 탐색이 무너집니다.

6.4 이미지와 표 확인

그림·표에 번호가 있는지, 이미지가 너무 크지 않은지, 무엇을 보면 되는지 본문에서 설명할 수 있는지를 확인합니다.

6.5 접근성 검사

접근성 검사를 실행해 제목, 대체 텍스트, 대비, 표 구조 등에 문제가 없는지 확인합니다. PDF 배포를 전제로 한다면 Word 쪽에서 먼저 맞춰 두는 편이 안전합니다.

7. 정리

Word로 매뉴얼을 만들 때 가장 피하고 싶은 것은 구조까지 수작업으로 담는 것입니다.

• 제목은 스타일
• 절차는 번호 기능
• 목차는 자동
• 페이지 제어는 페이지 나누기와 구역
• 그림·표는 캡션
• 검토는 변경 내용 추적과 메모
• 참조는 상호 참조
• 배포 전에 업데이트와 확인

요컨대 Word를 「글자를 입력하는 도구」로만 끝내지 않고, 문서 구조를 관리하는 도구로 쓰는 것입니다.

매뉴얼은 쓴 순간보다 고치는 순간에 차이가 납니다. 개정할 때마다 무너지는 문서는, 내용 이전에 Word의 기본 규칙이 무너져 있는 경우가 많습니다.

반대로 말하면, 여기만 잡아도 문서의 유지보수성은 꽤 올라갑니다. 처음부터 복잡한 디자인을 노릴 필요는 없습니다. 우선 제목·번호·목차·페이지 나누기·검토 다섯 가지를 수작업에서 빼는 것부터 시작하는 편이 실무적입니다.

8. 참고 자료

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자주 묻는 질문

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Word로 매뉴얼을 만들 때, 먼저 무엇을 주의하면 되나요?

겉모습과 구조를 나누는 것입니다. 장 구성·절차 번호·목차·페이지 제어·참조는 굵게나 스페이스 연타가 아니라 Word 기능에 맡깁니다. 구체적으로는 제목은 스타일, 절차는 번호 매기기, 목차는 자동 목차, 페이지 제어는 페이지 나누기와 구역 나누기, 참조는 상호 참조를 사용합니다. 수작업으로 맞춘 문서는 개정할 때마다 무너집니다.

제목을 굵게와 글자 크기만으로 만드는 것은 왜 안 되나요?

Word가 그 줄을 정식 제목으로 다루지 않기 때문입니다. 탐색 창에서 이동하기 어려워지고, 자동 목차에도 들어가지 않습니다. 접근성 면에서도 겉모습만의 제목은 불리합니다. 장·절·소제목에는 「제목 1 / 제목 2 / 제목 3」 스타일을 할당하고, 겉모습을 바꾸고 싶을 때는 줄마다가 아니라 스타일 쪽에서 편집합니다.

Enter를 연타해 페이지를 나누면 어떤 문제가 생기나요?

위 페이지에서 한 줄이 늘어난 순간 전체가 어긋납니다. 빈 페이지가 섞이거나, 제목만 이전 페이지에 남거나, 의도하지 않은 위치에서 머리글이나 바닥글이 바뀌기도 합니다. 장 시작은 페이지 나누기, 페이지 번호나 머리글·바닥글 설정을 바꾸고 싶은 위치는 구역 나누기를 쓰는 것이 기본입니다. 레이아웃이 무너졌을 때는 편집 기호 표시를 켜고 확인합니다.

매뉴얼을 배포하기 전에 무엇을 확인하면 되나요?

최소한 다섯 가지입니다. Ctrl + A로 전체를 선택한 뒤 F9로 필드를 업데이트해 목차·페이지 번호·상호 참조·캡션 번호의 업데이트 누락을 막는 것. 변경 내용 추적과 메모가 남아 있지 않은지 확인하는 것. 제목 수준이 맞춰져 있는지 보는 것. 그림·표의 번호와 크기를 확인하는 것. 그리고 접근성 검사를 실행해 제목·대체 텍스트·대비·표 구조 문제를 확인하는 것입니다.

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Go Komura

합동회사 코무라소프트 대표

Windows 소프트웨어 개발, 기술 상담, 장애 조사를 중심으로 재현이 어려운 장애 조사와 기존 자산이 남아 있는 프로젝트에 강점이 있습니다.