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Power-Automate-Lizenzierung ── Wie weit Microsoft 365 kostenlos trägt und wann Premium nötig wird

· · Power Automate, Lizenzierung, Premium-Connectoren, Microsoft 365, Cloud-Flow, RPA, AI Builder, Betriebsautomatisierung, Technische Beratung

„Power Automate ist doch in Microsoft 365 enthalten, also kostenlos, oder?“ Unternehmen, die mit dieser Annahme in die Automatisierung starten, kommen oft nach einiger Zeit mit einer Anfrage zu uns. „Ich wollte mich mit SQL Server verbinden und bekam eine ‚Premium’-Warnung.“ „Der Flow, den ich zum Testen gebaut habe, hat nach 90 Tagen aufgehört zu funktionieren.“ „Man hat mir gesagt, der Flow stoppt, wenn die Person, die ihn gebaut hat, das Unternehmen verlässt.“ All das führt auf die Funktionsweise der Lizenzierung zurück.

Und sie liegen zur Hälfte richtig. Eine Microsoft-365-Lizenz umfasst tatsächlich Nutzungsrechte (sogenannte Seed-Rechte), die es erlauben, Power-Automate-Cloud-Flows ohne zusätzliche Kosten zu erstellen, und Genehmigungs-Flows, Benachrichtigungen und SharePoint-Listen-Integration lassen sich tatsächlich innerhalb der kostenlosen Stufe aufbauen. Das Problem ist, dass die Grenze dieser Stufe Connector für Connector gezogen wird und man es kaum bemerkt, bis man mit dem Bauen begonnen hat und an die Wand stößt. Dieser Artikel ordnet die Lizenzstruktur von Power Automate ausgehend von „was möchten Sie tun“: die kostenlose Stufe, den Moment, in dem Premium notwendig wird, die Wahl eines kostenpflichtigen Plans sowie die Punkte, über die man in der Praxis stolpert.

Beachten Sie, dass dieser Artikel nicht auf die Preise selbst eingeht. Preise werden angepasst, während die Struktur „welche Lizenzstufe erlaubt was“ vergleichsweise stabil bleibt. Prüfen Sie die aktuellen Konditionen stets auf Microsoft Learn und den offiziellen Preisseiten.

1. Zunächst das Ergebnis

  • Eine Microsoft-365-Lizenz umfasst das Erstellen und Ausführen von Cloud-Flows (automatisiert, geplant und per Schaltfläche ausgelöst) mit Standard-Connectoren. Automatisierung rund um SharePoint, Outlook, Teams, Forms und Excel Online lässt sich ohne zusätzliche Kosten bauen.12
  • Diese Nutzungsrechte sind jedoch als „Erweiterung von Microsoft 365 für die persönliche Produktivität“ positioniert, tragen eine Obergrenze von 6.000 Aktionen pro Benutzer und Tag und umfassen weder Premium-Connectoren noch benutzerdefinierte Connectoren, das lokale Datengateway, RPA oder AI Builder.13
  • Dataverse, SQL Server, HTTP (die allgemeine HTTP-Aktion) und benutzerdefinierte Connectoren sind allesamt Premium. „Das ist doch nur der Aufruf einer externen Web-API, also müsste es kostenlos sein“ gilt hier nicht.45
  • Kostenpflichtige Pläne gliedern sich grob in zwei Familien: Power Automate Premium, einem Benutzer zugewiesen, und Power Automate Process, einem Flow oder einer Maschine zugewiesen (der Nachfolger des alten Per-User-Plans, des alten Per-Flow-Plans und des alten Add-ons für unbeaufsichtigte RPA). Strukturell ist es eine Frage, ob das Zählen nach Personen oder nach Prozessen günstiger ausfällt.67
  • Automatisierte und geplante Flows laufen unter der Lizenz des Flow-Eigentümers, während per Schaltfläche ausgelöste Sofort-Flows unter der Lizenz der ausführenden Person laufen. Geben Sie einen Schaltflächen-Flow mit Premium-Connector abteilungsweit frei, benötigt jeder, der ihn ausführt, Premium (oder Sie weisen dem Flow Process zu).8
  • Genehmigungen (Approvals) speichern ihre Daten in Dataverse, doch der Genehmigungs-Connector selbst ist ein Standard-Connector. Sie können Genehmigungs-Flows mit einer Microsoft-365-Lizenz bauen.9
  • Die 90-Tage-Testversion (Power Automate Trial) lässt sich von Benutzern selbst aktivieren und erlaubt das Ausprobieren fast aller Premium-Funktionen. So praktisch das ist, ein klassischer Unfall besteht darin, in den Produktivbetrieb hineinzurutschen, während man noch auf der Testversion ist, und beim Ablauf zu erleben, dass Flows stoppen.610

2. Das große Bild ── Was Microsoft 365s „Seed“-Rechte tatsächlich sind

Die Power-Automate-Lizenzierung setzt sich aus zwei Familien zusammen: Benutzerlizenzen (Personen zugewiesen) und Kapazitätslizenzen (der Automatisierung selbst zugewiesen, etwa einem Flow oder einer Maschine).6

Innerhalb der Benutzerlizenzfamilie gibt es begrenzte Nutzungsrechte, die als „Beigabe“ mit Lizenzen für andere Produkte wie Microsoft 365, Dynamics 365 und Windows gebündelt sind. Microsofts Dokumentation nennt diese Seed-Lizenzen (seeded licenses). Das ist es, worauf sich „Power Automate ist in 365 enthalten“ tatsächlich bezieht.3

Hier, was die Microsoft-365-Seed-Rechte erlauben.1

  • Erstellen und Ausführen von automatisierten Flows, geplanten Flows und Schaltflächen-Flows
  • Nutzung von Standard-Connectoren
  • Bis zu 6.000 Aktionen pro Benutzer und Tag

Umgekehrt ist ausdrücklich aufgeführt, was nicht enthalten ist.13

  • Premium-Connectoren
  • Benutzerdefinierte Connectoren
  • Das lokale Datengateway
  • RPA (Orchestrierung von Desktop-Flows)
  • AI Builder

Microsoft Learn positioniert diese Nutzungsrechte als „begrenzte Nutzungsrechte, die es Benutzern erlauben, Office 365 für persönliche Produktivitätsszenarien anzupassen und zu erweitern“, und empfiehlt ausdrücklich Premium-Lizenzen für den Unternehmenseinsatz.1 Mit anderen Worten: Microsofts eigene Einordnung lautet, dass „das in 365 enthaltene Power Automate“ ein Recht ist, das für Automatisierung innerhalb von Microsoft 365 gedacht ist, und von Anfang an nie als Plattform für Geschäftsautomatisierung vorgesehen war, die in interne Systeme und externe Dienste hineinreicht.

Auch die Obergrenze von 6.000 Aktionen pro Tag ist eine leicht missverstandene Zahl. Sie zählt nicht die Anzahl der Flow-Läufe, sondern die Ausführung jedes einzelnen Triggers und jeder Aktion innerhalb eines Flows. Aktionen innerhalb einer Schleife werden bei jeder Iteration gezählt, sodass selbst ein einfacher Flow wie „den Anhang jeder E-Mail speichern“ bei hoher Menge überraschend viel verbraucht. Das Überschreiten der Obergrenze stoppt nichts sofort; Läufe werden proportional zur Überschreitung gedrosselt.8

3. Standard- versus Premium-Connectoren ── hier verläuft die Grenze

Connectoren gibt es in zwei Stufen, Standard und Premium, und welcher Stufe ein Connector angehört, ist fest je Connector vorgegeben. Ordnet man die bei kleinen und mittleren Unternehmen gebräuchlichen ein, ergibt sich Folgendes.

Stufe Typische Connectoren
Standard (nutzbar innerhalb von Microsoft 365) SharePoint / Office 365 Outlook / Microsoft Teams / Microsoft Forms / Excel Online (Business) / OneDrive for Business / Approvals 29
Premium (kostenpflichtige Lizenz erforderlich) Microsoft Dataverse / SQL Server / HTTP / benutzerdefinierte Connectoren / viele Business-SaaS-Produkte anderer Anbieter wie Salesforce 45

Drei Punkte, über die man häufig stolpert:

  • HTTP ist Premium. „Auch für einen Dienst ohne eigenen Connector kann ich ihn mit der HTTP-Aktion aufrufen, solange er eine Web-API hat“ stimmt zwar völlig ── aber dieser allgemeine HTTP-Connector gilt als Premium.511 Haben Sie die Integration mit einem Kernsystem oder einem Webdienst auf der Grundlage kalkuliert, dass „der Aufruf per HTTP kostenlos ist“, bricht diese Annahme hier zusammen. Beachten Sie, dass Sie im speziellen Fall, dass Sie die SharePoint-REST-API aufrufen möchten, stattdessen die im Standard-SharePoint-Connector enthaltene Aktion „HTTP-Anforderung an SharePoint senden“ nutzen können, ohne zusätzliche Lizenz.11
  • Der Dataverse-Connector ist Premium, aber der Approvals-Connector ist Standard. Approvals speichern Datensätze im Hintergrund in Dataverse, doch der Approvals-Connector selbst ist ein Standard-Connector, und Sie können Genehmigungs-Flows mit einer Microsoft-365-Lizenz erstellen. Die dafür nötige Dataverse-Datenbank wird in der Standardumgebung automatisch bereitgestellt, sobald Sie den ersten Genehmigungs-Flow erstellen.9 Sobald Sie jedoch eine Konfiguration bauen, die Dataverse-Tabellen direkt über Trigger oder Aktionen berührt, wird es Premium.4
  • Auch die Nutzungsrechte für das lokale Datengateway sind nicht in Microsoft 365 enthalten. Eine Konfiguration, bei der ein Cloud-Flow auf einen lokalen SQL Server oder eine Dateifreigabe zugreift, betrifft sowohl Gateway-Nutzungsrechte als auch Premium-Connectoren und liegt damit in der Praxis fest im Gebiet kostenpflichtiger Pläne.3

Premium-Connectoren sind im Flow-Designer mit dem Label „Premium“ gekennzeichnet, sodass Sie es vor dem Bauen prüfen können. Versucht ein Benutzer ohne Lizenz, einen Flow mit Premium-Connector auszuführen, schlägt das mit einem Lizenzfehler namens DirectApiAuthorizationRequired fehl.5

4. Wie die kostenpflichtigen Pläne aufgebaut sind ── Premium oder Process, wonach zählen Sie?

Werden Premium-Funktionen notwendig, gibt es heute drei Hauptoptionen. Die Benennung wurde vor einigen Jahren neu geordnet, seien Sie also vorsichtig: Informationen mit den alten Namen mischen sich häufig in die Suchergebnisse. Der alte Per-User-Plan wurde durch Premium ersetzt, und der alte Per-Flow-Plan sowie das alte Add-on für unbeaufsichtigte RPA wurden durch Process ersetzt.7

Plan Zugewiesen an Hauptinhalt
Power Automate Premium Benutzer Unbegrenztes Erstellen, Ausführen und Freigeben von Cloud-Flows mit Standard-, Premium- und benutzerdefinierten Connectoren (40.000 Aktionen pro Person und Tag). Erstellung von Desktop-Flows und beaufsichtigte Ausführung (ein Attended Bot), Prozess-Mining sowie enthaltene AI-Builder-Credits 6
Power Automate Process Ein Cloud-Flow oder eine Maschine Einem Flow zugewiesen, macht es Premium-Connectoren unabhängig von der ausführenden Person nutzbar und erlaubt bis zu 250.000 Aktionen pro Tag (bis zu 10 Lizenzen stapelbar). Die Zuweisung erfordert, dass der Flow in einer Lösung enthalten ist. Einer Maschine zugewiesen, stellt es einen unbeaufsichtigten Bot bereit 6
Power Automate Hosted Process Gehostete Maschine / gehostete Maschinengruppe Führt unbeaufsichtigte RPA auf einer von Microsoft gehosteten virtuellen Maschine aus. Keine Verwaltung physischer Maschinen nötig. Als Obermenge von Process positioniert 6

Die Achse für die Wahl ist einfach: Zählen Sie nach „Anzahl der Nutzenden“ oder nach „Anzahl der Geschäftsprozesse“?

  • Baut eine bestimmte zuständige Person lediglich Flows mit Premium-Connectoren und lässt sie automatisch laufen, genügt eine Premium-Lizenz für diesen Eigentümer. Automatisierte und geplante Flows laufen unter der Lizenz des Eigentümers, sodass Mitarbeitende, die den Trigger auslösen (die Person, die eine Datei in SharePoint ablegt, die Person, die ein Formular beantwortet), gar keine Lizenz benötigen.8
  • Nutzt eine ganze Abteilung einen per Schaltfläche ausgelösten Premium-Flow, oder gibt es einen Kernprozess, der ein hohes Aktionsvolumen verbraucht, ist es sinnvoller, dem Flow Process zuzuweisen. Ein Flow mit zugewiesenem Process besteht die Lizenzprüfung unabhängig davon, wer ihn ausführt.86
  • Microsofts Dokumentation nennt unbeaufsichtigte RPA, von Dienstprinzipalen besessene Flows, hohes Aktionsvolumen und von vielen Personen ausgelöste Premium-Flows als Kriterien für die Anwendung von Process.8

Beachten Sie, dass Process ausschließlich eine Lizenz für Flows und Maschinen ist und keinen Ersatz für eine Benutzerlizenz darstellt. Die Personen, die Flows bauen, und die Personen, die Desktop-Flows verwalten, benötigen weiterhin eine Lizenz auf der Benutzerseite.6

5. Lizenzierung für RPA (Desktop-Flows) ── PAD allein ist kostenlos, ab der Integration wird es kostenpflichtig

Power Automate for desktop (PAD) lässt sich im Rahmen Ihrer Windows-10/11-Nutzungsrechte ohne zusätzliche Kosten nutzen, solange Sie Desktop-Flows auf Ihrem eigenen PC erstellen und auf demselben Rechner beaufsichtigt ausführen. Dieser Umfang beschränkt sich jedoch auf „lokale Ausführung in der Standardumgebung (keine Orchestrierung)“ ── Sie können Flows weder freigeben noch sie in einer anderen als der Standardumgebung erstellen.31

Sobald Sie es in Ihre Geschäftsprozesse einbauen, werden in folgender Reihenfolge Lizenzen notwendig.

  • Einen Desktop-Flow aus einem Cloud-Flow aufrufen (beaufsichtigt): Die Person, die die für den Aufruf genutzte Verbindung nutzt, benötigt Premium. Versucht ein Benutzer mit Free-Lizenz, die Aktion „Einen mit Power Automate for Desktop erstellten Flow ausführen“ hinzuzufügen, wird er aufgefordert, eine Testversion zu starten.610
  • Unbeaufsichtigte Ausführung (unattended): Eine der Maschine zugewiesene Process-Lizenz ist erforderlich. Darüber hinaus muss die Registrierung der Maschine selbst von einem Benutzer mit Premium-Lizenz vorgenommen werden, sodass „nur Process kaufen und unbeaufsichtigte RPA funktioniert“ nicht zutrifft.6
  • Möchten Sie keine physische Maschine besitzen: Hosted Process erlaubt die Konfiguration einer unbeaufsichtigten Ausführung auf einer von Microsoft gehosteten Maschine.6

Als Investitionsentscheidung ist ein stufenweises Vorgehen der sichere Weg: „zunächst den Nutzen mit PAD allein und manueller Ausführung bestätigen, dann bei nachgewiesenem Wert auf Automatisierung mit Premium/Process hochstufen.“ Wie Sie die Übertragungsautomatisierung in ein Kernsystem tatsächlich aufbauen, behandelt „Übertragung in Legacy-Kernsysteme mit Power Automate for Desktop automatisieren“.

6. AI-Builder-Credits ── KI-Funktionen wie OCR sind verbrauchsbasiert

Bauen Sie AI-Builder-Aktionen in einen Flow ── Dokumenten-OCR (Formularverarbeitung), Textklassifizierung und Ähnliches ── verbrauchen sie ein abgemessenes Kontingent namens AI-Builder-Credits. Eine feste Menge an Credits ist in Premium-Lizenzen wie Power Automate Premium enthalten, und sie müssen in der Umgebung verfügbar sein, in der der Flow läuft.12 Es gibt auch ein AI-Builder-Kapazitäts-Add-on zum Nachkauf, doch seit dem 1. November 2025 wird es nicht mehr an Neukunden verkauft, und wir befinden uns in einer Übergangsphase, in der sowohl Add-on-Verlängerungen für Bestandsverträge als auch die mit Premium gebündelten Seed-Credits am 1. November 2026 enden. Die Funktionalität von AI Builder selbst verschwindet nicht und bleibt über die Nachfolge-Credits von Copilot verfügbar. Führen Sie es jetzt neu ein, planen Sie Ihre Kosten daher auf Basis der Copilot-Credits statt des Add-ons.13

Die aktuelle Vergleichstabelle nennt 5.000 Credits pro Monat, die in Premium, Process und Hosted Process jeweils enthalten sind. Die Verbrauchsraten unterscheiden sich je Szenario: Formularverarbeitung (Datenextraktion aus Dokumenten) verbraucht relativ viel, einfache Textextraktion verbraucht weniger.6 Da AI Builder nicht in den Microsoft-365-Seed-Rechten enthalten ist, ist „nur OCR innerhalb der kostenlosen Stufe ausprobieren“ nicht möglich.1

Ob 5.000 Credits pro Monat ausreichen, hängt von Ihrem Dokumentenvolumen ab. Ein konkretes Design auf Basis der OCR gefaxter Bestellungen sowie eine Anleitung zur Schätzung des Credit-Verbrauchs finden Sie in „Gefaxte Bestellungen mit AI Builder auslesen“.

7. Eine Sammlung praktischer Stolpersteine

In den Produktivbetrieb hineinrutschen, während man noch auf der 90-Tage-Testversion ist

Power Automate Trial ist eine 90-tägige Testlizenz, die Benutzer selbst aktivieren können, mit annähernd denselben Fähigkeiten wie Premium (ohne AI-Builder-Credits und Speicher) sowie zusätzlich unbeaufsichtigter RPA.6 Da Sie in dem Moment, in dem Sie eine Premium-Funktion berühren, mit „möchten Sie eine Testversion starten?“ aufgefordert werden, ist es nicht ungewöhnlich, dass eine Testversion beginnt, ohne dass die betreffende Person sich der Lizenzfrage überhaupt bewusst geworden ist.10

Das Problem kommt 90 Tage später. Ein Premium-Flow, dessen Eigentümer seine Premium-Lizenz verloren hat, wird auf reduzierte Leistung heruntergestuft, alle Eigentümer werden benachrichtigt, und wird nichts unternommen, wird der Flow nach 14 Tagen deaktiviert.14 Der typische Unfall lautet: „Ein zur Auswertung gebauter Flow wurde still Teil des Geschäftsbetriebs, und erst als er 90 Tage später stoppte, bemerkte jemand ein Lizenzproblem.“ Bauen Sie auf einer Testversion etwas Substanzielles, sollten Sie von Anfang an die Lizenzkosten für die vollständige Übernahme einkalkulieren.

Das Verhältnis zwischen der Lizenz des Eigentümers und der Flow-Ausführung

Zur Wiederholung: Automatisierte und geplante Flows laufen im Lizenzkontext des Flow-Eigentümers, während Sofort-Flows (Schaltflächen, Aufrufe aus einer App) unter der Lizenz der ausführenden Person laufen.8 Daraus ergeben sich mehrere praktische Konsequenzen.

  • Bei einem automatisierten Flow benötigen Mitarbeitende, die den Trigger auslösen, sowie Genehmiger, die auf Genehmigungsanfragen reagieren, keine Premium-Lizenzen. Sie müssen nicht für jeden Genehmiger Premium kaufen.15
  • Geben Sie umgekehrt einen Schaltflächen-Flow mit Premium-Connector frei, muss jede ausführende Person Premium besitzen. Erwägen Sie in diesem Fall, dem Flow Process zuzuweisen.8
  • Ein Mitbesitzer, dem ein Flow mit Premium-Connectoren freigegeben wurde, benötigt zum Bearbeiten oder manuellen Ausführen ebenfalls eine Lizenz auf Premium-Niveau.16
  • Verlässt der Eigentümer das Unternehmen, verliert der Flow die Lizenz des Eigentümers und tritt in die oben genannte 14-Tage-Regel ein. Bei einem in einer Lösung enthaltenen Flow lässt sich der Eigentümer ändern; ein Flow, bei dem das nicht der Fall ist, lässt sich per Export/Import durch einen Mitbesitzer neu aufbauen (läuft als neuer Flow unter der Lizenz des neuen Eigentümers) oder durch Zuweisung von Process retten.14

Die Gestaltung von Flow-Eigentümerschaft, Verbindungen und Übergabe ist neben der Lizenzierung ein kritischer Punkt des Betriebs. Diese werden in „Personelle Abhängigkeit in Power Automate vermeiden ── Gestaltung von Eigentümerschaft, Verbindungen und Übergabe“ behandelt.

„Eine Lizenz herumreichen“ ist ein Lizenzverstoß

Die Vorstellung, „wir kaufen nur eine Premium-Lizenz, weisen sie einem gemeinsamen Konto zu, und alle nutzen dieses Konto“, ist eine Konfiguration, die Microsoft Multiplexing nennt, und sie gilt ausdrücklich als Lizenzverstoß. Die FAQ von Learn hält mit einem konkreten Beispiel fest, dass eine Struktur, bei der mehrere Benutzer die Anmeldeinformationen eines Dienstkontos teilen und über die eine, diesem Konto zugewiesene Premium-Lizenz Premium-Flows nutzen, nicht konform ist.15

Der Maßstab für die Beurteilung lautet „wer erhält den Nutzen aus dem Flow“. Da die Ausführung automatisierter und geplanter Flows im Lizenzkontext des Eigentümers erfolgt, benötigt jemand, der lediglich ein Element zu einer Liste hinzufügt und damit einen Flow auslöst, oder jemand, der lediglich auf eine Genehmigungsanfrage reagiert, allein dadurch keine Premium-Lizenz. Sendet der Flow lediglich eine E-Mail an den Eigentümer, genügt die Lizenz des Eigentümers. Andererseits nennt dieselbe FAQ eine Konfiguration, bei der ein Premium-Flow das Ergebnis (eine E-Mail) an die Person zurückgibt, die das Element eingetragen hat, als Beispiel für Multiplexing ── die eintragende Person löst den Flow indirekt aus und erhält Nutzen daraus, sodass zusätzlich zum Eigentümer auch für diese Person Premium nötig ist. Geben Sie die Ergebnisse eines Premium-Flows an viele Personen zurück, ist es der sichere Weg, schlicht den Flow selbst mit Process zu lizenzieren.15

Genehmigungs-Flows liegen in der kostenlosen Stufe, doch der direkte Zugriff auf Dataverse ist es nicht

Genehmigungs-Flows lassen sich mit einer Microsoft-365-Lizenz bauen (wie in Kapitel 3 dargestellt).9 Gehen Sie jedoch einen Schritt weiter ── lesen und schreiben Sie den Genehmigungsverlauf direkt über den Dataverse-Connector, oder greifen Sie Änderungen an Genehmigungstabellen mit einem Dataverse-Trigger auf ──, befinden Sie sich in Premium-Gebiet. Diesen Stufensprung zu kennen („Genehmigungen waren kostenlos, aber die Ergänzung einer Verlaufsberichterstattung hat sich als kostenpflichtig herausgestellt“) hält Ihre Kalkulationen ehrlich. Die Gestaltung von Genehmigungs-Flows selbst wird in „Einen Genehmigungsablauf in Power Automate erstellen ── Papier- und E-Mail-Anträge digitalisieren“ behandelt.

8. Entscheidungstabelle ── Was Sie tun möchten, und die nötige Lizenz

Was Sie tun möchten Was Sie benötigen
Forms-Antworten in einer SharePoint-Liste erfassen und Teams benachrichtigen Nur Microsoft 365 12
Genehmigungsablauf für interne Anträge (Genehmigung in Teams/Outlook) Nur Microsoft 365 9
Eine externe Web-API mit der HTTP-Aktion aufrufen Premium für den Eigentümer (oder Process auf dem Flow) 58
In einen internen SQL Server schreiben (lokal) Premium + Nutzungsrechte für das lokale Datengateway (nicht in Microsoft 365 enthalten) 43
Ein Schaltflächen-Flow mit Premium-Connectoren wird von der gesamten Abteilung genutzt Premium für alle Ausführenden, oder Process auf dem Flow 8
Mit PAD Bildschirmvorgänge auf dem eigenen PC automatisieren und lokal ausführen Keine zusätzlichen Kosten (im Rahmen der Windows-Nutzungsrechte) 3
Einen Desktop-Flow aus einem Cloud-Flow aufrufen (beaufsichtigt) Premium für den Benutzer der Verbindung 6
Unbeaufsichtigte Ausführung (nächtliche RPA-Stapelverarbeitung) Process auf der Maschine + ein Premium-Benutzer zur Registrierung der Maschine 6
AI Builder für Formular-OCR und Ähnliches nutzen In Premium usw. enthaltene Credits (5.000/Monat) oder ein Add-on 612

Sind Sie sich unsicher, prüfen Sie das Label „Premium“ beim Connector im Flow-Designer, und denken Sie dann in dieser Reihenfolge nach: „Wer löst diesen Flow aus (automatisch oder per Schaltfläche)?“ und „Was ist größer, die Anzahl der Nutzenden oder die Anzahl der Prozesse?“ ── damit lässt sich die nötige Lizenz fast immer eingrenzen.

9. Zusammenfassung ── Lizenzkosten als „Entwicklungskosten in Raten“ betrachten

Die Seed-Rechte von Microsoft 365 kosten tatsächlich nichts extra, solange Sie innerhalb der Standard-Connectoren bleiben. Dass Genehmigungen, Benachrichtigungen und SharePoint-Integration ── die Eintrittspunkte in die Automatisierung für ein kleines Unternehmen ── allesamt in die kostenlose Stufe passen, ist etwas, das Sie unbedingt nutzen sollten. Andererseits betreten Sie in dem Moment, in dem Sie sich in Kernsysteme, externe APIs, RPA oder OCR hinauswagen, Premium-Gebiet, und von da an entstehen laufende Kosten von „Personen × monatlicher Gebühr“ oder „Prozesse × monatlicher Gebühr“.

Wir empfehlen, bei der Bewertung dieser Kosten nicht nur auf die monatliche Gebühr zu blicken, sondern sie in eine Gesamtsumme aus monatlicher Gebühr × Anzahl der Personen (oder Prozesse) × Nutzungsjahre umzurechnen und diese mit Alternativen zu vergleichen. Ein paar Premium-Lizenzen über fünf Jahre können sich zum Preis einer kleinen Individualentwicklung summieren; umgekehrt kann es bei komplexen Anforderungen, die dauerhaft Wartungsaufwand für die Flows erfordern, insgesamt günstiger sein, von Anfang an ein dediziertes System zu bauen. Und natürlich gibt es viele Fälle, in denen Power Automate im Vergleich zu den Kosten einer Standardpaket-Einführung oder einer Individualentwicklung selbst mit Lizenzgebühren deutlich günstiger ist. Wichtig ist, die Annahme „es ist in 365 enthalten, also kostenlos“ frühzeitig aufzugeben und die Investitionsentscheidung für Automatisierung auf Basis einer Gesamtsumme zu treffen, die die Lizenzierung einschließt.

Welche Geschäftsprozesse Sie mit welcher Lizenzstufe automatisieren und ab wo Sie auf Entwicklung umsteigen sollten ── von dieser Grenzziehung bis zur Individualentwicklung der Teile, die Power Automate nicht fassen kann, können wir Sie unterstützen.

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Die KomuraSoft LLC bietet alles von der Automatisierungsberatung einschließlich der Auswahl der Power-Automate-Lizenz über den Vergleich von Lizenz- und Entwicklungskosten bis hin zur Umsetzung von Prozessen, die ein Flow nicht fassen kann, in echte Systeme.

  1. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Zu den in einer Microsoft-365-(Office-365-)Lizenz enthaltenen Power-Automate-Funktionen (automatisierte, geplante und Schaltflächen-Flows; Standard-Connectoren; 6.000 Aktionen pro Tag) und den nicht enthaltenen (Premium-Connectoren, benutzerdefinierte Connectoren, Gateway, RPA, AI Builder) sowie zur Einordnung als „begrenzte Nutzungsrechte für persönliche Produktivitätsszenarien“. ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8

  2. Microsoft Learn, List of all Standard tier connectors. Dazu, dass SharePoint, Office 365 Outlook, Microsoft Teams, Microsoft Forms, Excel Online (Business), OneDrive for Business und andere Connectoren der Standardstufe sind. ↩ ↩2 ↩3

  3. Microsoft Learn, Deep dive on specific licenses. Zur Definition von Seed-Lizenzen; zum Inhalt der Microsoft-365-Seed-Rechte (nur Standard-Connectoren, 6.000 Aktionen pro Tag, Premium-Connectoren/benutzerdefinierte Connectoren/Gateway/RPA/AI Builder nicht enthalten); sowie zu beaufsichtigter RPA im Rahmen der Windows-Lizenz (nur lokale Ausführung, keine Orchestrierung). ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7

  4. Microsoft Learn, List of all Premium tier connectors. Dazu, dass Microsoft Dataverse, SQL Server, Salesforce und andere Connectoren der Premiumstufe sind. ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  5. Microsoft Learn, Cloud flow error code reference. Dazu, dass HTTP, SQL Server, Dataverse und benutzerdefinierte Connectoren Premium-Connectoren sind, sowie dazu, dass Benutzer mit einer Microsoft-365-Seed-Lizenz beim Ausführen eines Flows mit Premium-Connector den Fehler DirectApiAuthorizationRequired erhalten. ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5

  6. Microsoft Learn, Types of Power Automate licenses. Zu den zwei Familien aus Benutzerlizenzen und Kapazitätslizenzen; Premium (alle Connectoren, 40.000 Aktionen pro Tag, ein Attended Bot, AI-Builder-Credits); Process (einem Flow/einer Maschine zugewiesen, 250.000 Aktionen pro Tag, bis zu 10 stapelbar, Lösung erforderlich, unbeaufsichtigter Bot); Hosted Process; Trial (90 Tage, annähernd gleichwertig mit Premium plus unbeaufsichtigter RPA, ohne AI-Builder-Credits und Speicher); die Einbeziehung von 5.000 AI-Builder-Credits pro Monat in jede Lizenz; sowie die Anforderung eines Premium-Benutzers für die Registrierung von Maschinen und den Aufruf von Desktop-Flows. ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9 ↩10 ↩11 ↩12 ↩13 ↩14 ↩15 ↩16

  7. Microsoft Learn, Deep dive on specific licenses. Dazu, dass der alte Per-User-Plan durch Premium ersetzt wurde und der alte Per-Flow-Plan sowie das alte Add-on für unbeaufsichtigte RPA durch Process ersetzt wurden (nun als Legacy behandelt). ↩ ↩2

  8. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Dazu, dass automatisierte und geplante Flows im Lizenzkontext des Eigentümers laufen und Sofort-Flows unter der Lizenz der ausführenden Person, dazu, dass Sofort-Flows mit Premium-Connector für alle Ausführenden Premium erfordern (oder Process auf dem Flow), zu den Kriterien für die Anwendung einer Process-Lizenz (unbeaufsichtigte RPA, Dienstprinzipale, hohes Aktionsvolumen, Nutzung durch viele Personen), zur Zählweise von Aktionen einschließlich Schleifeniterationen sowie zur Drosselung bei Überschreitung der Obergrenze. ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7 ↩8 ↩9

  9. Microsoft Learn, Get started with approvals. Dazu, dass der Approvals-Connector ein Standard-Connector ist und Genehmigungs-Flows mit jeder Lizenz erstellt werden können, die Standard-Connectoren erlaubt (Office 365 usw.), sowie dazu, dass die für die Speicherung von Genehmigungsdaten nötige Dataverse-Datenbank in der Standardumgebung automatisch bereitgestellt wird. ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5

  10. Microsoft Learn, Premium RPA features. Zu den für Premium-RPA-Funktionen nötigen Lizenzen, dazu, dass die Trial-Lizenz 90 Tage gilt, sowie dazu, dass Free-Benutzer beim Versuch, die Aktion „Run a flow built with Power Automate for desktop“ zu einem Cloud-Flow hinzuzufügen, zum Start einer Testversion aufgefordert werden. ↩ ↩2 ↩3

  11. Microsoft Learn, Guidance: Migrate from classic workflows to Power Automate flows in SharePoint. Dazu, dass der allgemeine HTTP-Connector (die Aktion) Premium ist, sowie dazu, dass sich SharePoint-REST-API-Aufrufe stattdessen mit der Aktion „Send HTTP Request to SharePoint“ des Standard-SharePoint-Connectors umsetzen lassen. ↩ ↩2

  12. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Dazu, dass AI-Builder-Aktionen AI-Builder-Credits verbrauchen, dass Credits über eine Premium-Lizenz wie Power Automate Premium oder über das AI-Builder-Kapazitäts-Add-on bezogen werden, sowie dazu, dass Credits in der Umgebung verfügbar sein müssen, in der der Flow läuft. ↩ ↩2

  13. Microsoft Learn, End of AI Builder credits. Dazu, dass das AI-Builder-Kapazitäts-Add-on ab dem 1. November 2025 nicht mehr an Neukunden verkauft wird, dazu, dass Add-on-Verlängerungen enden und die mit Premium-Lizenzen gebündelten Seed-Credits am 1. November 2026 eingestellt werden, dazu, dass die AI-Builder-Funktionalität über Copilot-Credits weiterhin verfügbar bleibt, sowie zur Reihenfolge des Credit-Verbrauchs während der Übergangsphase. ↩

  14. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Dazu, dass Premium-Flows, deren Eigentümer die Premium-Lizenz verloren hat (auch durch Ausscheiden aus dem Unternehmen), in der Leistung heruntergestuft und nach Benachrichtigung der Eigentümer bei Untätigkeit nach 14 Tagen deaktiviert werden, sowie zur Rettung durch Ändern des Eigentümers eines lösungsfähigen Flows, durch Export/Import oder durch Zuweisung von Process. ↩ ↩2

  15. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Dazu, dass die Reduzierung der Lizenzanzahl durch Multiplexing einen Verstoß darstellt, dazu, dass eine Konfiguration, bei der sich mehrere Personen die Anmeldeinformationen eines Dienstkontos teilen und über eine einzige Premium-Lizenz Premium-Flows nutzen, nicht konform ist, dazu, dass Benutzer, die lediglich auf Genehmigungsanfragen reagieren, kein Premium benötigen, sowie zu den Beispielen, die anhand von „wer erhält den Nutzen aus dem Flow“ beurteilen. ↩ ↩2 ↩3

  16. Microsoft Learn, User doesn’t have a service plan adequate for the non-Standard connection error. Dazu, dass ein Benutzer, dem ein Flow mit Premium-Connectoren freigegeben wurde, zum Bearbeiten oder manuellen Auslösen eine eigene Benutzerlizenz auf Premium-Niveau benötigt, sowie dazu, dass eine abgelaufene Lizenz denselben Fehler erzeugt. ↩

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Häufige Fragen

Fragen, die in Beratungen zu diesem Artikelthema häufig gestellt werden.

Wie weit komme ich mit Power Automate allein mit einer Microsoft-365-Lizenz?
So weit wie das Erstellen und Ausführen von Cloud-Flows (automatisiert, geplant und per Schaltfläche ausgelöst), die Standard-Connectoren wie SharePoint, Outlook, Teams, Forms und Excel Online nutzen. Es gilt eine Obergrenze von 6.000 Aktionen pro Benutzer und Tag. Premium-Connectoren, benutzerdefinierte Connectoren, das lokale Datengateway, RPA (Verwaltung und Integration von Desktop-Flows) und AI Builder sind nicht in den Microsoft-365-Nutzungsrechten enthalten und erfordern eine kostenpflichtige Lizenz wie Power Automate Premium.
Kann ich den HTTP-Connector mit einer Microsoft-365-Lizenz nutzen?
Nein. Der allgemeine HTTP-Connector (die HTTP-Aktion) gilt als Premium und erfordert wie SQL Server, Dataverse und benutzerdefinierte Connectoren eine Lizenz wie Power Automate Premium. Wenn Sie jedoch lediglich die SharePoint-REST-API aufrufen möchten, können Sie stattdessen die im Standard-SharePoint-Connector enthaltene Aktion „HTTP-Anforderung an SharePoint senden“ nutzen, wofür keine zusätzliche Lizenz nötig ist.
Sollte ich Power Automate Premium oder Process wählen?
Premium ist eine Lizenz, die Sie einem Benutzer zuweisen; Process ist eine Lizenz, die Sie einem Flow oder einer Maschine zuweisen. Wenn eine bestimmte zuständige Person lediglich eine Handvoll Flows mit Premium-Funktionen erstellt und laufen lässt, kaufen Sie Premium pro Person. Wird ein per Schaltfläche ausgelöster Premium-Flow von vielen Personen genutzt, oder benötigen Sie unbeaufsichtigte RPA oder Ausführungen mit hohem Volumen, ist es sinnvoller, Process pro Flow (oder pro Maschine) zuzuweisen, da dann die ausführende Person keine Lizenz benötigt. Vergleichen Sie, welche Zahl größer ist: die Anzahl der Nutzenden oder die Anzahl der Geschäftsprozesse.
Ist Power Automate for Desktop kostenlos nutzbar?
Im Rahmen Ihrer Windows-10/11-Nutzungsrechte können Sie Desktop-Flows auf Ihrem eigenen PC erstellen und auf demselben Rechner beaufsichtigt ausführen, ohne Zusatzkosten. Nicht enthalten ist die Orchestrierung: das Erstellen von Flows außerhalb der Standardumgebung, das Freigeben von Flows und der Aufruf aus einem Cloud-Flow. Die Cloud-Flow-Integration erfordert Power Automate Premium, und für die unbeaufsichtigte Ausführung ist zusätzlich eine Process-Lizenz nötig.

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Go Komura

Geschäftsführer von KomuraSoft LLC

Spezialisiert auf Windows-Softwareentwicklung, technische Beratung und Fehleranalyse, insbesondere bei bestehenden Systemen und schwer reproduzierbaren Störungen.

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