Fundamentos para crear manuales en Word - Errores comunes y cómo mejorarlos

Manuales de operación, procedimientos de trabajo, procedimientos de mantenimiento, manuales de uso interno. Lo que realmente importa a largo plazo en este tipo de documentos no es tanto la calidad de la redacción, sino si se está usando Word únicamente como una «herramienta para ajustar la apariencia».

Al principio, estos métodos parecen más rápidos:

• Crear los títulos usando solo negrita y tamaño de letra
• Alinear el texto a base de espacios y tabuladores
• Insertar saltos de página pulsando Entrar varias veces
• Escribir a mano el índice y las referencias de página
• Mezclar las solicitudes de corrección directamente en el texto, en rojo

Cuando se combinan estos hábitos, el documento se rompe cada vez que se revisa.

En este artículo se organizan los fundamentos de Word realmente necesarios para crear manuales, presentando en paralelo los errores comunes y las mejores prácticas.

Público objetivo y versión que asume este artículo

Si los nombres de la cinta de opciones no coinciden con los de su entorno, búsquelos por el nombre de la función, no por el nombre de la pestaña. Los nombres de función «Estilo de título», «Numeración de párrafo», «Tabla de contenido», «Salto» y «Control de cambios» no cambian entre versiones.

Índice

1. Primero, la conclusión
2. No convertir Word en una herramienta de alineación manual
3. Lista de errores comunes y mejores prácticas
4. Puntos clave en la práctica (el procedimiento de las 5 funciones principales está en 4.7)
5. Lo mínimo indispensable para una plantilla de Word para manuales
6. Verificación antes de distribuir
7. Resumen
8. Referencias

1. Primero, la conclusión

Antes que nada, van solo las conclusiones. Lo que realmente importa al crear un manual se reduce a estos 4 puntos.

1. Dejar que Word se encargue de la estructura Los títulos, la numeración, el índice, las referencias y el control de páginas se gestionan con los estilos, campos y saltos de Word, no escribiéndolos a mano.

2. No usar caracteres en blanco para alinear Los espacios, los tabuladores repetidos y las líneas en blanco repetidas se rompen cada vez que se corrigen después. Use la configuración de párrafo, la sangría, las tablas y las secciones.

3. No mezclar la revisión con el texto Las instrucciones de corrección se separan en comentarios y control de cambios, no en texto en rojo dentro del cuerpo. Así queda claro qué se dio por definitivo en la versión final.

4. Actualizar los elementos automáticos justo antes de distribuir El índice, los números de página, las referencias cruzadas y los números de figuras y tablas se actualizan todos juntos al final. Antes de convertir a PDF, también se verifica la accesibilidad.

2. No convertir Word en una herramienta de alineación manual

Lo más importante al crear un manual es separar el aspecto visual de la estructura.

Por ejemplo, esto es, en esencia, «estructura»:

• Capítulos, secciones, subtítulos
• Paso 1, Paso 2, Paso 3
• Figura 2-1, Tabla 3-2
• Ver el capítulo 4
• Solo la portada sin número de página
• Historial de correcciones en cada revisión

Sin embargo, en los documentos que se rompen con facilidad, se intenta resolver toda esta estructura solo con «ajustes de apariencia».

• Agrandar el texto para que parezca un título
• Escribir «1.» a mano
• Alinear con espacios
• Avanzar de página con Entrar
• Escribir «Ver página 3»

Con este método, con corregir un solo punto, se rompen otros lugares.

Word incluye desde el principio funciones para que el documento mantenga su estructura: estilos de título, tabla de contenido, configuración de párrafo, lista multinivel, encabezado / pie de página, saltos de sección, títulos de figura, control de cambios y comprobación de accesibilidad. En los manuales, basta con usar estos fundamentos para reducir bastante los problemas.

3. Lista de errores comunes y mejores prácticas

En el lado derecho de esta tabla solo se indica el nombre de la función. Dónde exactamente hay que operar en la cinta de opciones se resume en el apartado 4.7. Si es la primera vez que se entera de que existe alguna de estas funciones, puede resultar más claro leer primero 4.7 y luego volver a 4.1.

4. Puntos clave en la práctica

4.1 Crear los títulos usando solo negrita y tamaño de letra

Error común Agrandar el texto y ponerlo en negrita, dejándolo solo con «apariencia de título».

Por qué es un problema Word no trata esa línea como un título formal. Resulta difícil desplazarse con el panel de navegación y tampoco se incluye en la tabla de contenido automática. En cuanto a accesibilidad, un título que solo lo es visualmente también es una desventaja.

Mejor práctica Asigne los estilos Título 1 / Título 2 / Título 3 a capítulos, secciones y subtítulos. Cuando quiera cambiar la apariencia, no toque la negrita ni el tamaño de letra línea por línea: edite el estilo en sí.

4.2 Alinear con espacios o tabuladores repetidos

Error común Rellenar con espacios el hueco entre el nombre de la operación y su descripción, alinear el número de versión a la derecha a base de tabuladores repetidos, insertar varias líneas en blanco en lugar de espaciado entre párrafos.

Por qué es un problema Basta con que el texto crezca un solo carácter para que todo se descuadre. También se desalinea fácilmente al cambiar la fuente, añadir párrafos, convertir a PDF o editar de forma colaborativa.

Mejor práctica La posición y los márgenes no deben depender de caracteres, sino de la configuración de párrafo. Use sangrías, posiciones de tabulación, espaciado antes y después del párrafo, y tablas cuando sea necesario.

4.3 Insertar saltos de página pulsando Entrar varias veces

Error común Como se quiere que el siguiente capítulo empiece en una página nueva, se pulsa Entrar varias veces para avanzar.

Por qué es un problema En el momento en que la página anterior gana una sola línea, todo se descuadra. Se mezclan páginas en blanco, el título se queda solo en la página anterior, o el encabezado y el pie de página cambian en un punto no deseado.

Mejor práctica Use un salto de página al inicio de cada capítulo, y un salto de sección en los lugares donde quiera cambiar la numeración de página o el encabezado / pie de página. Cuando algo se descuadre, active la visualización de ¶ para comprobar los saltos de página y las marcas de párrafo.

4.4 No escribir a mano el índice, la numeración ni las referencias cruzadas

Error común Crear la página de índice a mano, reescribiendo cada vez el nombre del capítulo y el número de página. Escribir directamente en el texto 1. 2. 3. o 1.1 1.2. Escribir literalmente «Ver página 12» o «Ver figura 3».

Por qué es un problema En cada revisión aparecen actualizaciones olvidadas. También es fácil que ocurra el problema de corregir solo el número de página y dejar desactualizado el nombre del título.

Mejor práctica Cree una tabla de contenido automática usando los estilos de título. Gestione los pasos con listas numeradas y la jerarquía de capítulos y secciones con listas multinivel. Gestione las referencias a números de figura, número de página y número de capítulo con referencias cruzadas o campos, y actualícelas todas juntas al final.

4.5 No escribir a mano el encabezado / pie de página ni el número de versión en cada página

Error común Escribir directamente en cada página el nombre del documento, el número de versión y el número de página. Ajustar a mano la apariencia porque se quiere tratar la portada de forma distinta.

Por qué es un problema Aparecen problemas como olvidar actualizar el número de versión, que el número de página se desalinee, o que todo se descuadre al querer cambiar el formato solo del apéndice a partir de cierto punto.

Mejor práctica Coloque el nombre del documento, el número de versión y el número de página en el encabezado / pie de página. Si solo quiere tratar la portada de forma distinta, use Primera página diferente; si quiere cambiar el formato por capítulo o apéndice, use saltos de sección junto con la desactivación de Vincular al anterior para el encabezado / pie de página.

4.6 Separar el historial de correcciones, los comentarios y las figuras/tablas

Error común Dejar anotaciones en rojo como «corregir esto», «sin confirmar» o «pendiente de consulta», y mezclarlas tal cual en la versión final. Pegar solo una captura de pantalla completa, sin número de figura ni descripción.

Por qué es un problema Se vuelve imposible distinguir qué es texto definitivo y qué es una nota de revisión en curso. También es una causa habitual de que queden rastros de revisión en la versión final.

Mejor práctica Separe las correcciones propiamente dichas usando el control de cambios, y las consultas o instrucciones usando comentarios. Añada títulos a las figuras y tablas, y configure texto alternativo cuando sea necesario.

Cómo colocar imágenes y capturas de pantalla, la numeración automática de figuras y cómo eliminar el área recortada son temas que, solo en lo relativo a figuras y tablas, dan para un artículo aparte, así que se han separado en la continuación Cómo colocar imágenes, figuras y capturas de pantalla en un manual de Word sin que se rompan. Si su manual tiene muchas figuras, le recomendamos seguir leyendo ese artículo después de este.

4.7 Procedimiento más rápido para las 5 funciones principales

Hasta aquí hemos hablado de «qué se debe hacer». Ahora reunimos, para 5 funciones, dónde exactamente hay que operar. Primero, una tabla resumen.

A continuación, un breve complemento en orden.

1. Asignar el estilo de título

1. Coloque el cursor en la línea del título del capítulo (no hace falta seleccionar toda la línea).
2. Elija «Título 1» en la lista de estilos de la pestaña «Inicio».²
3. Use «Título 2» para las secciones y «Título 3» para los subtítulos.
4. Cuando quiera cambiar la apariencia, no toque la línea directamente: haga clic derecho sobre el nombre del estilo y edite el formato desde «Modificar». Con corregir un solo punto, todas las líneas con ese mismo estilo quedan alineadas.

2. Usar listas numeradas para los pasos

1. Seleccione en bloque las líneas de los pasos.
2. Pulse «Numeración» en el grupo «Párrafo» de la pestaña «Inicio».⁴
3. Si además quiere gestionar con numeración la jerarquía de capítulos y secciones, elija en el mismo grupo «Lista multinivel» un formato que se vincule con los estilos de título.

Con solo dejar de escribir «1.» a mano, reordenar y añadir pasos se vuelve mucho más sencillo.

3. Insertar la tabla de contenido automática

1. Termine primero de aplicar los estilos de título del punto 1. La tabla de contenido solo recoge las líneas que tienen un estilo de título aplicado, así que si esto no está hecho, se genera un índice vacío.
2. Haga clic en la posición donde quiere colocar el índice (normalmente, al principio del documento).
3. Abra la pestaña «Referencias» > «Tabla de contenido» y elija «Tabla automática».²
4. Tras cada revisión, seleccione el índice y ejecute «Actualizar tabla». El método para actualizar todo el documento de una sola vez está en 6.1.

4. Diferenciar el salto de página del salto de sección

1. Si solo quiere empezar en la página siguiente, inserte un salto de página con Ctrl + Entrar.³
2. Cuando quiera cambiar, a partir de cierto punto, la forma de numerar las páginas, el contenido del encabezado / pie de página o la orientación del papel, elija en esa posición «Disposición» > «Saltos» > «Página siguiente».⁵
3. Los saltos de sección incluyen «Página siguiente», «Continuo», «Página par» y «Página impar». En los manuales, casi siempre se usa «Página siguiente».⁵
4. Si no está seguro de cuál está insertado, active «Mostrar u ocultar ¶» en el grupo «Párrafo» de la pestaña «Inicio» (Ctrl + Mayús + 8; no funciona con el 8 del teclado numérico), y el tipo de salto se mostrará dentro del texto.³

5. Revisar con el control de cambios

1. Antes de empezar la revisión, active «Control de cambios» en la pestaña «Revisar» (Ctrl + Mayús + E).⁶³
2. A partir de ese momento, las eliminaciones, inserciones y cambios de formato quedan registrados. No hace falta escribir en rojo a mano.
3. Las «consultas» o «esto hay que confirmarlo» no se escriben en el cuerpo del texto: se introducen como comentarios.
4. El trabajo de confirmación se hace en el grupo «Cambios» de la pestaña «Revisar», aceptando o deshaciendo cada cambio uno por uno.⁶
5. Antes de distribuir, verifique siempre que no queden historial ni comentarios (ver 6.2).

5. Lo mínimo indispensable para una plantilla de Word para manuales

No hace falta una plantilla elaborada desde el principio. Al principio, basta con esto:

Además, si define de antemano hasta este punto las reglas de uso, el trabajo posterior se vuelve mucho más sencillo:

• El original es .docx
• La distribución es en PDF
• En cada revisión se usa el control de cambios
• Actualizar los campos antes de distribuir
• Comprobar la accesibilidad antes de distribuir

6. Verificación antes de distribuir

Antes de convertir el manual a PDF, esto es lo mínimo que conviene revisar.

6.1 Actualizar todos los campos

Seleccione todo el texto con Ctrl + A y actualice los campos con F9.³ Esto reduce las actualizaciones olvidadas en el índice, la numeración de página, las referencias cruzadas y los números de figuras y tablas.

6.2 Ordenar el control de cambios y los comentarios

Compruebe que no queden historial ni comentarios de la revisión en curso. Tenga cuidado, porque hay casos en los que solo se han «ocultado» pero siguen presentes.

6.3 Verificar los niveles de título

Compruebe que la estructura de capítulos esté alineada con Título 1 / 2 / 3. Si esto no está alineado, el índice y la navegación se rompen.

6.4 Verificar las imágenes y las tablas

Compruebe que las figuras y tablas tengan número, que las imágenes no sean demasiado grandes y que el texto explique con claridad qué se debe observar.

6.5 Comprobación de accesibilidad

Ejecute la comprobación de accesibilidad para verificar que no haya problemas en los títulos, el texto alternativo, el contraste y la estructura de las tablas. Si se va a distribuir en PDF, es más seguro dejarlo bien ajustado primero en Word.

7. Resumen

Lo que más conviene evitar al crear un manual en Word es gestionar la estructura de forma manual.

• Los títulos, con estilos
• Los pasos, con la función de numeración
• El índice, automático
• El control de páginas, con saltos de página y de sección
• Las figuras y tablas, con títulos
• La revisión, con control de cambios y comentarios
• Las referencias, con referencias cruzadas
• Actualización y verificación antes de distribuir

En resumen, se trata de no limitar Word a una simple «herramienta para escribir texto», sino de usarlo como una herramienta para gestionar la estructura del documento.

En un manual, la diferencia se nota más en el momento de corregirlo que en el momento de escribirlo. En los documentos que se rompen en cada revisión, muchas veces el problema, más allá del contenido, es que se han roto las reglas básicas de Word.

Dicho de otro modo, con solo tener esto en cuenta, la capacidad de mantenimiento del documento mejora considerablemente. No hace falta apuntar a un diseño elaborado desde el principio. Lo más práctico es empezar quitando de las tareas manuales estos 5 elementos: títulos, numeración, índice, saltos de página y revisión.

8. Referencias

Artículos relacionados

Artículos recientes con las mismas etiquetas para profundizar en temas cercanos.

Temas relacionados

Estas páginas sitúan el tema en un contexto más amplio de servicios y decisiones.

Servicios relacionados con este tema

El artículo está directamente relacionado con los siguientes servicios.

Preguntas frecuentes

Preguntas habituales en las consultas sobre el tema del artículo.

Al crear un manual en Word, ¿en qué debo fijarme primero?

En separar el aspecto visual de la estructura. La estructura de capítulos, la numeración de pasos, el índice, el control de páginas y las referencias deben depender de las funciones de Word, no de la negrita ni de espacios repetidos. En concreto: use estilos para los títulos, listas numeradas para los pasos, tabla de contenido automática para el índice, saltos de página y de sección para el control de páginas, y referencias cruzadas para las referencias. Un documento ajustado a mano se rompe en cada revisión.

¿Por qué es un error crear los títulos usando solo negrita y tamaño de letra?

Porque Word no trata esa línea como un título formal. Resulta difícil desplazarse con el panel de navegación y tampoco se incluye en la tabla de contenido automática. En cuanto a accesibilidad, un título que solo lo es visualmente también supone una desventaja. Asigne los estilos «Título 1 / Título 2 / Título 3» a capítulos, secciones y subtítulos, y cuando quiera cambiar la apariencia, edite el estilo en lugar de la línea.

¿Qué problemas causa insertar saltos de página pulsando Entrar varias veces?

En el momento en que la página anterior gana una sola línea, todo se descuadra. Se mezclan páginas en blanco, el título se queda solo en la página anterior, o el encabezado y el pie de página cambian en un punto no deseado. Lo básico es usar un salto de página al inicio de cada capítulo y un salto de sección en los lugares donde se quiera cambiar la numeración de página o el encabezado/pie de página. Cuando algo se descuadre, active la visualización de las marcas de párrafo para comprobarlo.

¿Qué debo comprobar antes de distribuir un manual?

Hay al menos 5 puntos. Seleccionar todo el texto con Ctrl + A y actualizar los campos con F9, para evitar actualizaciones olvidadas en el índice, la numeración de página, las referencias cruzadas y los números de figuras y tablas. Verificar que no queden historial de cambios ni comentarios. Comprobar que los niveles de título estén alineados. Verificar el número y el tamaño de las figuras y tablas. Y ejecutar la comprobación de accesibilidad para revisar problemas en los títulos, el texto alternativo, el contraste y la estructura de las tablas.

Perfil del autor

Página de presentación del autor del artículo.

Go Komura

Representante de KomuraSoft LLC

Especializado en desarrollo de software para Windows, consultoría técnica e investigación de fallos, sobre todo en proyectos con sistemas existentes y errores difíciles de reproducir.