Cómo colocar imágenes, figuras y capturas de pantalla en un manual de Word sin que se descoloquen

En el artículo anterior Fundamentos de la elaboración de manuales en Word: ejemplos incorrectos y cómo mejorarlos tratamos los fundamentos de Word: títulos, párrafos, tabla de contenido, numeración y referencias cruzadas. Allí también se recopilan los estilos de título, las listas numeradas, la tabla de contenido automática, los saltos de sección y las operaciones de la cinta de opciones para el control de cambios. Si añade imágenes cuando el cuerpo del texto ya se descoloca, el esfuerzo se duplica, así que, si aún no lo ha leído, le recomendamos empezar por el artículo básico. En esta continuación veremos el tratamiento de imágenes, figuras y capturas de pantalla, un aspecto que condiciona en gran medida la calidad del manual, comparando patrones incorrectos con buenas prácticas.

Las imágenes se comprenden de forma más intuitiva que el texto, pero en un documento de Word también son un elemento que fácilmente se convierte en el origen de un problema. Al pegarlas y arrastrarlas, en el momento parecen quedar bien colocadas, pero pueden aparecer problemas como estos:

• Con solo añadir un párrafo al cuerpo del texto, la figura se desplaza de su lugar
• Corregir el número de figura a mano se vuelve la norma y aumenta el costo de cada revisión
• El área que se creía recortada en realidad sigue presente dentro del archivo
• La figura y su explicación quedan en páginas distintas y resultan difíciles de leer
• Al distribuir el documento en PDF, el texto alternativo y el orden de lectura en voz alta se desordenan

Estos son los problemas típicos que se producen.

Partimos de un uso centrado en la versión de escritorio de Word, con .docx como formato principal. La versión web también permite la edición básica, pero todo lo relacionado con el ajuste de texto de las imágenes y la fijación de su posición resulta más sencillo de gestionar en la versión de escritorio.¹²

Índice

1. Antes que nada, la conclusión
2. Por qué un documento de Word se desestabiliza al incluir imágenes y figuras
3. Lista de patrones incorrectos y buenas prácticas
4. Criterios para la colocación de imágenes y figuras
5. Procedimientos concretos en Word
6. Reglas que conviene fijar en la plantilla
7. Lista de verificación antes de distribuir
8. Resumen
9. Referencias

1. Antes que nada, la conclusión

Si adelantamos solo las conclusiones, en un manual que utiliza imágenes y figuras son importantes estos 6 puntos:

1. Deje el valor predeterminado en [En línea] Como norma general, base la colocación de imágenes en Word en En línea. Al tratarse como un párrafo, resiste mejor las revisiones.

2. Coloque la imagen justo después de su primera mención No coloque la figura lejos del punto del texto donde se menciona. Así el lector no tiene que mover la vista de un lado a otro.

3. Muestre en la captura de pantalla solo el área necesaria En lugar de pegar la pantalla completa cada vez, recorte únicamente la parte que quiere mostrar. La base es «una imagen, un mensaje».

4. Automatice el número de figura y las referencias Inserte el número de figura con la función de título y las referencias del cuerpo del texto con referencias cruzadas. Deje de escribir a mano figura de arriba, figura de abajo o imagen 1.

5. Trate el ajuste de texto como una operación excepcional [Cuadrado] o [Fijar posición en la página] son cómodos, pero si se usan sin entender el ancla, se descolocan con facilidad. Utilícelos solo cuando el objetivo de diseño esté claro.

6. Antes de distribuir, revise también el tamaño y la accesibilidad Complete el trabajo incluyendo la eliminación del área recortada, la compresión de imágenes, el texto alternativo y la comprobación de accesibilidad.

2. Por qué un documento de Word se desestabiliza al incluir imágenes y figuras

Word es muy sólido para la edición de documentos centrada en el párrafo, pero se vuelve inestable con rapidez en cuanto aumentan los objetos flotantes.

En un documento compuesto solo por texto, si los títulos, los párrafos, las listas y los saltos de página están bien configurados, rara vez se produce una desorganización importante. Sin embargo, en el momento en que se inserta una imagen, aumentan elementos como los siguientes:

• La posición de la propia imagen
• La distancia respecto al cuerpo del texto
• El tipo de ajuste de texto
• La posición del ancla
• La relación con el pie de figura
• El comportamiento al pasar de una página a otra
• La gestión de los datos tras la compresión o el recorte
• La lectura en voz alta y las etiquetas al convertir a PDF

Es decir, la imagen no es solo un problema de «apariencia», sino también un problema de estructura, referencias y calidad de distribución.

Por eso, en el tratamiento de imágenes y figuras no basta con que «se vean bien»: hay que cumplir a la vez estos 3 puntos:

• Que resistan bien las revisiones sin descolocarse
• Que sean fáciles de revisar
• Que transmitan el mensaje al lector

El camino más corto para cumplir estos 3 puntos es la idea de usar la colocación en línea como base y recurrir a la colocación flotante solo de forma excepcional, cuando sea necesario.¹²³

3. Lista de patrones incorrectos y buenas prácticas

4. Criterios para la colocación de imágenes y figuras

4.1 Trate las imágenes como parte del texto, no como un adorno

Las figuras y capturas de pantalla que se usan en un manual no son un adorno para crear ambiente, sino información que refuerza la explicación del cuerpo del texto.

Por eso, antes y después de la imagen debe existir esta relación:

• El texto indica primero «qué hay que observar»
• La imagen permite confirmarlo
• Si hace falta, se añade una aclaración justo después de la imagen

Por el contrario, si se limita a pegar la imagen y a escribir «ver figura de abajo», el lector no sabrá en qué debe fijarse.

En la práctica, conviene tener presente lo siguiente:

• Una imagen, un mensaje
• No sature una sección con demasiadas cosas que mostrar
• No coloque figuras que el cuerpo del texto no explica

Cuanto más capturas de pantalla tenga un documento, más se agradece bajar la densidad de información aplicando este principio.

4.2 El valor predeterminado es En línea: trátela primero como un párrafo

En Word, al insertar o pegar una imagen nueva, de forma predeterminada se coloca como En línea. Una imagen En línea queda vinculada a su posición de inserción y se trata como un carácter de texto. En cambio, una imagen con ajuste de texto como Cuadrado se convierte en un objeto flotante con un ancla asociada a un párrafo.¹²³

Qué es un ancla

El ancla que aparece aquí es el concepto que más se malinterpreta en este artículo, así que conviene definirlo primero.

El ancla es el vínculo que indica a qué párrafo «pertenece» un objeto flotante. En pantalla se muestra como un símbolo de ancla a la izquierda de ese párrafo.

Lo importante son estos 3 puntos:

• El ancla apunta a un «párrafo», no a una «página». Aunque la imagen aparezca visualmente en la esquina superior derecha de la página, internamente cuelga de un párrafo concreto.
• Si ese párrafo se mueve, la imagen se mueve con él. Si en la página anterior se añade una línea y el párrafo pasa a la página siguiente, la imagen lo sigue. El caso de «no toqué nada y la figura saltó sola a la página siguiente» casi siempre se debe a esto.
• Si se elimina el párrafo al que está anclada, la imagen desaparece con él. El accidente de «desapareció la figura sin que yo la seleccionara» ocurre por este motivo.

Por su parte, una imagen En línea no tiene ancla, porque la imagen en sí forma parte del contenido del párrafo, es decir, se trata como un carácter grande más. Esta diferencia se puede representar así:

flowchart TB
    accTitle: Diferencia entre la colocación en línea y el ajuste de texto
    accDescr: Diagrama que compara la colocación en línea, donde la imagen forma parte del párrafo, con el ajuste de texto, donde la imagen flota en una capa aparte y se conecta con el párrafo solo mediante el ancla.
    subgraph INLINE["Colocación en línea ── la imagen es parte del párrafo"]
      direction TB
      A1["Párrafo del texto"] --> A2["Imagen<br/>se trata como un carácter grande"] --> A3["Párrafo siguiente"]
    end
    subgraph FLOAT["Ajuste de texto ── la imagen está en otra capa"]
      direction TB
      B1["Párrafo del texto<br/>el símbolo de ancla aparece en esta línea"] --> B3["Párrafo siguiente"]
      B1 -.->|"vinculado mediante el ancla"| B2["Imagen<br/>su posición se define por coordenadas en la página"]
    end

Figura: en En línea la imagen forma parte del párrafo, mientras que con el ajuste de texto la imagen flota en una capa distinta y solo el ancla la conecta con el párrafo

El ancla no se muestra de forma predeterminada. La manera de hacerla visible se explica en el paso 5 del apartado 5.2. Si va a usar la colocación flotante, empiece siempre por mostrar el ancla. Intentar corregir a tientas un vínculo invisible es, en esta área, lo que más tiempo hace perder.

La razón por la que conviene dejar En línea como valor predeterminado en un manual es sencilla: resiste mejor las revisiones.

• Aunque el cuerpo del texto aumente o disminuya, la imagen se mueve junto con el párrafo
• La imagen se puede centrar por párrafo
• El efecto de los saltos de página es más fácil de seguir
• Se reducen los accidentes de ancla y de orden de superposición

Salvo que exista un motivo de diseño especial, el patrón [En línea] + centrado + pie de figura resulta suficiente para empezar.

4.3 Coloque la imagen «justo después de su primera mención»

La forma más sencilla de que una imagen se lea bien es no separarla del cuerpo del texto.

Un mal ejemplo sería así:

• La explicación está dos páginas antes
• La imagen queda relegada al final de la página
• Solo el número de figura aparece en el cuerpo del texto
• El lector va y vuelve varias veces entre páginas

Lo ideal es colocarla justo después del párrafo donde se menciona esa figura por primera vez.

Por ejemplo, si el texto dice:

Abra [Configuración de notificaciones] y seleccione [Condiciones de envío] en la esquina superior derecha. El área que hay que configurar es la marcada en rojo en la figura 3-2.

lo ideal es que la figura 3-2 aparezca justo debajo de ese párrafo.

El método de «agrupar todas las figuras al final» puede servir para una recopilación de referencia, pero no es muy adecuado para un manual operativo.

4.4 La legibilidad de una captura de pantalla depende del recorte

En la práctica es habitual pegar tal cual la pantalla completa en Full HD o 4K. Con este método, el botón o el campo de entrada que se quiere mostrar al lector queda pequeño y, paradójicamente, resulta más difícil de entender.

Lo importante en una captura de pantalla es qué parte se muestra.

En concreto, pensar en este orden ayuda a no dudar:

1. Qué operación se quiere transmitir con esta figura
2. Qué áreas son innecesarias para esa operación
3. Si la misma pantalla se va a usar en otra figura, si el área que se muestra ahora puede reducirse al mínimo
4. En una figura comparativa, si conviene igualar el área de recorte y la escala

Un punto especialmente importante es que recortar por sí solo no elimina nada. En Word y Office, de forma predeterminada el área recortada permanece dentro del archivo, así que, si es necesario, hay que llevar a cabo también el proceso de eliminación.⁴⁵

4.5 Reduzca las figuras comparativas y anotadas a «una sola imagen terminada»

En un uso más avanzado, lo que más conviene recomendar es no acumular demasiados objetos independientes en Word para una figura comparativa o anotada.

Es habitual encontrarse con una situación así:

• 1 imagen original
• 3 globos de texto
• 5 flechas
• 4 cuadros de texto
• además, otro pie de figura aparte

En este estado, con solo tocar ligeramente uno de los elementos, la posición relativa del conjunto se descoloca con facilidad.

Hay dos buenas prácticas:

1. Si es posible, inserte la figura ya anotada y terminada como una sola imagen
2. Si la elabora dentro de Word, al final agrúpela para tratarla como una sola unidad

En particular, para una comparación antes/después, en lugar de colocar dos imágenes por separado con dos pies de figura, resulta más fácil de referenciar desde el cuerpo del texto convertirlas en una sola figura comparativa que incluya A: antes del cambio y B: después del cambio, y tratarla como figura 4-1.

5. Procedimientos concretos en Word

Este capítulo tiene 8 apartados, y cada uno se puede leer como un procedimiento independiente. No hace falta leerlos todos seguidos. Consulte el que corresponda a lo que le esté costando ahora.

Si empieza a leer cada apartado desde el encabezado «Procedimiento», se completa por sí solo. La numeración de los pasos se reinicia en 1 en cada apartado, así que no continúa la del apartado anterior.

5.1 El patrón más estable: «una sola captura de pantalla»

Empecemos por la forma básica que produce menos accidentes. Alrededor del 80 % de un manual operativo se resuelve bien con este patrón.

Procedimiento (pegar una imagen con colocación en línea)

1. Inserte la imagen o pegue la captura de pantalla
2. Seleccione la imagen y elija [En línea] desde [Opciones de diseño]
3. Centre el párrafo que contiene la imagen
4. Use [Recortar] desde [Formato de imagen] para limitarla al área necesaria
5. Añada el pie de figura justo debajo de la imagen
6. Cree el margen con el espaciado de párrafo, no con líneas en blanco
7. En el cuerpo del texto, inserte el número de figura mediante una referencia cruzada
8. Mantenga el párrafo de la imagen y el del pie de figura en la misma página

Por qué funciona bien este patrón

• La imagen queda vinculada al párrafo
• El centrado se mantiene estable
• El número de figura se gestiona de forma automática
• La referencia no se desajusta con facilidad
• Resiste bien aunque cambie la persona que edita el documento

Puede parecer un poco más laborioso que «pegar y arrastrar sin más», pero la diferencia se nota bastante a la hora de revisar el documento.

5.2 Si usa el ajuste de texto, opere partiendo de la base del ancla

Con [Cuadrado], [Arriba y abajo] o [Fijar posición en la página] puede colocar una figura al lado del cuerpo del texto o en una posición determinada. Sin embargo, con este uso la imagen se convierte en un objeto flotante vinculado a un párrafo, así que requiere más cuidado que En línea.¹²

Situaciones en las que conviene usar el ajuste de texto

• Una figura decorativa en la portada
• Un icono o una figura pequeña pegada al margen
• Un diseño en el que se quiere mostrar la figura y el texto uno al lado del otro
• Cuando se está montando de forma provisional una figura anotada dentro de Word

Procedimiento (cambiar a ajuste de texto y dejar visible el ancla)

1. Seleccione la imagen
2. Elija el tipo de ajuste de texto en [Opciones de diseño] Por ejemplo: [Cuadrado], [Arriba y abajo]
3. Si quiere colocarla en una posición fija de la página, use [Fijar posición en la página]
4. Si quiere que se mueva según aumente o disminuya el cuerpo del texto, elija una colocación que siga al texto en lugar de fijarla a la página
5. Active [Inicio] > [Mostrar u ocultar ¶] para mostrar las marcas de edición, o active [Archivo] > [Opciones] > [Mostrar] > [Anclas de objeto], para dejar visible el ancla
6. Si quiere fijar la relación de posición, use [Opciones de diseño] > [Ver más] > [Bloquear anclaje]²

Puntos de atención

• Con el ajuste de texto, la figura suele quedar vinculada «a este párrafo» y no «a esta página»
• Cuando el cuerpo del texto aumenta o disminuye, la relación de posición visible puede cambiar
• En un documento con muchas imágenes, un uso excesivo dificulta el mantenimiento

Por eso, es más seguro considerar el ajuste de texto como una operación excepcional.

5.3 Limite la captura de pantalla solo al área que quiere mostrar

La calidad de una captura de pantalla depende más de cómo se recorta que de la imagen en sí.

Patrón incorrecto

• Pegar la pantalla completa y que el botón que se quiere mostrar quede pequeño
• Una figura comparativa con una escala distinta a cada lado
• Nombres personales o direcciones de correo que aparecen en la imagen
• Recortar sin más, sin eliminar los datos originales

Buena práctica

• Limitarse a 1 figura, 1 mensaje
• Recortar solo el área que se quiere mostrar
• En una figura comparativa, igualar el área de recorte y la escala
• No limitarse a ocultar la información confidencial: eliminarla cuando sea necesario

Procedimiento (recortar solo el área que se quiere mostrar)

1. Seleccione la imagen
2. Elija [Formato de imagen] > [Recortar]
3. Elimine las partes innecesarias hasta que el objeto de la operación se lea con suficiente claridad
4. En una figura comparativa, si hace falta, use [Recortar] > [Relación de aspecto] para igualar la proporción
5. Antes de distribuir el documento, abra [Formato de imagen] > [Comprimir imágenes]
6. Active [Eliminar las áreas recortadas de las imágenes]⁴⁵

Consejos prácticos

• Si solo quiere mostrar un botón o un campo de entrada, no hace falta la pantalla completa
• Recorte primero, antes de reducir el tamaño de la figura
• Si la figura queda tan reducida que resulta ilegible, es mejor pasarla a la página siguiente

5.4 Hay dos maneras de crear una figura con anotaciones

Una figura con anotaciones es fácil de entender, pero en Word también es un área que se rompe con facilidad, así que conviene decidir el método desde el principio.

Método A: insertar la figura anotada y terminada como una sola imagen

Esta es la primera recomendación.

Casos en los que conviene

• Cuando hay muchos globos de texto o flechas
• Cuando se quiere mostrar un antes/después en una sola imagen
• Cuando se prioriza la estabilidad incluso al distribuir el documento en PDF

Ventajas

• En Word basta con 1 objeto
• El número de figura también se gestiona con uno solo
• Es fácil de referenciar mediante referencias cruzadas
• Otros editores pueden tocar el documento sin que se produzcan accidentes

Método B: combinar formas e imágenes dentro de Word

Es posible añadir anotaciones dentro del propio Word. Sin embargo, la regla de oro es no dejarlas como varios objetos sueltos.

Procedimiento (montar la figura anotada dentro de Word y agruparla)

1. Inserte la imagen original
2. Como va a superponer anotaciones, cambie el ajuste de texto de la imagen a algo distinto de En línea
3. Añada flechas, globos de texto y cuadros de texto
4. Seleccione cada objeto manteniendo pulsada la tecla Ctrl
5. Use [Formato de imagen] o [Formato de forma] > [Grupo] > [Agrupar]⁶⁷
6. Si quiere alinear la posición de varios objetos, use [Alinear]⁶

Una advertencia más, todavía más importante

• Para agrupar objetos, cada uno de ellos debe tener un ajuste de texto distinto de En línea⁷
• Si va a poner un pie de figura a un objeto flotante y quiere que se mueva junto con él, decida primero el diseño y añada el pie de figura después⁸

En resumen, si va a crear una figura anotada dentro de Word, es menos propenso a accidentes seguir este orden:

1. Colocar la imagen con ajuste de texto (flotante)
2. Añadir las anotaciones
3. Agregar el pie de figura si hace falta
4. Agrupar el conjunto

5.5 Vincule el número de figura, el número de capítulo y las referencias cruzadas

En el tratamiento de imágenes, lo que más tiende a quedar como trabajo manual son el número de figura y las referencias desde el cuerpo del texto. Automatizar esta parte da sus frutos en cada revisión posterior.

Cómo insertar el número de figura

1. Seleccione la imagen
2. En [Referencias] elija [Insertar título]
3. Ponga Figura como etiqueta
4. Si hace falta, añada un texto descriptivo Por ejemplo: Configuración de notificaciones de la pantalla de administración
5. Si todo el documento usa numeración de capítulos, active Incluir número de capítulo desde Numeración⁸⁹¹⁰

Cómo insertar la referencia desde el cuerpo del texto

1. Escriba la frase de referencia en el cuerpo del texto Por ejemplo: Para más detalles, consulte la figura
2. Abra [Insertar] > [Referencia cruzada]
3. Elija Figura como tipo de referencia
4. Seleccione la figura correspondiente
5. Si hace falta, active [Insertar como hipervínculo]¹¹

Lo que se evita con esta operativa

• El descuadre de figura de arriba o figura de abajo
• Las correcciones manuales al añadir una figura
• El desajuste de la referencia tras mover de página
• Los enlaces rotos después de convertir a PDF

Como las referencias cruzadas se insertan como campos, hay que actualizarlas antes de distribuir el documento. Si es todo el documento, puede actualizarlas de una vez con Ctrl + A y después F9.¹¹¹²

5.6 Mantenga la figura, el pie de figura y la explicación en la misma página

En un documento difícil de leer es habitual encontrar esta fragmentación:

• Solo la figura queda al final de la página
• El pie de figura aparece al principio de la página siguiente
• La explicación, después del pie de figura, queda en otra posición distinta

Para evitarlo, la base es mantener la configuración del salto de página en el propio párrafo.

Agrupación recomendada

• Párrafo de la imagen
• Párrafo del pie de figura
• Una frase de aclaración
• Continuación del cuerpo del texto

Procedimiento (mantener la figura y el pie de figura en la misma página)

1. Seleccione el párrafo que contiene la imagen
2. Haga clic con el botón derecho y abra [Párrafo]
3. Abra la pestaña [Líneas y saltos de página] o su equivalente
4. Active Conservar con el siguiente en el párrafo de la imagen
5. Active también Conservar con el siguiente en el párrafo del pie de figura, si hace falta
6. Si el pie de figura ocupa varias líneas, active también, si hace falta, Conservar líneas juntas, es decir, mantenga las líneas agrupadas sin dividir¹³

Lo que no debe hacer

• Ajustar el espacio insertando muchas líneas en blanco
• Reducir la figura de forma extrema solo porque no cabe
• Dejar el pie de figura solo y enviar la imagen a la página siguiente

Si la figura es grande y no cabe, resulta más legible enviar todo el bloque de la figura a la página siguiente.

5.7 Gestione el tamaño del archivo y la información confidencial

En un uso más avanzado, esto tampoco se puede pasar por alto. Aunque la colocación de las figuras sea impecable, si el archivo pesa demasiado o queda información que no debería verse, surgen problemas en la práctica.

Lo básico sobre el tamaño

• No pegue imágenes más grandes de lo necesario tal cual
• Decida si la compresión se aplica solo a la imagen seleccionada o a todo el documento
• Evite una compresión que haga ilegible el texto de la interfaz

Procedimiento en Word

1. Seleccione la imagen
2. Abra [Formato de imagen] > [Comprimir imágenes]
3. Elija entre Aplicar solo a esta imagen o a todo el documento
4. Active Eliminar las áreas recortadas de las imágenes
5. Ajuste la resolución de salida según el uso⁴⁵

Consideraciones para la operativa

• Recortar por sí solo puede dejar el área original dentro del archivo
• Compruebe que no aparezcan nombres personales, direcciones de correo, URL internas, datos de clientes o datos de verificación
• Si tiene dudas, guarde la imagen original aparte y elimine esos datos en el archivo que se va a distribuir

En un manual centrado en capturas de pantalla, es más seguro plantear juntas la protección frente a la aparición de información confidencial y la gestión del tamaño del archivo.

5.8 No descuide la accesibilidad

Cuantas más imágenes y figuras tenga un documento, más se nota la diferencia en accesibilidad. Aquí conviene ocuparse, como mínimo, de el texto alternativo y de la comprobación de accesibilidad.

Lo básico del texto alternativo

• Añada texto alternativo a las figuras que aportan información
• Marque como decorativas las figuras que solo tienen fines estéticos
• No se conforme con una descripción vaga como imagen o captura de pantalla
• Transmita brevemente no solo el contenido, sino también el propósito
• Resúmalo en 1 o 2 frases¹⁴¹⁵

Ejemplo

• Ejemplo incorrecto: Imagen de la pantalla de configuración
• Ejemplo correcto: Pantalla de configuración de notificaciones. Desde [Condiciones de envío], en la esquina superior derecha, se activa o desactiva la notificación por correo electrónico.

En diagramas de flujo o figuras complejas, se transmite mejor si se llega a explicar «qué concluye la figura».¹⁵

Cómo configurarlo

1. Haga clic con el botón derecho en la imagen y abra [Mostrar texto alternativo]
2. Si la figura aporta información, escriba la descripción
3. Si es solo decorativa, use [Marcar como decorativo]¹⁴¹⁵

Comprobación final

1. Abra [Revisar] > [Comprobar accesibilidad]
2. Revise los errores, las advertencias y las sugerencias
3. Corrija los problemas relacionados con las imágenes
4. Vuelva a comprobarlo antes de convertir a PDF¹⁶¹⁷

Un documento con buena apariencia pero mala accesibilidad no alcanza una calidad de distribución suficiente. Como un manual es un documento que se usa durante mucho tiempo, incorporar esto desde el principio facilita las cosas más adelante.

6. Reglas que conviene fijar en la plantilla

La calidad de las imágenes y las figuras se mantiene más estable fijando reglas que dependiendo del criterio individual. Como plantilla o estándar de equipo, conviene decidir al menos lo siguiente para que la operativa resulte más sencilla.

6.1 Reglas para insertar imágenes

• El método de inserción predeterminado es [En línea]
• El párrafo de la figura se centra
• El margen se crea con el espaciado de párrafo, no con líneas en blanco

6.2 Reglas de tamaño

• Figura a ancho completo: pantalla completa o flujos grandes
• Figura de tamaño medio: cuadros de diálogo o ventanas de configuración
• Figura pequeña: iconos o partes concretas de la interfaz

Con solo definir estos 3 patrones, la impresión general del documento queda uniforme.

6.3 Reglas para la numeración de figuras

• Numerar todo con la función de título
• Si el documento tiene numeración de capítulos, incluirla también en el número de figura
• Fijar una regla de posición, por ejemplo: el pie debajo de la figura y encima de la tabla ※ Sea cual sea la opción elegida, lo importante es mantenerla uniforme en todo el documento

6.4 Reglas para las referencias en el texto

• No usar figura de arriba ni figura de abajo
• Referenciar por el número de figura, por ejemplo figura 2-3
• Insertar la referencia mediante una referencia cruzada

6.5 Reglas para las figuras anotadas

• Si una figura lleva muchas anotaciones, conviértala en una sola imagen terminada antes de insertarla, siempre que sea posible
• Si se monta dentro de Word, llevar el proceso hasta agruparla
• Priorizar una sola figura comparativa frente a gestionar dos imágenes de antes/después por separado

6.6 Reglas de calidad para la distribución

• Actualizar los campos antes de distribuir el documento
• Confirmar la compresión de imágenes y la eliminación del área recortada
• Configurar texto alternativo o marca de decorativo, según corresponda
• Pasar la comprobación de accesibilidad

7. Lista de verificación antes de distribuir

Por último, una lista de verificación centrada solo en las imágenes y las figuras.

• ¿La imagen está colocada justo después de su primera mención?
• ¿No se ha pegado la pantalla completa sin necesidad?
• ¿No se ha estirado la imagen en horizontal o en vertical?
• ¿El número de figura se genera de forma automática, en lugar de escribirse a mano?
• ¿Las referencias desde el cuerpo del texto son referencias cruzadas?
• ¿No quedan expresiones como figura de arriba o figura de abajo?
• ¿La figura y el pie de figura no quedan separados en páginas distintas?
• ¿Se ha comprobado la posición del ancla en las imágenes con colocación flotante?
• ¿No se ha dejado solo recortada, sin más?
• ¿No aparece información personal o confidencial en la imagen?
• ¿El tamaño de la imagen no es excesivo?
• ¿Se ha configurado el texto alternativo o la marca de decorativo?
• ¿Se ha ejecutado la comprobación de accesibilidad?
• ¿Se ha completado la actualización de campos con Ctrl + A → F9?

8. Resumen

Lo importante al tratar imágenes y figuras en Word no es crear un diseño elaborado, sino conseguir un documento que resista bien las revisiones, sea fácil de actualizar y no confunda al lector. En ese sentido, en un manual suele funcionar bien la siguiente política: empezar con En línea, colocar la imagen justo después de su primera mención, recortar las capturas de pantalla para enfocarlas, automatizar el número de figura y las referencias, tratar el ajuste de texto como una operación excepcional y, antes de distribuir el documento, comprobar el tamaño y la accesibilidad.

Las imágenes sirven para mejorar la claridad, pero si se manejan de forma descuidada, terminan reduciendo la calidad de todo el documento. Si consigue convertir estos puntos en reglas, podrá mantener un manual estable también en Word, y si además los combina con las reglas de títulos, numeración, referencias cruzadas y saltos de página que tratamos en el artículo básico anterior, se acercará, un paso más allá de un «documento para leer», a un manual que se puede mantener.

9. Referencias

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Preguntas frecuentes

Preguntas habituales en las consultas sobre el tema del artículo.

¿Cómo se evita que las imágenes se desplacen en Word?

Como norma general, la forma más estable es colocar la imagen en «En línea» y tratarla como un párrafo. Una imagen en línea queda vinculada a su posición de inserción y se trata como un carácter de texto más, de modo que, aunque el cuerpo del texto aumente o disminuya, la imagen se mueve junto con el párrafo. Se puede centrar por párrafo y se reducen los accidentes relacionados con anclas u orden de superposición. Salvo que exista un motivo de diseño especial, el patrón «en línea + centrado + pie de figura» resulta suficiente.

¿Dónde deben colocarse las imágenes en un manual de Word?

Lo ideal es colocarlas justo después del párrafo donde se menciona la figura por primera vez. Si la explicación está dos páginas antes y la imagen queda relegada al final de la página, el lector tendrá que ir y volver varias veces entre páginas. El método de agrupar todas las figuras al final puede servir para una recopilación de referencia, pero no es adecuado para un manual operativo. Además, para que la figura y su pie no queden separados en páginas distintas, conviene usar la opción de párrafo «No separar del párrafo siguiente».

¿Hay algún truco para que las capturas de pantalla se vean mejor?

El truco consiste en recortar solo la parte que se quiere mostrar, en lugar de pegar la pantalla completa cada vez. La base es «una imagen, un mensaje»: si se pega una pantalla completa en Full HD o 4K, el botón o el campo de entrada que se quiere mostrar queda demasiado pequeño y resulta, paradójicamente, más difícil de entender. En las figuras comparativas conviene mantener el mismo área de recorte y la misma escala. Además, recortar por sí solo no elimina la zona original del archivo, así que antes de distribuir el documento hay que activar «Eliminar las áreas recortadas de las imágenes» desde «Comprimir imágenes».

¿Cómo se gestionan la numeración de figuras y las referencias del tipo «figura anterior» o «figura siguiente»?

El número de figura debe generarse automáticamente con la función de título (leyenda), y las referencias en el cuerpo del texto deben insertarse mediante referencias cruzadas. Escribir a mano «figura de arriba», «figura de abajo» o «imagen 1» es un error, porque se descuadra cada vez que se añade una figura o se mueve de página. Si todo el documento usa numeración de capítulos, también se puede configurar el número de figura para que incluya el número de capítulo. Como las referencias cruzadas se insertan como campos, hay que actualizarlas todas antes de distribuir el documento con Ctrl + A y luego F9.

Perfil del autor

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Go Komura

Representante de KomuraSoft LLC

Especializado en desarrollo de software para Windows, consultoría técnica e investigación de fallos, sobre todo en proyectos con sistemas existentes y errores difíciles de reproducir.