Sustituir los libros de registro en Excel por listas de SharePoint — decir adiós a los libros que «se rompen» con uso compartido, historial e integración de flujos

«Al abrir el libro de gestión de casos.xlsx estaba en modo de solo lectura. Como no sabía quién lo tenía abierto, hice una copia y la actualicé, y después ya no supe cuál era la versión más reciente». «Al ordenar las filas se desplazaron, y terminó pegada la nota de otro caso». Recibimos con frecuencia este tipo de consultas de empresas que llevan sus libros de gestión de casos, consultas o inventario en archivos de Excel de carpetas compartidas.

Excel es una excelente hoja de cálculo, pero como «lugar donde varias personas agregan y actualizan un libro de registro al mismo tiempo» presenta una limitación estructural. Si ya tiene implementado Microsoft 365, para este uso ya dispone de un contenedor dedicado: la lista de SharePoint (Microsoft Lists). Cuenta con edición simultánea por fila, historial de cambios, entrada de datos tipada y la posibilidad de evolucionar hacia notificaciones y aprobaciones con Power Automate: todo lo que un libro de registro necesita.

En este artículo repasamos dónde surgen las limitaciones de un libro de registro en Excel, cómo decidir y ejecutar la migración a una lista de SharePoint, las precauciones de diseño (comenzando por el umbral de 5000 de la vista de lista) y, finalmente, cómo convertir el libro de registro en un «libro de registro activo» mediante la integración con Power Automate.

Lectores a los que va dirigido y entorno previo: este artículo está pensado para el personal de sistemas de información y los responsables de negocio que llevan un libro de registro en Excel de una carpeta compartida entre varias personas. Se presupone que ya tiene implementado Microsoft 365 con un plan que incluye SharePoint Online (la lista de SharePoint, es decir, Microsoft Lists, es una función dentro de ese alcance).¹ La integración con Power Automate que se trata en este artículo también se puede montar íntegramente, empezando por el conector de SharePoint, con conectores estándar, es decir, con el derecho de uso de Power Automate incluido en la licencia de Microsoft 365.²³ Solo se necesita una licencia adicional si opta por conectores premium como Dataverse o SQL, que se tratan en el capítulo 7.⁴

1. Conclusión principal

• La causa raíz de los incidentes de un libro de registro en Excel (sobrescrituras, desplazamiento de filas, versión más reciente desconocida) es que la unidad de edición es el archivo completo. Como la lista de SharePoint gestiona la edición y el historial por fila (elemento), este tipo de incidentes se vuelve estructuralmente mucho menos frecuente.
• Una lista de SharePoint puede almacenar hasta 30 millones de elementos por lista, y los archivos adjuntos a un elemento de lista admiten hasta 250 MB por archivo.⁵
• El famoso límite de 5000 elementos es el «umbral de la vista de lista», no el límite de elementos que se pueden almacenar. Con columnas indexadas y vistas acotadas, se puede seguir operando incluso superando los 5000 elementos.⁶⁷
• Las listas de SharePoint Online tienen el historial de versiones activado desde el momento de su creación (50 versiones de forma predeterminada). Desde el principio queda registrado quién cambió qué elemento y cuándo.⁸
• Microsoft Lists cuenta con una función de importación que crea una lista a partir de un libro de Excel. Sin embargo, en la práctica de la migración, antes de importar los datos hay que deshacer las celdas combinadas, pasar a una fila por registro, limpiar las variaciones de escritura y diseñar los tipos de columna.¹
• Como el conector de SharePoint es un conector estándar, puede montar flujos de notificación, aprobación y recordatorio a partir de «Cuando se crea o modifica un elemento», dentro del alcance de la licencia de Microsoft 365.²³
• Las hojas cuyo objetivo principal es la agregación y el análisis, o los libros de registro de baja frecuencia que solo tocan una o dos personas, no tienen ningún problema en seguir siendo Excel. Por el contrario, los datos de negocio con muchas relaciones, un volumen del orden de cientos de miles de registros o que requieren integridad transaccional pertenecen al terreno de Dataverse (la base de datos para aplicaciones de negocio de Power Platform: una base de datos en la nube que conserva los datos como un conjunto de tablas y está diseñada partiendo de asociaciones entre tablas y control de acceso basado en roles)⁹ o de un sistema de negocio a medida (desarrollo por encargo), en lugar de una lista. Cabe señalar que el conector que usa Dataverse desde Power Automate está clasificado en el nivel premium, por lo que requiere una licencia adicional.⁴

2. Dónde surgen las limitaciones de un libro de registro en Excel

Al atender consultas, los puntos en los que un libro de registro en Excel empieza a fallar suelen ser los mismos.

• Edición simultánea y sobrescritura. Un archivo de Excel en una carpeta compartida pasa a modo de solo lectura si alguien ya lo tiene abierto. Quien no puede esperar hace una copia, y proliferan archivos como «libro_definitivo.xlsx» o «libro_0715_correccion_tanaka.xlsx», sin que quede claro cuál es el válido. La coedición de Excel en el navegador evita el problema de abrir el archivo al mismo tiempo, pero los problemas siguientes persisten.
• Desplazamiento y destrucción de filas. Pegar datos con un filtro activo, equivocarse al seleccionar el rango para ordenar, o insertar una fila y que solo se desplace la columna vecina. La libertad de una hoja de cálculo es, para un libro de registro, también la libertad de destruir datos. Y la única pista de quién lo rompió y cuándo suele ser la fecha de modificación del archivo.
• Las reglas de entrada no se respetan. Aunque decida que «el estado se elige entre estas cinco opciones» o que «la fecha va en formato aaaa/mm/dd», en la celda se puede escribir cualquier cosa. Incluso configurando la validación de datos, se sobrescribe fácilmente con copiar y pegar. Las variaciones de escritura terminan repercutiendo como un costo en la agregación y búsqueda posteriores.
• Dependencia de una sola persona por las macros. Un libro de registro cuya transcripción o agregación se automatizó con VBA se convierte en una caja negra en cuanto la persona que lo creó cambia de puesto o se va de la empresa. Además, los libros con macros suelen sufrir daños mayores cuando el archivo se corrompe.
• No se puede separar «ver» de «editar». Termina entregando un archivo editable incluso a quienes solo debían poder consultarlo, sin posibilidad de separar los permisos.

Por otro lado, también hay libros de registro que pueden seguir siendo de Excel. Los que actualizan una o dos personas con poca frecuencia, las tablas de agregación que solo se generan y distribuyen mensualmente, las hojas de análisis en las que el protagonista es la fórmula, la tabla dinámica o el gráfico, o los formularios cuyo propio diseño de impresión tiene sentido. En estos casos, o bien no se presenta el problema de «varias personas actualizando al mismo tiempo», o bien, aunque se presente, las ventajas de Excel (cálculo, diseño) siguen pesando más. Los criterios de decisión para la sustitución se resumen en la tabla del capítulo 7.

3. Qué es una lista de SharePoint: una «base de datos de filas», no una tabla de celdas

La lista de SharePoint es una función de SharePoint incluida en Microsoft 365, y se puede crear y usar la misma lista también desde la aplicación Microsoft Lists (al abrir una lista en SharePoint se le redirige a Microsoft Lists, por lo que en el fondo es la misma entidad).¹⁰ La principal diferencia con Excel es que la unidad de edición es la fila (el elemento), no la celda.

A continuación, detallamos las funciones que realmente marcan la diferencia en la práctica.

• Tipos de columna. Con una columna de opciones, el estado solo puede tomar los valores definidos. La columna de usuario está vinculada a las cuentas de la organización, así que desaparecen las variaciones de escritura del «responsable». La columna de fecha solo admite fechas, lo que hace fiable la evaluación de plazos y el orden. Con una columna de referencia (lookup) también se pueden montar relaciones sencillas que hacen referencia a valores de otra lista.¹¹¹²
• Vistas. Se puede compartir la misma información con distintas formas de visualización según el propósito, como «mis casos asignados», «vencen este mes» o «solo pendientes». Ya no hace falta copiar la hoja de Excel y repartirla por persona.
• Historial de versiones. Para cada elemento se registra cuándo, quién y qué columna cambió y cómo, y se puede volver a una versión anterior. En SharePoint Online está activado de forma predeterminada desde el momento en que se crea la lista.⁸ Preguntas como «¿quién lo borró?» o «quiero saber el valor anterior» quedan resueltas con una función estándar.
• Alertas y reglas. Se pueden configurar reglas sencillas para enviar una notificación cuando cambia un valor, únicamente desde el lado de la lista.¹ Para notificaciones más elaboradas o ramificaciones condicionales, entra en juego Power Automate (capítulo 6).
• Teams y móvil. Lists se puede agregar como pestaña en un canal de Teams, y se puede operar la misma lista desde el escritorio, la web o el móvil.¹ Se vuelve realista, por ejemplo, actualizar desde el terreno con el teléfono el estado de una consulta.

4. La práctica de la migración: limpieza → diseño de columnas → importación → vistas → cambio

La migración desde un libro de registro en Excel avanza en el siguiente orden. Más que el manejo de las herramientas, son los dos primeros pasos (la limpieza y el diseño de columnas) los que determinan el éxito o el fracaso.

(1) Primero, limpiar los datos existentes

En un libro de registro de Excel siempre se cuela alguna estructura que solo era posible por tratarse de una hoja de cálculo. Como la lista tiene una estructura plana de una fila = un elemento, primero hay que ordenar el lado de Excel.

• Deshacer las celdas combinadas (las combinaciones no se pueden trasladar a la lista)
• Pasar a una fila por registro (eliminar tanto varios casos en una sola celda como un registro que ocupa varias filas)
• Reducir el encabezado a una sola fila (renombrar las columnas si el encabezado ocupa dos niveles)
• Unificar las variaciones de escritura (por ejemplo, «en curso/en cursoo/pendiente» se unifican con los valores candidatos de la columna de opciones)
• Eliminar las filas de subtotal intermedias y las filas vacías decorativas
• Decidir, para las celdas con fórmulas, si se dejan «como valor» o si se «reproducen del lado de la agregación después de la migración»

Esta limpieza es a la vez el trabajo de migración y un inventario del diseño del libro de registro. Es habitual encontrar en abundancia casos como «esta columna nadie la rellena» o «estas dos columnas significaban lo mismo».

(2) Diseño de los tipos de columna

Se decide a qué tipo de columna de lista corresponde cada columna del Excel ya limpio. Las pautas habituales son estas.

(3) Importación

Microsoft Lists cuenta con una función que incorpora los datos de un libro de Excel y crea una lista a partir de ellos, de modo que puede tomar el libro de registro existente como punto de partida.¹ La puerta de entrada consiste en, desde la aplicación Microsoft Lists (o desde el sitio de SharePoint donde quiera colocar la lista), ir a «Nuevo» > «Lista» y elegir «Desde Excel» en la lista de métodos de creación. Al indicar el libro ya limpio, aparece una pantalla para confirmar las columnas que se importarán y su tipo.

Sin embargo, en la práctica se recomienda no dejarlo todo en manos de la detección automática de la importación, sino decidir primero el tipo de columna y confirmarlo en el momento de la importación (o bien diseñar primero una lista vacía y volcar los datos después). En particular, las columnas de opciones y de usuario son las que determinan la calidad del libro de registro, así que si termina operando con ellas como columnas de texto, se pierde buena parte del sentido de haber migrado.

Además, en libros de registro de más de varios miles de filas, no planifique dejarlo todo en manos de una sola importación. Nada más volcar los datos, el diseño frente al umbral de 5000 elementos que se trata en el capítulo 5 se convierte en el primer problema, y cuanto mayor es la importación, más pesada resulta la confirmación de los tipos de columna y la repetición del trabajo si algo falla. Es más seguro crear primero una lista vacía con el diseño de columnas ya fijado, preparar de antemano las columnas indexadas y las vistas acotadas para hacer frente al umbral, y luego cargar los datos divididos en unidades de tamaño manejable (haciendo un ensayo previo con una parte de los datos reales).

(4) Vistas y permisos

En la vista predeterminada se configura la forma habitual del trabajo diario, como «solo pendientes, orden ascendente por plazo», y se prepara aparte una vista con todos los elementos. Esto también es una preparación frente al umbral de 5000 elementos que se explica más adelante. En cuanto a los permisos, empiece separando a nivel de lista a «quién puede editar» de «quién solo puede consultar», y limite los permisos detallados a nivel de elemento a los casos en que realmente sean necesarios (cambiar los permisos una vez que el número de elementos ha crecido tiene restricciones; capítulo 5).

(5) Periodo de convivencia y cambio definitivo

Lo ideal es fijar una fecha de migración y cambiar todo de una vez, pero en la práctica siempre aparece alguien que «sigue escribiendo en Excel durante un tiempo». Si establece un periodo de convivencia, lo más seguro es declarar que «la lista es la fuente oficial y el Excel es solo una copia de referencia» y dejar el lado de Excel en modo de solo lectura. Si la doble operación se prolonga sin control, ninguno de los dos termina siendo la fuente oficial.

5. Límites y precauciones de diseño: 5000, archivos adjuntos y «lo que Excel tiene y la lista no»

Entender correctamente el umbral de 5000 de la vista de lista

SharePoint Online tiene, de forma predeterminada, un umbral de 5000 elementos para el número de elementos que una sola vista (operaciones como mostrar, ordenar, filtrar o agrupar) puede procesar a la vez. Al superarlo aparece el error «el número de elementos de esta lista supera el umbral de la vista de lista», o falla el orden y el filtrado de columnas.⁶⁷

Lo importante aquí es que esto no es el límite de elementos que se pueden almacenar. La lista en sí puede almacenar hasta 30 millones de elementos.⁵ Lo que está restringido es «la consulta que recorre de una vez un rango de más de 5000 elementos», y las medidas para evitarlo también están documentadas oficialmente.

• Agregar un índice a las columnas que se usan para filtrar. Cree un índice de columna en las columnas que sirven de eje para ordenar y filtrar (fecha de recepción, estado, responsable, etc.). Sin embargo, como agregar o quitar índices tiene la restricción de que solo se puede hacer hasta 20 000 elementos, diséñelo antes de que la lista crezca.⁷
• Mantener siempre la vista acotada a menos de 5000 elementos. Incorpore en la vista predeterminada un filtro sobre la columna indexada, como «del ejercicio actual», «solo pendientes» o «responsable = yo».⁷

Como no resulta obvio dónde se crea un índice, aquí está la ruta del menú. Abra la lista, vaya a el icono de configuración (engranaje) en la esquina superior derecha > «Configuración de la lista» (List settings) > sección «Columnas» > «Columnas indexadas» (Indexed columns) > «Crear un nuevo índice» (Create a new index), y cree el índice seleccionando la columna objetivo (columna principal). Como se pueden crear como máximo 20 columnas indexadas por lista o biblioteca, limítese a las columnas de filtro que use con frecuencia.¹³

En un libro de registro de casos o consultas de una pyme, lo habitual es que se generen unos cientos o miles de elementos al año, así que a corto plazo parece un problema ajeno, pero es una cifra que se alcanza si se acumulan varios años. Si desde el principio prepara una «vista predeterminada acotada por ejercicio + columna indexada», después no tendrá que improvisar con prisas. Cabe señalar que, cuando el número de elementos supera los 100 000, aparecen otras restricciones para el crecimiento a gran escala, como la imposibilidad de romper la herencia de permisos a nivel de lista o de carpeta.⁵ Si desde el principio se prevé una operación del orden de cientos de miles de elementos, la decisión correcta es elegir una base de datos (Dataverse, SQL) en lugar de una lista (capítulo 7).

El tratamiento de los archivos adjuntos: ¿columna de adjuntos o biblioteca de documentos?

A un elemento de la lista se le pueden adjuntar archivos, con soporte de hasta 250 MB por archivo.⁵ Sin embargo, en la práctica hay que prestar atención a estos dos puntos.

• El historial de versiones de la lista registra los cambios de las columnas, pero los cambios en los archivos adjuntos no quedan bajo control de versiones.⁸
• Si va a manipular los adjuntos desde Power Automate, el conector de SharePoint puede procesar archivos adjuntos de hasta 90 MB.²

Para archivos que en sí mismos necesitan control de versiones o coedición, como presupuestos o informes, resulta más manejable una configuración en la que se guardan en una biblioteca de documentos y se vinculan a la lista mediante un enlace o un número de gestión, en lugar de usar el adjunto de la lista. Considere la columna de adjuntos apropiada solo para evidencias ligeras y subordinadas al elemento, como «un escaneo de un fax».

Lo que Excel tiene y la lista no

En toda consulta de migración, lo que siempre se comprueba es el grado de dependencia de «lo que solo era posible porque era Excel».

• El diseño libre. No se pueden reproducir tablas cuyo significado depende únicamente de celdas combinadas, encabezados a dos niveles o codificación por color. El significado se traslada a las columnas, y la forma de mostrarlo, a las vistas.
• Las fórmulas complejas entre celdas. La lista también tiene columnas calculadas (valores calculados), pero no sustituyen a una red de cálculo compleja que hace referencia a toda la hoja ni a una tabla dinámica. La agregación y el análisis se reparten conectando los datos de la lista a Excel o a Power BI. Existen procedimientos oficiales tanto para crear un informe conectando Power BI Desktop a la lista como para crear directamente un modelo semántico de Power BI a partir de la lista en el servicio Power BI, con actualización periódica.¹⁴¹⁵
• El diseño de impresión. Si el libro de registro se usaba tal cual como formulario impreso, la pantalla de la lista no sirve como formulario. Si la impresión es un requisito, hace falta un diseño que, por ejemplo, vuelque los datos exportados en una plantilla de Excel o que cree por separado el lado del formulario.

En definitiva, la forma correcta de sustituir el sistema es reorganizar el trabajo en un reparto de roles: «la entrada de datos y el uso compartido, en la lista; el cálculo y el diseño, en Excel/Power BI».

6. Cómo el libro de registro se pone en marcha con la integración de Power Automate

El mayor dividendo de convertir el libro de registro en una lista de SharePoint es la integración con Power Automate. Como el conector de SharePoint es un conector estándar, puede montar flujos de nube dentro del alcance de una licencia de Microsoft 365 que permita usar conectores estándar.² La lista dispone de disparadores como «Cuando se crea un elemento» o «Cuando se crea o modifica un elemento», con los que el registro o la actualización en el libro se convierte directamente en el punto de partida del flujo.²³

flowchart TD
    accTitle: Flujo de integración entre la lista de SharePoint y Power Automate
    accDescr: Diagrama que muestra cómo el libro de registro en Excel migra a una lista de SharePoint, cómo Microsoft Forms transcribe solicitudes a la lista, cómo la creación o actualización de un elemento dispara un flujo de nube de Power Automate que envía notificaciones y deriva aprobaciones, cómo una ejecución programada genera recordatorios de elementos vencidos, y cómo la lista se conecta a Excel o Power BI para generar informes
    Excel[Libro de registro en Excel existente] -- Limpieza y diseño de columnas para migrar --> List[Lista de SharePoint<br/>Libro de casos y consultas]
    Forms[Microsoft Forms<br/>Recepción de solicitudes] -- Transcribe las respuestas --> List
    List -- Disparador de creación/actualización de elemento --> Flow[Power Automate<br/>Flujo de nube]
    Flow --> Notify[Notificación al responsable por Teams/correo]
    Flow --> Approve[Se deriva a un flujo de aprobación]
    Sched[Ejecución programada] --> Remind[Recordatorio de elementos vencidos]
    List -.-> Sched
    List -- Conexión/exportación --> BI[Agregación en Excel/informe de Power BI]

Hay tres patrones representativos.

• Notificación. Enviar una notificación de Teams al canal responsable cuando se registra una nueva consulta, o enviar un correo a la persona indicada cuando se establece la columna de responsable. La operación pasa de «ir a mirar el libro de registro» a «que el libro de registro avise».
• Aprobación. Iniciar un flujo de aprobación cuando el estado cambia a «solicitud de aprobación», y volver a escribir en las columnas de la lista el resultado, el aprobador y la fecha y hora. Esta configuración, en la que el rastro de la aprobación queda reunido en la misma fila del libro de registro, se trata en detalle en otro artículo, «Crear un flujo de aprobación con Power Automate: digitalizar los trámites y solicitudes en papel y por correo».¹⁶
• Recordatorio e inventario. Extraer cada mañana, mediante una ejecución programada, los elementos «vencidos y sin finalizar» y notificar de forma agrupada a los responsables. Los flujos de recordatorio que usan SharePoint están documentados oficialmente como un escenario clásico.³ El diseño de la ejecución periódica, incluida la evaluación de días laborables y el procesamiento mensual, se resume en «Flujos de ejecución periódica y diseño de días laborables en Power Automate».

Hay una precaución de diseño que merece la pena señalar. Si un flujo con el disparador «Cuando se crea o modifica un elemento» actualiza la propia lista, esa actualización puede volver a activarlo a sí mismo y generar un bucle infinito. La solución habitual no es descartarlo con una ramificación condicional posterior, sino escribir en el propio disparador, mediante las condiciones del disparador (trigger conditions), que «solo se active cuando el estado tenga un valor determinado». Con las actualizaciones que no cumplen la condición, ni siquiera se produce la ejecución, y tampoco queda registro en el historial de ejecuciones.¹⁷

Así es el lugar de configuración y la forma de la expresión. En el diseñador, seleccione el disparador y, en «Configuración» (Settings), escriba las expresiones una por una en «Condiciones del disparador» (Trigger conditions) con «+ Agregar» (en el diseñador clásico, «…» en la esquina superior derecha del disparador > «Configuración» > «Condiciones del disparador»). La expresión siempre empieza con @. Si escribe varias, el flujo solo se activa cuando se cumplen todas, así que si basta con que se cumpla «alguna de ellas», agrúpelas en una sola con @or(condición1, condición2).¹⁷

@equals(triggerBody()?['Status']?['Value'], 'Solicitud de aprobación')

Esta es una condición que dice «actívate solo cuando la columna de estado (nombre interno Status) tome el valor “Solicitud de aprobación”». Tenga en cuenta que el valor de una columna de opciones hay que extraerlo bajando hasta ['Value'], y que el nombre de columna es el nombre interno, no el nombre que se muestra en pantalla (en una columna de texto de una línea no hace falta ['Value'], como en @equals(triggerBody()?['Status'], 'Solicitud de aprobación')). Si no se siente seguro escribiendo la expresión a mano, el procedimiento que indica la documentación oficial es fiable: colocar temporalmente en el flujo la acción «Filtrar matriz» (Filter array), montar la condición desde la pantalla, copiar la expresión generada con «Editar en modo avanzado», pegarla en las condiciones del disparador y luego eliminar la acción.¹⁷

Sin embargo, la condición del disparador solo detiene el bucle cuando va acompañada de que la propia escritura de vuelta del flujo haga que la condición pase a ser falsa. En un flujo que «se activa cuando el estado es “Solicitud de aprobación”», el diseño debe incluir que, al final del procesamiento, siempre se actualice el estado a otro valor, como «en proceso» o «aprobado». Si después de la escritura de vuelta el estado sigue siendo «Solicitud de aprobación», esa misma actualización vuelve a hacer verdadera la condición, y las solicitudes de aprobación o las notificaciones se disparan repetidamente. Si es imprescindible una escritura de vuelta que no cambie la columna usada en la condición, agregue una columna de indicador de «procesado» e inclúyala en la condición del disparador.

Si quiere ampliar aún más la puerta de entrada de datos, es útil una configuración en la que se reciben las respuestas con Microsoft Forms y un flujo las transcribe a la lista (véase «Crear una puerta de entrada de solicitudes con Microsoft Forms y Power Automate»). Además, todo lo que abarca este artículo se puede montar con conectores estándar, pero si extiende el alcance a Dataverse o SQL entra en el terreno de la licencia premium.⁴ Esa frontera está organizada en «Licencias de Power Automate y el límite entre conectores estándar y premium».

7. Tabla de decisión: seguir en Excel, migrar a lista o desarrollar una aplicación de negocio y base de datos

Como orientación, consideramos que mientras se le pueda seguir llamando «libro de registro», la lista es suficiente, y que la señal de alarma llega cuando se empieza a pedirle a la lista que haga de «sustituto de un sistema de negocio». Cuando las columnas de referencia se multiplican, se entrelazan varios flujos y proliferan las vistas para paliar el umbral, ese es ya un problema que debe resolverse con una base de datos y una aplicación de negocio. La virtud de la lista es que permite operar con seguridad, mediante funciones estándar de bajo costo adicional, los años que transcurren hasta llegar a ese punto.

8. Resumen

El problema del libro de registro en Excel de una carpeta compartida no es la falta de atención de los responsables, sino un problema estructural. Mientras la unidad de edición sea el archivo completo, se repetirán las sobrescrituras, el desplazamiento de filas y la incertidumbre sobre cuál es la versión más reciente. Al trasladarlo a una lista de SharePoint, la edición pasa a ser por fila, la entrada de datos queda tipada, los cambios quedan registrados en el historial de versiones y los permisos se separan por rol.

En la práctica de la migración, el núcleo del trabajo no es tanto la operación de importación en sí como «la limpieza de los datos» y «el diseño de los tipos de columna». Y si comprende que el umbral de 5000 es una limitación de la vista, y prepara desde el principio columnas indexadas y vistas acotadas, podrá usarla con tranquilidad durante mucho tiempo. Decida el reparto de roles de los archivos adjuntos con la biblioteca de documentos, y deje el cálculo y el diseño en manos de Excel/Power BI. Un libro de registro con este reparto de tareas ya resuelto va creciendo, a partir de los disparadores de Power Automate, hasta convertirse en un «libro de registro activo» que funciona automáticamente para notificar, aprobar y recordar.

Y cuando la lista empiece a quedarse corta, esa es la señal para avanzar hacia Dataverse o un sistema de negocio. Hasta dónde llegar con funciones estándar y a partir de dónde resolverlo con desarrollo: en nuestra empresa atendemos también la consulta sobre dónde trazar esa línea.

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En KomuraSoft LLC atendemos desde la consultoría de diseño para convertir libros de registro en Excel a listas de SharePoint e integrarlas con Power Automate, hasta el desarrollo por encargo de bases de datos y aplicaciones de negocio para cuando una lista ya no es suficiente.

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Preguntas frecuentes

Preguntas habituales en las consultas sobre el tema del artículo.

¿En una lista de SharePoint solo caben hasta 5000 elementos?

No. Las 5000 unidades son el umbral de la vista de lista, es decir, el límite predeterminado de elementos que una sola vista (visualización, orden y filtrado) puede procesar a la vez. La lista en sí puede almacenar hasta 30 millones de elementos. Si necesita superar los 5000 elementos, puede seguir operando si agrega un índice a las columnas que use para filtrar y establece como vista predeterminada una vista siempre acotada a menos de 5000 elementos (por ejercicio fiscal, por responsable, etc.). Agregar índices tiene restricciones cuando la lista supera los 20 000 elementos, por lo que es importante diseñarlo antes de que la lista crezca.

¿Se puede crear directamente una lista de SharePoint a partir de un archivo de Excel?

Sí. Microsoft Lists tiene una función que lee los datos de un libro de Excel y crea una lista a partir de ellos, por lo que puede tomar el libro de registro existente como punto de partida. Sin embargo, antes de hacerlo es necesario deshacer las celdas combinadas, organizar los datos en una fila por registro, unificar la fila de encabezado y limpiar las variaciones de escritura. Además, dado que los tipos de columna (columnas de opciones, de usuario, de fecha, etc.) son el núcleo del valor de una lista, se recomienda decidir el diseño de columnas antes de la importación en lugar de dejarlo por completo en manos del proceso automático.

¿En qué casos está bien seguir usando el libro de registro en Excel?

Cuando lo actualizan solo una o dos personas y con poca frecuencia, cuando en realidad es más una hoja de cálculo de agregación y análisis que un libro de registro, o cuando el objetivo principal son fórmulas complejas, tablas dinámicas o un diseño para impresión, en la mayoría de los casos no hay problema en dejarlo en Excel. Por el contrario, un libro de registro que varias personas actualizan a diario, en el que se gestiona un estado (en curso, finalizado, etc.), en el que se quiere seguir el historial de cambios y al responsable, o que se quiere conectar con notificaciones y aprobaciones, es un buen candidato para una lista de SharePoint.

Si lo convierto en una lista de SharePoint, ¿qué puedo hacer con Power Automate?

Dado que el conector de SharePoint es un conector estándar, puede iniciar flujos de nube dentro del alcance de la licencia de Microsoft 365 a partir de disparadores como «Cuando se crea un elemento» o «Cuando se crea o modifica un elemento». Ejemplos representativos son la notificación por Teams de un nuevo registro, un flujo de aprobación que se dispara con un cambio de estado, o el recordatorio periódico de elementos vencidos. Los datos acumulados también se pueden consultar desde Excel o Power BI para agregarlos y generar informes, de modo que el libro de registro se convierte en el centro de notificaciones, aprobaciones y agregación.

Perfil del autor

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Go Komura

Representante de KomuraSoft LLC

Especializado en desarrollo de software para Windows, consultoría técnica e investigación de fallos, sobre todo en proyectos con sistemas existentes y errores difíciles de reproducir.