La licencia de Power Automate ── hasta dónde es gratuita con Microsoft 365 y cuándo se necesita Premium

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«Power Automate viene incluido en Microsoft 365, así que se puede usar gratis, ¿verdad?». Con esa idea, algunas empresas empiezan a automatizar y, al cabo de un tiempo, nos llega una consulta. «Al intentar conectar con SQL Server apareció un aviso de “premium”». «El flujo que hicimos de prueba dejó de funcionar a los 90 días». «Nos dijeron que si la persona que lo creó se va, el flujo se detiene». En todos los casos, la causa está en el funcionamiento de las licencias.

Y en parte tienen razón. La licencia de Microsoft 365 incluye un derecho de uso limitado (la licencia seeded o «con semilla» que trataremos en el capítulo 2) que permite crear flujos en la nube de Power Automate sin coste adicional, y con eso es posible montar de verdad, sin pagar nada, desde flujos de aprobación hasta notificaciones o integraciones con listas de SharePoint. El problema es que el límite de ese alcance se traza conector por conector, y es difícil notarlo hasta que se empieza a construir y se choca con la pared. En este artículo organizamos el esquema de licencias de Power Automate partiendo de «qué se quiere hacer»: qué entra en el alcance gratuito, en qué momento hace falta Premium, cómo elegir entre los planes de pago y cuáles son los puntos donde suele tropezarse en la práctica.

Este artículo no trata los precios en sí, porque las tarifas cambian con el tiempo, mientras que la estructura de «qué se puede hacer con cada nivel de licencia» es relativamente estable. Confirme siempre las condiciones más recientes en Microsoft Learn y en la página oficial de precios.

1. La conclusión, por adelantado

  • La licencia de Microsoft 365 incluye la creación y ejecución de flujos en la nube con conectores estándar (automatizados, programados o activados por botón). Se pueden crear automatizaciones con SharePoint, Outlook, Teams, Forms o Excel Online sin coste adicional. 12
  • Sin embargo, este derecho de uso se posiciona como una forma de «ampliar Microsoft 365 para la productividad individual», tiene un límite de 6.000 acciones al día por usuario y no incluye conectores premium, conectores personalizados, la puerta de enlace de datos local, RPA ni AI Builder. 13
  • Dataverse, SQL Server, HTTP (la acción HTTP genérica) y los conectores personalizados se consideran premium. El razonamiento de «solo estoy llamando a una API web externa, así que debería ser gratis» no es válido. 45
  • Los planes de pago se dividen básicamente en dos familias: Power Automate Premium, que se asigna a usuarios, y Power Automate Process, que se asigna a flujos o máquinas (sucesor del antiguo plan per user, del plan per flow y del complemento de RPA desatendido). La estructura consiste en calcular cuál sale más barato: contar por número de personas o por número de procesos. 67
  • Los flujos automatizados y los flujos programados funcionan con la licencia del propietario del flujo, mientras que los flujos instantáneos activados por botón funcionan con la licencia de la persona que los ejecuta. Si un flujo activado por botón con un conector premium se comparte en un departamento, todas las personas que lo ejecuten necesitarán Premium (o bien hay que asignar Process al flujo). 8
  • Las aprobaciones (Approvals) guardan los datos en Dataverse, pero el conector de aprobaciones en sí es un conector estándar. Se pueden crear flujos de aprobación con la licencia de Microsoft 365. 9
  • La versión de prueba de 90 días (Power Automate Trial) se puede activar uno mismo y permite probar casi todas las funciones premium. Es útil, pero el incidente clásico es entrar en producción sin darse cuenta con la versión de prueba y que el flujo se detenga al caducar. 610

2. Panorama general de las licencias ── qué es la «licencia seeded» de Microsoft 365

Las licencias de Power Automate se organizan en dos familias: las licencias de usuario (que se asignan a personas) y las licencias de capacidad (que se asignan a la propia automatización, es decir, a flujos o máquinas). 6

Dentro de las licencias de usuario hay un tipo de derecho de uso limitado que viene «de regalo» junto con las licencias de otros productos, como Microsoft 365, Dynamics 365 o Windows; la documentación de Microsoft las llama licencias seeded (seeded licenses). Esto es, en realidad, lo que hay detrás de «Power Automate viene incluido en 365». En este artículo usaremos ese mismo término de aquí en adelante. 3

Si resumimos las dos familias en un solo esquema, queda así.

Estructura de las licencias de Power AutomateDiagrama que muestra las dos familias de licencias de Power Automate, de usuario y de capacidad, y sus subtipos, la licencia seeded, Premium y Trial dentro de las de usuario, y Process y Hosted Process dentro de las de capacidadLicencias de Power AutomateLicencia de usuariose asigna a personasLicencia de capacidadse asigna a flujos o máquinasLicencia seededincluida con Microsoft 365, Windows, etc.solo conectores estándar, 6.000 acciones/díaPower Automate Premiumpremium, conectores personalizados, RPA asistido40.000 acciones/díaPower Automate Trial90 días, equivalente a Premium + RPA desatendidoPower Automate Processse asigna a un flujo en la nube o a una máquina250.000 acciones/díaPower Automate Hosted Processejecución desatendida en una máquina alojada por Microsoft

Como muestran las dos ramas, la licencia de usuario cuenta «personas» y la licencia de capacidad cuenta «la automatización en sí misma». La elección que veremos en el capítulo 4 se reduce, en el fondo, a cuál de las dos formas de contar resulta más barata.

Esto es lo que permite hacer la licencia seeded de Microsoft 365. 1

  • Crear y ejecutar flujos automatizados, programados y activados por botón
  • Usar conectores estándar
  • Hasta 6.000 acciones al día por usuario

Por otro lado, hay una lista clara de lo que no incluye. 13

  • Conectores premium
  • Conectores personalizados
  • La puerta de enlace de datos local
  • RPA (orquestación de flujos de escritorio)
  • AI Builder

Microsoft Learn define este derecho de uso como «un derecho de uso limitado para que el usuario personalice y amplíe Office 365 en escenarios de productividad individual», y señala explícitamente que para uso empresarial se recomienda la licencia Premium. 1 Es decir, según el propio planteamiento de Microsoft, el «Power Automate incluido en 365» es un derecho pensado para automatizaciones que se completan dentro de Microsoft 365, y desde el principio no está previsto para usarse como plataforma de automatización de procesos empresariales que abarque sistemas internos o servicios externos.

El límite de 6.000 acciones al día es otro número que se malinterpreta con facilidad. No cuenta el número de ejecuciones del flujo, sino cada ejecución individual del desencadenador y de las acciones dentro del flujo. Las acciones dentro de un bucle se cuentan en cada repetición, así que incluso un flujo sencillo como «guardar el adjunto de cada correo» puede consumir más de lo esperado si el volumen es alto. Superar el límite no detiene el flujo de inmediato: la ejecución se va retrasando según el grado de exceso. 8

3. Conectores estándar y conectores premium ── aquí está la línea divisoria

Los conectores se dividen en dos niveles, estándar (Standard) y premium (Premium), y a cuál pertenece cada uno viene determinado conector por conector. Si organizamos los que se usan con más frecuencia en la práctica de una pyme, queda así.

Nivel Conectores representativos
Estándar (disponible dentro del alcance de Microsoft 365) SharePoint / Office 365 Outlook / Microsoft Teams / Microsoft Forms / Excel Online (Business) / OneDrive for Business / Aprobaciones (Approvals) 29
Premium (requiere licencia de pago) Microsoft Dataverse / SQL Server / HTTP / conectores personalizados / numerosos SaaS empresariales de terceros como Salesforce 45

Mencionamos tres puntos donde es fácil tropezar.

  • HTTP es premium. Es cierto que, aunque un servicio no tenga un conector propio, si dispone de una API web se puede llamar mediante la acción HTTP; pero este conector HTTP genérico se considera premium. 511 Si se ha presupuestado la integración con un sistema troncal o un servicio web asumiendo que «llamar por HTTP es gratis», el cálculo se cae aquí. Ahora bien, si lo que se quiere invocar es específicamente la API REST de SharePoint, se puede sustituir por la acción «Enviar una solicitud HTTP a SharePoint (Send HTTP Request to SharePoint)», incluida en el conector estándar de SharePoint, y en ese caso no hace falta ninguna licencia adicional. 11
  • El conector de Dataverse es premium, pero el conector de aprobaciones es estándar. La función de aprobaciones guarda registros en Dataverse por debajo, pero el conector de aprobaciones en sí es un conector estándar, así que se puede crear un flujo de aprobación con la licencia de Microsoft 365. En el entorno predeterminado, la base de datos de Dataverse necesaria se aprovisiona automáticamente la primera vez que se crea un flujo de aprobación. 9 En cambio, en el momento en que la configuración toca directamente una tabla de Dataverse mediante un desencadenador o una acción, pasa a ser premium. 4
  • El derecho de uso de la puerta de enlace de datos local tampoco está incluido en Microsoft 365. Una configuración en la que un flujo en la nube accede a un SQL Server interno o a un recurso compartido de archivos involucra tanto el derecho de uso de la puerta de enlace como un conector premium, así que en la práctica cae de lleno en el territorio de los planes de pago. 3

En la pantalla de edición del flujo, los conectores premium muestran la etiqueta «Premium», así que se puede comprobar antes de construir nada. Si un usuario sin la licencia adecuada intenta ejecutar un flujo que incluye un conector premium, la operación falla con un error de licencia llamado DirectApiAuthorizationRequired. 5

4. La estructura de los planes de pago ── ¿contar por Premium o por Process?

Cuando se necesitan funciones premium, actualmente existen sobre todo tres opciones. Los nombres se reorganizaron hace unos años, así que tenga cuidado porque en los resultados de búsqueda es fácil que aparezca mezclada información con los nombres antiguos. El antiguo plan per user se ha sustituido por Premium, y el antiguo plan per flow junto con el antiguo complemento de RPA desatendido se han sustituido por Process. 7

Plan A qué se asigna Contenido principal
Power Automate Premium Usuario Crear, ejecutar y compartir sin límite flujos en la nube con conectores estándar, premium y personalizados (40.000 acciones/día por persona). Incluye creación y ejecución asistida (attended bot, 1 unidad) de flujos de escritorio, minería de procesos y créditos de AI Builder 6
Power Automate Process Un flujo en la nube o una máquina Al asignarse a un flujo, permite usar conectores premium sin importar la licencia de quien lo ejecute, con hasta 250.000 acciones al día (se puede acumular hasta 10 licencias). Para asignarla, el flujo debe formar parte de una solución. Al asignarse a una máquina, se obtiene un bot de ejecución desatendida 6
Power Automate Hosted Process Máquina alojada / grupo de máquinas alojadas Ejecuta RPA desatendido en una máquina virtual alojada por Microsoft. No requiere gestionar una máquina física. Se posiciona como una versión superior de Process 6

El criterio de elección es simple: contar por «cuántas personas lo usan» o por «cuántos procesos de negocio hay».

  • Si un flujo con un conector premium lo crea una persona concreta y simplemente se ejecuta de forma automática, basta con una licencia Premium para ese propietario. Como los flujos automatizados y los programados funcionan con la licencia del propietario, los empleados que disparan el desencadenador (quien coloca un archivo en SharePoint, quien responde en Forms) no necesitan licencia. 8
  • Si un flujo premium activado por botón lo usa todo el departamento, o si existe un proceso troncal que consume un gran volumen de acciones, es más razonable asignar Process al flujo. Un flujo con Process asignado pasa la comprobación de licencia sin importar quién lo ejecute. 86
  • La documentación de Microsoft indica que Process es aplicable cuando se da alguno de estos casos: RPA desatendido, un flujo propiedad de una entidad de servicio (service principal), un volumen alto de acciones, o un flujo premium que activan muchas personas. 8

Tenga en cuenta que Process es, ante todo, una licencia para flujos y máquinas, y no sustituye a la licencia de usuario. Quien crea los flujos o administra los flujos de escritorio sigue necesitando una licencia de usuario. 6

¿Con la licencia de quién funciona? ── matriz de correspondencia

El tema de las licencias se complica porque «quién paga» depende de cómo se activa el flujo. Si resumimos en una sola tabla la correspondencia entre los tres actores —propietario, ejecutor y máquina— y las dos licencias —Premium (persona) y Process (la automatización en sí)—, queda así.

Tipo de flujo y forma de activación A quién se le exige la licencia Solo conectores estándar Incluye funciones premium
Flujo automatizado / flujo programado El propietario del flujo (no quien dispara el desencadenador) Posible con la licencia seeded 1 Premium para el propietario, o Process para el flujo 8
Flujo instantáneo (activado por botón, Power Apps o Dataverse) La persona que lo ejecuta (cada vez que lo hace) Posible con la licencia seeded 1 Premium para todas las personas que lo ejecutan, o Process para el flujo 8
Flujo secundario (incluye funciones premium, invocado desde uno principal) El flujo principal o el flujo secundario, cualquiera de los dos Premium para el propietario del flujo principal, o Process para el flujo secundario (si el principal también tiene funciones premium, también necesita licencia) 12
Ejecución asistida de un flujo de escritorio en el propio equipo La persona que lo ejecuta Sin coste adicional, dentro del derecho de uso de Windows. Solo ejecución local en el entorno predeterminado; no se permite compartirlo ni crearlo en otro entorno 3 ─ (aquí la línea no se traza por el nivel de conector, sino por si hay o no uso compartido/integración)
Invocar un flujo de escritorio desde un flujo en la nube (asistido) El usuario de la conexión utilizada Premium 610
Ejecución desatendida de un flujo de escritorio La máquina que lo ejecuta (+ quien la registra) Process para la máquina, Premium para quien la registra 6
Solo responder a una solicitud de aprobación El aprobador No hace falta 9 No hace falta (responder a una aprobación no requiere Premium) 12

La tabla se lee con este resumen de tres puntos: «el flujo automatizado va por el propietario, el botón va por el ejecutor, el RPA desatendido va por la máquina». Una vez claro esto, solo falta decidir cuál de las dos columnas de la derecha mirar según si el flujo incluye o no funciones premium.

5. La licencia del RPA (flujos de escritorio) ── PAD por sí solo es gratis, la integración se paga

Power Automate for desktop (PAD), como parte del derecho de uso de Windows 10/11, se puede usar sin coste adicional siempre que se limite a crear flujos de escritorio en el propio equipo y ejecutarlos de forma asistida ahí mismo. Sin embargo, este alcance se limita a «ejecución local en el entorno predeterminado (sin orquestación)»: no permite compartir el flujo ni crearlo en un entorno distinto del predeterminado. 31

A medida que se va integrando en el trabajo, las licencias se necesitan en este orden.

  • Invocar un flujo de escritorio desde un flujo en la nube (asistido): el usuario de la conexión que se emplea para la invocación necesita Premium. Si un usuario con licencia gratuita intenta añadir la acción «Ejecutar un flujo creado con Power Automate for desktop», se le invita a iniciar la versión de prueba. 610
  • Ejecución desatendida (unattended): requiere una licencia Process asignada a la máquina. Además, el registro de esa máquina debe hacerlo un usuario con licencia Premium, así que no basta con comprar solo Process para que el RPA desatendido funcione. 6
  • Si no se quiere disponer de una máquina física: con Hosted Process se puede montar una configuración de ejecución desatendida en una máquina alojada por Microsoft. 6

Un avance por etapas —«primero comprobar el efecto con PAD por sí solo y ejecución manual, y una vez confirmado el valor, escalar a la automatización con Premium/Process»— es la vía más segura desde el punto de vista de la decisión de inversión. La forma concreta de automatizar la transcripción hacia un sistema troncal se trata en «Automatizar la transcripción a un sistema troncal con Power Automate for desktop».

6. Los créditos de AI Builder ── las funciones de IA como el OCR se pagan por consumo

Al incorporar a un flujo acciones de AI Builder, como el OCR de formularios (procesamiento de formularios) o la clasificación de texto, se consume un cupo por uso llamado créditos de AI Builder. Las licencias premium, como Power Automate Premium, incluyen una cantidad fija de créditos, y estos deben estar disponibles en el entorno donde se ejecuta el flujo. 13 También existe el complemento de capacidad de AI Builder para comprar más, pero su venta a clientes nuevos terminó a partir del 1 de noviembre de 2025, y actualmente se está en un período de transición en el que tanto la renovación de contratos existentes como los créditos seeded incluidos en Premium terminarán el 1 de noviembre de 2026. La función de AI Builder en sí no desaparece, ya que se puede seguir usando con los créditos de Copilot que la sustituyen, así que, si va a implantarla a partir de ahora, planifique el coste asumiendo los créditos de Copilot y no el complemento. 14

Según la tabla comparativa vigente, las licencias Premium, Process y Hosted Process incluyen 5.000 créditos al mes cada una. La tasa de consumo varía según el escenario: el procesamiento de formularios (extracción de datos de documentos) consume bastante más, mientras que la extracción simple de texto consume menos. 6 Como la licencia seeded de Microsoft 365 no incluye AI Builder, no es posible «probar solo el OCR dentro del alcance gratuito». 1

Si los 5.000 créditos mensuales bastan o no depende del volumen de documentos procesados. En «Leer y procesar pedidos por fax con AI Builder» presentamos un diseño concreto centrado en el OCR de pedidos por fax y cómo estimar el consumo de créditos.

7. Puntos habituales donde se tropieza en la práctica

Entrar en producción sin darse cuenta con la versión de prueba de 90 días

Power Automate Trial es una licencia de prueba de 90 días que el propio usuario puede activar, con funciones prácticamente equivalentes a Premium (salvo los créditos de AI Builder y el almacenamiento), e incluye la posibilidad de probar incluso el RPA desatendido. 6 En el momento en que se toca una función premium, aparece la pregunta de si se desea iniciar la prueba, así que no es raro que la persona empiece a usarla sin ser consciente del tema de la licencia. 10

El problema llega a los 90 días. Un flujo premium cuyo propietario ha perdido la licencia premium ve reducido su rendimiento, se notifica a todos los propietarios y, si no se actúa, el flujo se deshabilita a los 14 días. 15 El incidente típico es que «el flujo creado como prueba de concepto acaba formando parte del trabajo diario sin que nadie se dé cuenta, y solo al detenerse a los 90 días se descubre el problema de licencia». Si se construye algo serio durante la prueba, conviene presupuestar desde el principio también el coste de la licencia para cuando pase a producción definitiva.

La relación entre la licencia del propietario y la ejecución del flujo

Como ya se ha dicho, los flujos automatizados y los programados funcionan en el contexto de la licencia del propietario del flujo, y los flujos instantáneos (activados por botón o desde una app) funcionan con la licencia de la persona que los ejecuta. 8 De aquí se derivan varias consecuencias prácticas.

  • En un flujo automatizado, ni el empleado que dispara el desencadenador ni el aprobador que responde a la solicitud necesitan una licencia premium. No hace falta comprar Premium también para cada aprobador. 12
  • A la inversa, si se comparte un flujo activado por botón que incluye un conector premium, Premium pasa a ser obligatorio para todas las personas que lo ejecutan. En ese caso conviene plantearse asignar Process al flujo. 8
  • Un copropietario con el que se ha compartido un flujo que contiene un conector premium necesita también, para editarlo o ejecutarlo manualmente, una licencia equivalente a premium en su propio nombre. 16
  • Cuando el propietario se marcha de la empresa, el flujo pierde su licencia y entra en la regla de los 14 días mencionada antes. Si el flujo forma parte de una solución, se puede cambiar el propietario; si no, se recupera mediante la exportación e importación por parte de un copropietario (para que funcione como un flujo nuevo con la licencia del nuevo propietario) o asignando Process. 15

El diseño de la propiedad, las conexiones y el traspaso de los flujos es, junto con las licencias, un punto crítico de la operación. Lo tratamos en detalle en «Cómo evitar la dependencia de una sola persona en Power Automate ── para que el flujo no se detenga cuando quien lo creó se va».

«Reutilizar una sola licencia» constituye una infracción

La idea de «comprar una sola licencia Premium, asignarla a una cuenta compartida y que todos usen esa cuenta» corresponde a lo que Microsoft llama multiplexación (multiplexing), una configuración señalada de forma explícita como infracción de licencia. Las preguntas frecuentes de Learn indican, con un ejemplo concreto, que no es conforme la configuración en la que varios usuarios comparten las credenciales de una cuenta de servicio y usan un flujo premium con la única licencia Premium asignada a esa cuenta. 12

El criterio de referencia es «quién recibe el valor del flujo». Como la ejecución de un flujo automatizado o programado funciona en el contexto de la licencia del propietario, la simple persona que registra un elemento en una lista y así da pie al flujo, o quien solo responde a una solicitud de aprobación, no necesita por eso una licencia premium. Si el flujo se limita a enviar un correo al propietario, basta con la licencia del propietario. Por otro lado, esa misma FAQ pone como ejemplo de multiplexación la configuración en la que un flujo premium devuelve el resultado (un correo) a la propia persona que registró el elemento, porque esta activa el flujo de forma indirecta y también recibe valor de él, de modo que hace falta Premium tanto para el propietario como para esa persona. Si el resultado de un flujo premium se devuelve a un grupo numeroso, lo más seguro es licenciar directamente el flujo con Process. 12

Como la frontera puede resultar confusa, a continuación ordenamos en permitido/infracción los ejemplos que aparecen en la FAQ (en todos los casos se asume un flujo que incluye funciones premium). 12

Configuración Tratamiento de la licencia
El flujo mueve datos de Dataverse a una ubicación compartida, o solo envía un correo a un compañero No es multiplexación. Quien recibe el resultado solo consume datos y no activa el flujo
Procesa el registro en una lista como desencadenador y envía un correo únicamente al propietario del flujo Solo el propietario necesita licencia. No importa cuánta gente registre elementos en la lista
La misma configuración anterior, pero devuelve el correo de resultado a la propia persona que registró el elemento Se necesita Premium tanto para el propietario como para el que registra, porque este activa el flujo de forma indirecta y también recibe valor. Si no se licencia, es multiplexación
El aprobador que solo responde a una solicitud de aprobación No hace falta
Se comparte un flujo activado por botón o por app y lo ejecuta el equipo Premium para todas las personas que lo ejecutan, o Process para el flujo
Las credenciales de una cuenta de servicio se comparten y se usan entre pocas personas Es conforme si se licencia tanto a todos los usuarios como a la cuenta de servicio
Las credenciales de una cuenta de servicio se comparten y se usan entre muchas personas Se recomienda asignar Process al flujo (así se es conforme automáticamente aunque aumenten los usuarios)
Las credenciales se comparten entre varias personas y usan un flujo premium con una sola licencia Premium asignada a esa cuenta No conforme (multiplexación)

La propia FAQ señala expresamente que «esto es una guía, no una restricción impuesta técnicamente, y la responsabilidad de licenciar correctamente recae en el administrador». 12 Tenga presente que el hecho de que algo funcione no significa necesariamente que sea conforme.

El flujo de aprobación entra en el alcance gratuito, pero manipular Dataverse directamente es otra cosa

Los flujos de aprobación se pueden crear con la licencia de Microsoft 365 (como se ha visto en el capítulo 3). 9 Sin embargo, ir un paso más allá —leer y escribir directamente el historial de aprobaciones con el conector de Dataverse, o capturar los cambios en la tabla de aprobaciones con un desencadenador de Dataverse— ya es premium. Conviene tener presente este salto —«las aprobaciones eran gratis, pero al añadir la generación de informes del historial pasó a ser de pago»— para no equivocarse en el presupuesto. El diseño del propio flujo de aprobación se resume en «Crear un flujo de aprobación con Power Automate ── digitalizar las solicitudes y trámites de papel y correo».

8. Tabla de decisión ── licencia necesaria según lo que se quiere hacer

Lo que se quiere hacer Lo que se necesita
Registrar las respuestas de Forms en una lista de SharePoint y notificar por Teams Solo Microsoft 365 12
Flujo de aprobación de solicitudes y trámites (aprobar desde Teams/Outlook) Solo Microsoft 365 9
Llamar a una API web externa con la acción HTTP Premium para el propietario (o Process para el flujo) 58
Escribir en un SQL Server interno (local) Premium + derecho de uso de la puerta de enlace de datos local (no incluido en Microsoft 365) 43
Usar entre todo el departamento un flujo activado por botón con un conector premium Premium para todas las personas que lo ejecutan, o Process para el flujo 8
Automatizar con PAD las operaciones en pantalla del propio equipo y ejecutarlo ahí mismo Sin coste adicional (dentro del derecho de uso de Windows) 3
Invocar un flujo de escritorio desde un flujo en la nube (asistido) Premium para el usuario de la conexión 6
Ejecución desatendida (RPA tipo proceso por lotes nocturno) Process para la máquina + un usuario Premium para el registro de la máquina 6
Usar AI Builder para OCR de formularios, etc. Créditos incluidos en Premium, etc. (5.000 al mes) o el complemento 613

Si tiene dudas, compruebe la etiqueta «Premium» de los conectores en la pantalla de edición del flujo y razone en este orden: «quién activa el flujo (automático o por botón)» y «qué es mayor, el número de personas que lo usan o el número de procesos». Así podrá identificar casi con seguridad la licencia necesaria.

9. Resumen ── ver el coste de la licencia como «el desarrollo pagado a plazos»

La licencia seeded de Microsoft 365 tiene, dentro del alcance de los conectores estándar, un coste adicional real de cero. Que la puerta de entrada a la automatización de una pyme —aprobaciones, notificaciones, integración con SharePoint— quede dentro del alcance gratuito es algo que conviene aprovechar sin más. Por otro lado, en el momento en que se avanza hacia sistemas troncales, APIs externas, RPA u OCR, se entra en el territorio premium, y desde ahí surge un coste continuo de «número de personas × mensualidad» o «número de procesos × mensualidad».

Al evaluar este coste, recomendamos no mirar solo la mensualidad, sino calcular el total como mensualidad × número de personas (o de procesos) × años de uso y compararlo con las alternativas. No tratamos aquí el precio unitario en sí, porque cambia con el tiempo, pero el patrón de cálculo es fijo. Consulte la mensualidad de la licencia necesaria en la página de precios de Power Automate e introdúzcala en la siguiente fórmula.

  • Si se cuenta por personas: precio unitario de usuario de Premium × número de personas afectadas × 12 × número de años
  • Si se cuenta por la propia automatización: precio unitario de Process × número de flujos afectados (o de máquinas) × 12 × número de años

Calcular de antemano solo el multiplicador agiliza la decisión. Para 1 persona y 1 año, es 12 veces la mensualidad; para 3 personas y 3 años, 108 veces; para 5 personas y 5 años, 300 veces. Con la idea clara de que «Premium para 5 personas durante 5 años» supone un total de 300 veces la mensualidad, se compara esa cifra con el coste inicial más el mantenimiento de construir lo mismo internamente o por encargo a un tercero. Como este multiplicador pesa mucho, un diseño que reduce el número de personas afectadas —centrarse en flujos automatizados para no necesitar licencia de ejecutor, o llevar por el lado de Process los flujos que usa mucha gente— se traduce directamente en una reducción del coste total. Usar Premium para unas pocas personas durante 5 años puede llegar a costar lo mismo que un pequeño desarrollo por encargo, pero, a la inversa, si los requisitos son complejos y el mantenimiento del flujo sigue exigiendo mano de obra de forma continua, también puede salir más barato en total construir desde el principio un sistema dedicado. En sentido contrario, comparado con implantar un paquete existente o con un presupuesto de desarrollo, hay también muchos casos, por supuesto, en los que Power Automate sale abrumadoramente más barato aunque se pague la licencia. Lo importante es abandonar cuanto antes la premisa de «viene incluido en 365, así que es gratis» y tomar la decisión de inversión en automatización considerando el coste total, licencias incluidas.

Qué tareas automatizar con cada nivel de licencia y a partir de dónde conviene pasar a un desarrollo propio: podemos ayudarle desde la consultoría para trazar esa línea hasta el desarrollo a medida de la parte que Power Automate no llega a cubrir.

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KomuraSoft LLC se encarga desde la consultoría de diseño de la automatización —incluida la elección de licencias de Power Automate— hasta la comparación entre el coste de licencia y el de desarrollo, y la sistematización de las tareas que Power Automate no llega a cubrir.

Referencias

  1. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Sobre las funciones de Power Automate incluidas en la licencia de Microsoft 365 (Office 365) (flujos automatizados, programados y por botón; conectores estándar; 6.000 acciones al día) y las no incluidas (conectores premium, conectores personalizados, puerta de enlace, RPA, AI Builder), y el posicionamiento como «derecho de uso limitado para escenarios de productividad individual».  2 3 4 5 6 7 8 9 10

  2. Microsoft Learn, List of all Standard tier connectors. Sobre que SharePoint, Office 365 Outlook, Microsoft Teams, Microsoft Forms, Excel Online (Business) y OneDrive for Business, entre otros, son conectores del nivel estándar.  2 3

  3. Microsoft Learn, Deep dive on specific licenses. Sobre la definición de las licencias seeded, el contenido de la licencia seeded de Microsoft 365 (solo conectores estándar, 6.000 acciones al día, sin conectores premium/personalizados, sin puerta de enlace, sin RPA ni AI Builder) y el RPA asistido incluido en la licencia de Windows (solo ejecución local, sin orquestación).  2 3 4 5 6 7 8

  4. Microsoft Learn, List of all Premium tier connectors. Sobre que Microsoft Dataverse, SQL Server y Salesforce, entre otros, son conectores del nivel premium.  2 3 4

  5. Microsoft Learn, Cloud flow error code reference. Sobre que HTTP, SQL Server, Dataverse y los conectores personalizados son conectores premium, y que un usuario con la licencia seeded de Microsoft 365 que ejecuta un flujo con un conector premium recibe el error de licencia DirectApiAuthorizationRequired.  2 3 4 5

  6. Microsoft Learn, Types of Power Automate licenses. Sobre las dos familias de licencias, de usuario y de capacidad; Premium (todos los conectores, 40.000 acciones al día, 1 attended bot, créditos de AI Builder); Process (se asigna a un flujo o máquina, 250.000 acciones al día, hasta 10 unidades adicionales, requiere solución, bot desatendido); Hosted Process; Trial (90 días, prácticamente equivalente a Premium + RPA desatendido, sin créditos de AI Builder ni almacenamiento); los 5.000 créditos de AI Builder al mes incluidos en cada licencia; y la necesidad de un usuario Premium para registrar la máquina e invocar flujos de escritorio.  2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

  7. Microsoft Learn, Deep dive on specific licenses. Sobre la sustitución del antiguo plan Per-user por Premium, y del antiguo plan Per-flow y del antiguo complemento de RPA desatendido por Process (tratados como legado).  2

  8. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Sobre que los flujos automatizados y programados funcionan en el contexto de la licencia del propietario, y los flujos instantáneos con la licencia de quien los ejecuta; que un flujo instantáneo con conector premium requiere Premium para todas las personas que lo ejecutan (o Process para el flujo); los criterios de aplicación de la licencia Process (RPA desatendido, entidad de servicio, gran volumen de acciones, uso por muchas personas); y cómo se cuentan las acciones, incluidos los bucles, y el retraso al superar el límite.  2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

  9. Microsoft Learn, Get started with approvals. Sobre que el conector de aprobaciones es un conector estándar y se puede crear un flujo de aprobación con una licencia que permita conectores estándar (como Office 365), y que la base de datos de Dataverse necesaria para guardar los datos de aprobación se aprovisiona automáticamente en el entorno predeterminado.  2 3 4 5 6

  10. Microsoft Learn, Premium RPA features. Sobre la licencia necesaria para las funciones premium de RPA, que la licencia Trial dura 90 días, y que un usuario con licencia gratuita que intenta añadir la acción «Run a flow built with Power Automate for desktop» a un flujo en la nube recibe la invitación a iniciar la prueba.  2 3 4

  11. Microsoft Learn, Guidance: Migrate from classic workflows to Power Automate flows in SharePoint. Sobre que el conector HTTP genérico (acción) es premium, y que las llamadas a la API REST de SharePoint se pueden sustituir por la acción «Send HTTP Request to SharePoint» del conector estándar de SharePoint.  2

  12. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Sobre que reducir el número de licencias mediante la multiplexación (multiplexing) es una infracción; que un usuario que solo consume datos no incurre en multiplexación; la diferencia entre una configuración que envía el correo solo al propietario y otra que devuelve el resultado a la propia persona que registró el elemento; que compartir las credenciales de una cuenta de servicio entre varias personas y usar un flujo premium con una sola licencia Premium asignada a esa cuenta no es conforme (con pocas personas, se licencia a todos los usuarios y a la cuenta; con muchas personas, se recomienda asignar Process al flujo); que un flujo secundario con funciones premium solo necesita licenciar el flujo principal o el secundario, cualquiera de los dos; que un usuario que solo responde a una solicitud de aprobación no necesita Premium; los ejemplos de decisión según «quién recibe el valor del flujo»; y que esto es una guía, no una restricción impuesta, siendo el administrador el responsable de licenciar correctamente.  2 3 4 5 6 7

  13. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Sobre que las acciones de AI Builder consumen créditos de AI Builder, que estos créditos se obtienen mediante una licencia premium como Power Automate Premium o el complemento de capacidad de AI Builder, y que los créditos deben estar disponibles en el entorno del flujo.  2

  14. Microsoft Learn, End of AI Builder credits. Sobre el fin de la venta a clientes nuevos del complemento de capacidad de AI Builder a partir del 1 de noviembre de 2025, el fin de la renovación del complemento y de los créditos seeded incluidos con la licencia Premium el 1 de noviembre de 2026, que las funciones de AI Builder se pueden seguir usando con los créditos de Copilot, y el orden de prioridad en el consumo de créditos durante el período de transición. 

  15. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Sobre que un flujo premium cuyo propietario ha perdido la licencia premium (incluido por dejar la empresa) ve reducido su rendimiento y, tras notificarse a los propietarios, se deshabilita a los 14 días si no se actúa; y sobre el cambio de propietario en flujos incluidos en una solución, o su recuperación mediante exportación/importación o la asignación de Process.  2

  16. Microsoft Learn, User doesn’t have a service plan adequate for the non-Standard connection error. Sobre que un usuario con quien se ha compartido un flujo que contiene un conector premium necesita, para editarlo o ejecutarlo manualmente, una licencia de usuario equivalente a premium en su propio nombre, y que una licencia caducada produce el mismo error. 

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Preguntas frecuentes

Preguntas habituales en las consultas sobre el tema del artículo.

¿Hasta dónde se puede usar Power Automate solo con la licencia de Microsoft 365?
Hasta la creación y ejecución de flujos en la nube (automatizados, programados o activados por botón) que usan conectores estándar como SharePoint, Outlook, Teams, Forms o Excel Online. Existe un límite de 6.000 acciones al día por usuario. Los conectores premium, los conectores personalizados, la puerta de enlace de datos local, el RPA (gestión y orquestación de flujos de escritorio) y AI Builder no están incluidos en el derecho de uso de Microsoft 365 y requieren una licencia de pago como Power Automate Premium.
¿Se puede usar el conector HTTP con la licencia de Microsoft 365?
No. El conector HTTP genérico (acción HTTP) se considera premium y, al igual que SQL Server, Dataverse o los conectores personalizados, requiere una licencia como Power Automate Premium. Ahora bien, si solo necesita llamar a la API REST de SharePoint, puede sustituirlo por la acción «Enviar una solicitud HTTP a SharePoint», incluida en el conector estándar de SharePoint, y en ese caso no hace falta ninguna licencia adicional.
¿Debería elegir Power Automate Premium o Process?
Premium es una licencia que se asigna a usuarios, mientras que Process se asigna a flujos o máquinas. Si solo unos pocos responsables crean y ejecutan algunos flujos que usan funciones premium, lo razonable es adquirir Premium para esas personas. En cambio, si un flujo premium activado por botón lo usa un grupo numeroso, o si se necesita RPA desatendido o un volumen alto de ejecuciones, resulta más razonable asignar Process al flujo (o a la máquina), lo que elimina la necesidad de licenciar a cada ejecutor. La comparación se hace según cuál sea mayor: el número de personas que lo usan o el número de procesos de negocio.
¿Se puede usar Power Automate for desktop de forma gratuita?
Dentro del derecho de uso de Windows 10/11, se puede usar sin coste adicional siempre que se limite a crear flujos de escritorio en el propio equipo y ejecutarlos de forma manual (attended) en ese mismo equipo. Sin embargo, no incluye la orquestación: crearlos fuera del entorno predeterminado, compartir flujos o invocarlos desde un flujo en la nube. La integración con flujos en la nube requiere Power Automate Premium, y la ejecución desatendida requiere además una licencia Process.

Perfil del autor

Página de presentación del autor del artículo.

Go Komura

Representante de KomuraSoft LLC

Especializado en desarrollo de software para Windows, consultoría técnica e investigación de fallos, sobre todo en proyectos con sistemas existentes y errores difíciles de reproducir.

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