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把 Excel 台帳換成 SharePoint 清單 ── 用共用・歷程・流程整合擺脫「台帳損壞」

· · Power Automate, SharePoint, Microsoft Lists, Excel, Microsoft 365, 台帳管理, 業務自動化, 技術諮詢

「打開案件管理台帳.xlsx，發現是唯讀狀態。不知道是誰在開，所以做了一份複本來更新，結果搞不清楚哪一份才是最新的」「排序之後行位跑掉，別的案件的備註被貼到了別筆資料上」。用共用資料夾裡的 Excel 管理案件、詢問、備品等台帳的公司，經常向我們提出這類諮詢。

Excel 作為試算表軟體相當優秀，但作為「多人同時新增・更新的台帳存放處」，在結構上是勉強的。若已導入 Microsoft 365，這個用途早已有現成的專用容器 ── SharePoint 清單(Microsoft Lists)。以行為單位的同時編輯、變更歷程、具型別的輸入，乃至於透過 Power Automate 延伸到通知・核准，台帳所需要的東西一應俱全。

本文將整理 Excel 台帳的極限出現在哪裡、改用 SharePoint 清單的判斷與遷移步驟、以清單檢視閾值 5,000 為首的設計注意事項，以及透過 Power Automate 整合把台帳變成「會動的台帳」的做法。

目標讀者與前提環境：本文預設讀者是由多人共同經營共用資料夾 Excel 台帳的資訊部門・業務承辦人員。前提是已導入 Microsoft 365，且方案可使用 SharePoint Online(SharePoint 清單＝Microsoft Lists 就是這個範圍內的功能)。1 本文所提到的 Power Automate 整合，包含 SharePoint 連接器在內全都是標準連接器，因此可以用 Microsoft 365 授權內含的 Power Automate 使用權來組建。23 只有在伸手觸及第 7 章提到的 Dataverse、SQL 等進階連接器時，才需要額外授權。4

1. 先講結論

  • Excel 台帳事故(覆寫、行位錯亂、不知道哪一份是最新版)的根本原因，在於編輯單位是整個檔案。SharePoint 清單以行(項目)為單位進行編輯與歷程管理，因此這類事故在結構上不容易發生。
  • SharePoint 清單每個清單最多可儲存 3,000 萬個項目，清單項目的附件每個檔案上限為 250MB。5
  • 經常被提起的「5,000 筆限制」其實是「清單檢視閾值」，並不是可儲存筆數的上限。只要透過索引欄位與篩選過的檢視進行設計，即使超過 5,000 筆也能繼續運作。67
  • SharePoint Online 的清單從建立時就已啟用版本歷程(預設 50 個版本)。「誰在何時變更了哪個項目」從一開始就會被保留下來。8
  • Microsoft Lists 具備從 Excel 活頁簿建立清單的匯入功能。不過在匯入之前，先完成解除儲存格合併・整理成一行一筆・清理用詞不一致，以及欄位型別設計，才是遷移的實務做法。1
  • SharePoint 連接器是標準連接器，因此可以在 Microsoft 365 授權範圍內，以「項目建立或修改時」為起點，組建通知・核准・催辦的流程。23
  • 以彙總・分析為主要目的的工作表、只有 1～2 人碰觸的低頻率台帳，維持 Excel 就沒有問題。反過來，關聯關係多、筆數達數十萬筆規模、需要交易一致性的業務資料，就不屬於清單，而是Dataverse(Power Platform 為業務應用程式準備的資料基礎。它把資料保存為資料表的集合，是以資料表之間的關聯與角色型存取控制為前提所設計的雲端資料庫)9或業務系統(委外開發)的範疇。另外，從 Power Automate 使用 Dataverse 的連接器被歸類為進階層，因此以追加授權為前提。4

2. Excel 台帳的極限在哪裡

在接受諮詢的過程中，Excel 台帳開始損壞的地方大致上是共通的。

  • 同時編輯與覆寫。共用資料夾裡的 Excel，只要有人開啟，就會變成唯讀狀態。等不及的人就會做一份複本，於是「台帳_最新.xlsx」「台帳_0715_田中修改版.xlsx」不斷增生，搞不清楚哪一份才是正本。雖然瀏覽器版 Excel 的共同編輯可以避免「同時開啟」這個問題本身，但接下來要談的問題依然存在。
  • 行位錯亂與破壞。在套用篩選的狀態下貼上資料、排序時範圍選錯、插入行導致只有相鄰欄位錯位。試算表的自由度，對台帳而言同時也是破壞資料的自由度。而且誰在何時弄壞的，能依靠的線索大概只有檔案的修改日期。
  • 輸入規則不被遵守。即使規定「狀態要從這 5 個選項中選」「日期格式為 yyyy/mm/dd」，儲存格裡還是什麼都能輸入。就算設定了資料驗證(輸入規則)，也很容易被複製貼上覆寫掉。用詞不一致，最終會轉化為日後彙總・搜尋的成本反噬回來。
  • 巨集的人身依賴。用 VBA 把轉錄與彙總自動化的台帳，一旦製作者調動或離職，就會變成黑盒子。含巨集的活頁簿一旦檔案損毀，受到的損害往往也比較大。
  • 無法區分「檢視」與「編輯」。即使只是希望對方檢視，交出去的檔案對方也能編輯，無法做到權限分離。

另一方面，也有維持 Excel 就好的台帳。更新者只有 1～2 人且頻率也低的、每月製作分發一次的彙總表、以計算公式・樞紐分析表・圖表為主角的分析工作表、列印格式本身就具有意義的表單。這些不是不會發生「多人同時更新」的問題，就是即使發生了，Excel 的優勢(計算・版面配置)也更勝一籌。置換與否的判斷基準整理在第 7 章的表格中。

3. 什麼是 SharePoint 清單 ── 不是儲存格的表格，而是「以行為單位的資料庫」

SharePoint 清單是 Microsoft 365 內含的 SharePoint 功能，也可以從 Microsoft Lists 應用程式建立・使用同一個清單(在 SharePoint 開啟清單時會被導向 Microsoft Lists，兩者實體相同)。10 與 Excel 最大的差異在於，編輯的單位不是儲存格，而是行(項目)。

觀點 Excel 台帳 SharePoint 清單
編輯單位 整個檔案(儲存格可自由編輯) 行＝項目單位
欄位型別 無(輸入規則會被破壞) 有型別(選項・日期・數值・使用者・是/否・參照等)11
變更歷程 依賴檔案的版本管理 每個項目都有版本歷程(預設啟用・50 個版本)8
呈現方式 容易靠複製工作表分歧 可定義多個檢視(篩選・排序・分組)
輸入 直接輸入儲存格 輸入表單(必填項目・型別檢查)
權限 僅限檔案單位 可設定清單單位・項目單位
使用環境 有 Excel 的裝置 瀏覽器・Teams 索引標籤・行動裝置1

以下補充在實務上派得上用場的功能。

  • 欄位型別。使用選項欄位，狀態就只能輸入定義好的值。使用者欄位會與組織帳戶連結，因此「承辦人」的用詞不一致問題會消失。日期欄位只能輸入日期，因此期限判定與排序也會變得確實。也可以用查閱(Lookup)欄位參照其他清單的值，組建簡單的關聯。1112
  • 檢視。可以像「自己負責的部分」「本月到期」「僅未完成」這樣，把同一份資料以依目的區分的樣貌分享出去。不再需要在 Excel 中複製工作表、按人分發的做法。
  • 版本歷程。每個項目都會記錄何時・誰・改變了哪個欄位・如何改變，並可以回復到之前的版本。SharePoint Online 從清單建立時就預設啟用。8 「有人刪掉了」「想知道之前的值」這類問題，會有標準功能可以回答。
  • 警示・規則。光是清單本身，就能設定在值變更時發送通知的簡易規則。1 較複雜的通知或條件分歧，就輪到 Power Automate 上場了(第 6 章)。
  • Teams・行動裝置。Lists 可以作為索引標籤加入 Teams 頻道，能從桌面・網頁・行動裝置操作同一份清單。1 在現場用手機更新詢問處理狀況這樣的運作方式，也變得現實可行。

4. 遷移實務 ── 清理→欄位設計→匯入→檢視→切換

從 Excel 台帳的遷移，依照以下順序進行。比起工具操作本身，最初的兩個步驟(清理與欄位設計)才是決定成敗的關鍵。

(1) 先清理既有資料

Excel 台帳中，必然混雜著因為是試算表才被允許存在的結構。清單是一行＝一個項目的扁平結構，因此要先在 Excel 端整理好。

  • 解除儲存格合併(合併儲存格無法帶入清單)
  • 整理成一行一筆資料(消除一個儲存格塞多筆案件、或一筆資料橫跨多行的情況)
  • 把標題整理成一行(兩段式標題要重新命名欄位名稱)
  • 統一用詞不一致的地方(「處理中/處理當中/進行中」→統一成選項欄位的候選值)
  • 刪除中途的小計行・裝飾用的空白行
  • 決定含計算公式的儲存格要「以值的形式保留」，還是「遷移後在彙總端重現」

這項清理工作，既是遷移作業，同時也是對台帳設計的一次盤點。「這個欄位其實沒人在填」「這兩個欄位其實意思一樣」這種發現，是很常見的。

(2) 欄位型別設計

決定清理過的 Excel 各欄位，要對應到哪種型別的清單欄位。基本做法如下。

台帳的項目 清單的欄位型別 重點
狀態・區分・優先度 選項欄位 在此確定候選值，不允許自由輸入
承辦人・委託人 使用者欄位 與組織帳戶連結，可用於通知或檢視中的「我的項目」
受理日・期限・完成日 日期欄位 是期限判定・催辦流程的基礎
金額・數量 數值欄位 需要彙總的欄位務必設為數值型別
客戶名稱・案由 單行文字 若客戶主檔在另一個清單，也可以考慮使用查閱(Lookup)欄位12
經過備註 多行文字 以持續新增為主的話，可以透過版本歷程追蹤

(3) 匯入

Microsoft Lists 具備讀取 Excel 活頁簿資料以建立清單的功能，可以把既有台帳當作起點。1 操作入口是在 Microsoft Lists 應用程式(或想放置清單的 SharePoint 網站)中依序點選「新增」>「清單」，然後從建立方式清單中選擇「從 Excel」。指定清理完成的活頁簿後，就會進入確認要匯入的欄位及其型別的畫面。

不過在實務上，建議不要完全交給匯入的自動判斷，而是先決定欄位型別，在匯入時再進行確認(或者先設計好空的清單，之後再匯入資料)。特別是選項欄位・使用者欄位是決定台帳品質的欄位，若就這樣以文字欄位的狀態開始運作，好不容易遷移的意義就會減半。

另外，超過數千行的台帳，請不要規劃成一次匯入全部完成。因為匯入之後馬上就會遇到第 5 章要談的 5,000 筆閾值設計這個最初的課題，而且匯入量越大，欄位型別的確認與失敗時的重做也會越吃力。比較安全的做法是，先建立好確定欄位設計的空清單，備妥因應閾值的索引欄位與篩選檢視，再把資料切分成適當的區塊分批匯入(先用部分實際資料做一次演練)。

(4) 檢視與權限

預設檢視要設定成符合日常業務的形式，例如「僅未完成・依期限升冪排序」，全部項目的檢視則另外準備。這同時也是對後述的 5,000 筆閾值所做的準備。權限方面，先從以清單為單位區分「可以編輯的人」「僅能檢視的人」開始，項目單位的細部權限，僅限於真的有需要時才使用(筆數增加後再變更權限會有限制。詳見第 5 章)。

(5) 並行期間與切換

理想的做法是決定遷移日、一次性切換完成，但現實中總會出現「有一段時間還在寫 Excel」的人。若要設置並行期間，安全的做法是宣告「正本是清單，Excel 只是供參照用的副本」，並將 Excel 端設為唯讀。若漫不經心地持續雙軌運作，最終兩邊都會失去正本的地位。

5. 限制與設計注意事項 ── 5,000・附件・「Excel 有而清單沒有的東西」

正確理解清單檢視閾值 5,000

SharePoint Online 對於一個檢視(顯示・排序・篩選・分組等操作)一次能處理的項目數量，預設有 5,000 筆的閾值。超過之後，會出現「這個清單的項目數超過清單檢視閾值」的錯誤，或發生欄位排序・篩選失敗的情況。67

這裡的重點是，這並不是可儲存筆數的上限。清單本身最多可以儲存 3,000 萬個項目。5 受到限制的是「一次掃過超過 5,000 筆範圍的查詢」，而官方也提供了對應的方法。

  • 為用來篩選的欄位建立索引。針對作為排序・篩選軸心的欄位(受理日、狀態、承辦人等)建立欄位索引。不過索引的新增・刪除有限制，只能在 2 萬個項目以內進行，因此要在清單變大之前先完成設計。7
  • 讓檢視始終篩選在 5,000 筆以下。像「本年度」「僅未完成」「承辦人＝自己」這樣，把以索引欄位進行的篩選內建到預設檢視中。7

索引的建立位置不容易找到，這裡先寫下選單路徑。開啟清單，點選右上角的設定(齒輪)>「清單設定」(List settings)>「欄」區段的「已建立索引的欄」(Indexed columns)>「建立新索引」(Create a new index)，選擇作為索引對象的欄位(主要欄)後建立。一個清單／文件庫最多只能建立 20 個索引欄位，請鎖定在常用的篩選欄位上。13

若是中小企業的案件・詢問台帳，一年多半是數百到數千筆，看起來當前與這個閾值無關，但只要累積個幾年，就會是觸手可及的數字。若一開始就準備好「以年度篩選的預設檢視＋索引欄位」，之後就不必手忙腳亂。另外，項目數超過 10 萬筆之後，就無法在清單・資料夾單位切斷權限繼承等，規模擴大還有其他限制。5 若一開始就預見到會有數十萬筆規模的運作，那麼判斷應該是選擇資料庫(Dataverse・SQL)而非清單(第 7 章)。

附件的處理方式 ── 附件欄還是文件庫

清單的項目可以附加檔案，每個檔案最多支援 250MB。5 不過在實務上，有以下兩點需要注意。

  • 清單的版本歷程會記錄欄位的變更，但附件檔案的變更並不會被版本管理。8
  • 若要從 Power Automate 操作附件，SharePoint 連接器能處理的附件檔案大小上限為 90MB。2

像報價單・報告書這種本身就需要版本管理或共同編輯的檔案，比起放在清單的附件，存放在文件庫，再用連結或管理編號與清單連結起來的架構會比較好處理。附件欄則定位為適合「一張傳真掃描檔」這類從屬於項目的輕量佐證資料。

Excel 有而清單沒有的東西

在遷移諮詢中，一定會確認的是對「因為是 Excel 才做得到的事」的依賴程度。

  • 自由的版面配置。儲存格合併、兩段式標題、僅靠顏色區分來賦予意義的表格，這些都無法重現。意義要移到欄位，呈現方式要移到檢視。
  • 儲存格之間複雜的計算公式。清單雖然也有彙總欄位(計算值)，但無法取代參照整張工作表的複雜計算網或樞紐分析表。彙總・分析的做法，是把清單的資料連接到 Excel 或 Power BI 來進行的分工。官方已提供從 Power BI Desktop 連接清單來製作報表的步驟，以及在 Power BI 服務中直接從清單建立語意模型並定期更新的方法。1415
  • 列印版面。若台帳原本就直接當作列印格式使用，清單的畫面是無法當作表單的。若列印是硬性需求，就需要設計成把匯出的資料匯入 Excel 範本，或另外製作表單端等方式。

也就是說，重新組成「輸入與共用交給清單，計算與版面配置交給 Excel/Power BI」的分工，才是正確的置換形式。

6. 透過 Power Automate 整合讓台帳動起來

SharePoint 清單化最大的紅利，就是與 Power Automate 的整合。SharePoint 連接器是標準連接器，因此可以在能使用標準連接器的 Microsoft 365 授權範圍內組建雲端流程。2 清單準備了「項目建立時」「項目建立或修改時」等觸發程序，可以直接把登錄・更新台帳當作流程的起點。23

清理與欄位設計後遷移轉錄回覆內容項目建立/更新觸發程序連接/匯出既有的 Excel 台帳SharePoint 清單案件・詢問台帳Microsoft Forms申請與請求受理窗口Power Automate雲端流程以 Teams/郵件通知承辦人轉入核准流程排程執行逾期項目催辦Excel 彙總・Power BI 報表

具代表性的模式有三種。

有一點設計上的注意事項。「項目建立或修改時」觸發程序的流程，如果自己更新了清單，那次更新可能又會觸發自己，形成無限迴圈。標準做法不是在後段用條件分歧捨棄，而是在觸發程序端用觸發條件(trigger conditions)寫下「僅在狀態為特定值時才啟動」。不符合條件的更新，連執行本身都不會發生，執行歷程中也不會留下記錄。17

設定位置與運算式的寫法如下。在設計工具中選取觸發程序，在「設定」(Settings)的「觸發條件」(Trigger conditions)以「+ 新增」逐行寫入運算式(在傳統設計工具中，是從觸發程序右上角的「…」>「設定」>「觸發條件」)。運算式一定要以 @ 開頭。若寫了多個條件，只有在全部滿足時才會啟動，因此若是「只要滿足其中之一即可」的情況，要用 @or(條件1, 條件2) 整合成一行。17

@equals(triggerBody()?['Status']?['Value'], '請求核准')

這是「僅在狀態欄位(內部名稱 Status)變成『請求核准』時才啟動」的條件。請注意，選項欄位的值要往下取到 ['Value']，而且欄位名稱要用內部名稱，而不是畫面上顯示的名稱(若是單行文字欄位，則像 @equals(triggerBody()?['Status'], '請求核准') 這樣不需要 ['Value'])。如果對手寫運算式沒有把握，官方文件所介紹的做法 ── 在流程中暫時放置「篩選陣列」(Filter array)動作，用畫面組出條件後，透過「以進階模式編輯」複製產生的運算式，貼到觸發條件後再刪除該動作 ── 是可靠的方法。17

不過，觸發條件必須與流程自身寫回資料使條件變成偽這件事配對，才能真正阻止迴圈。若流程是「狀態為『請求核准』時啟動」，設計上就必須包含在處理最後一定要把狀態更新成『處理中』或『已核准』等別的值後才結束。若寫回之後狀態依然是『請求核准』，那次更新又會讓條件再度成立，核准請求或通知就會反覆發送。如果無論如何都需要進行不改變條件所用欄位的寫回，請新增一個已處理旗標欄位，並加入觸發條件中。

若想進一步拓寬輸入的入口，用 Microsoft Forms 受理、再由流程轉錄到清單的架構會很有效(「用 Microsoft Forms 打造企業內部申請・請求受理窗口 ── 把郵件與口頭請求彙整到表單中」)。此外，本文的範圍全部都能用標準連接器組建，但若伸手觸及 Dataverse 或 SQL，就會進入進階授權的領域。4 這條界線整理在「Power Automate 的授權 ── Microsoft 365 能免費用到什麼程度，何時需要 Premium」中。

7. 判斷表 ── 維持 Excel／清單化／業務應用程式・資料庫開發

狀況 判斷
更新者為 1～2 人・低頻率。以彙總/分析・列印格式為主要目的 維持 Excel，不要勉強遷移
多人日常性地新增・更新。要管理狀態・承辦人・期限 遷移到 SharePoint 清單有很大的價值
想串接通知・核准・催辦。想強制輸入的型別 清單＋Power Automate。本文的主打場景
客戶・案件・明細等清單間的參照增加到 2～3 段 靠參照欄位維護會很吃力。考慮 Dataverse 等資料庫4
筆數達數十萬筆規模，或每天都要操作超過 5,000 筆的檢視 與其在清單設計上下功夫，不如一開始就用資料庫＋業務應用程式更便宜6
多個資料表同時更新(受訂與庫存等)需要一致性 需要交易。屬於業務系統(委外開發)的範疇
表單輸出・條碼・外部系統整合是需求核心 清單單獨無法涵蓋。考慮專用系統或開發

大致的判斷標準是，只要還稱得上是「台帳」，用清單就足夠；一旦開始讓清單扮演「業務系統的替代品」，就是紅燈。當參照欄位不斷增加、多條流程互相糾纏、應對閾值的檢視開始氾濫時，那就已經是應該由資料庫與業務應用程式來解決的問題了。清單的優點，在於能用追加成本很少的標準功能，安全地撐過到達那一步之前的這幾年。

8. 總結

共用資料夾裡 Excel 台帳的問題，不在於承辦人的注意力，而是結構性的問題。只要編輯單位仍是整個檔案，覆寫・行位錯亂・不知道哪份是最新版的問題就會反覆出現。轉移到 SharePoint 清單之後，編輯會變成以行為單位，輸入會帶有型別，變更會留在版本歷程中，權限也能依角色劃分。

遷移的實務，重點不在匯入操作本身，而在於「資料清理」與「欄位型別設計」。理解 5,000 筆的閾值是檢視的限制，並從一開始就準備好索引欄位與篩選過的檢視，就能長期安心使用。附件檔案要決定與文件庫的分工，計算與版面配置則交給 Excel/Power BI。完成這種分工的台帳，會以 Power Automate 的觸發程序為起點，逐漸成長為能自動處理通知・核准・催辦，會動的「動態台帳」。

而當清單開始讓人感到吃力時，那就是應該邁向 Dataverse 或業務系統的訊號。哪些部分要用標準功能完成，從哪裡開始要靠開發來解決 ── 這種界線的釐清諮詢，敝公司也承接。

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合同會社小村軟體承接從 Excel 台帳的 SharePoint 清單化・Power Automate 整合設計諮詢，到清單無法涵蓋的業務資料庫・業務應用程式委外開發等工作。

參考連結

  1. Microsoft Learn，Manage the Lists app for your organization in Microsoft Teams。關於在 Microsoft Lists 中追蹤課題・備品・詢問等、檢視・規則・警示功能、從範本或既有清單・Excel 活頁簿資料匯入建立清單，以及在 Teams 索引標籤・桌面・網頁・行動裝置上使用的說明。 ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6

  2. Microsoft Learn，SharePoint - Connectors。關於 SharePoint 連接器在 Power Automate 中屬於標準(Standard)類別、「項目建立時」「項目建立或修改時」等觸發程序，以及連接器能處理的清單項目附件上限為 90MB 的說明。 ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5

  3. Microsoft Learn，Use SharePoint and Power Automate to build workflows。關於 Power Automate 與 SharePoint 的整合、監控清單・文件庫變更的觸發程序，以及核准・提醒流程等代表性場景的說明。 ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  4. Microsoft Learn，List of all Premium tier connectors。關於 Microsoft Dataverse 連接器被歸類為進階層連接器的說明。 ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  5. Microsoft Learn，SharePoint limits。關於清單最多可儲存 3,000 萬個項目、清單項目附件每個檔案上限 250MB，以及超過 10 萬個項目的清單・資料夾無法切斷・重新繼承權限的說明。 ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  6. Microsoft Learn，“The number of items in this list exceeds the list view threshold” when you view lists in Microsoft 365。關於清單檢視閾值預設設定為 5,000 筆，以及超過時會發生顯示錯誤的說明。 ↩ ↩2 ↩3

  7. Microsoft Learn，“Cannot show the value of the filter” error when you try to sort or filter a column in SharePoint Online。關於超過閾值時排序・篩選會失敗、透過索引欄位與篩選過的檢視將項目數維持在 5,000 筆以下的解決方式，以及索引欄位的新增・刪除有 2 萬個項目上限這項限制的說明。 ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  8. Microsoft Learn(Microsoft 365 社群文件)，Versioning in SharePoint。關於 SharePoint Online 的清單從建立時就啟用版本管理(預設 50 個版本)、會記錄變更日期時間・變更者・變更欄位並可復原，以及清單附件的變更不會被版本管理的說明。 ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  9. Microsoft Learn，What is Microsoft Dataverse?。關於 Dataverse 是安全儲存・管理業務應用程式所用資料的基礎、資料以列與欄組成的資料表集合形式保存、可透過角色型安全性進行資料表單位的存取控制，以及應用程式可以直接使用資料表之間的關聯(關聯性)的說明。 ↩

  10. Microsoft Learn，Integrate SharePoint Online into Power Apps overview。關於在 SharePoint 建立・顯示清單時會被導向 Microsoft Lists、兩者可以存取同一份清單，以及可以把清單作為 Power Apps 資料來源的說明。 ↩

  11. Microsoft Learn，Connect to SharePoint from a canvas app。關於 SharePoint 清單的欄位型別(是/否、日期與時間、選項、參照、使用者、數值、貨幣、單行/多行文字等)與 Power Apps 資料型別的對應說明。 ↩ ↩2

  12. Microsoft Learn，Link lists using a lookup column in Power Apps。關於可以用查閱(Lookup)欄位與其他清單建立關聯，以及短且固定的清單適合使用選項欄位的說明。 ↩ ↩2

  13. Microsoft 支援，Add an index to a list or library column。關於索引的建立步驟(設定 > 清單設定 > 已建立索引的欄 > 建立新索引)，以及一個清單・文件庫最多可以建立 20 個索引欄位的說明。 ↩

  14. Microsoft Learn，Create a report on a SharePoint List in Power BI Desktop。關於從 Power BI Desktop 連接 SharePoint 清單來製作報表的步驟說明。 ↩

  15. Microsoft Learn，Create a Power BI semantic model directly from a SharePoint list。關於可以直接從 SharePoint 清單建立 Power BI 語意模型，以及能透過手動更新・排程更新讓資料保持最新的說明。 ↩

  16. Microsoft Learn，Get started with approvals。關於 Power Automate 核准功能的基礎，以及核准連接器可以作為標準連接器使用的說明。 ↩

  17. Microsoft Learn，Customize your triggers with conditions。關於為 SharePoint 的「項目建立或修改時」觸發程序設定觸發條件、前往設定畫面的路徑(觸發程序 > 設定 > 觸發條件 > 新增。傳統設計工具則是「…」> 設定)、運算式以 @ 開頭、多個條件以 AND 判斷、OR 要用 @or() 整合、不符合條件的事件連執行本身都不會發生也不會留下執行歷程，以及沿用 Filter array 動作「以進階模式編輯」所產生運算式的步驟的說明。 ↩ ↩2 ↩3

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常見問題

整理諮詢這個主題時常見的問題。

SharePoint 清單只能放到 5,000 筆嗎？
不是的。5,000 筆是「清單檢視閾值」，是一個檢視(顯示・排序・篩選)一次能處理的項目數量的預設上限。清單本身最多可以儲存 3,000 萬個項目。若使用量會超過 5,000 筆，只要為篩選用的欄位建立索引，並將預設檢視設計成始終篩選在 5,000 筆以下(例如按本年度、按承辦人分類)，就能持續運作。由於索引的新增在項目數超過 2 萬筆之後會受到限制，因此在清單變大之前先完成設計非常重要。
可以直接用 Excel 檔案建立 SharePoint 清單嗎？
可以。Microsoft Lists 有讀取 Excel 活頁簿資料來建立清單的功能，可以把既有的台帳當作起點。不過在此之前，必須先完成解除儲存格合併、整理成一行一筆資料、統一標題列、清理用詞不一致等作業。此外，選項欄位・使用者欄位・日期欄位這類欄位型別是清單價值的核心，因此建議不要全部交給匯入自動判斷，而是先決定好欄位設計後再匯入。
什麼情況下維持 Excel 台帳就可以了？
如果更新的人只有 1～2 位、更新頻率也低，或者與其說是台帳，不如說是彙總・分析用的工作表，又或者複雜的計算公式・樞紐分析表・列印版面才是主要目的，這些情況維持 Excel 通常沒有問題。反過來說，若是多人日常性地新增・更新，需要管理狀態(處理中・已完成等)，想追蹤變更歷程與承辦人，或想串接通知與核准，這樣的台帳就適合改用 SharePoint 清單。
改成 SharePoint 清單後，用 Power Automate 可以做什麼？
SharePoint 連接器是標準連接器，因此可以在 Microsoft 365 授權範圍內，透過「項目建立時」「建立或修改時」等觸發程序啟動雲端流程。常見的例子有：新登錄項目的 Teams 通知、以狀態變更為契機的核准流程、對逾期項目的定期催辦。累積下來的資料也能從 Excel 或 Power BI 參照，進行彙總・製作報表，讓台帳成為通知・核准・彙總的樞紐。

作者檔案

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