¿Qué es el EDI? Cómo facilita los pedidos entre empresas — del fax, el correo electrónico y la introducción manual a la integración de datos

«Llega un pedido por fax de un socio comercial, y un empleado lo introduce en el sistema de gestión de ventas.»

«Se abre un archivo Excel adjunto a un correo electrónico, se comprueban el código de producto y la cantidad, y se transcriben.»

«Después de la entrega se emite una factura, y el destinatario también introduce ese mismo contenido en su propio sistema contable.»

En las transacciones entre empresas, la misma información de pedido o de facturación a veces se introduce varias veces, por parte de distintas empresas y distintos empleados.

El EDI es el mecanismo que reduce esta introducción duplicada, al permitir que los datos de pedido, recepción de pedido, envío y facturación se intercambien directamente entre empresas.

Al oír «EDI», puede que se imagine un sistema de gran envergadura que solo adoptan las grandes empresas a través de líneas dedicadas. Pero su esencia es, en realidad, mucho más sencilla.

El EDI es un mecanismo que permite intercambiar la información recibida de un socio comercial directamente como datos que un ordenador puede procesar, en lugar de que una persona la vuelva a leer y a introducir.

Este artículo repasa qué es el EDI, en qué se diferencia del fax y el correo electrónico, y cómo su adopción facilita las operaciones de una empresa, usando como ejemplo la gestión de pedidos.

1. La conclusión, primero

EDI son las siglas de Electronic Data Interchange, es decir, «intercambio electrónico de datos».

Es un mecanismo mediante el cual las empresas intercambian información comercial —pedidos, avisos de envío, facturas— en forma de datos electrónicos con un formato acordado de antemano.

JIPDEC describe el EDI como un mecanismo por el cual empresas, organismos públicos y otras entidades conectan sus ordenadores en red e intercambian automáticamente documentos como datos electrónicos.

El propósito de adoptar el EDI no es simplemente eliminar el papel.

Su objetivo principal es reducir tareas como:

• la introducción manual mientras se mira un fax o un PDF;
• la transcripción de datos de Excel al sistema de gestión de ventas;
• la comprobación visual del contenido introducido;
• la búsqueda de pedidos o facturas;
• las llamadas telefónicas o correos para confirmar el estado de un pedido;
• la reagregación de datos de ventas, inventario y facturación.

En una palabra, el EDI es un mecanismo que hace que los datos que antes quedaban detenidos entre dos empresas fluyan directamente.

2. Qué ocurre en la gestión de pedidos sin EDI

Pensemos primero en una gestión de pedidos que no utiliza el EDI.

En la empresa que hace el pedido, un encargado de compras crea el contenido del pedido en su propio sistema o en Excel. Ese contenido se imprime como pedido y se envía al socio comercial por fax o correo electrónico.

En el proveedor, un empleado comprueba el pedido recibido y lo introduce en su propio sistema de gestión de ventas.

A continuación, se elaboran la confirmación del pedido, el aviso de envío, el albarán, la factura, etc., y se envían de vuelta a la empresa que hizo el pedido. Esta, a su vez, introduce esa información en su sistema de gestión de inventario o en su sistema contable.

La empresa que hace el pedido introduce los datos del pedido
        ↓
El pedido se imprime / se convierte a PDF
        ↓
Se envía por fax o correo electrónico
        ↓
El proveedor comprueba el contenido
        ↓
Se vuelve a introducir en el sistema del proveedor
        ↓
Se crean los datos de envío y facturación
        ↓
La empresa que hizo el pedido los introduce de nuevo en su propio sistema

En este flujo, la misma información se introduce varias veces.

Por ejemplo, el código de producto, el nombre del producto, la cantidad, el precio unitario, la fecha de entrega, el lugar de entrega, etc.

Los datos originales del pedido ya existen en el ordenador de la empresa que hace el pedido. Y aun así, debido a que se convirtieron en papel o PDF, en el lado del proveedor una persona tiene que volver a leerlos y volver a introducirlos en el ordenador.

El problema no es que la información no esté digitalizada.

El problema es que una información que en algún momento se creó como dato se convierte en un documento para que lo lea una persona, y luego, al otro lado, se vuelve a convertir en dato.

3. Cómo cambia la gestión de pedidos al usar EDI

Con el EDI, los datos de pedido creados en el sistema de la empresa que hace el pedido se convierten a un formato que el sistema del proveedor puede leer, y se envían directamente.

En el proveedor, en lugar de que un empleado introduzca los datos mirando el pedido, los datos recibidos se importan directamente al sistema de gestión de ventas.

flowchart LR
    A[Sistema de compras de la empresa que hace el pedido] --> B[Datos del pedido]
    B --> C[Envío y conversión mediante EDI]
    C --> D[Sistema de gestión de ventas del proveedor]
    D --> E[Confirmación del pedido]
    D --> F[Aviso de envío]
    D --> G[Datos de facturación]
    E --> C
    F --> C
    G --> C
    C --> A

Los datos del pedido se envían de la empresa que hace el pedido al proveedor, y los datos de confirmación de pedido, envío y facturación vuelven del proveedor a la empresa que hizo el pedido.

El punto clave es que los datos pasan de un sistema a otro sin un paso intermedio en el que una persona los transcribe mirando un documento.

JIPDEC describe el EDI como un mecanismo en el que el formato de datos propio de cada empresa se convierte a un formato estándar, y el receptor, a su vez, convierte ese formato estándar a su propio formato.

4. En qué se diferencia el EDI del correo electrónico, el PDF y Excel

A veces se piensa: «Ya enviamos los pedidos en PDF por correo electrónico, así que ya estamos digitalizados».

Es cierto que esto es más rápido que enviar papel por correo postal, y más fácil de archivar. Pero si quien lo recibe sigue introduciendo los datos en un sistema mirando el PDF, el trabajo de introducción en sí mismo persiste.

Así se resumen las diferencias:

En la explicación de JIPDEC, las imágenes escaneadas de documentos, o los correos electrónicos redactados como texto normal, se distinguen de los datos EDI que un ordenador puede volver a procesar. Además, la introducción manual en una pantalla web también difiere, en sentido estricto, del intercambio automático entre ordenadores.

Dicho esto, usar PDF o Excel no es malo en sí mismo.

Lo importante es cómo se procesa después la información recibida.

• Una persona lee el PDF y lo introduce
• Se abre Excel y se copia el contenido
• Un CSV se importa directamente al sistema
• Se registra automáticamente mediante una API

Aunque en todos los casos se trate de un «archivo electrónico», la carga del trabajo posterior varía enormemente.

Al evaluar la eficacia del EDI, hay que fijarse no solo en el método de envío, sino también en qué hace una persona después de la recepción.

5. Qué información se puede intercambiar mediante EDI

El EDI no es un mecanismo exclusivo para pedidos.

Puede intercambiar una amplia variedad de información que surge en las transacciones entre empresas.

Por ejemplo, en el momento en que se reciben los datos del pedido, el sistema del proveedor puede realizar los siguientes procesos:

1. Comprobar que el número de pedido no esté duplicado
2. Comprobar que el código de producto existe
3. Asignar inventario
4. Calcular la fecha de entrega
5. Enviar una instrucción de envío al almacén
6. Devolver una confirmación de pedido a la empresa que lo hizo

Además, tras el envío, se puede registrar la venta a partir del resultado del envío y crear los datos de facturación.

Es decir, el EDI no es una simple función de comunicación.

Tomando la gestión de pedidos como puerta de entrada, se convierte en la base que conecta después el inventario, el envío, las ventas y la facturación.

6. Cómo facilita el EDI las operaciones de una empresa

6.1. Puede reducir la introducción manual y la transcripción

El efecto más evidente es la reducción de la introducción manual.

El trabajo de introducir el código de producto, la cantidad, el precio unitario y la fecha de entrega mientras se mira un pedido llegado por fax deja de ser necesario.

Al reducir la introducción manual, los empleados pueden dedicar su tiempo, no a la introducción en sí, sino a gestionar excepciones como:

• pedidos con inventario insuficiente;
• pedidos con una fecha de entrega inusual;
• pedidos con un código de producto no registrado;
• pedidos de gran volumen;
• pedidos que requieren comprobar el precio unitario o las condiciones contractuales.

En lugar de que una persona procese todos los pedidos, se puede pasar a un modelo en el que los pedidos habituales se procesan automáticamente, y solo los pedidos con algún problema se verifican manualmente.

6.2. Puede reducir los errores de introducción

El trabajo de introducción manual conlleva, sea quien sea quien lo realice, una cierta probabilidad de error.

• Equivocarse en un dígito del código de producto
• Introducir 100 unidades en lugar de 10
• Confundir el lugar de entrega
• Leer mal la fecha de entrega deseada
• Registrar el mismo pedido dos veces

Incluso con EDI, si los datos originales son incorrectos, el problema seguirá existiendo. Pero como los datos correctamente creados no necesitan volver a introducirse en el otro lado, el EDI reduce los errores que surgen al transcribir.

La Agencia de Pequeñas y Medianas Empresas también cita, como efectos de la digitalización de la gestión de pedidos, la mejora de la eficiencia del trabajo, la reducción de errores humanos y una mejor capacidad de búsqueda en los registros de transacciones.

6.3. Puede acelerar el procesamiento de pedidos

Con el fax o el correo electrónico, el procesamiento del pedido no comienza hasta que un empleado se da cuenta de que ha llegado, comprueba el contenido y termina de introducirlo.

En los días con muchos pedidos se genera una cola de introducción pendiente. Si el empleado responsable está de baja, el procesamiento también puede retrasarse.

Con el EDI, los datos recibidos se pueden importar automáticamente al sistema.

Inmediatamente después de recibir un pedido, se pueden iniciar de inmediato procesos como:

• la aceptación del pedido;
• la comprobación de inventario;
• el cálculo de la fecha de entrega;
• el envío de una instrucción de envío al almacén;
• la respuesta con confirmación del pedido.

Acelerar el procesamiento de pedidos también tiende a acortar el tiempo hasta el envío. JIPDEC también cita, como efectos del EDI, la agilización del trabajo administrativo, la reducción de los plazos de entrega y la compresión del inventario.

6.4. Facilita comprobar el estado de un pedido

Cuando el papel, el fax, el correo electrónico y Excel se mezclan, averiguar «cómo está ese pedido ahora mismo» requiere tiempo.

Hay que comprobar sucesivamente el correo del empleado, una carpeta compartida, archivos en papel, el sistema de gestión de ventas, etc.

Con el EDI, se puede gestionar, vinculada a un número de pedido o similar, información como:

• cuándo se recibió el pedido;
• si se importó correctamente;
• si se devolvió una confirmación de pedido;
• si se ha enviado;
• si se ha inspeccionado y aceptado;
• si se ha facturado;
• si se han producido errores o reenvíos.

Al recibir una consulta, también se puede comprobar el historial de procesamiento, sin depender de la memoria de un empleado o de su correo personal.

6.5. Puede conectarse con las operaciones de inventario, envío y contabilidad

El efecto del EDI no se limita a reducir el trabajo de introducción del personal encargado de la recepción de pedidos.

Al conectar los datos recibidos con los sistemas internos, también se pueden automatizar los procesos posteriores.

Datos del pedido
    ↓
Registro del pedido
    ↓
Asignación de inventario
    ↓
Instrucción de envío
    ↓
Registro de la venta
    ↓
Creación de los datos de facturación
    ↓
Conciliación de cobros

A la inversa, aunque los datos del pedido se reciban mediante EDI, si luego se imprimen y una persona los introduce manualmente en el sistema de gestión de ventas, el efecto será limitado.

JIPDEC también explica que, si los datos recibidos mediante EDI no se importan al sistema interno, sino que se imprimen y se procesan manualmente, no difieren mucho del fax.

Adoptar el EDI no consiste solo en implantar la comunicación con los socios comerciales: también es importante hasta dónde llegan los datos recibidos dentro de las operaciones internas de la empresa.

6.6. Los datos de las transacciones se pueden usar para las decisiones de gestión

Los pedidos recibidos en papel o en PDF, aunque se conserven, son difíciles de usar para agregaciones y análisis.

Con el EDI, la información de las transacciones se acumula como datos estructurados.

Esto permite conectarla con análisis como:

• el volumen de pedidos por producto;
• la evolución de las ventas por socio comercial;
• las tendencias de pedidos por día de la semana o franja horaria;
• la frecuencia de los retrasos en la entrega;
• los productos con más rupturas de stock;
• el tiempo necesario desde el pedido hasta el envío;
• las transacciones con más devoluciones o correcciones.

JIPDEC también indica que los datos EDI se pueden aprovechar, además de en operaciones diarias como la asignación de inventario, la planificación de la producción, el control de recepción/envío y el registro de cuentas por cobrar, en el análisis de productos más vendidos y en la previsión de demanda.

Crear la capacidad de recopilar datos gracias al EDI no solo sirve para la eficiencia operativa, sino que también sienta las bases para la futura optimización del inventario y la previsión de la demanda.

7. Pensar en el efecto del EDI con un ejemplo sencillo

Supongamos que una empresa mayorista recibe 100 pedidos al día por fax o correo electrónico.

Supongamos que introducir un pedido en el sistema de gestión de ventas y comprobar su contenido lleva una media de 3 minutos.

100 pedidos × 3 minutos = 300 minutos

Esto equivale a 5 horas al día dedicadas a la introducción y comprobación de pedidos.

Supongamos que, tras adoptar el EDI, 80 pedidos se importan automáticamente y solo los 20 restantes requieren verificación por parte de una persona.

20 pedidos × 3 minutos = 60 minutos

Es un ejemplo simplificado, pero el trabajo de introducción pasa de 5 horas a 1 hora.

En la práctica, además de esto, es posible que también se reduzca el tiempo dedicado a:

• descifrar un fax difícil de leer;
• corregir errores de introducción;
• llamadas para confirmar el contenido de un pedido;
• buscar un pedido;
• agregar la lista de pedidos;
• el traspaso de tareas entre empleados.

El efecto de adoptar el EDI no se limita a un ahorro directo de costes, como «menos gasto en papel».

Su verdadero significado radica en reducir las pequeñas comprobaciones, introducciones y correcciones que se repiten cada día.

8. Las ventajas del EDI, por departamento

La mejora operativa que aporta el EDI no se limita al departamento de recepción de pedidos.

Lo que el EDI puede reducir no es solo el tiempo de introducción de datos.

Al quedar claro dónde está la información, resulta más fácil que personas distintas del responsable habitual puedan comprobar la situación, lo que también reduce la dependencia del trabajo respecto a una persona en concreto.

9. Adoptar el EDI no significa automatizar todo

El EDI es un mecanismo útil, pero su sola adopción no automatiza todo el trabajo.

9.1. Es necesario un acuerdo con los socios comerciales

Para intercambiar datos entre empresas, hay que decidir, como mínimo, lo siguiente:

• qué información se va a intercambiar;
• qué formato de datos se va a usar;
• cuándo se envía y se recibe;
• cómo tratar las modificaciones o cancelaciones de pedidos;
• qué hacer cuando se produce un error;
• cómo tratar el reenvío de los mismos datos;
• en qué momento un pedido pasa a ser formalmente válido.

En el EDI no solo importa el método de comunicación, sino también los elementos de datos y las reglas operativas. JIPDEC también señala la necesidad de acordar el protocolo de comunicación, el formato de datos, los elementos de los mensajes, el tratamiento de errores y el acuerdo básico de la transacción.

9.2. Hay que alinear los códigos de producto y elementos similares

La empresa que hace el pedido y el proveedor a veces usan códigos diferentes para un mismo producto.

Por ejemplo, el código de producto puede ser A-001 en la empresa que hace el pedido y 100245 en el proveedor.

En ese caso, se necesita una tabla de conversión para convertir los códigos.

Además del código de producto, también hay que ordenar elementos como:

• el código del socio comercial;
• el código del lugar de entrega;
• la unidad de medida;
• la cantidad por envase;
• la clasificación fiscal;
• la moneda;
• el formato de fecha;
• la codificación de caracteres.

Aunque se puedan enviar y recibir los datos, la transacción no será correcta si el significado de estos elementos no coincide.

9.3. La gestión de excepciones sigue siendo necesaria

Aunque los pedidos habituales puedan procesarse automáticamente, las transacciones excepcionales siguen existiendo.

• Falta de inventario
• Productos descatalogados
• Precios inusuales
• Pedidos urgentes
• Modificaciones de pedidos
• Cancelaciones de pedidos
• Entregas parciales
• Devoluciones
• Defectos en los datos

Lo importante no es automatizarlo todo por la fuerza.

Un diseño realista separa el procesamiento habitual del de las excepciones, automatiza el procesamiento habitual, y deriva a una persona únicamente lo que requiere juicio.

9.4. Habrá un período de convivencia con el fax y el correo electrónico

No todos los socios comerciales pueden migrar al EDI al mismo tiempo.

Por eso, en las primeras fases de la adopción, a menudo conviven varios métodos de recepción, como:

• EDI;
• formulario web;
• carga de CSV;
• correo electrónico;
• fax;
• teléfono.

En esta situación, adoptar el EDI no permite reducir de inmediato el personal encargado del proceso tradicional.

Para aumentar el efecto del EDI, hay que migrar a los socios comerciales por orden de volumen de transacciones, reduciendo gradualmente el número de casos gestionados manualmente. JIPDEC también señala que, si se mantiene el procesamiento manual por fax o teléfono, sigue siendo necesario personal para atenderlo, lo que dificulta obtener plenamente el beneficio de la mejora de eficiencia.

10. Empresas para las que el EDI resulta especialmente adecuado

El EDI tiende a ser especialmente eficaz en empresas que:

• hacen y reciben pedidos diaria o semanalmente con los mismos socios comerciales;
• manejan un gran número de pedidos o líneas de detalle;
• actualmente transcriben datos de fax o correo electrónico a un sistema;
• sufren errores de introducción o registros duplicados;
• reciben muchas llamadas o correos para confirmar pedidos;
• continúan, tras la recepción del pedido, con procesos de inventario, envío y facturación;
• ven cómo el procesamiento se estanca cuando el empleado responsable está ausente;
• dedican mucho tiempo a agregar el historial de pedidos o el estado de las transacciones.

Por otro lado, para un socio con el que solo se realizan transacciones unas pocas veces al año, o para transacciones cuyo contenido varía mucho cada vez, el coste de construir y operar el EDI puede superar el beneficio obtenido.

La decisión de adoptar el EDI no debería basarse únicamente en el tamaño de la empresa.

La Agencia de Pequeñas y Medianas Empresas también ha desarrollado un «EDI común para pymes» para estandarizar la gestión de pedidos de las pequeñas y medianas empresas, mostrando mejoras de eficiencia operativa al reducir terminales dedicados y papel, y gestionar los documentos de forma centralizada como datos.

Lo que hay que observar no es el número de empleados, sino el volumen de introducción, comprobación y transcripción que se repite.

11. Cómo abordar el estudio de la adopción del EDI

Al empezar a plantearse el EDI, no es necesario elegir de entrada un producto o un método de comunicación.

Primero hay que ordenar las operaciones actuales.

11.1. Elaborar un listado de los métodos de pedido actuales

Para cada socio comercial, organice la siguiente información:

Con esta organización, se hacen visibles los socios comerciales u operaciones en los que el paso al EDI tendría un mayor efecto.

11.2. Empezar con un único socio de gran volumen

Si desde el principio se abarca a todos los socios comerciales, aumentan los puntos que hay que coordinar y la adopción se alarga.

Es más realista elegir primero un único socio comercial que cumpla condiciones como:

• un volumen de transacciones elevado;
• pedidos mayoritariamente estandarizados;
• una comunicación fácil entre los empleados responsables de ambas partes;
• comprensión de la integración de sistemas;
• efectos fáciles de medir.

Una vez establecido el método de operación con un socio, se amplía a los demás.

11.3. Reducir el alcance del intercambio

No es necesario, desde el principio, abarcar a la vez presupuesto, recepción de pedido, envío, inspección, facturación y pago.

Por ejemplo, se puede empezar digitalizando mediante EDI solo los datos del pedido, los que suponen mayor carga de introducción.

Fase 1: datos del pedido
Fase 2: confirmación de pedido / respuesta sobre la fecha de entrega
Fase 3: aviso de envío
Fase 4: datos de facturación

Ampliando gradualmente el alcance, se puede verificar el efecto limitando el impacto sobre el trabajo diario.

11.4. Comprobar la conexión con los sistemas internos

Aunque se adopte un servicio EDI, si los datos no se pueden importar al sistema de gestión de ventas existente, la introducción manual seguirá existiendo.

Compruebe de antemano los siguientes puntos:

• si existe una función de importación/exportación de CSV;
• si se puede usar una API;
• si es posible la integración con la base de datos;
• dónde se realizará la conversión de códigos de producto;
• cómo se evitará la duplicación de los datos recibidos;
• a quién se notifican los errores;
• dónde se conservará el historial de procesamiento.

Antes de seleccionar un producto, es importante comprobar el método de conexión con el sistema existente.

12. Indicadores que conviene medir tras adoptar el EDI

Una vez adoptado el EDI, no hay que quedarse en «ya podemos usarlo», sino comprobar cuánto ha cambiado realmente el trabajo.

Por ejemplo, compare los siguientes indicadores antes y después de la adopción:

• el tiempo necesario para introducir los pedidos recibidos;
• el tiempo necesario para procesar un pedido;
• el número de correcciones de introducción;
• el número de registros duplicados;
• el número de consultas para confirmar pedidos;
• el número de retrasos en el envío;
• el porcentaje de pedidos que se pudieron procesar mediante EDI;
• el porcentaje de pedidos excepcionales verificados por una persona.

Lo importante en el EDI no es poder enviar datos.

Se evalúa según si el trabajo manual se ha reducido realmente, si el procesamiento se ha vuelto más rápido y si los errores han disminuido.

Resumen

El EDI es un mecanismo para intercambiar la información que surge entre empresas —pedidos, envíos, facturas, etc.— en forma de datos electrónicos que un ordenador puede procesar directamente.

El simple hecho de pasar del fax al correo electrónico puede reducir el papel mientras la introducción manual sigue existiendo.

El verdadero beneficio del EDI está en poder conectar directamente los datos recibidos de un socio comercial con los sistemas internos de gestión de ventas, inventario, envío y contabilidad.

Los principales cambios que se pueden esperar del EDI son:

• reducir la introducción manual que se realiza mirando un pedido;
• reducir los errores de introducción causados por la transcripción;
• acelerar el procesamiento desde la recepción del pedido hasta el envío;
• facilitar la comprobación del estado de procesamiento de pedidos y facturas;
• conectar el inventario, el envío, las ventas y la facturación;
• usar los datos de transacciones acumulados para agregaciones y previsión de demanda;
• reducir las operaciones que dependen de una persona en concreto.

Sin embargo, con contratar un servicio EDI no basta.

Es necesario ordenar datos como los códigos de producto, acordar reglas operativas con los socios comerciales y hacer posible que los datos se importen a los sistemas internos existentes.

El punto de partida para adoptar el EDI no es «qué producto usar», sino investigar cuántas veces se introduce actualmente la misma información en el trabajo diario.

Es realista localizar los puntos en los que las personas transportan información entre el fax, el correo electrónico, Excel, formularios web y el sistema de gestión de ventas, y sustituir progresivamente por integración de datos aquellas operaciones, entre ellas, que tienen mayor volumen y son más estandarizadas.

Para quienes estén considerando la integración de datos en la gestión de pedidos

Si desea hacer más eficientes los pedidos entre empresas, pero no sabe por dónde empezar a revisar su uso actual de fax, correo electrónico y Excel, el primer paso es ordenar el flujo de trabajo.

Al comprobar en qué formato recibe la información de sus socios comerciales, en qué sistema interno se introduce, y cómo se conecta después con el inventario, el envío y la facturación, se hace visible el alcance que se puede automatizar.

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