¿Qué es el EDI? Cómo facilita los pedidos entre empresas — del fax, el correo electrónico y la introducción manual a la integración de datos

«Llega un pedido por fax de un socio comercial, y un empleado lo introduce en el sistema de gestión de ventas.» «Se abre un archivo Excel adjunto a un correo electrónico, se comprueban el código de producto y la cantidad, y se transcriben.» «Después de la entrega se emite una factura, y el destinatario también introduce ese mismo contenido en su propio sistema contable.» En las transacciones entre empresas, a veces la misma información de pedido o de facturación se introduce una y otra vez, por parte de varias empresas y varios empleados.

El EDI es el mecanismo que reduce esta introducción duplicada, al permitir que los datos de pedido, recepción de pedido, envío y facturación se intercambien directamente entre empresas. Al oír «EDI» tal vez imagine un sistema de gran envergadura, propio de una gran empresa, que utiliza líneas dedicadas. Pero, en esencia, la idea es mucho más simple. En lugar de que una persona vuelva a leer la información recibida del socio comercial para introducirla, se intercambia como datos que el ordenador puede procesar directamente. Eso es todo.

Este artículo organiza qué es el EDI, en qué se diferencia del fax y el correo electrónico, y cómo facilita las operaciones de una empresa al introducirlo, tomando como ejemplo la gestión de pedidos. Mantendremos la terminología especializada al mínimo, pero conviene tener claros de antemano estos cuatro términos.

1. Ante todo, la conclusión

El EDI es un mecanismo mediante el cual las empresas intercambian información comercial —pedidos, avisos de envío, facturas— como datos electrónicos con un formato acordado de antemano.

La Asociación Japonesa para la Promoción de la Economía y la Sociedad de la Información (JIPDEC, por sus siglas en inglés), una entidad de utilidad pública que realiza labores de estandarización y divulgación en ámbitos como el comercio electrónico, la seguridad de la información y la protección de datos personales, publica de forma continua información sobre códigos empresariales y sobre EDI. Este artículo también se apoya en las explicaciones de dicha asociación en cuanto a la definición y los efectos del EDI. La explicación de JIPDEC define el EDI como «el intercambio automático de comprobantes y documentos como datos electrónicos entre empresas y organismos administrativos que conectan sus ordenadores mediante una red», y presenta además la definición según la norma japonesa JIS X 7011.

El propósito de introducir el EDI no es simplemente eliminar el papel. Su principal objetivo es reducir tareas como las siguientes:

• La introducción manual de datos mientras se consulta un fax o un PDF
• La transcripción de datos de Excel al sistema de gestión de ventas
• La verificación visual del contenido introducido
• La búsqueda de pedidos o facturas
• Las llamadas y los correos electrónicos para confirmar el estado de un pedido
• La reagregación de datos de ventas, inventario y facturación

En una frase: el EDI es el mecanismo que hace que los datos, antes detenidos entre una empresa y otra, fluyan directamente.

2. ¿Qué ocurre en la gestión de pedidos cuando no hay EDI?

Primero, pensemos en una gestión de pedidos que no utiliza EDI. En la empresa que realiza el pedido, la persona encargada de compras crea el contenido del pedido en su propio sistema o en Excel, lo imprime como documento de pedido y lo envía al socio comercial por fax o correo electrónico. En la empresa que recibe el pedido, un empleado comprueba el documento recibido y lo introduce en su propio sistema de gestión de ventas. Después, se crean documentos como la confirmación del pedido, el aviso de envío, el albarán de entrega y la factura, que se devuelven a la empresa que hizo el pedido, la cual, a su vez, introduce esa información en su sistema de gestión de inventario o en su sistema contable.

flowchart TD
    A["El comprador introduce los datos del pedido"] --> B["Se imprime el pedido o se convierte a PDF"]
    B --> C["Se envía por fax o correo electrónico"]
    C --> D["El vendedor comprueba el contenido"]
    D --> E["Se vuelve a introducir en el sistema del vendedor"]
    E --> F["Se crean los datos de envío y facturación"]
    F --> G["El comprador vuelve a introducirlos en su propio sistema"]

Figura 1: Flujo de la gestión de pedidos sin EDI. Los datos se vuelven a introducir a mano dos veces

En este flujo, la misma información —código de producto, nombre del producto, cantidad, precio unitario, plazo de entrega, lugar de entrega— se introduce varias veces. Aunque los datos del pedido original ya existían en el ordenador del comprador, al convertirse en papel o PDF, el vendedor tiene que volver a leerlos y a introducirlos en su propio ordenador.

El problema no es que la información no esté digitalizada. El problema es que una información que ya se creó como datos se convierte en un documento pensado para que lo lea una persona, y esa persona, en el otro extremo, vuelve a convertirla en datos.

3. ¿Cómo cambia la gestión de pedidos con el EDI?

Con el EDI, los datos del pedido creados en el sistema del comprador se convierten a un formato que el sistema del vendedor puede leer, y se envían tal cual. En el lado del vendedor, en lugar de que un empleado los introduzca mirando el documento de pedido, los datos recibidos se incorporan directamente al sistema de gestión de ventas.

flowchart LR
    A[Sistema de compras del comprador] --> B[Datos del pedido]
    B --> C[Envío y conversión mediante EDI]
    C --> D[Sistema de gestión de ventas del vendedor]
    D --> E[Confirmación del pedido]
    D --> F[Aviso de envío]
    D --> G[Datos de facturación]
    E --> C
    F --> C
    G --> C
    C --> A

Figura 2: Flujo de la gestión de pedidos con EDI. Han desaparecido los pasos de «impresión», «verificación visual» y «reintroducción» que aparecían en la figura 1

Los datos del pedido van del comprador al vendedor, y los datos de confirmación del pedido, envío y facturación vuelven del vendedor al comprador. El punto clave es que los datos pasan de un sistema a otro sin el paso intermedio en el que una persona los transcribe mirando un documento.

En su explicación, JIPDEC describe el EDI como el mecanismo por el que cada empresa convierte sus datos con formato propio a un formato estándar, y el receptor, a su vez, convierte ese formato estándar a su propio formato.

4. ¿En qué se diferencia el EDI del correo electrónico, el PDF y Excel?

Es habitual pensar: «Como enviamos el pedido en PDF por correo electrónico, ya está digitalizado». Sin duda, esto es más rápido que enviar papel por correo postal, y también facilita el archivo. Pero si quien lo recibe introduce los datos en su sistema mirando el PDF, el trabajo de introducción manual sigue ahí. Si organizamos las diferencias, quedan así:

En la explicación de JIPDEC, una imagen escaneada de un comprobante o un correo electrónico redactado como texto normal se distinguen de los datos EDI que un ordenador puede reprocesar. Además, el método en el que una persona introduce manualmente los datos en una pantalla web tampoco es, en rigor, un intercambio automático entre ordenadores.

Ahora bien, usar PDF o Excel no es en sí mismo algo malo. Lo importante es cómo se procesa después la información recibida. «Una persona lee el PDF y lo introduce», «se abre Excel y se copia», «el CSV se incorpora directamente al sistema», «se registra automáticamente mediante una API»: aunque en los cuatro casos se trate de un «archivo electrónico», la carga del proceso posterior es completamente distinta. Para evaluar el efecto del EDI hay que fijarse no solo en el método de envío, sino también en qué hace la persona después de recibir los datos.

4.1. El mapa de lo que se llama «EDI»

Hasta aquí hemos usado «EDI» como un término único, pero, al empezar a analizarlo en la práctica, aparecen varias denominaciones. Conviene situar primero la relación entre todas ellas, para no perderse al leer las descripciones de los productos.

Los ejes de clasificación son solo dos. Uno es si el formato del intercambio responde a una especificación individual por socio comercial o a un estándar ampliamente consensuado. El otro es si, al final, una persona opera una pantalla o si los datos pasan directamente de un sistema a otro. Si sitúa su situación actual y las opciones disponibles sobre estos dos ejes, verá con más claridad dónde conviene actuar para obtener resultados.

5. Qué información se puede intercambiar mediante EDI

El EDI no es un mecanismo limitado a los pedidos. Permite intercambiar diversos tipos de información que surgen en las transacciones entre empresas.

Por ejemplo, en el momento en que se reciben los datos de un pedido, el sistema del vendedor puede realizar directamente los siguientes procesos:

1. Comprobar si el número de pedido está duplicado
2. Comprobar si el código de producto existe
3. Reservar el inventario correspondiente
4. Calcular el plazo de entrega
5. Enviar la instrucción de envío al almacén
6. Devolver la confirmación de recepción del pedido al comprador

Además, una vez realizado el envío, se puede registrar la venta a partir del resultado del envío y generar los datos de facturación. Es decir, el EDI no es una simple función de comunicación: es la base que permite conectar, tomando la gestión de pedidos como punto de entrada, todo lo que viene después: inventario, envío, ventas y facturación.

6. ¿Cómo facilita el EDI las operaciones de una empresa?

Como hemos visto en los capítulos 2 a 4, el efecto directo del EDI es «que desaparece la introducción manual mientras se consulta el documento de pedido». En este capítulo organizamos, en seis puntos, qué ocurre a partir de ahí. El efecto no se limita a la reducción del trabajo de introducción de datos.

6.1. El tiempo del personal se puede dedicar a atender las excepciones

Cuando desaparece la introducción manual, cambia el uso que se le da al tiempo del personal. Ya no es necesario que una persona procese todos los pedidos: se pueden procesar automáticamente los pedidos habituales y dejar que una persona revise únicamente aquellos que requieren criterio. Por ejemplo, conviene que una persona revise pedidos como los siguientes:

• Pedidos con inventario insuficiente
• Pedidos con un plazo de entrega distinto del habitual
• Pedidos con un código de producto no registrado
• Pedidos de gran volumen
• Pedidos que requieren verificar el precio unitario o las condiciones contractuales

Cuando el personal está absorbido por la introducción de datos, estas verificaciones tienden a posponerse. El valor del EDI no está tanto en «que se reduzca el trabajo» como en «poder dedicar el tiempo liberado a los pedidos que realmente requieren atención».

6.2. Se pueden reducir los errores de introducción

En el trabajo de introducción manual siempre hay una probabilidad de que se produzcan errores: equivocarse en un dígito del código de producto, introducir 100 unidades en lugar de 10, confundir el lugar de entrega, leer mal el plazo de entrega deseado, registrar el mismo pedido dos veces, y casos similares.

Con el EDI, si los datos originales ya son erróneos, el problema persiste. Pero, al no ser necesario que el receptor vuelva a introducir unos datos creados correctamente, se reducen los errores que se producen en la etapa de transcripción. La Agencia de Pymes de Japón también menciona, como efectos de la digitalización de la gestión de pedidos, la mejora de la eficiencia del trabajo, la reducción de los errores humanos y una mejor capacidad de búsqueda en los registros de las transacciones.

6.3. Se puede agilizar el procesamiento de los pedidos

Con el fax o el correo electrónico, el procesamiento del pedido no comienza hasta que el empleado se da cuenta de la recepción, comprueba el contenido y termina de introducirlo. En los días con muchos pedidos se acumula una espera para la introducción, y si el empleado está ausente, el procesamiento se retrasa.

Con el EDI, como los datos recibidos se pueden incorporar automáticamente al sistema, es posible iniciar de inmediato, tras recibir el pedido, procesos como la aceptación del pedido, la comprobación de inventario, el cálculo del plazo de entrega, la instrucción de envío al almacén y la respuesta de confirmación del pedido. Cuando el procesamiento de pedidos se agiliza, también resulta más fácil acortar el tiempo hasta el envío. JIPDEC también señala, como efectos del EDI, la mejora de la eficiencia y la rapidez del trabajo administrativo, la entrega justo a tiempo, la reducción del plazo de entrega y la reducción del inventario.

6.4. Resulta más fácil consultar el estado de los pedidos

Cuando coexisten papel, fax, correo electrónico y Excel, comprobar «cómo va ese pedido en este momento» requiere tiempo, porque hay que revisar, en orden, el buzón de correo del empleado, la carpeta compartida, los archivos en papel y el sistema de gestión de ventas.

Con el EDI, es posible gestionar de forma vinculada, tomando como referencia el número de pedido u otros datos, información como la siguiente:

• Cuándo se recibió el pedido
• Si se incorporó correctamente
• Si se devolvió la confirmación del pedido
• Si ya se envió
• Si se realizó la inspección de recepción
• Si ya se facturó
• Si se produjo algún error o reenvío

Incluso cuando llega una consulta, se puede responder a partir del historial de procesamiento, sin depender de la memoria del empleado ni de su correo personal.

6.5. Se puede conectar con inventario, envío y contabilidad

Si los datos recibidos se conectan con los sistemas internos, también se pueden automatizar los procesos posteriores al registro del pedido.

flowchart TD
    A["Se reciben los datos del pedido"] --> B["Registro del pedido"]
    B --> C["Reserva de inventario"]
    C --> D["Instrucción de envío"]
    D --> E["Registro de la venta"]
    E --> F["Creación de los datos de facturación"]
    F --> G["Conciliación del cobro"]

Figura 3: Procesos internos posteriores que sigue un dato de pedido recibido. Hasta dónde se conecte determina el efecto de la introducción

Por el contrario, aunque se reciban los datos del pedido mediante EDI, si se imprimen y una persona los introduce en el sistema de gestión de ventas, el efecto es limitado. JIPDEC también explica que, si los datos recibidos por EDI no se incorporan al sistema interno y se procesan a mano tras imprimirlos, la situación no difiere demasiado del fax. El EDI no consiste solo en introducir la comunicación con el socio comercial: es importante hasta dónde, dentro de las operaciones internas, se hacen fluir los datos recibidos.

6.6. Los datos de las transacciones se pueden usar en la toma de decisiones de gestión

Los pedidos recibidos en papel o PDF, aunque se conserven, resultan poco prácticos para agregarlos. Con el EDI, la información de las transacciones se acumula como datos estructurados, lo que permite análisis como los siguientes:

• Volumen de pedidos por producto
• Evolución de las ventas por socio comercial
• Tendencias de pedidos por día de la semana o franja horaria
• Frecuencia de retrasos en los plazos de entrega
• Productos con más roturas de inventario
• Tiempo transcurrido entre el pedido y el envío
• Transacciones con más devoluciones o rectificaciones

JIPDEC también señala que los datos EDI se pueden utilizar no solo en operaciones diarias como la reserva de inventario, la programación de la producción, la inspección de entradas y salidas de mercancía o el registro de cuentas por cobrar, sino también como material para la toma de decisiones de gestión, en análisis de productos más vendidos, análisis del gasto (spend analysis) o previsión de la demanda. Crear las condiciones para poder reunir datos mediante el EDI no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también sienta las bases para una futura optimización del inventario y una mejor previsión de la demanda.

7. El efecto del EDI en un ejemplo sencillo

Por ejemplo, supongamos que una empresa mayorista recibe 100 pedidos al día por fax o correo electrónico, y que introducir y verificar el contenido de un pedido en el sistema de gestión de ventas le lleva, en promedio, 3 minutos.

100 pedidos × 3 minutos = 300 minutos → 5 horas al día

Si, tras introducir el EDI, 80 pedidos se incorporan automáticamente y solo quedan 20 pedidos para que una persona los revise, el cálculo queda así:

20 pedidos × 3 minutos = 60 minutos → 1 hora al día

Es un ejemplo simplificado, pero el trabajo de introducción pasa de 5 horas a 1 hora. En la práctica, además, es probable que también se reduzca el tiempo dedicado a revisar faxes difíciles de leer, corregir errores de introducción, hacer llamadas para confirmar el contenido de un pedido, buscar documentos de pedido, agregar la lista de pedidos y hacer el traspaso de información entre empleados. El efecto de introducir el EDI no se limita a costes directos, como «reducir el gasto en papel»: su verdadero valor está en reducir las pequeñas verificaciones, introducciones y correcciones que se repiten cada día.

7.1. Calcule con sus propias cifras

Los valores de 100 pedidos y 3 minutos del ejemplo anterior son solo eso, un ejemplo. Intente aplicar sus propias cifras y hacer el cálculo. Solo necesita cuatro datos:

(1) Número de pedidos al día                          …… A pedidos
(2) Tiempo de introducción y verificación por pedido   …… B minutos
(3) Porcentaje estimado que se podría procesar
    automáticamente con EDI                            …… C %
(4) Número de días laborables al año                   …… D días

Tiempo actual                    = A × B                       (minutos/día)
Tiempo restante tras el EDI      = A × (1 − C ÷ 100) × B        (minutos/día)
Reducción de tiempo al día       = A × (C ÷ 100) × B            (minutos/día)
Reducción de tiempo al año       = Reducción de tiempo al día × D ÷ 60  (horas/año)

El «porcentaje que se puede procesar automáticamente» de (3) depende de la cantidad de excepciones, un tema que se trata en los capítulos siguientes. No fije un valor alto desde el principio: empiece por contar qué porcentaje del total representan los pocos socios comerciales con más volumen de pedidos. El número de pedidos por socio comercial se obtiene elaborando la tabla del capítulo 11.1.

Tenga en cuenta que lo que resulta de este cálculo es el tiempo que se puede reducir, no directamente el coste de personal que se ahorra. Solo cuando decida en qué va a emplear el tiempo liberado —mejorar la calidad de la atención a las excepciones, dedicarlo a otras tareas, reducir las horas extra— este cálculo se convierte en una cifra que sirve para justificar el efecto de la introducción.

8. Las ventajas del EDI por departamento

La mejora operativa que aporta el EDI no se limita al departamento de recepción de pedidos.

Al quedar más clara la ubicación de la información, resulta más fácil consultar el estado incluso para quienes no son el empleado responsable. Por eso, lo que reduce el EDI no es solo el trabajo de introducción, sino también la dependencia de las operaciones respecto de una persona concreta.

9. Introducir el EDI no significa que todo se automatice

El EDI es un mecanismo útil, pero introducirlo por sí solo no hace que todas las tareas se automaticen.

9.1. Es necesario un acuerdo con el socio comercial

Para intercambiar datos entre empresas hay que decidir, como mínimo, los siguientes puntos: qué información se intercambia, qué formato de datos se utiliza, cuándo se envía y se recibe, cómo se gestionan las modificaciones o cancelaciones de un pedido, qué hacer si se produce un error, cómo tratar el reenvío de los mismos datos, y en qué momento se considera formalmente cerrado un pedido.

Estos acuerdos tienen una estructura por capas, que JIPDEC organiza en los siguientes cinco niveles. Si se confunde en qué capa se está hablando cuando se dice «vamos a introducir EDI», la conversación deja de tener sentido.

Las comparaciones de productos y servicios suelen centrarse en las dos capas superiores (el protocolo de comunicación y las reglas de sintaxis), pero las dificultades de la introducción aparecen en las tres capas inferiores. En particular, «mensajes y campos de datos» es exactamente la labor de organizar los códigos que se trata en el apartado 9.2: si esto no se acuerda con el socio comercial antes de decidir el producto, más adelante habrá que rehacer el trabajo.

9.2. Es necesario unificar códigos de producto y elementos similares

Es habitual que el comprador y el vendedor usen códigos distintos para el mismo producto: por ejemplo, que el comprador use el código A-001 y el vendedor, el código 100245. En ese caso, hace falta una tabla de conversión de códigos. Además del código de producto, conviene organizar elementos como los siguientes:

• Código del socio comercial
• Código del lugar de entrega
• Unidad de medida
• Cantidad por embalaje
• Categoría fiscal
• Moneda
• Formato de fecha
• Codificación de caracteres

Aunque se puedan enviar y recibir los datos, si el significado de los campos no coincide, la transacción no será correcta.

9.3. Persisten los procesos de excepción

Aunque se automaticen los pedidos habituales, siguen existiendo transacciones excepcionales: inventario insuficiente, productos descatalogados, precios distintos de los habituales, pedidos urgentes, modificaciones de pedido, cancelaciones, entregas parciales, devoluciones o datos incompletos.

Lo importante no es forzar la automatización de todo. Un diseño realista consiste en separar el proceso habitual del proceso de excepción, automatizar el primero y derivar al segundo únicamente lo que requiere criterio humano. Los «pedidos que conviene que revise una persona» mencionados en el apartado 6.1 son, precisamente, las excepciones a las que se refiere este punto.

9.4. Se produce un periodo de convivencia con el fax y el correo electrónico

No todos los socios comerciales pueden migrar al EDI al mismo tiempo. Por eso, en las primeras etapas de la introducción, es habitual que convivan varios métodos de recepción: EDI, pantalla web, carga de CSV, correo electrónico, fax y teléfono.

En esta situación, introducir el EDI no permite reducir de inmediato al personal dedicado al trabajo tradicional. Para aumentar el efecto, es necesario migrar en orden a los socios comerciales con mayor volumen de transacciones, reduciendo progresivamente el número de casos que se procesan de forma manual. JIPDEC también señala que, mientras persista el procesamiento manual por fax o teléfono, se necesitará personal para atenderlo, lo que dificulta obtener plenamente el efecto de la mejora de la eficiencia. Esta es también la razón por la que, en el cálculo del apartado 7.1, conviene fijar de forma conservadora el «porcentaje que se puede procesar automáticamente».

10. Empresas para las que el EDI resulta adecuado

El EDI es un mecanismo cuyo efecto suele ser especialmente visible en empresas como las siguientes:

• Reciben pedidos del mismo socio comercial a diario o cada semana
• Tienen un número elevado de pedidos o de líneas de detalle
• Transcriben datos de fax o correo electrónico al sistema
• Se producen errores de introducción o registros duplicados
• Hay muchas llamadas o correos electrónicos para confirmar pedidos
• Tras la recepción del pedido continúan procesos de inventario, envío y facturación
• El procesamiento se detiene cuando el empleado responsable está ausente
• Agregar el historial de pedidos o el estado de las transacciones lleva tiempo

En cambio, en transacciones con socios comerciales con los que se opera pocas veces al año, o en las que el contenido del pedido varía mucho cada vez, el coste de construir y mantener el EDI puede superar su efecto.

Decidir si conviene introducir el EDI no depende únicamente del tamaño de la empresa. La Agencia de Pymes de Japón ha desarrollado el «EDI común para pymes», que estandariza la gestión de pedidos para pequeñas y medianas empresas, y muestra cómo la mejora de la eficiencia operativa se logra reduciendo el uso de terminales especializados y de papel, y gestionando los comprobantes de forma centralizada como datos. Lo que hay que observar no es el número de empleados, sino el volumen de introducción, verificación y transcripción que se repite una y otra vez.

11. Cómo avanzar al considerar la introducción del EDI

Al plantearse el EDI, no es necesario elegir de entrada un producto o un método de comunicación. Primero, hay que organizar las operaciones actuales.

11.1. Elaborar una lista de los métodos actuales de gestión de pedidos

Para cada socio comercial, conviene organizar la siguiente información:

Al organizar esta información, se hace visible con qué socios comerciales o en qué operaciones la digitalización mediante EDI tendría mayor efecto. Los números de pedidos y el tiempo que se incluyen en el cálculo del apartado 7.1 también se obtienen de esta tabla.

11.2. Empezar por el socio comercial con mayor volumen de transacciones

Si desde el principio se incluye a todos los socios comerciales, se multiplican los puntos que hay que coordinar y la introducción se alarga. Es más realista elegir primero un único socio comercial que cumpla condiciones como las siguientes:

• Tiene un volumen elevado de transacciones
• Tiene muchos pedidos con un formato habitual
• Es fácil comunicarse entre los responsables de cada lado
• Muestra comprensión hacia la integración de sistemas
• Es fácil medir el efecto obtenido

Una vez establecido el método de operación con un socio comercial, se puede extender a los demás.

11.3. Acotar qué se va a intercambiar

No es necesario, desde el principio, incluir presupuesto, recepción de pedido, envío, inspección, facturación y pago a la vez. Por ejemplo, se puede digitalizar primero mediante EDI únicamente los datos del pedido, que suelen suponer la mayor carga de introducción, y luego ampliar el alcance por etapas, de la siguiente manera:

1. Primera etapa: datos del pedido
2. Segunda etapa: confirmación de recepción del pedido y respuesta sobre el plazo de entrega
3. Tercera etapa: aviso de envío
4. Cuarta etapa: datos de facturación

Ampliar el alcance por etapas permite comprobar el efecto obtenido mientras se limita el impacto en el personal operativo.

11.4. Comprobar la conexión con los sistemas internos

Aunque se introduzca un servicio de EDI, si no se pueden incorporar los datos al sistema de gestión de ventas existente, seguirá quedando trabajo de introducción manual. Conviene verificar de antemano los siguientes puntos:

• Si existe una función de entrada y salida de CSV
• Si se puede utilizar una API
• Si es posible la integración con la base de datos
• Dónde se realiza la conversión de códigos de producto
• Cómo se evita la duplicación de los datos recibidos
• A quién se notifican los errores
• Dónde se conserva el historial de procesamiento

Es importante verificar el método de conexión con el sistema existente antes de seleccionar el producto. Si en este punto se descubre que «no se puede hacer entrada ni salida de CSV» o «no hay API», lo prioritario deja de ser la elección del servicio de EDI, y pasa a ser preparar una modificación del sistema existente o un mecanismo intermedio.

12. Indicadores que conviene medir tras introducir el EDI

Una vez introducido el EDI, no basta con quedarse en «ya se puede usar»: hay que comprobar hasta qué punto ha cambiado la operación. Por ejemplo, compare los siguientes indicadores antes y después de la introducción. Si sustituye directamente las cifras del cálculo del apartado 7.1 por valores reales medidos, también podrá ver la diferencia entre lo previsto y lo real.

• Tiempo dedicado a la introducción de pedidos
• Tiempo hasta procesar un pedido
• Número de correcciones de introducción
• Número de registros duplicados
• Número de consultas para confirmar pedidos
• Número de retrasos en el envío
• Porcentaje de pedidos procesados mediante EDI
• Porcentaje de pedidos de excepción revisados por una persona

Lo importante en el EDI no es poder enviar datos. Se evalúa por si el trabajo manual se ha reducido de verdad, si el procesamiento se ha vuelto más rápido y si han disminuido los errores.

Resumen

El EDI es un mecanismo para intercambiar entre empresas la información de pedidos, envíos y facturación como datos electrónicos que el ordenador puede procesar directamente. El simple hecho de sustituir el fax por el correo electrónico puede reducir el papel, pero deja intacta la introducción manual. El verdadero efecto del EDI está en poder conectar directamente los datos recibidos del socio comercial con los sistemas internos de gestión de ventas, inventario, envío y contabilidad.

Los principales cambios que se pueden esperar del EDI son los siguientes:

• Reduce la introducción manual mientras se consulta el documento de pedido
• Reduce los errores de introducción por transcripción
• Agiliza el proceso desde la recepción del pedido hasta el envío
• Facilita consultar el estado del procesamiento de pedidos y facturas
• Conecta inventario, envío, ventas y facturación
• Permite usar los datos de transacciones acumulados para la agregación y la previsión de la demanda
• Reduce la dependencia de las operaciones respecto de una persona concreta

Sin embargo, contratar un servicio de EDI no basta por sí solo. Es necesario organizar datos como los códigos de producto, acordar con el socio comercial las reglas de operación, y hacer posible que los datos se incorporen al sistema interno existente.

El punto de partida para introducir el EDI no es «qué producto usar», sino investigar cuántas veces se está introduciendo la misma información en las operaciones actuales. Lo realista es localizar los puntos en los que una persona transporta información entre el fax, el correo electrónico, Excel, la pantalla web y el sistema de gestión de ventas, y sustituir, en orden, por integración de datos aquellos que sean más frecuentes y de carácter habitual.

Para quienes estén considerando la integración de datos en la gestión de pedidos

Si desea que la gestión de pedidos entre empresas sea más eficiente, pero no sabe por dónde empezar a revisar el uso actual de fax, correo electrónico y Excel, primero es necesario organizar el flujo de trabajo.

Al comprobar en qué formato recibe la información de sus socios comerciales, en qué sistema interno la introduce y cómo la conecta después con el inventario, el envío y la facturación, empieza a verse el alcance de lo que se puede automatizar.

En KomuraSoft LLC puede consultarnos sobre la organización de la situación actual y el estudio de las formas de implementación para la integración operativa, incluyendo aplicaciones de negocio de Windows existentes, archivos CSV y de longitud fija, bases de datos y sistemas web.

Sin partir necesariamente de una renovación completa, también se puede estudiar una configuración que conserve el mecanismo actual y reduzca únicamente la parte de introducción manual.

Referencias

• JIPDEC (Asociación Japonesa para la Promoción de la Economía y la Sociedad de la Información), ¿Qué es el EDI?. Sobre la definición del EDI (el intercambio automático de comprobantes y documentos como datos electrónicos entre empresas y organismos administrativos que conectan sus ordenadores mediante una red), la definición según la norma JIS X 7011, el mecanismo de conversión mutua entre el formato propio de cada empresa y el formato estándar, y la distinción entre las imágenes escaneadas o los correos electrónicos de texto normal y los datos EDI.
• JIPDEC, Las ventajas del EDI y la necesidad de un estándar EDI. Sobre la mejora de la eficiencia y la rapidez del trabajo administrativo, la entrega justo a tiempo, la reducción del plazo de entrega, la reducción del inventario, la eliminación de errores humanos, el uso en análisis de productos más vendidos, análisis del gasto (spend analysis) y previsión de la demanda, la necesidad de un mecanismo de conversión por cada socio comercial —con un coste que no compensa— cuando no se sigue un estándar, los cinco puntos que requieren acuerdo (protocolo de comunicación, reglas de sintaxis, mensajes y campos de datos, normas de operación del negocio y normas básicas de la transacción), y el hecho de que, si los datos recibidos se imprimen y se procesan a mano, la situación no difiere demasiado del fax.
• Agencia de Pymes de Japón, Digitalización de la gestión de pedidos (EDI común para pymes). Sobre la mejora de la eficiencia del trabajo, la reducción de errores humanos y la mejora de la capacidad de búsqueda en los registros de transacciones gracias a la digitalización de la gestión de pedidos, y sobre el desarrollo del «EDI común para pymes», que estandariza la gestión de pedidos para pequeñas y medianas empresas.
• Agencia Digital, JP PINT (especificación estándar de la factura electrónica). Sobre el hecho de que la Agencia Digital, como Autoridad Peppol de Japón, gestiona y publica JP PINT, la especificación estándar japonesa de factura electrónica que se intercambia en la red Peppol.

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