¿Qué es la factura digital? — ¿En qué se diferencia de «enviar el PDF de la factura por correo electrónico»?

«Nuestras facturas ya las convertimos en PDF y las enviamos por correo electrónico. Nuestro proceso de facturación ya está digitalizado.»

Cada vez hay más empresas que pueden decir esto. Y sin embargo, en el lado receptor, la persona encargada de contabilidad sigue abriendo el PDF que le llega, comprobando el importe, la contraparte y la fecha, y volviendo a introducirlo en el sistema contable. Del lado emisor, la empresa convierte los datos de facturación que generó en su sistema de gestión de ventas en un documento pensado únicamente para que una persona lo lea, y solo entonces lo envía.

La factura digital es el mecanismo que elimina este rodeo de «datos → documento → datos otra vez» y transfiere la información de facturación directamente de un sistema a otro.

Este artículo explica qué es una factura digital, en qué se diferencia de una factura en PDF, qué relación guarda con el régimen de factura cualificada y cómo pueden abordarla las pymes.

Este artículo es el tercero de una serie sobre la integración de datos en torno a los pedidos. El primero, «¿Qué es el EDI? Cómo facilita los pedidos entre empresas», presentó el panorama general del intercambio de datos entre empresas; el segundo, «Cómo migrar los pedidos por fax a la Web», trató la práctica de la migración en el lado receptor de pedidos. Este artículo corresponde al lado de la facturación. Está escrito para que se entienda por sí solo, aunque no haya leído los dos anteriores.

Cabe señalar que este artículo es una explicación del mecanismo y no entra en juicios de carácter fiscal (como la idoneidad de un método de conservación o la procedencia de una deducción). Para cualquier decisión fiscal concreta, consulte con un asesor fiscal o con la oficina tributaria correspondiente.

1. Primero, la conclusión

Según la explicación de la Agencia Digital, una factura digital es un mecanismo que conecta directamente los datos de facturación del sistema del vendedor con el del comprador, sin intervención humana, y los procesa de forma automática.

El punto clave está en la expresión «sin intervención humana». Si ordenamos las diferencias entre el papel, el PDF y la factura digital, obtenemos lo siguiente.

Una factura en PDF no es más que el papel convertido en archivo electrónico: la forma del trabajo —«una persona lo lee y vuelve a introducirlo»— no cambia. Es una sustitución del papel, es decir, una digitalización superficial.

La factura digital intercambia la propia información de facturación como datos que un ordenador puede procesar. Cambia la forma misma del trabajo: es una transformación digital real. La Asociación de Promoción de la Factura Digital (EIPA) también sitúa la factura digital en el contexto de una transformación digital que revisa todo el proceso de negocio, y no en el de una simple digitalización del papel.

Esta relación es exactamente la misma que la del EDI de pedidos que se explicó en los artículos anteriores de la serie. En «¿Qué es el EDI? Cómo facilita los pedidos entre empresas» se trataban los datos de pedido; basta con pensar en la factura digital como la versión de facturación de ese mismo mecanismo.

2. El régimen de factura cualificada y la factura digital son cosas distintas

Ante todo, conviene separar dos términos que se confunden con facilidad.

El régimen de factura cualificada (sistema de conservación de facturas cualificadas) es un régimen fiscal relativo al impuesto al consumo. Tal como explica la Agencia Nacional Tributaria, entró en vigor el 1 de octubre de 2023. Es un régimen en el que, para que el comprador pueda aplicar la deducción del impuesto soportado, uno de los requisitos es conservar la «factura cualificada» que emite el vendedor, y en dicha factura cualificada deben figurar los siguientes datos.

• El nombre o la razón social del destinatario del documento
• El nombre o la razón social del vendedor y su número de registro
• La fecha de la operación
• El contenido de la operación (indicando si el artículo está sujeto al tipo reducido)
• El importe total de la contraprestación desglosado por tipo impositivo, y el tipo aplicable
• El importe del impuesto al consumo desglosado por tipo impositivo

El número de registro es el número que se notifica tras solicitar el registro en la oficina tributaria y, según el sitio de publicación de emisores de facturas cualificadas de la Agencia Nacional Tributaria, tiene el formato «T + 13 dígitos».

Lo importante aquí es que una factura cualificada puede emitirse tanto en papel como en PDF. El régimen de factura cualificada regula «qué debe figurar en la factura», no «en qué formato o por qué vía debe enviarse».

La factura digital es una de las respuestas a esa pregunta de «en qué formato o por qué vía». Transmite la información necesaria de la factura cualificada directamente entre sistemas, como datos estructurados y estandarizados.

Es decir, la relación entre ambos es la siguiente.

«Usar un software de contabilidad que cumple con el régimen de factura cualificada» y «enviar y recibir datos de facturación mediante factura digital» son dos situaciones distintas. La primera ya la han cumplido muchas empresas; la segunda es algo que todavía está en fase de expansión.

3. La base: Peppol, la red estándar internacional, y JP PINT

Que la factura digital sea un dato «estandarizado» se debe a que se apoya en Peppol, una especificación estándar de alcance internacional.

Peppol es un marco compuesto por una «especificación de documentos», unas «reglas de operación» y una «red» para intercambiar por red documentos electrónicos como las facturas, y se utiliza en muchos países, sobre todo en Europa. En Japón, la Agencia Digital ejerce como Japan Peppol Authority (la autoridad Peppol de Japón), y opera como miembro de OpenPeppol desde septiembre de 2021.

3.1. El modelo de las cuatro esquinas — un mecanismo parecido al correo electrónico

El intercambio de datos de Peppol se realiza mediante una estructura llamada «modelo de las cuatro esquinas» (4-corner model). La explicación de EIPA lo compara con el funcionamiento del correo electrónico.

Vendedor (C1)                                Comprador (C4)
    │                                          ↑
    │ Envía los datos de facturación           │ Recibe los datos de facturación
    ↓                                          │
Punto de acceso del vendedor (C2) ──→ Punto de acceso del comprador (C3)
                    Red Peppol

En «C1» y «C4», la C significa esquina (corner): es una forma de nombrar a los cuatro protagonistas imaginándolos en las cuatro esquinas. La leyenda es la siguiente.

• C1 (primera esquina) = el vendedor — el usuario que genera los datos de facturación
• C2 (segunda esquina) = el punto de acceso del vendedor — el proveedor de envío contratado por el vendedor
• C3 (tercera esquina) = el punto de acceso del comprador — el proveedor de recepción contratado por el comprador
• C4 (cuarta esquina) = el comprador — el usuario que recibe los datos de facturación

Las flechas del diagrama anterior siguen un recorrido en forma de «U»: bajan desde C1, en la parte superior izquierda, recorren la fila inferior de izquierda a derecha y suben por el lado derecho. Es decir, el vendedor (C1) entrega los datos a su propio punto de acceso (C2), este los envía a través de la red Peppol al punto de acceso del comprador (C3), y finalmente llegan al comprador (C4).

En la analogía del correo electrónico, el punto de acceso equivale al servidor de correo. Del mismo modo que un mensaje llega sin importar qué servicio de correo use el destinatario, el vendedor y el comprador pueden intercambiar datos de facturación aunque usen software o servicios contables distintos, siempre que ambos sean compatibles con Peppol. Esta es la gran diferencia con el EDI tradicional, que suele requerir un acuerdo específico con cada contraparte.

3.2. JP PINT — la especificación de documento estándar de Japón

JP PINT es la especificación estándar japonesa para los datos de facturación que circulan por la red Peppol. La publica la Agencia Digital y define los campos correspondientes a la factura cualificada del régimen de factura cualificada.

La parte final del nombre, PINT, es la abreviatura de Peppol International y designa el modelo internacional de facturación que OpenPeppol define como plantilla común para todos los países. Cada país elabora, a partir de este PINT, una especificación adaptada a su propio régimen (existen versiones publicadas para la UE, para Australia/Nueva Zelanda, entre otras), y JP PINT es la versión japonesa. No se equivocará de enfoque si lo entiende no como «un estándar propio creado por Japón», sino como «el sistema fiscal japonés trasladado al modelo internacional».

El alcance no se limita a las facturas. A fecha de julio de 2026 se han publicado los tres tipos de especificaciones siguientes.

Las especificaciones se actualizan de forma continua: según lo publicado por la Agencia Digital, el 8 de junio de 2026 las tres especificaciones anteriores se actualizaron a la versión 1.1.3.

No hace falta preocuparse pensando que su empresa deba estudiar e implementar esta especificación por sí misma. Como se explica en el capítulo 8, para la mayoría de las empresas JP PINT es algo que queda oculto dentro del software compatible, y quien lo maneja directamente es quien desarrolla y ofrece ese software.

4. Qué es exactamente lo que circula como «datos» en la factura digital

Como resulta difícil imaginar qué son los «datos estructurados» solo con el nombre, conviene concretarlo un poco más.

El núcleo de los campos que circulan en una factura digital son precisamente los datos exigidos en la factura cualificada mencionados en el capítulo 2. Aunque la información sea la misma, lo que se puede hacer después con ella cambia por completo según se trate de un PDF o de datos.

4.1. La verificación del número de registro se puede automatizar

De esta tabla, el caso donde el efecto práctico se ve con más claridad es el del número de registro.

En el régimen de factura cualificada, es necesario comprobar en el sitio de publicación de emisores de facturas cualificadas de la Agencia Nacional Tributaria si quien emitió la factura recibida es realmente un emisor de facturas cualificadas registrado, buscando su número de registro. En la operación con facturas en PDF, esta comprobación la realiza una persona tecleando el número.

La Agencia Nacional Tributaria ha habilitado en este sistema de publicación una función Web-API que permite obtener directamente desde un sistema la información publicada de un número de registro concreto, así como las actualizaciones de un período determinado (para utilizarla es necesario solicitar un ID de aplicación, de forma gratuita).

Si el número de registro llega como «campo de datos» y no como «caracteres impresos en un PDF», esta verificación puede convertirse en tarea del sistema: se puede automatizar tanto la comprobación del registro de un nuevo cliente como la revisión periódica del estado de registro de los clientes existentes. Algunos programas de contabilidad ya incorporan de fábrica esta función de verificación, así que el orden realista es comprobar primero las funciones del propio software y, solo si se desea incorporarlo a un sistema desarrollado internamente, estudiar el uso del Web-API.

4.2. De «leer» a «verificar»

Más allá del número de registro, lo esencial de que la información llegue como datos es que cambia la naturaleza del trabajo de comprobación.

En la operación con PDF, el trabajo de contabilidad consistía en «leer, transcribir y comprobar visualmente». Cuando la información llega como datos, la transcripción desaparece, y la comprobación pasa a ser «revisar solo los casos que el sistema ha marcado como resultado de su verificación». Si los importes cuadran por cada tipo impositivo, cuál es la fecha de vencimiento del pago, si hay alguna anomalía respecto a facturas anteriores del mismo cliente: este tipo de comprobaciones son tareas que un sistema realiza más rápido y sin omisiones que una persona.

5. Qué se simplifica con la factura digital

5.1. El lado receptor — menos introducción de datos y menos verificación

Donde el efecto se ve con más claridad es en el trabajo de contabilidad del lado que recibe las facturas.

Con las facturas en PDF, la persona de contabilidad realiza tareas como las siguientes.

• Buscar y abrir la factura en el correo electrónico
• Comprobar el nombre de la contraparte, el importe, la fecha y el número de registro
• Introducirla en el sistema contable
• Volver a comprobar lo introducido
• Reflejarla en el calendario de pagos

Con la factura digital, los datos de facturación se integran directamente en el sistema, por lo que el núcleo de este flujo —«ver, introducir y comprobar»— deja de ser necesario, en principio. El trabajo de la persona pasa a ser la aprobación de lo integrado y la gestión de excepciones, como cuando el importe no cuadra o la factura resulta desconocida.

Cuanto más se concentran las facturas a fin de mes en una empresa, mayor es esta diferencia. La razón por la que se reducen los errores de transcripción y la doble introducción de datos es la misma que en el EDI de pedidos.

La magnitud del efecto puede estimarse a partir del volumen propio de la empresa. Por ejemplo, supongamos, a modo de hipótesis, que «abrir, comprobar, introducir y revisar» cada factura recibida lleva 5 minutos:

• 300 facturas al mes × 5 minutos = 1500 minutos = 25 horas al mes
• Al año, 300 horas

Esa es la magnitud. Por supuesto, esto no se reduce a cero por completo, ya que la aprobación y la gestión de excepciones siguen existiendo. Pero no es raro que, incluso en empresas que creen tener «el proceso de facturación ya digitalizado», al desglosar esas 25 horas se descubra que la mayor parte era transcripción mientras se miraba el PDF. Sustituya estas cifras por el volumen real de su empresa y el tiempo medido realmente. Lo que sirve de criterio de decisión no es el total de horas, sino qué proporción de ese total corresponde a transcripción.

5.2. El lado emisor — desaparece el paso de «crear el documento y enviarlo»

En el lado emisor, desaparece el paso de imprimir, ensobrar y enviar por correo postal los datos de facturación generados en el sistema de gestión de ventas o de facturación, o de convertirlos en PDF y adjuntarlos a un correo electrónico.

También se reducen los intercambios posteriores al envío del tipo «¿le ha llegado?» o «vuélvamelo a enviar, por favor». Se dejan atrás problemas propios del envío por correo adjunto, como direcciones equivocadas, olvidos de adjuntar el archivo o la gestión de archivos ZIP con contraseña (los problemas de la operación de facturas por correo adjunto también se tratan en «¿Por qué es mala práctica el PPAP en la seguridad del correo electrónico? ¿Cuál es la forma correcta?»).

5.3. Más allá — la conexión con el pago y la conciliación de cobros

Cuando la información de facturación circula como datos estructurados, esa conexión se extiende también al trabajo posterior: en el lado del comprador, a la elaboración del calendario de pagos y su reflejo en los datos de transferencia; en el lado del vendedor, a la conciliación con los cobros recibidos.

Esto es, visto desde el lado de la facturación, la misma idea planteada en el artículo sobre pedidos: «el EDI, partiendo de la recepción de pedidos, se convierte en la base que conecta hasta el inventario, el envío y la facturación». Cuando el pedido, la factura y el pago quedan conectados de principio a fin mediante datos, el trabajo administrativo entre empresas se reduce al mínimo.

6. La relación con la ley de conservación de libros electrónicos

Cuando se habla de la factura digital, siempre aparece junto a ella la ley de conservación de libros electrónicos (denki-chōbo hozon-hō). Aclaremos brevemente la relación entre ambas.

Según la guía de la Agencia Nacional Tributaria sobre el sistema de conservación de libros electrónicos, desde el 1 de enero de 2024, cuando facturas, recibos y documentos similares se intercambian en formato electrónico (una «transacción electrónica»), es obligatorio conservar esos datos en formato electrónico. Para la conservación se exigen, a grandes rasgos, estos dos requisitos:

• Garantía de autenticidad — medidas contra la falsificación, como el sellado de tiempo o el registro y la prevención de correcciones y borrados
• Garantía de visibilidad — mantener los datos en un estado que permita buscarlos por fecha, importe y contraparte, y poder mostrarlos en pantalla o imprimirlos

El intercambio de facturas digitales también constituye una transacción electrónica, por lo que está sujeto a esta obligación de conservación. Es decir, adoptar la factura digital implica decidir al mismo tiempo cómo se van a conservar los datos recibidos y los enviados.

En la práctica, muchos programas de contabilidad y facturación compatibles con Peppol incorporan funciones que responden a estos requisitos de conservación, así que el enfoque básico es «usar un software compatible y comprobar la configuración y el funcionamiento de su función de conservación». Ahora bien, la decisión final sobre si el método de conservación de su empresa cumple los requisitos corresponde al ámbito fiscal, así que consúltelo con un asesor fiscal o con la oficina tributaria correspondiente.

7. Aclaremos los malentendidos más frecuentes

Al hablar de la factura digital, hay malentendidos que aparecen una y otra vez. Vamos a aclararlos de antemano.

Especialmente el primero es importante. Puesto que no es obligatoria, la decisión de adoptarla no debe basarse en «si no la adoptamos tendremos problemas», sino en cuánto se reduce la carga del proceso de facturación de la propia empresa. Por eso, lea el próximo capítulo, «cómo empezar», no como una cuestión de cumplimiento normativo, sino como una cuestión de mejora operativa.

Por otro lado, la posibilidad de que una contraparte comercial pida «envíenos (o queremos recibir) la factura como factura digital» irá aumentando en el futuro. Precisamente por ser voluntaria, quien se adapte antes tiende a llevar la iniciativa en la conversación sobre las condiciones comerciales, igual que ocurre en la migración de pedidos por fax a la Web.

8. Cómo pueden empezar las pymes

8.1. El punto de entrada realista: «usar un software compatible»

Al oír «factura digital» puede sonar a que hay que construir un sistema nuevo, pero para la mayoría de las pymes el punto de entrada realista es comprobar si el software de contabilidad o facturación que ya utilizan (o que van a elegir) es compatible con Peppol.

EIPA publica una lista de servicios ya compatibles con la factura digital Peppol. Asimismo, la Agencia Digital publica la lista de proveedores de servicios Peppol certificados en Japón. Si el software de su empresa ya está en esa lista, es posible empezar a enviar y recibir facturas sin necesidad de un desarrollo de gran envergadura.

Antes de abrir esas listas, conviene aclarar «qué tipo de software debe comprobar cada empresa» para no perderse. El software y los servicios relacionados con la factura digital se dividen, a grandes rasgos, en las siguientes categorías.

Para la mayoría de las pymes, el camino más corto consiste en comprobar primero si se puede empezar como función opcional del software de contabilidad o del servicio de emisión de facturas que ya utilizan. La magnitud del proyecto cambia por completo según haya que contratar un servicio nuevo o baste con lo que ya incluye el contrato existente.

El orden de comprobación es el siguiente.

1. Si el software de contabilidad o facturación de la empresa es compatible con Peppol (factura digital)
2. Si lo es, si admite el envío, la recepción, o ambos, y cuál es el coste de uso
3. Si las contrapartes principales están en condiciones de recibirlas (la otra parte también necesita un software o servicio compatible)
4. Cómo gestiona el software la conservación de los datos recibidos (conformidad con la ley de conservación de libros electrónicos)

El segundo punto, el «coste de uso», varía según el modelo de facturación de cada servicio, así que comparar solo las cifras no sirve de mucho. No existe una cifra de mercado uniforme que se pueda dar como referencia, así que antes de comparar, aclare en qué parte del presupuesto entra cada uno de los siguientes elementos.

• Si hay un coste inicial (por los trabajos de configuración y registro)
• Si la cuota mensual básica incluye el envío, la recepción, o ambos
• Si hay un límite de número de documentos y un cargo por exceder ese límite
• Si la función de conservación conforme a la ley de conservación de libros electrónicos está incluida en la cuota básica o se cobra aparte
• Si la integración por CSV o API con el sistema propio es una función estándar o un desarrollo a medida (con su correspondiente coste)

El orden de magnitud del coste cambia por completo según se pueda empezar como opción del software existente o haya que contratar directamente con un proveedor de punto de acceso. Lo lógico es comprobar primero si la primera opción es suficiente.

8.2. Si su empresa tiene un sistema desarrollado internamente

Las empresas que gestionan la venta o la facturación con un sistema desarrollado internamente necesitan una consideración adicional.

Aun así, normalmente no se trata de estudiar a fondo la especificación de JP PINT y conectarse uno mismo a un punto de acceso Peppol. Lo realista es una configuración como la siguiente.

• Enviar los datos de facturación desde el sistema propio, por CSV o API, a un servicio de facturación o software de contabilidad compatible con Peppol, dejando el envío en sus manos
• Recibir también a través del software compatible, e integrar los datos recibidos en el sistema propio

Es decir, lo que hay que modificar en el sistema propio no es «la compatibilidad con Peppol» en sí, sino la parte de integración que transfiere los datos con precisión hacia y desde el software compatible. Esto se puede diseñar exactamente con el mismo enfoque que la «forma intermedia de importación por CSV» descrita a propósito de la migración de pedidos a la Web (en «Cómo migrar los pedidos por fax a la Web»).

8.3. No hay que precipitarse, pero tampoco ignorarlo

A fecha de 2026, la factura digital no es algo que «si no se usa, paraliza el negocio». Si una contraparte sigue pidiendo facturas en PDF, por ahora seguirá conviviendo con el PDF. Igual que con la convivencia entre fax y Web en los pedidos, la migración avanza de forma gradual.

Al mismo tiempo, es previsible que en el futuro aumenten las ocasiones en que se hable del uso de la factura digital con grandes clientes o en operaciones con ayuntamientos y organismos públicos. La Agencia Digital también está publicando casos de uso en la contratación pública y en transacciones entre empresas. Basta con comprobar de antemano si el software de la propia empresa podría aceptarla en caso de que una contraparte lo solicite, y eso ya constituye una preparación razonable.

8.4. Lista de comprobación para valorar la prioridad

Como orientación para saber «cuándo debería actuar mi empresa», cuantos más de los siguientes puntos se cumplan, mayor será la prioridad de estudiarlo.

• Se reciben o emiten varias decenas de facturas al mes o más
• A fin y principio de mes, contabilidad hace horas extra por la introducción, verificación y emisión de facturas
• La comprobación del número de registro de las facturas recibidas se hace manualmente
• Ha habido algún susto por errores de introducción o pagos duplicados
• Entre las contrapartes principales o las asociaciones del sector ya se empieza a hablar de factura digital o de Peppol
• La empresa está justo planificando un cambio de software de contabilidad o facturación, o una modificación de su sistema propio

Por el contrario, si se manejan solo unas pocas facturas al mes y las contrapartes son fijas, no hay motivo para apresurarse. Basta con añadir «¿es compatible con Peppol el próximo software?» como criterio de selección cuando llegue el momento de renovarlo.

Lo importante es no convertir la adopción en sí en el objetivo. Al aplicar a las operaciones propias de la empresa la pregunta de «qué tareas manuales se reducen», planteada en los capítulos 4 y 5, si se ve con claridad qué trabajo concreto disminuye, vale la pena avanzar; si no se ve, sencillamente es demasiado pronto.

9. Dentro del mapa general de la digitalización de pedidos

Este artículo es el tercero de una serie sobre la integración de datos en torno a los pedidos. Vale la pena aclarar cómo se relacionan entre sí.

El EDI es el concepto general de «intercambio de datos entre empresas»; su aplicación práctica en el lado de recepción de pedidos es la migración de pedidos por fax a la Web, y su forma estandarizada en el lado de facturación es la factura digital.

Por dónde empezar depende de cada empresa. Si la carga de introducir pedidos es alta, lo lógico es empezar por el lado de los pedidos; si el volumen de facturas emitidas o recibidas es alto, por el lado de la facturación. Lo que tienen en común es que conviene empezar contando cuántas veces una persona introduce la misma información.

Resumen

• Una factura digital es un mecanismo que conecta directamente los datos de facturación del sistema del vendedor con el del comprador, sin intervención humana, y los procesa de forma automática
• La factura en PDF es una «digitalización» del documento, y el trabajo de introducción de datos del receptor sigue existiendo. La factura digital es una «transformación digital» que conecta el trabajo mediante datos estructurados
• El régimen de factura cualificada (norma fiscal) y la factura digital (mecanismo de intercambio de datos) son cuestiones distintas. Aunque una empresa ya cumpla el régimen, en la mayoría de los casos el uso de la factura digital todavía está por llegar
• La base es Peppol, un estándar internacional; en Japón lo gestiona la Agencia Digital como Peppol Authority, que además publica JP PINT como especificación estándar japonesa
• Gracias al modelo de las cuatro esquinas a través de puntos de acceso, se puede intercambiar información aunque la contraparte use un software distinto; esta es la diferencia con el EDI individual tradicional
• Lo que circula es precisamente los datos exigidos en la factura cualificada. Comprobaciones que antes hacía una persona a simple vista, como la verificación del número de registro (mediante el Web-API del sistema de publicación de la Agencia Nacional Tributaria) o el recálculo de los importes por tipo impositivo, pueden convertirse en verificaciones del sistema
• Las facturas digitales recibidas constituyen una transacción electrónica según la ley de conservación de libros electrónicos y deben conservarse en formato electrónico
• Su uso es voluntario, no obligatorio. La decisión no se basa en «si no se adopta habrá problemas», sino en qué tareas manuales se reducen en el proceso de facturación de la propia empresa
• El punto de entrada realista para las pymes es el uso de un software de contabilidad o facturación compatible con Peppol. Si la empresa cuenta con un sistema desarrollado internamente, hay que diseñar la parte de integración de datos con el software compatible

Para quienes estén considerando la integración de datos en facturación y pedidos

Si desea reducir la carga administrativa de emitir o recibir facturas, pero no sabe por dónde empezar dentro de su sistema de gestión de ventas o de su proceso de facturación, lo primero es aclarar cómo fluyen actualmente los datos de facturación.

Al comprobar cómo se generan los datos de facturación en el sistema de gestión de ventas, cómo se envían a las contrapartes y cómo se introducen en el sistema contable las facturas recibidas, se empieza a ver qué alcance de automatización es posible mediante la factura digital y la integración con software compatible.

En KomuraSoft LLC podemos ayudarle a analizar la situación actual y a estudiar cómo llevarla a la práctica en la integración de datos de facturación y pedidos, incluida la conexión entre sistemas de negocio desarrollados internamente y software de contabilidad o servicios compatibles con Peppol.

También podemos estudiar una configuración que no parta de una renovación completa, sino que conserve el sistema actual y conecte de forma gradual únicamente los puntos de entrada y salida de datos.

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Preguntas frecuentes

Preguntas habituales en las consultas sobre el tema del artículo.

¿Cuál es la diferencia entre una factura digital y una factura electrónica (un PDF de factura)?

Una factura en PDF es solo un documento pensado para ser leído por una persona, convertido en archivo electrónico: el destinatario aun así tiene que revisar el contenido y volver a introducirlo en su sistema contable. Una factura digital transmite la propia información de facturación como datos estructurados y estandarizados que el sistema del comprador puede integrar y procesar directamente. Es la diferencia entre «digitalizar» el papel sustituyéndolo por un archivo, y transformar realmente el proceso de negocio conectándolo mediante datos.

Si ya cumplimos con el régimen de factura cualificada, ¿también estamos listos para la factura digital?

Son dos cuestiones distintas. El régimen japonés de factura cualificada (sistema de conservación de facturas cualificadas) es una norma fiscal relativa a la deducción del impuesto al consumo soportado, y una factura cualificada puede emitirse tanto en papel como en PDF. La factura digital es el formato de datos y el mecanismo de distribución (Peppol y JP PINT) utilizados para intercambiar esa información de facturación entre sistemas: su adopción es una decisión independiente del cumplimiento del régimen fiscal.

¿Qué necesitan las pymes para empezar a usar la factura digital?

El punto de entrada más realista es utilizar un software de contabilidad o facturación compatible con Peppol. La Asociación de Promoción de la Factura Digital (EIPA) publica una lista de servicios ya compatibles, y si el software que su empresa ya utiliza está en esa lista, puede bastar con activar una opción de configuración para empezar a enviar y recibir facturas. Si su empresa opera un sistema de gestión desarrollado internamente, habrá que estudiar cómo conectarlo con un software compatible o con un proveedor de servicios.

¿Cómo hay que conservar las facturas digitales recibidas?

El intercambio de facturas digitales constituye una transacción electrónica en el sentido de la ley de conservación de libros electrónicos: desde enero de 2024, estos datos deben conservarse en formato electrónico, cumpliendo medidas contra la falsificación (garantía de autenticidad) y permitiendo la búsqueda por fecha, importe y contraparte comercial (garantía de visibilidad). Muchos programas compatibles con Peppol incorporan funciones que responden a estos requisitos de conservación, pero la conformidad efectiva de su propia práctica es una cuestión que debe validarse con un asesor fiscal o con la oficina tributaria correspondiente.

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Go Komura

Representante de KomuraSoft LLC

Especializado en desarrollo de software para Windows, consultoría técnica e investigación de fallos, sobre todo en proyectos con sistemas existentes y errores difíciles de reproducir.