¿Se pueden usar subsidios para externalizar el desarrollo de sistemas? — Un mapa de programas por objetivo y las trampas que conviene conocer antes de contratar (edición del año fiscal 2026)

Recibimos consultas de directivos y responsables que están considerando externalizar el desarrollo de sistemas y nos dicen: «He oído que se puede usar el Subsidio de Introducción de TI».

Lamentablemente, en la mayoría de los casos esta expectativa no se cumple tal cual. El Subsidio de Introducción de TI (a partir del año fiscal 2026, renombrado como «Subsidio de Digitalización e Introducción de IA») es un programa para adoptar software empaquetado o servicios en la nube registrados previamente, por lo que el desarrollo a medida por encargo, creado desde cero para adaptarse a las operaciones propias de la empresa, queda en principio fuera de su ámbito.

Por otro lado, pensar que «el desarrollo a medida no puede acogerse a ningún subsidio» también es un error. Si el objetivo encaja, existen programas que pueden cubrir el desarrollo por encargo, como el Subsidio Monodukuri o el Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra para Pymes (tipo general).

En este artículo organizamos, desde la perspectiva de la empresa que externaliza el desarrollo de sistemas, los principales programas vigentes en el año fiscal 2026 según su objetivo, y resumimos las trampas que conviene conocer antes de hacer el pedido.

Cabe señalar que los requisitos, los importes y los cronogramas de los programas de subsidios cambian según el año fiscal y la convocatoria. El contenido de este artículo se basa en información publicada a fecha de julio de 2026; para una solicitud real, consulte siempre las bases más recientes de cada convocatoria.

1. Primero, la conclusión — Mapa de programas por objetivo

Si organizamos por objetivo el desarrollo de sistemas o la inversión en TI, los programas que sirven como punto de partida quedan así:

Como se suceden programas con nombres parecidos, a continuación organizamos los mismos programas según otro criterio. Lo que distingue a los programas son dos ejes: si es un programa en el que se «elige» entre productos ya registrados o uno que puede cubrir algo que se «construye» a medida para la propia empresa, y para qué objetivo de inversión existe el programa.

Los dos primeros son programas en los que se elige entre opciones ya registradas; los tres siguientes son programas que también pueden cubrir lo que se construye a medida para la propia empresa. Aunque el «Subsidio de Digitalización e Introducción de IA» y el «Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra (tipo catálogo)» dan una impresión distinta por su nombre, ambos comparten el mismo planteamiento de elegir entre productos ya registrados, y ninguno de los dos puede usarse para el desarrollo a medida.

Los puntos clave son los siguientes tres:

• El «Subsidio de Introducción de TI» (Subsidio de Digitalización e Introducción de IA) y el «desarrollo por encargo a medida» no pueden combinarse, por regla general
• Para el desarrollo a medida, las opciones principales son el Subsidio Monodukuri y el Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra (tipo general)
• En todos los programas rige una regla común: los gastos contratados antes de la resolución de concesión no son elegibles y el subsidio se paga a posteriori

El contenido de cada programa se explica en orden a partir del capítulo 2. Antes de eso, conviene confirmar una premisa para leer información sobre subsidios, no solo en este artículo.

1.1. Información que cambia con frecuencia e información que no cambia

La información sobre subsidios se divide entre la que cambia en cada convocatoria y la que, como estructura del programa, se mantiene estable por un tiempo. Conviene distinguirlas de antemano para saber qué releer cuando cambia el año fiscal.

Si encuentra una descripción que incluye importes o el número de convocatoria, considere que es una instantánea de ese momento y sustitúyala siempre por las bases más recientes. En cambio, los conceptos de la fila inferior son la parte que se ha mantenido incluso cuando los programas se han reorganizado.

2. Por qué no es posible el «desarrollo a medida con el Subsidio de Introducción de TI»

El «Subsidio de Introducción de TI» se reorganizó a partir del año fiscal 2026 como el «Subsidio de Digitalización e Introducción de IA 2026», dentro del Programa de Apoyo a la Digitalización e Introducción de IA para Pymes. Aunque hay cambios, como la creación de una nueva categoría de introducción de IA, la estructura del programa no ha cambiado respecto al antiguo Subsidio de Introducción de TI.

Esa estructura consiste en lo siguiente:

• Lo que resulta elegible para el subsidio es una herramienta de TI registrada previamente ante la secretaría (software empaquetado, servicios en la nube, etc.)
• La solicitud se realiza conjuntamente con un proveedor de apoyo a la introducción de TI registrado que ofrece la herramienta
• No es un programa en el que el solicitante defina libremente el contenido del desarrollo y presente una solicitud diciendo «subvencionen esto»

Es decir, el desarrollo desde cero («queremos que nos construyan un sistema de gestión de pedidos adaptado a nuestro negocio») no encaja, para empezar, en el marco de herramienta registrada, por lo que no es elegible. Se trata de un programa para adoptar software cuyas especificaciones ya están fijadas y que se vende como producto.

Si se avanza en la consideración sin conocer esta premisa, pensando «ya que hay subsidio, aprovechemos para hacerlo a medida», se llega a un punto muerto en la etapa de solicitud. Por el contrario, para ámbitos que un paquete ya cubre, como software de contabilidad o gestión de inventario, es un programa fácil de usar que permite recibir el subsidio a través de la categoría estándar. Las condiciones del importe son las siguientes:

• El límite máximo del subsidio varía según el número de procesos de negocio que cubre la herramienta de TI adoptada
• Con 1 proceso o más, de 50.000 a menos de 1.500.000 yenes; con 4 procesos o más, de 1.500.000 a 4.500.000 yenes
• La tasa de subsidio es, en principio, de hasta 1/2
• Sin embargo, si la empresa se ve afectada por el aumento del salario mínimo, la tasa puede llegar hasta 2/3

Para la adopción en un solo ámbito, como solo contabilidad o solo gestión de inventario, el importe de subsidio previsible se sitúa en un rango de menos de 1.500.000 yenes.

Usar el Subsidio de Digitalización e Introducción de IA para las operaciones que un paquete puede cubrir, y reservar el desarrollo a medida solo para las operaciones que no encajan en ningún paquete: esta división también coincide con el planteamiento del programa.

3. Programas a considerar para el desarrollo a medida

3.1. El Subsidio Monodukuri

El Subsidio para la Promoción de la Mejora de la Productividad en Manufactura, Comercio y Servicios (conocido como Subsidio Monodukuri) apoya la inversión en equipos para el desarrollo de productos y servicios nuevos e innovadores. En la 22.ª convocatoria hay dos categorías: la categoría de alto valor añadido de productos/servicios y la categoría global, dirigida a negocios que desarrollan demanda en el extranjero. A pesar del nombre «Monodukuri» (fabricación), no se limita al sector manufacturero, y los costos de construcción de sistemas están incluidos entre los gastos elegibles.

• La construcción de un sistema que sirva de base para un nuevo servicio que aporte un nuevo valor a los clientes
• El desarrollo de un sistema para un producto o servicio nuevo que aproveche la tecnología o el know-how propios de la empresa
• El desarrollo de software que se integre con dispositivos y equipos, necesario para ofrecer un nuevo producto

Inversiones en sistemas como estas, integradas con el desarrollo de un producto o servicio nuevo, pueden ser elegibles según el plan de negocio. El importe máximo del subsidio varía según la categoría y el tamaño de la plantilla: según las bases de la convocatoria (versión resumida) de la 22.ª convocatoria, la categoría de alto valor añadido de productos/servicios va de 7.500.000 a 25.000.000 de yenes (según el tamaño de la plantilla), y la categoría global es de 30.000.000 de yenes. Además, existe una excepción que añade entre 1.000.000 y 10.000.000 de yenes para empresas que realicen aumentos salariales sustanciales (esta adición tiene requisitos adicionales propios). El importe del subsidio también tiene un mínimo (1.000.000 de yenes en la 22.ª convocatoria); con una tasa de subsidio de 1/2, esto implica una inversión en gastos elegibles de aproximadamente 2.000.000 de yenes o más. A cambio, se exige un plan de negocio serio, con requisitos relacionados con el valor añadido y el aumento salarial, y la selección es competitiva.

Conviene tener en cuenta que lo que exige este programa es el desarrollo de un producto o servicio nuevo e innovador (y, en la categoría global, también el desarrollo de demanda en el extranjero). Que el costo del desarrollo de software esté incluido en la categoría de gasto «costos de construcción de sistemas» es una cuestión distinta de si el proyecto en sí es elegible: las bases establecen que la mera introducción de equipos o sistemas, sin que suponga el desarrollo de un producto o servicio nuevo, no es elegible. Si el único objetivo es reemplazar un sistema antiguo o mejorar la eficiencia interna, conviene considerar el Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra (tipo general) en lugar de este programa. Si el plan de la empresa encaja con el objetivo de este programa es algo que debe confirmarse en la definición de proyectos elegibles de las bases.

3.2. El Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra para Pymes (tipo general)

El Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra para Pymes tiene como objetivo responder a la falta de personal, y existe en dos tipos: el «tipo catálogo», en el que se elige un producto registrado de un catálogo, y el «tipo general», que puede cubrir equipos y sistemas a medida.

El tipo general es el que mejor encaja con el desarrollo por encargo. Según la descripción del tipo general, se contempla el equipamiento a medida adaptado a cada operación, o la inversión en ahorro de mano de obra combinando varios equipos, por lo que, por ejemplo, los siguientes tipos de desarrollo pueden ser candidatos:

• Digitalización y captura automática de pedidos que antes se recibían por fax o teléfono, reduciendo el trabajo de introducción de datos
• Un sistema de negocio que automatiza la transcripción y el conteo manuales
• Software que se integra con dispositivos de inspección y medición para reducir las tareas de verificación manual

Conforme al objetivo del programa, «resolver la falta de personal», es necesario demostrar que la propia empresa se encuentra realmente en situación de escasez de personal y mostrar de forma cuantitativa cuántas horas se reducirán en qué tareas. Existen requisitos relacionados con la productividad laboral y el aumento salarial (incluidas cláusulas de devolución en caso de incumplimiento; los indicadores y valores cambian según la convocatoria), por lo que hay que confirmar los requisitos en las bases antes de solicitar.

«Mostrar de forma cuantitativa» significa, en concreto, poder poner en la misma unidad la situación actual y la posterior a la implementación. Tomando como ejemplo la digitalización de pedidos por fax, los puntos a organizar serían los siguientes. Complete los valores con los que haya medido su propia empresa (los símbolos ◯ deben leerse como espacios en blanco para completar).

Lo importante aquí no es tanto el tiempo reducido en sí, sino la fila de la base de los valores. En lugar de un «más o menos se reduce a la mitad», conviene poder explicar de qué datos reales se partió; así la redacción del plan de negocio y la definición de requisitos para el proveedor no se contradicen. Tenga en cuenta que los formularios que se presentan realmente y los indicadores necesarios cambian según la convocatoria, por lo que debe completar los datos siguiendo el formato de las bases correspondientes.

Un enfoque concreto tomando como ejemplo la digitalización de pedidos por fax se desarrolla en profundidad en el artículo «¿Puede el Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra cubrir la digitalización de pedidos por fax?».

3.3. El Subsidio de Expansión a Nuevos Negocios para Pymes

Como sucesor del Subsidio de Reestructuración Empresarial, se ha establecido el Subsidio de Expansión a Nuevos Negocios para Pymes. Cubre la entrada en un nuevo mercado o en un negocio de alto valor añadido distinto del negocio existente, y en algunos casos permite incorporar al plan de negocio el costo del desarrollo de sistemas necesario para el nuevo negocio. Si el contexto es «necesitamos un sistema para poner en marcha un nuevo negocio», este programa es un candidato.

Sin embargo, este programa tiene un importe mínimo de subsidio (7.500.000 de yenes en la convocatoria más reciente; con una tasa de subsidio de 1/2, esto implica un tamaño de proyecto con gastos elegibles de aproximadamente 15.000.000 de yenes o más). Un nuevo negocio de pequeña escala o una inversión en sistemas por sí sola no alcanzan este mínimo, por lo que conviene comparar el tamaño total de la inversión del proyecto con el importe mínimo de las bases antes de considerarlo.

3.4. Ayudas de los gobiernos locales

Además de los subsidios nacionales, las prefecturas y los municipios a veces cuentan con sus propias ayudas relacionadas con la transformación digital (DX). Aunque el importe suele ser menor que en los programas nacionales, la competencia y los requisitos pueden ser menos exigentes, por lo que en algunas regiones son una opción práctica. Se pueden consultar en la búsqueda de programas de Mirasapo plus, en el departamento de promoción industrial del gobierno local o en la ventanilla de la Cámara de Comercio.

Cabe señalar que, en cuanto a los subsidios para la creación de sitios web, como se mencionó en las preguntas frecuentes de «Costo de creación de sitios web para pymes», existen restricciones como que los gastos relacionados con sitios web del Subsidio de Sostenibilidad para Pequeños Negocios no se pueden solicitar por sí solos. En lugar de buscar un subsidio con el único fin de crear un sitio, es más realista situarlo como parte de un esfuerzo más amplio de desarrollo de mercado.

4. Trampas comunes que conviene conocer antes de contratar

Tan importante como elegir el programa adecuado son las reglas de trámite comunes a todos los subsidios. Si se avanza sin conocerlas, gastos que deberían haber sido elegibles dejan de serlo.

4.1. Los pedidos hechos antes de la resolución de concesión no son elegibles

Esta es la regla más importante. En la mayoría de los subsidios, los gastos contratados o pedidos antes de la fecha de la resolución de concesión no son elegibles. La guía de trámites del Subsidio de Digitalización e Introducción de IA también establece explícitamente que el pedido, el contrato y el pago de la herramienta de TI deben realizarse después de recibir la resolución de concesión.

Conviene tener en cuenta que la «selección» y la «resolución de concesión» son trámites distintos. En muchos programas, tras el anuncio de selección hay una revisión de la solicitud de concesión, y solo se puede hacer el pedido una vez emitida la resolución de concesión. Incluso «ya que fuimos seleccionados, hagamos el pedido de inmediato» puede ser prematuro.

4.2. El subsidio se paga a posteriori (pago por liquidación)

El subsidio no es un anticipo destinado a cubrir el pago de los gastos de desarrollo. Se transfiere después de que el pedido, la recepción y el pago se hayan completado en su totalidad con fondos propios, tras el informe de resultados y la confirmación de la secretaría (según el programa, puede ser necesario presentar una solicitud de pago por liquidación una vez confirmado el importe del subsidio). Es necesario un plan de flujo de caja para adelantar todo el costo del desarrollo, y si el importe es elevado, el préstamo puente de una entidad financiera también es una opción.

4.3. La obligación de informar continúa después de la selección

El proyecto subvencionado no termina con el cobro. Por ejemplo, en el Subsidio Monodukuri es obligatorio el informe sobre el estado de comercialización durante los cinco años posteriores a la finalización del proyecto subvencionado. Algunos programas también exigen la devolución si no se cumplen requisitos como el aumento salarial. Esto no se aplica a todos los programas por igual, pero especialmente en los subsidios de mayor envergadura hay que entender que no se trata de «cobrar y listo», sino de programas que implican asumir varios años de obligación de informar y un compromiso de cumplir los requisitos.

4.4. No ampliar el alcance del desarrollo solo porque hay un subsidio

Hay casos en los que, con la actitud de «ya que hay subsidio, aprovechemos», se incluyen en el alcance del desarrollo funciones que no son necesarias para el objetivo original. Si la tasa de subsidio es de 1/2, el otro 1/2 corre a cargo de la empresa. Se termina pagando de bolsillo la mitad del costo de funciones innecesarias, y cargando de forma indefinida con el costo de mantenimiento de esas funciones (normalmente no elegible para el subsidio). El objetivo de la inversión y la razonabilidad del alcance del desarrollo deben juzgarse con independencia de si hay o no subsidio.

Al momento de acotar el alcance del desarrollo, aplicar las siguientes preguntas a cada función facilita la decisión:

• ¿Se puede alcanzar el objetivo de esta inversión (ahorro de mano de obra, oferta de un nuevo servicio, etc.) aunque falte esta función?
• ¿Es algo que realmente causa problemas ahora mismo sin ella, o simplemente «estaría bien tenerla»?
• Si no hubiera subsidio y todo corriera por cuenta de la empresa, ¿se contrataría igualmente esa función?
• ¿Quién usará esa función todos los meses una vez en funcionamiento? ¿Se puede señalar concretamente quién la usa y en qué situación?
• ¿Es una función que se puede añadir más adelante? ¿Hay alguna razón para que deba incluirse en el primer lanzamiento?

Las funciones cuya respuesta resulta dudosa pueden dejarse fuera del alcance inicial de desarrollo y quedar como candidatas para una futura inversión. Que se reduzcan los gastos elegibles para el subsidio no es, en sí mismo, una pérdida: junto con ellos también se reduce el monto que corre a cargo de la empresa y el costo de mantenimiento posterior a la puesta en marcha.

La práctica de armar este cronograma y este plan se desarrolla en detalle en la continuación, «Cómo llevar adelante un desarrollo de sistemas financiado con subsidio».

5. Qué se le puede pedir a un proveedor de desarrollo y qué no

En un desarrollo financiado con subsidio, conviene confirmar desde el principio cómo se reparten los roles entre el cliente, el proveedor y, si hace falta, un especialista en apoyo a la solicitud.

Nota: esta tabla contempla programas usados para el desarrollo a medida, como el Subsidio Monodukuri y el Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra (tipo general). El mecanismo de solicitud del Subsidio de Digitalización e Introducción de IA es distinto: el proveedor de apoyo a la introducción de TI registrado que ofrece la herramienta se encarga de cosas como la invitación al portal de solicitud y la introducción de la información de la herramienta de TI, y avanza el trámite de solicitud conjuntamente con el solicitante.

La responsabilidad del plan de negocio recae siempre en el solicitante, es decir, en el cliente. Lo que puede hacer el proveedor es aportar material basado en hechos, como presupuestos, explicaciones de especificaciones y diagramas de arquitectura, y diseñar un cronograma de desarrollo razonable a partir de la fecha de la resolución de concesión. Pedirle al proveedor un pronóstico sobre la probabilidad de ser seleccionado o una interpretación de las normas del programa excede su función. Si necesita apoyo para la solicitud en sí, consulte con una ventanilla pública como una Cámara de Comercio o un centro de apoyo Yorozu, o con un especialista como un consultor de gestión para pymes.

Además, incluso cuando se usa un subsidio, la forma de pensar el contrato de desarrollo en sí no cambia respecto a un desarrollo por encargo habitual. La manera de dividir el contrato por etapas se explica en «Cómo estructurar el contrato de desarrollo por encargo y de operación y mantenimiento».

Resumen

• «Desarrollo a medida con el Subsidio de Introducción de TI (actual Subsidio de Digitalización e Introducción de IA)» no es posible, por regla general. Ese programa está pensado para adoptar paquetes o servicios en la nube registrados
• Las opciones principales para el desarrollo por encargo a medida son el Subsidio Monodukuri y el Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra para Pymes (tipo general). Para un nuevo negocio, conviene revisar el Subsidio de Expansión a Nuevos Negocios, y también las ayudas locales
• En todos los programas rige la regla común de que los pedidos hechos antes de la resolución de concesión no son elegibles y de que el subsidio se paga a posteriori. En programas como el Subsidio Monodukuri o el de Inversión en Ahorro de Mano de Obra, también continúa la obligación de informar durante varios años tras la selección
• No hay que ampliar el alcance del desarrollo solo porque haya un subsidio. El monto a cargo de la empresa y el costo de mantenimiento permanecen
• La responsabilidad del plan de negocio recae en el cliente. Lo que se le puede pedir al proveedor llega hasta la colaboración basada en hechos, como presupuestos y documentos explicativos

Los programas cambian cada año, pero la forma de proceder —elegir el programa adecuado al objetivo y planificar tomando como referencia la resolución de concesión— no cambia. En el siguiente artículo, «Cómo llevar adelante un desarrollo de sistemas financiado con subsidio», se detalla la práctica de la elaboración del cronograma y del plan de negocio.

Para quienes estén considerando externalizar el desarrollo de sistemas

KomuraSoft LLC ofrece desarrollo por encargo centrado en aplicaciones empresariales para Windows. Si está considerando el uso de un subsidio, podemos colaborar en la preparación de los presupuestos, los documentos explicativos del contenido del desarrollo y los diagramas de arquitectura del sistema necesarios para la solicitud, así como en el diseño de un plan de desarrollo conforme al cronograma posterior a la resolución de concesión.

Cabe aclarar que nuestra empresa no realiza la tramitación de solicitudes de subsidios en nombre del cliente, ni puede responder sobre la probabilidad de ser seleccionado o sobre la interpretación de los programas. Para el apoyo en la solicitud, consulte con una ventanilla pública como una Cámara de Comercio o con un especialista como un consultor de gestión para pymes; en cuanto al contenido del desarrollo, no dude en consultarnos.

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Preguntas frecuentes

Preguntas habituales en las consultas sobre el tema del artículo.

¿Se puede desarrollar un sistema a medida con el Subsidio de Introducción de TI?

Por regla general, no. El Subsidio de Introducción de TI (a partir del año fiscal 2026, renombrado como «Subsidio de Digitalización e Introducción de IA») es un programa que parte de la base de adoptar una herramienta de TI (software empaquetado o un servicio en la nube) registrada previamente ante la secretaría del programa, a través de un proveedor de apoyo a la introducción de TI también registrado. El desarrollo desde cero (scratch development), adaptado a las operaciones propias de la empresa, no corresponde a ninguna herramienta registrada y, por lo tanto, no es elegible. Para el desarrollo a medida conviene considerar otros programas, como el Subsidio Monodukuri o el Subsidio de Inversión en Ahorro de Mano de Obra para Pymes (tipo general).

¿Se recibe el subsidio antes de pagar los gastos de desarrollo?

La mayoría de los subsidios se pagan por liquidación (a posteriori). Primero se recibe la resolución de concesión, se contrata el desarrollo, se completan la recepción y el pago, se presenta el informe de resultados y, tras la confirmación de la secretaría, finalmente se transfiere el subsidio. Según el programa, puede ser necesario presentar una solicitud de pago por liquidación una vez confirmado el importe del subsidio. Es decir, la empresa debe adelantar todo el costo del desarrollo con fondos propios, por lo que es fundamental planificar el flujo de caja de antemano (recurriendo, si hace falta, a un préstamo puente).

¿Se puede contratar el desarrollo antes de ser seleccionado?

No se puede. En la mayoría de los subsidios, los gastos contratados o pedidos antes de la fecha de la resolución de concesión quedan fuera del ámbito subvencionable. Además, el anuncio de selección y la resolución de concesión son trámites distintos, por lo que contratar el desarrollo inmediatamente después del anuncio de selección también puede ser prematuro. Es imprescindible confirmar en las bases de cada convocatoria en qué momento se puede empezar, y construir el cronograma de desarrollo tomando como punto de partida la fecha de la resolución de concesión.

¿Puede el proveedor redactar los documentos de la solicitud del subsidio?

La responsabilidad del plan de negocio recae siempre en el solicitante, es decir, en el cliente. Lo que un proveedor de desarrollo puede aportar es, principalmente, material basado en hechos: presupuestos, documentos que expliquen el contenido del desarrollo, diagramas de la arquitectura del sistema, etc. Redactar la solicitud en nombre del cliente, juzgar la probabilidad de ser seleccionado o interpretar las normas del programa quedan fuera del ámbito de trabajo del proveedor. Si necesita apoyo para la solicitud en sí, consulte con una ventanilla pública como una Cámara de Comercio o un centro de apoyo Yorozu, o con un especialista como un consultor de gestión para pymes (chusho kigyo shindanshi) o un gestor administrativo (gyoseishoshi).

Perfil del autor

Página de presentación del autor del artículo.

Go Komura

Representante de KomuraSoft LLC

Especializado en desarrollo de software para Windows, consultoría técnica e investigación de fallos, sobre todo en proyectos con sistemas existentes y errores difíciles de reproducir.