Warum PPAP in der E-Mail-Sicherheit schlecht ist. Wie macht man es richtig?

„Ist es wirklich sicher, ein passwortgeschütztes ZIP zu versenden und das Passwort anschließend in einer separaten E-Mail nachzuschicken?” Diese Frage taucht auch heute noch regelmäßig auf. Auf den ersten Blick wirkt das sicher, weil etwas verschlüsselt ist – doch genau darin liegt in der Praxis die Falle.

Das sogenannte PPAP ist als Schutz vor Abhören schwach, als Schutz vor Fehlversand ebenfalls unzureichend und behindert zudem häufig die Prüfung auf dem E-Mail-Übertragungsweg – deshalb lässt es sich in der heutigen E-Mail-Sicherheit kaum noch empfehlen.¹²³⁴

In diesem Artikel betrachten wir anhand öffentlicher Dokumente und Primärquellen, die mit Stand April 2026 verfügbar sind, die Probleme von PPAP und wie sich eine praxisnahe Ablösung natürlich gestalten lässt.^12345678910

Zielgruppe und Voraussetzungen dieses Artikels

In diesem Artikel verwendete Begriffe

Begriffe, die ab Kapitel 3 ohne weitere Erklärung vorkommen, fassen wir vorab in einer Zeile pro Begriff zusammen.

1. Zunächst das Ergebnis

Bei der Abkehr von PPAP geht es nicht darum, auf Verschlüsselung zu verzichten. Was aufgegeben werden sollte, ist das Design „den Anhang als ZIP zu verschlüsseln und das Passwort anschließend über denselben E-Mail-Kanal nachzusenden”.

Stattdessen sollten die folgenden drei Punkte bedacht werden.

1. Für gewöhnliche Geschäfts-E-Mails wird ein Übertragungsschutz wie TLS/STARTTLS vorausgesetzt.⁷¹⁰
2. Wird die Echtheit der E-Mail selbst oder deren Verschlüsselung benötigt, kommt ein Mechanismus wie S/MIME zum Einsatz.³⁵⁶
3. Für die Übergabe vertraulicher Dateien wird statt eines Anhangs ein authentifizierter Download oder eine zugriffsgeschützte Freigabe genutzt.⁴⁸⁹

Kurz gesagt: Wichtig ist, nicht zu versuchen, alle E-Mail-Probleme mit einem ZIP-Passwort zu lösen.

2. Was ist PPAP überhaupt?

PPAP bezeichnet hier im Allgemeinen den folgenden Ablauf.

1. Die Datei wird als passwortgeschütztes ZIP verpackt
2. Das ZIP wird in einer ersten E-Mail versendet
3. Das Passwort wird in einer zweiten E-Mail versendet

Diese Praxis wird häufig so verstanden: „Sicher, weil nichts im Klartext gesendet wird.” Tatsächlich ist der geschützte Bereich jedoch recht begrenzt.

PPAP ist bei Weitem nicht so allumfassend, wie es wirkt: Es sieht „irgendwie sicher” aus, schützt aber genau die entscheidenden Punkte nicht. Das ist das Problem von PPAP.

3. Warum PPAP schlecht ist

3.1 Schwach als Schutz vor Abhören

Das Kabinettsbüro (Cabinet Office) kommt zu dem Schluss, dass es nicht angemessen ist, das Passwort automatisch über denselben Kanal wie den ZIP-Versand zu senden.¹ Entscheidend ist: Es reicht nicht, nur die Datei zu verschlüsseln – ohne ein Design, das auch die Übergabe des Schlüssels einschließt, bleibt der Nutzen gering.

Denn wenn die Nachsendung lediglich über dieselbe E-Mail-Umgebung, an dasselbe Postfach und an denselben Empfänger erfolgt, ist der Personenkreis, der das ZIP sehen kann, praktisch identisch mit dem, der auch das Passwort sehen kann. Damit bleibt nur die bloße Tatsache „es wurde verschlüsselt” übrig – die tatsächliche Vertraulichkeit ist nicht sonderlich stark.

3.2 Unzureichend als Schutz vor Fehlversand

Manche betrachten PPAP als Schutz vor Fehlversand, doch auch hier ist es schwach.

In den Musterantworten der IPA zur Prüfung für Applied Information Technology Engineer wird als Problem von PPAP genannt, dass bei einem Fehlversand der Haupt-E-Mail auch das Entschlüsselungspasswort beim falschen Empfänger landet.³ Auch ein Dokument der Digitalagentur (Digital Agency) kommt sinngemäß zu dem Schluss, dass der Versand als separate E-Mail an dieselbe Gegenseite geht und daher nicht als Kontrolle funktioniert.⁴

Mit anderen Worten: Wenn das ZIP versehentlich an den falschen Empfänger geht und routinemäßig anschließend auch noch das Passwort verschickt wird, ist der Schaden bereits vollständig entstanden. Was tatsächlich gebraucht wird, ist eine Übergabemethode mit Empfängerprüfung, Freigabe, Review vor dem Versand sowie der Möglichkeit zu Widerruf oder Rückruf nach dem Versand.

3.3 Behinderung der Malware-Prüfung

Das ist einer der Punkte an PPAP, die man nicht übersehen darf.

Die IPA warnt bei Emotet-Angriffs-E-Mails mit passwortgeschützten ZIP-Anhängen, dass die Verschlüsselung des Anhangs die Wahrscheinlichkeit stark erhöht, die Erkennung und Quarantäne durch Sicherheitsprodukte auf dem E-Mail-Zustellweg zu umgehen und den Empfänger tatsächlich zu erreichen.²

Der Absender glaubt zwar, „durch die Verschlüsselung sicher gemacht” zu haben, doch aus Sicht des Empfängers oder der weiterleitenden Stationen wird daraus ein Anhang, dessen Inhalt sich kaum prüfen lässt. Auch in dieser Hinsicht lässt sich PPAP nicht als eine Methode bezeichnen, die gut mit der heutigen E-Mail-Abwehr harmoniert.

3.4 Keine Gewähr für Echtheit und Zugriffskontrolle

PPAP beweist nicht, dass der Absender echt ist. Auch bietet es kaum Zugriffskontrolle im Sinne von: Wer hat wann heruntergeladen, lässt sich der Zugriff nachträglich widerrufen, lassen sich Berechtigungen pro Empfänger unterscheiden.

Die IPA behandelt hingegen digital signierte E-Mail wie S/MIME, was sich inhaltlich auch als Alternative zu PPAP einordnen lässt.⁵⁶ Zudem hält die IPA in ihren Materialien zur Websicherheit fest, dass Websites, die nicht-öffentliche Informationen verarbeiten, Authentifizierungsfunktionen und Zugriffskontrolle benötigen.⁸

Betrachtet man diese beiden Punkte zusammen, ist die Antwort recht klar.

• Wird die Echtheit der E-Mail und eine Manipulationserkennung benötigt: S/MIME
• Werden Zugriffsberechtigungen und Widerrufsverwaltung für Dateien benötigt: authentifizierter Download

Der separate Versand des ZIP-Passworts beantwortet keine der beiden Anforderungen sauber.

4. Der richtige Ansatz: „Nach Zweck trennen”

Die Anforderung „sicher versenden wollen” ist in Wirklichkeit nicht eine einzige. Wird das nicht getrennt, bricht das Design zusammen, weil versucht wird, alles mit PPAP abzudecken.

4.1 Gewöhnliche Geschäfts-E-Mail

Für gewöhnliche Geschäfts-E-Mail ist zunächst ein Übertragungsschutz wie TLS/STARTTLS die Grundlage.⁷¹⁰ Werden darüber hinaus die Echtheit des Absenders, eine Manipulationserkennung oder die Verschlüsselung des E-Mail-Textes selbst benötigt, ist es folgerichtig, S/MIME in Betracht zu ziehen.³⁵⁶

4.2 Übergabe vertraulicher Dateien

Die Datei soll nur an die tatsächliche Zielperson gehen, die Leseberechtigung soll kontrolliert werden können, ein späterer Widerruf soll möglich sein. Für diese Anforderungen sind authentifizierte Downloads oder zugriffsgeschützte Freigaben naheliegender als Anhänge.⁴⁸⁹

Anforderungen wie die folgenden lassen sich beispielsweise besser über die Web-Seite als über Anhänge verwalten.

• Download erst nach Anmeldung möglich
• Links können befristet werden
• Berechtigungen lassen sich pro Empfänger unterscheiden
• Bei Bedarf lässt sich ein Verlauf führen

Vor der Frage „Was sollten wir kaufen?” die zu erfüllenden Bedingungen festlegen

Startet man bei Produktnamen, lässt sich nicht mehr sinnvoll vergleichen – deshalb werden zunächst die Bedingungen aufgelistet. Der Unterschied zu PPAP lässt sich in diesen sechs Zeilen zusammenfassen.

Diese Tabelle von links nach rechts zu bewegen, ist der eigentliche Inhalt von „PPAP aufgeben”. Umgekehrt gilt auch: Erfüllt eine Alternative diese sechs Zeilen nicht, lohnt sich der Wechsel kaum.

In den meisten Fällen reicht der bereits bestehende Vertrag

Bevor ein neues Produkt gekauft wird, sollte zuerst geprüft werden, was im bestehenden Vertrag bereits möglich ist. Bei den gängigen Diensten sieht das wie folgt aus.

Die Priorität lautet: An erster Stelle steht die „Freigabe an einen namentlich bestimmten Empfänger”, der „passwortgeschützte Link” ist nur die zweitbeste Lösung. Einen passwortgeschützten Link sollte man nur dann verwenden, wenn die Gegenseite kein Konto einrichten kann, und das Passwort dann über einen von der E-Mail getrennten Kanal wie Telefon oder SMS übermitteln. Schickt man es hier über denselben E-Mail-Kanal, landet man trotz vermeintlicher Ablösung wieder bei genau der Struktur von PPAP.

Was bei einer Eigenentwicklung mindestens vorhanden sein muss

Auch beim Aufbau einer eigenen Download-Funktion auf der eigenen Website ändert sich der Denkansatz nicht.

1. Ein Mittel zur Identifizierung der Gegenseite Entweder wird dem Übergabepartner ein Konto eingerichtet, oder es wird pro Vorgang eine Einweg-URL mit Token ausgestellt.
2. Frist Sowohl die URL als auch der Token erhalten ein Ablaufdatum. Nach Ablauf wird nicht einfach nichts mehr angezeigt, sondern ausdrücklich „abgelaufen” zurückgemeldet.
3. Widerrufsfunktion Der Betrieb muss über die Verwaltungsoberfläche sofort deaktivieren können. Fehlt das, lässt sich bei einem bemerkten Fehlversand nichts mehr unternehmen.
4. Zugriffsprotokoll Es wird festgehalten, wann, von welcher IP-Adresse und welche Datei abgerufen wurde. Ob sich im Ernstfall beantworten lässt, „ist die Datei nun herausgegangen oder nicht”, entscheidet sich hier.
5. Schutz des Speicherorts der Datei Das bedeutet: Nicht jeder soll sie allein mit Kenntnis der URL abrufen können. Auch die IPA hält fest, dass Websites, die nicht-öffentliche Informationen verarbeiten, Authentifizierungsfunktionen und Zugriffskontrolle benötigen.⁸
6. Umgang mit dem Upload durch die Gegenseite Auch beim Empfang von der Gegenseite sollte auf denselben Mechanismus gesetzt werden. Ein eigenes Formular nur für den Empfang ist sicherer, als weiterhin E-Mail-Anhänge entgegenzunehmen.

Von diesen sechs Punkten sind 2 und 3 der entscheidende Unterschied zu PPAP. Ob Eigenentwicklung oder Kauf – ohne diese beiden Punkte ist es keine echte Alternative.

4.3 Wenn ein Anhang wirklich unvermeidlich ist

Es gibt Situationen, in denen wegen der Umstände der Gegenseite nur ein Anhang infrage kommt. In diesem Fall ist es, wie auch das Kabinettsbüro festhält, das absolute Minimum, Datei und Passwort über völlig getrennte Kanäle zu übermitteln.¹

Das ist jedoch keine endgültige Lösung, sondern nur eine Übergangslösung. Statt es als festen Standardablauf zu etablieren, ist es besser, von vornherein den künftigen Umstieg auf authentifiziertes Teilen einzuplanen.

5. Ablösungsschritte für kleine und mittlere Unternehmen

Wenn ein kleines oder mittleres Unternehmen PPAP aufgibt, wirkt es besser, zuerst die Klassifizierung klarzustellen, statt von Anfang an ein großes System einzuführen.

5.1 Was zuerst gestoppt werden sollte

• Automatische ZIP-Verschlüsselung
• Automatischer separater Passwortversand über denselben E-Mail-Kanal
• Die pauschale Regel „alle wichtigen Dateien laufen über PPAP”

5.2 Was als Nächstes festzulegen ist

• Was per gewöhnlicher E-Mail versendet werden darf
• Was als Anhang verboten wird
• Was auf authentifizierten Download umgestellt wird
• Wie das Freigabeverfahren für Ausnahmefälle mit Anhang aussieht

5.3 Überlegungen zu einer Minimalkonfiguration

Zu Beginn genügt es bereits, in die folgenden zwei Bereiche zu trennen.

1. Gewöhnliche E-Mail
   • Geschäftliche Mitteilungen
   • S/MIME bei Bedarf
2. Vertrauliche Dateien
   • Authentifizierter Download
   • Berechtigungseinstellungen
   • Befristete Freigabe

Bleibt das unklar, kehrt die Praxis am Ende leicht wieder zu „erst mal PPAP” zurück.

6. Entscheidungsablauf

flowchart TD
    A[Was soll übergeben werden] --> B{Handelt es sich um eine hochvertrauliche Datei}
    B -- Nein --> C[Gewöhnliche Geschäfts-E-Mail]
    C --> C1[Versand unter Annahme von TLS / STARTTLS]
    C --> C2[Bei Bedeutung von Echtheit oder Verschlüsselung: S/MIME]

    B -- Ja --> D{Kann die Gegenseite sich anmelden und empfangen}
    D -- Ja --> E[Authentifizierter Download / zugriffsgeschützte Freigabe]
    E --> E1[Bei Bedarf Berechtigungen, Frist und Widerruf einstellen]

    D -- Nein --> F{Ist ein Anhang wirklich unvermeidlich}
    F -- Ja --> G[Verschlüsselte Datei + manuelles Passwort über separaten Kanal]
    F -- Nein --> E

Für Umgebungen, in denen das Diagramm nicht angezeigt wird, ist dieselbe Entscheidung zusätzlich als Tabelle aufgeführt. Von oben nach unten durchgehen und die Schlussfolgerung der ersten zutreffenden Zeile übernehmen.

Entscheidend an diesem Schema ist, PPAP nicht als allumfassende Zwischenlösung zu positionieren. E-Mail und Dateiübergabe lassen sich leichter gestalten, wenn man sie getrennt betrachtet.

7. Häufige Missverständnisse

7.1 „Das ZIP ist verschlüsselt, also ist es sicher”

Selbst bei Verschlüsselung reicht es nicht aus, wenn die Übergabe des Schlüssels schwach ist. Zudem kann ein passwortgeschütztes ZIP die Prüfung auf dem Übertragungsweg behindern.¹²

7.2 „Es reicht, es in einer separaten E-Mail zu senden”

Eine Nachsendung an denselben Empfänger über denselben E-Mail-Kanal stellt keine starke Kontrolle dar.¹⁴

7.3 „Ohne PPAP kann man keine Anhänge mehr versenden”

Das stimmt nicht. Es geht lediglich darum, gewöhnliche E-Mail, S/MIME, authentifizierten Download und – in Ausnahmefällen – ein Passwort über einen separaten Kanal je nach Situation einzusetzen.

7.4 „S/MIME ist etwas für Großunternehmen und nicht praxistauglich”

Man muss zwar prüfen, ob die Gegenseite es unterstützt, doch zumindest ist es im Hinblick darauf, was eigentlich geschützt werden soll, stimmiger als PPAP. Und für Gegenseiten, zu denen S/MIME nicht passt, steht mit dem authentifizierten Download eine weitere Option zur Verfügung.

8. Zusammenfassung

Das Problem an PPAP liegt darin, dass man sich trotz Verschlüsselung leicht in Sicherheit wiegt, ohne es tatsächlich zu sein. In der Praxis bleiben folgende Probleme bestehen:

• Die separate Zustellung über denselben E-Mail-Kanal bietet nur schwache Vertraulichkeit
• Sie ist als Schutz vor Fehlversand unzureichend
• Ein passwortgeschütztes ZIP behindert die Prüfung auf dem Übertragungsweg
• Weder die Echtheit des Absenders noch eine Zugriffskontrolle sind gewährleistet

¹²³⁴

Die richtige Maßnahme besteht daher nicht darin, den PPAP-artigen Betrieb geringfügig anzupassen und am Leben zu erhalten. Es bedeutet, E-Mail als E-Mail zu schützen und die Dateiübergabe als Dateiübergabe zu gestalten.

Zusammengefasst in einem Satz:

PPAP aufzugeben bedeutet nicht, auf Verschlüsselung zu verzichten, sondern die falsche Kontrolle aufzugeben und sie durch eine dem Zweck angemessene Kontrolle zu ersetzen.

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Häufige Fragen

Fragen, die in Beratungen zu diesem Artikelthema häufig gestellt werden.

Was ist PPAP?

Damit ist die Praxis gemeint, eine Datei als passwortgeschütztes ZIP in einer ersten E-Mail zu versenden und das Passwort in einer zweiten E-Mail nachzuschicken. Weil nichts im Klartext gesendet wird, wirkt das auf den ersten Blick sicher, doch der tatsächlich geschützte Bereich ist recht begrenzt. Die Vertraulichkeit auf dem Übertragungsweg ist schwach, der Schutz vor Fehlversand ist unzureichend, und weder die Echtheit des Absenders noch eine Zugriffskontrolle lassen sich damit gewährleisten.

Warum ist PPAP gefährlich?

Es gibt vier Hauptprobleme. Erstens ist es als Schutz vor Abhören schwach, weil beim separaten Versand des Passworts über denselben E-Mail-Kanal der Personenkreis, der das ZIP sehen kann, und der Personenkreis, der das Passwort sehen kann, praktisch identisch ist. Zweitens ist es als Schutz vor Fehlversand unzureichend, weil bei einer falschen Adresse auch das Entschlüsselungspasswort beim selben Empfänger landet. Drittens ist das passwortgeschützte ZIP verschlüsselt und kann dadurch leicht die Erkennung und Quarantäne von Sicherheitsprodukten auf dem E-Mail-Zustellweg umgehen – ein Vorgehen, das bereits für Angriffs-E-Mails wie bei Emotet missbraucht wurde. Und viertens gewährleistet es weder die Echtheit des Absenders noch eine Zugriffskontrolle.

Was sollte man statt PPAP verwenden?

Grundsätzlich unterscheidet man drei Fälle nach Zweck. Für gewöhnliche Geschäfts-E-Mails setzt man auf Übertragungsschutz wie TLS oder STARTTLS. Wird Echtheit oder Verschlüsselung der E-Mail selbst benötigt, kommt S/MIME zum Einsatz. Für die Übergabe vertraulicher Dateien empfiehlt sich statt eines Anhangs ein authentifizierter Download oder eine zugriffsgeschützte Freigabe, mit der sich auch Berechtigungen, befristete Links und der Widerruf von Zugriffen verwalten lassen. Entscheidend ist, nicht zu versuchen, alle E-Mail-Probleme allein mit einem ZIP-Passwort zu lösen.

Was tun, wenn ein Versand als Anhang unbedingt nötig ist?

Wenn wegen der Umstände der Gegenseite wirklich nur ein Anhang möglich ist, ist die verschlüsselte Datei und das Passwort über völlig getrennte Kanäle zu übermitteln das absolute Minimum. Das ist jedoch keine endgültige Lösung, sondern nur eine Übergangslösung. Statt das als festen Standardablauf zu etablieren, ist es sicherer, von vornherein den künftigen Umstieg auf authentifiziertes Teilen einzuplanen.

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Go Komura

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