在 Word 手册中稳定排布图片、图表与截图的方法

上一篇文章介绍了标题、段落、目录、编号、交叉引用等 Word 的基础知识。这次作为续篇，将围绕对手册质量影响很大的 图片、图表与截图的处理方式，通过对比常见的错误模式与最佳实践来展开说明。

图片比文字更直观易懂，但在 Word 文档中，它也是最容易引发问题的元素之一。粘贴之后随手拖动一下，当下看起来确实整齐，但接下来会出现这些问题：

• 正文只增加了一段，图的位置就发生了偏移
• 图号变成手动修正，改版成本增加
• 明明已经裁剪掉的区域，实际上仍残留在文件中
• 图与说明被拆到不同页面，导致阅读困难
• 转为 PDF 分发时，替代文字与朗读顺序发生错乱

本文的前提是以 .docx 为主格式、以 Word 桌面版为中心 的使用方式。Web 版虽然也能进行基本编辑，但在图片环绕与位置固定方面，桌面版更容易处理（参考：2、3）。

目录

1. 先说结论
2. 加入图片、图表后 Word 文档容易崩坏的原因
3. 常见的错误模式与最佳实践一览
4. 图片、图表排布的基本思路
5. 在 Word 中的具体操作方法
6. 建议固化到模板中的规则
7. 发布前检查清单
8. 总结
9. 参考资料

1. 先说结论

先列出结论：在使用图片和图表的手册中，以下 6 点非常重要。

1. 默认设置为［嵌入型］ Word 中的图片排布原则上以 嵌入型 为基本方式。由于可以当作段落来处理，因此更能承受改版。

2. 将图片放在首次提及之处的正下方 不要把图表放在远离正文相关说明的位置。这样读者就不必来回反复查看。

3. 截图只展示必要范围 不要每次都贴整张画面，而是只裁剪出想展示的部分。基本原则是「一图一信息」。

4. 图号与引用要自动化 图号使用题注功能生成，正文中的引用使用交叉引用插入。不要手动输入「上图」「下图」「图片 1」这类文字。

5. 将文字环绕作为例外用法 ［四周型］、［在页面上固定位置］ 虽然方便，但如果不理解锚点就使用，很容易导致排版崩坏。只在排版目的明确时才使用。

6. 发布前要确认容量与无障碍等方面 包括删除裁剪区域、压缩图片、设置替代文字、执行无障碍检查，都要一并完成。

2. 加入图片、图表后 Word 文档容易崩坏的原因

Word 在以段落为中心的文档编辑方面非常擅长，但一旦浮动对象增多，就很容易一下子变得不稳定。

如果文档只由正文构成，只要把标题、段落、列表、分页设置妥当，通常不会出现太大的崩坏。然而，一旦插入图片，以下这些因素就会立刻增多：

• 图片本身的位置
• 与正文之间的距离
• 环绕方式的种类
• 锚点的位置
• 与题注的关系
• 跨页时的处理方式
• 压缩与裁剪之后的数据管理
• 转为 PDF 后的朗读与标签

也就是说，图片不仅是「外观」上的问题，同时也是结构、引用与发布质量方面的问题。

因此，在处理图片和图表时，不能只考虑「是否好看」，还需要同时满足以下 3 点：

• 不易错乱
• 便于改版
• 能让读者理解

同时满足这 3 点的最短路径，就是以嵌入型排布为基本方式，只对确有必要的部分例外地使用浮动排布这一思路（参考：1、2、3）。

3. 常见的错误模式与最佳实践一览

4. 图片、图表排布的基本思路

4.1 把图片当作正文的一部分，而不是「装饰」

手册中使用的图表和截图，与营造氛围的装饰相比，更应该被视为用来强化正文说明的信息。

正因如此，图片的前后需要具备以下关系：

• 正文先说明「应该关注什么」
• 用图片让读者确认这一点
• 如有必要，在图片之后紧接着写补充说明

反过来，如果只贴图片、只写一句「参见下图」，读者就会不清楚该关注什么。

在实务中，按下面的思路考虑通常会比较顺利：

• 一图一信息
• 一个小节中不要展示太多内容
• 正文没有说明的图不要放

截图越多的文档，越应该按照这一原则降低信息密度，这样会更易读。

4.2 默认设为 ［嵌入型］，先当作段落处理

在 Word 中，插入或粘贴新图片时，默认会以 嵌入型 处理。嵌入型 的图片会与插入位置绑定，被当作文字字符一样处理。而使用 四周型 等环绕方式的图片，则会成为带有与段落关联的锚点的浮动对象（参考：1、2、3）。

在手册中把 嵌入型 设为默认方式的理由很简单：因为它更能承受改版。

• 即便正文增减，图片也会随段落一起移动
• 可以按段落单位将图片居中
• 翻页带来的影响也更容易预判
• 不易出现锚点或叠放顺序方面的问题

只要没有特殊的排版需求，采用「嵌入型 + 居中 + 题注」这一套形式就足够了。

4.3 把图片放在「首次提及之处」的正下方

让图片易于阅读的最简单方法，就是不要让它离正文太远。

常见的反面例子是这样：

• 说明写在两页之前
• 图片被挤到了页末
• 正文中只有图号
• 读者需要在前后页之间反复来回

最理想的做法，是把图放在首次提及该图的段落的正下方。

举例来说，如果正文写道：

打开［通知设置］，选择右上角的［推送条件］。设置对象为图 3-2 中红框标注的部分。

那么理想状态就是紧接着这段文字下方就出现图 3-2。

「把图统一放到后面」的方式，虽然适合用作资料汇编，但并不太适合操作手册。

4.4 截图的易读性取决于「裁剪」

实务中常见的做法是直接贴上整张全高清或 4K 的画面截图。这样一来，想让读者看到的按钮或输入框会变得很小，反而更难看清。

截图中重要的是要展示哪个部分。

具体来说，按以下顺序考虑会更不容易犯迷糊：

1. 这张图想传达的是哪个操作
2. 与该操作无关的区域在哪里
3. 如果同一画面在下一张图中还会用到，这次展示的范围是否可以最小化
4. 如果是对比图，是否应该统一裁剪范围和放大倍率

尤其重要的一点是，仅进行裁剪并不等于删除。在 Word / Office 中，默认情况下裁剪掉的区域仍会保留在文件中，因此需要视情况执行到删除处理这一步（参考：4、5）。

4.5 对比图与注释图应尽量整合为「一张完成图」

在进阶技巧中特别推荐的一点，是不要让对比图或注释图在 Word 中由过多的对象堆叠而成。

常见的情形是这样：

• 原始图片 1 张
• 气泡框 3 个
• 箭头 5 条
• 文本框 4 个
• 再加上另一个题注

一旦变成这种状态，只要稍微动一下其中某个对象，整体的位置关系就很容易崩坏。

最佳实践有以下两种：

1. 如果可行，把已经加好注释的完成图作为一张图片整体插入
2. 即便在 Word 内制作，最终也要通过编组把它当作一个整体来处理

尤其是 before / after 的对比，与把两张图分开摆放并分别加两个题注相比，将包含「A：变更前」「B：变更后」的内容整合为一张对比图，作为「图 4-1」来处理，会更便于从正文中引用。

5. 在 Word 中的具体操作方法

5.1 最不容易崩坏的「单张截图」形式

首先介绍出问题最少的基本形式。操作手册中大约 8 成的场景，用这种形式就足够了。

步骤

1. 插入图片，或粘贴截图
2. 选中图片，从 ［布局选项］ 中选择 ［嵌入型］
3. 将含有图片的段落设为居中
4. 从 ［图片格式］ 中使用 ［裁剪］，只保留必要范围
5. 在图片正下方插入题注
6. 不要用空行，而是通过段前段后间距来制造留白
7. 在正文侧使用交叉引用插入图号
8. 让图片段落和题注段落保持在同一页

这种形式稳定的原因

• 图片与段落绑定
• 居中效果稳定
• 图号可以自动管理
• 引用目标不易出现偏差
• 即便更换编辑者也不易损坏

比起「先贴上再随手拖动」，看起来会多花一点工夫，但在改版时的差异会相当明显。

5.2 使用环绕排布时，要以锚点为前提来操作

使用 ［四周型］、［上下型］、［在页面上固定位置］，可以把图放在正文旁边或特定位置。但这种用法会成为与段落相绑定的浮动对象，因此比 嵌入型 更需要留意（参考：2、3）。

适合使用环绕排布的场景

• 标题页的装饰图
• 靠边放置的小图或图标
• 想把图和正文左右并排展示的排版
• 在 Word 内临时组装注释图时

步骤

1. 选中图片
2. 在 ［布局选项］ 中选择环绕方式的种类 例如：［四周型］、［上下型］
3. 如果想固定放在页面上的某个位置，使用 ［在页面上固定位置］
4. 如果想让图随正文增减而移动，应选择跟随正文的排布方式，而不是固定在页面上
5. 通过 ［开始］>［显示/隐藏 ¶］ 显示编辑标记，或打开 ［文件］>［选项］>［显示］>［对象定位标记］，让锚点变为可见状态
6. 如果想固定位置关系，可使用 ［布局选项］>［查看更多］>［锁定标记］（参考：3）

注意事项

• 使用环绕排布后，图往往会绑定到「这一段落」，而不是「这一页」
• 增减正文时，外观上的位置关系可能会发生变化
• 在图片较多的操作说明书中，如果使用过多，维护起来会变得困难

因此，最好把环绕排布当作例外用法来对待，这样更安全。

5.3 让截图只展示想要展示的范围

截图的质量，与图片本身相比，更取决于裁剪方式。

常见的错误模式

• 贴整张画面，导致想展示的按钮变小
• 明明是对比图，左右两侧的放大比例却不一致
• 混入了个人姓名或邮箱地址
• 只做了裁剪，没有删除原始数据

最佳实践

• 坚持一图一信息
• 只裁剪想要展示的范围
• 对比图要统一裁剪范围和放大比例
• 机密信息不能只是隐藏，还应视情况予以删除

步骤

1. 选中图片
2. 选择 ［图片格式］>［裁剪］
3. 削去不必要的部分，缩小到能清楚看到操作对象的尺寸
4. 如果是对比图，可视需要使用 ［裁剪］>［纵横比］ 来统一比例
5. 发布前打开 ［图片格式］>［压缩图片］
6. 勾选 ［删除图片的裁剪区域］（参考：4、5）

实务技巧

• 如果只是想展示按钮或输入框，就不需要整张画面
• 与缩小图片相比，先进行裁剪
• 如果缩小到无法辨认的程度，还不如把图放到下一页

5.4 制作带注释的图有两种方法

带注释的图虽然直观易懂，但在 Word 中也属于容易出问题的部分，因此技巧在于事先就确定好制作方式。

方法 A：将带注释的完成图作为一张图片整体插入

这是首选推荐方法。

适用场景

• 气泡框和箭头较多
• 想用一张图展示 before / after
• 希望连 PDF 分发也一并考虑，优先保证不易崩坏

优点

• 在 Word 中只需一个对象即可
• 图号也只需管理一个
• 便于交叉引用
• 即便其他编辑者操作也不易出问题

方法 B：在 Word 中组合图形与图片来制作

在 Word 内添加注释本身是可行的。但绝不能把多个对象就这样放着不处理，这是铁律。

步骤

1. 插入原始图片
2. 由于需要叠加注释，将图片的环绕方式改为 嵌入型 以外的方式
3. 添加箭头、气泡框、文本框
4. 按住 Ctrl 键选中各个对象
5. 使用 ［图片格式］或 ［形状格式］>［组合］>［组合］（参考：16、17）
6. 如果想对齐多个对象的位置，使用 ［对齐］（参考：16）

更重要的注意事项

• 要对对象进行编组，各对象必须都不是 嵌入型（参考：17）
• 如果想给浮动对象加上题注，并让两者一起移动，应先确定好排布方式，再插入题注（参考：6）

也就是说，如果要在 Word 内制作注释图，应按以下顺序进行，事故会更少：

1. 将图片设为浮动排布
2. 添加注释
3. 视需要添加题注
4. 进行编组

5.5 让图号、章节号与交叉引用相互联动

在图片处理中最容易残留手动操作的，是图号以及正文中的引用。把这部分自动化之后，每次改版时都会体现出效果。

图号的插入方法

1. 选中图片
2. 从 ［引用］或 ［引用目录］ 中选择 ［插入题注］/［插入图表编号］
3. 将标签设为「图」
4. 如有需要，填写说明文字 例如：「管理界面的通知设置」
5. 如果整篇文档都使用了章节编号，可以在 ［编号］ 中设置包含章节编号（参考：6、7、8）

正文中插入引用的方法

1. 在正文中写引用语句 例如：「详情参见图 」
2. 打开 ［插入］>［交叉引用］
3. 在引用类型中选择「图」
4. 选择目标图
5. 如有需要，勾选 ［插入为超链接］（参考：9）

这种做法可以避免的问题

• 「上图」「下图」表述带来的混乱
• 添加图片时需要手动修正
• 页面移动后引用出现偏差
• 转为 PDF 后链接失效

由于交叉引用是以字段形式插入的，因此发布前需要进行更新。如果是整篇文档，可以先按 Ctrl + A，再按 F9 进行批量更新（参考：9、10）。

5.6 让图、题注与说明保持在同一页

难以阅读的文档中常见的情况是：

• 页末只有图
• 题注却在下一页开头
• 题注之后的说明又出现在别的位置

这样的分断问题。要防止这种情况，基本做法是在段落侧设置分页控制。

推荐的组合方式

• 图片段落
• 题注段落
• 一句话的补充说明
• 正文续接

步骤

1. 选中含有图片的段落
2. 右键点击，打开 ［段落］
3. 打开 ［换行和分页］ 或对应的标签页
4. 为图片段落设置 「与下段同页」
5. 视需要也为题注段落设置 「与下段同页」
6. 如果题注跨多行，视需要也可以使用 「段中不分页」 或 「孤行控制」（参考：11）

不应做的事

• 通过插入多个空行来调整
• 因为放不下就把图片极端地缩小
• 只留下题注，却把图推到下一页

如果图太大放不下，把整个图块一起推到下一页会更易读。

5.7 管理容量与机密信息

在进阶技巧中，这一部分也不容忽视。即便图片排布得很整齐，如果文件过重，或残留了本应看不见的信息，在实务中也会造成困扰。

容量方面的基本原则

• 不要直接贴入超出必要大小的图片
• 确定压缩对象是仅限所选图片，还是整篇文档
• 避免压缩到 UI 文字无法辨认的程度

Word 中的操作步骤

1. 选中图片
2. 打开 ［图片格式］>［压缩图片］
3. 选择「仅应用于此图片」或整篇文档
4. 勾选「删除图片的裁剪区域」
5. 根据用途调整输出分辨率（参考：4、5）

运维方面的注意事项

• 仅进行裁剪时，原始区域可能仍会残留在文件中
• 确认是否混入了个人姓名、邮箱地址、内部 URL、客户信息、验证数据等
• 如果不确定，就将原始图片另行保存，在用于分发的文件中确保已删除相关内容

尤其是以截图为主的手册，防止机密信息混入的措施 与 文件大小管理 最好一并考虑，这样更安全。

5.8 不降低无障碍水平

图片和图表越多，无障碍方面的差距就越明显。这里至少应该做到的，是替代文字与无障碍检查。

替代文字的基本原则

• 为承载信息的图添加替代文字
• 仅用于装饰的图应标记为装饰
• 不要用「图片」「截图」这类含糊的说明草草了事
• 不仅要说明内容，还要简短传达其目的
• 整理成 1 到 2 句左右（参考：12、13）

示例

• 不好的例子：「设置界面的图片」
• 好的例子：「通知设置界面。可通过右上角的［推送条件］切换邮件通知的启用/禁用。」

对于流程图或复杂的图表，最好写到「该图想说明的结论是什么」，这样更能传达信息（参考：13）。

设置方法

1. 右键点击图片，打开 ［查看替代文字］
2. 如果是承载信息的图，填写说明
3. 如果只是装饰，使用 ［标记为装饰］（参考：12、13）

最后的确认

1. 打开 ［审阅］>［检查辅助功能］
2. 确认错误、警告与提示
3. 修正与图片相关的问题
4. 转为 PDF 之前再确认一次（参考：14、15）

即便外观整齐，如果无障碍程度较差，作为发布质量而言仍是不够的。手册是长期使用的文档，因此最好从一开始就把这一点纳入日常操作，这样后续会更省力。

6. 建议固化到模板中的规则

图片和图表的质量，与依赖个人的审美相比，通过固定规则会更稳定。作为模板或团队标准，至少应事先确定以下内容，这样操作起来会更顺畅。

6.1 图片插入规则

• 默认插入方式为 ［嵌入型］
• 图的段落居中
• 留白通过段落间距而非空行来制造

6.2 尺寸规则

• 全宽图：整张画面或较大的流程图
• 中等尺寸图：对话框或设置窗口
• 小尺寸图：图标或局部 UI

只要事先确定好这 3 种规格，整篇文档的整体印象就会保持统一。

6.3 图号规则

• 全部用题注功能编号
• 如果文档有章节编号，图号也应包含章节编号
• 固定「图在下方、表在上方」等位置规则 ※不管采用哪种方式，重要的是在整篇文档中保持统一

6.4 正文引用规则

• 不使用「上图」「下图」
• 按图号引用，例如「图 2-3」
• 引用通过交叉引用插入

6.5 注释图规则

• 注释较多的图，尽量先整合为一张完成图后再插入
• 如果在 Word 内组装，要一直做到编组完成
• before / after 优先使用一张对比图，而不是分开管理两张图

6.6 发布质量规则

• 发布前更新字段
• 确认已压缩图片并删除裁剪区域
• 设置替代文字或装饰标记二者之一
• 通过无障碍检查

7. 发布前检查清单

最后，提供一份只聚焦于图片、图表方面的检查清单。

• 图片是否放在首次提及之处的正下方
• 是否存在不必要地贴上整张画面的情况
• 图片是否被纵向或横向拉伸
• 图号是否为自动编号而非手动输入
• 正文中的引用是否使用了交叉引用
• 是否还残留着「上图」「下图」之类的表述
• 图与题注是否被拆到了不同页面
• 是否确认了浮动排布图片的锚点位置
• 是否只做了裁剪就草草了事
• 是否混入了个人信息或机密信息
• 图片容量是否过大
• 是否设置了替代文字或装饰标记
• 是否执行了无障碍检查
• 是否已通过 Ctrl + A → F9 完成了字段更新

8. 总结

在 Word 中处理图片和图表时，重要的不是打造精致的排版，而是做到不易崩坏、便于改版、不让读者感到困惑。从这个意义上说，在手册中通常行之有效的方针是：优先使用「嵌入型」，图片放在首次提及之处的正下方，截图裁剪后聚焦重点，图号与引用实现自动化，环绕排布作为例外用法，发布前确认容量与无障碍情况。

图片本来是用来提升易懂程度的，但如果处理得草率，反而会拉低整篇文档的质量。如果能把这些内容规则化，即便在 Word 中也可以稳定地运营手册；再与上一篇基础篇中介绍的标题、编号、交叉引用、分页等规则结合起来，就能从「用来阅读的文档」更进一步，接近于可维护的手册。

9. 参考资料

1. 更改图片的默认文字环绕设置 - Microsoft 支持
2. 在 Word 中让文字环绕图片 - Microsoft 支持
3. 环绕文字，在 Word 中移动图片 - Microsoft 支持
4. 在 Office 中裁剪图片 - Microsoft 支持
5. 缩小 Microsoft Office 中图片的文件大小 - Microsoft 支持
6. 在 Word 中添加、设置格式或删除图表编号 - Microsoft 支持
7. 插入图片的题注 - Microsoft 支持
8. 在 Word 中为图表编号添加章节编号 - Microsoft 支持
9. 创建交叉引用 - Microsoft 支持
10. 更新字段 - Microsoft 支持
11. 在 Word 中将文字保持在一起 - Microsoft 支持
12. 为形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加替代文字 - Microsoft 支持
13. 创建有效替代文字时应了解的内容 - Microsoft 支持
14. 使用辅助功能检查器改进辅助功能 - Microsoft 支持
15. 辅助功能检查规则 - Microsoft 支持
16. 在 Word 中对齐图片、形状、艺术字和其他对象 - Microsoft 支持
17. 在 Word 中对形状、图片或其他对象进行分组 - Microsoft 支持

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作者简介

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Go Komura

小村软件有限公司 代表

以 Windows 软件开发、技术咨询与故障排查为中心，擅长难以复现的故障调查，以及既有资产仍在运行的项目。