Cos'è l'EDI? Come semplifica gli ordini tra aziende — dal FAX, dall'e-mail e dall'inserimento manuale all'integrazione dei dati

«Un ordine arriva via FAX da un partner commerciale, e un addetto lo inserisce nel sistema di gestione vendite.» «Si apre un file Excel allegato a un’e-mail, si controllano il codice prodotto e la quantità, e li si trascrive.» «Dopo la consegna viene emessa una fattura, e anche il destinatario inserisce lo stesso contenuto nel proprio sistema contabile.» Nelle transazioni tra aziende, capita che le stesse informazioni di ordine o fatturazione vengano inserite più volte, da più aziende e più addetti.

Il meccanismo che riduce questo inserimento duplicato, e permette di scambiare direttamente tra le aziende i dati di ordine, ricezione dell’ordine, spedizione e fatturazione, è l’EDI. Sentendo «EDI» si potrebbe immaginare un sistema imponente, adottato dalle grandi aziende tramite linee dedicate. Ma la sua natura di fondo è molto più semplice. Non è una persona che rilegge e reinserisce le informazioni arrivate da un partner commerciale: si scambiano come dati elaborabili direttamente dal computer. È tutto qui.

Questo articolo ripercorre cos’è l’EDI, in cosa differisce da FAX ed e-mail, e come la sua adozione renda più agevole il lavoro di un’azienda, usando come esempio la gestione degli ordini. I termini specialistici sono ridotti al minimo, ma conviene fissare prima questi quattro.

1. Prima la conclusione

L’EDI è un meccanismo con cui le aziende si scambiano informazioni commerciali — moduli d’ordine, avvisi di spedizione, fatture — sotto forma di dati elettronici in un formato concordato in anticipo.

JIPDEC (Japan Information Economy and Society Promotion Association) è un ente che si occupa di standardizzazione e divulgazione in ambiti come il commercio elettronico, la sicurezza delle informazioni e la protezione dei dati personali, e pubblica in modo continuativo informazioni sui codici aziendali e sull’EDI. Anche questo articolo si appoggia alle spiegazioni dell’associazione su definizione ed effetti dell’EDI. La spiegazione di JIPDEC descrive l’EDI come «il fatto che aziende, enti pubblici e altre organizzazioni colleghino i propri computer in rete e si scambino automaticamente documenti e bolle sotto forma di dati elettronici», e presenta inoltre la definizione secondo JIS X 7011.

Lo scopo dell’adozione dell’EDI non è semplicemente eliminare la carta. Lo scopo principale è ridurre lavori come i seguenti.

• L’inserimento manuale effettuato guardando un FAX o un PDF
• La trascrizione dei dati da Excel al sistema di gestione vendite
• La verifica visiva del contenuto inserito
• La ricerca di ordini o fatture
• Le telefonate o le e-mail per verificare lo stato di un ordine
• La riaggregazione dei dati di vendite, magazzino e fatturazione

In una frase: l’EDI è un meccanismo che fa scorrere direttamente i dati che prima restavano bloccati tra due aziende.

Mappa della conoscenza di questo articolo

L’EDI è un meccanismo con cui le aziende si scambiano informazioni commerciali — moduli d’ordine, avvisi di spedizione, fatture — in un formato di dati elettronici concordato in anticipo, così da eliminare il reinserimento manuale in sé. Oltre a ridurre gli errori di trascrizione e ad accelerare l’elaborazione degli ordini, l’effetto nasce solo se i dati ricevuti si collegano fino ai sistemi interni di magazzino, spedizioni e fatturazione: se si stampano senza importarli e si elaborano a mano, non è diverso dal fax. I formati adattati a ciascun partner commerciale fanno crescere i costi, quindi un EDI basato su uno standard o l’EDI comune per le PMI diventa la scelta realistica. La fattura digitale è la pratica che applica questo approccio al campo delle fatture; prima di adottarla, fare l’inventario dei metodi attuali di ordine e ricezione, partner per partner, ha la precedenza sulla scelta del prodotto.

flowchart LR
    accTitle: Mappa della conoscenza dello scambio di dati tra aziende tramite EDI
    accDescr: Diagramma che mostra come l'EDI prevenga il reinserimento manuale e gli errori di trascrizione e automatizzi l'elaborazione degli ordini e il collegamento a magazzino, spedizioni e fatturazione; come i formati standard e l'EDI comune per le PMI rispondano ai problemi dei formati individuali; e come la fattura digitale applichi questo approccio al campo della fatturazione
    edi["EDI (scambio elettronico di dati)"]
    manual_reentry["Reinserimento manuale dei dati ricevuti"]
    transcription_error["Errore di trascrizione"]
    order_processing_lead_time["Lead time di elaborazione degli ordini"]
    trading_partner_agreement["Accordi EDI con i partner"]
    master_code_alignment["Allineamento anagrafiche (codici prodotto)"]
    order_to_cash_integration["Integrazione magazzino, spedizione e fatturazione"]
    edi_standard_format["EDI basato su standard"]
    edi_individual_format["EDI individuale per partner"]
    sme_common_edi["EDI comune per le PMI"]
    digital_invoice["Fattura digitale"]
    current_process_inventory["Inventario dei metodi d'ordine attuali"]
    order_status_visibility["Visibilità dello stato dell'ordine"]
    task_personalization["Dipendenza del lavoro da una persona"]
    low_frequency_irregular_trading["Transazioni rare e non standard"]
    high_frequency_recurring_trading["Transazioni ricorrenti ad alta frequenza"]
    edi -->|"mitiga"| manual_reentry
    manual_reentry -->|"può causare"| transcription_error
    edi -.->|"mitiga"| transcription_error
    edi -->|"mitiga"| order_processing_lead_time
    edi -->|"richiede"| trading_partner_agreement
    edi -->|"richiede"| master_code_alignment
    edi -->|"automatizza"| order_to_cash_integration
    edi -.->|"richiede"| order_to_cash_integration
    edi -->|"usa"| edi_standard_format
    edi_standard_format -->|"consigliato per"| edi_individual_format
    sme_common_edi -->|"consigliato per"| edi_individual_format
    digital_invoice -.->|"usa"| edi
    current_process_inventory -->|"deve precedere"| edi
    edi -->|"automatizza"| order_status_visibility
    order_status_visibility -->|"mitiga"| task_personalization
    edi -.->|"sconsigliato per"| low_frequency_irregular_trading
    edi -->|"consigliato per"| high_frequency_recurring_trading

Nel diagramma, una linea continua indica una relazione che vale sempre e una linea tratteggiata indica una relazione condizionale (le condizioni sono nella spiegazione di ciascuna relazione nella pagina di dettaglio). L’elenco completo delle relazioni (in totale 17, con evidenza e livello di certezza) e le definizioni dei concetti principali sono raccolti nella pagina di dettaglio della mappa della conoscenza (in giapponese). Dati: JSON-LD / Turtle

2. Cosa succede nella gestione degli ordini senza EDI

Consideriamo innanzitutto una gestione degli ordini che non usa l’EDI. Nell’azienda che ordina, un addetto agli acquisti crea il contenuto dell’ordine nel proprio sistema o in Excel, lo stampa come modulo d’ordine e lo invia al partner commerciale via FAX o e-mail. Presso il fornitore, un addetto verifica l’ordine ricevuto e lo inserisce nel proprio sistema di gestione vendite. In seguito vengono creati conferma d’ordine, avviso di spedizione, bolla di consegna, fattura e simili, che vengono rispediti all’azienda ordinante; a sua volta, l’azienda ordinante inserisce queste informazioni nel proprio sistema di gestione del magazzino o nel sistema contabile.

flowchart TD
    accTitle: Flusso della gestione degli ordini senza EDI
    accDescr: I dati dell'ordine vengono convertiti in carta o PDF, inviati via FAX o e-mail, e reinseriti a mano due volte
    A["L'azienda ordinante inserisce i dati dell'ordine"] --> B["L'ordine viene stampato o convertito in PDF"]
    B --> C["Invio via FAX o e-mail"]
    C --> D["L'addetto del fornitore verifica il contenuto"]
    D --> E["Reinserimento nel sistema del fornitore"]
    E --> F["Creazione dei dati di spedizione e fatturazione"]
    F --> G["L'azienda ordinante li reinserisce nel proprio sistema"]

Figura 1: Flusso della gestione degli ordini senza EDI. I dati vengono reinseriti a mano due volte.

In questo flusso, la stessa informazione — codice prodotto, nome del prodotto, quantità, prezzo unitario, data di consegna, luogo di consegna — viene inserita più volte. I dati originali dell’ordine esistono già nel computer dell’azienda ordinante. E tuttavia, poiché sono stati convertiti in carta o PDF, presso il fornitore una persona deve rileggerli e reinserirli nel computer.

Il problema non è che l’informazione non sia stata digitalizzata. Il problema è che un’informazione, una volta creata come dato, viene convertita in un documento pensato per essere letto da una persona, e poi dall’altra parte viene di nuovo riconvertita in dato.

3. Come cambia la gestione degli ordini usando l’EDI

Con l’EDI, i dati dell’ordine creati nel sistema dell’azienda ordinante vengono convertiti in un formato leggibile dal sistema del fornitore e inviati così come sono. Presso il fornitore, un addetto non inserisce i dati guardando l’ordine: i dati ricevuti vengono importati nel sistema di gestione vendite.

flowchart LR
    accTitle: Flusso della gestione degli ordini con l'EDI
    accDescr: I dati dell'ordine passano dal sistema di acquisto al sistema di gestione vendite tramite EDI, e conferma, spedizione e fatturazione tornano all'azienda ordinante
    A["Sistema di acquisto dell'azienda ordinante"] --> B["Dati dell'ordine"]
    B --> C["Trasmissione e conversione tramite EDI"]
    C --> D["Sistema di gestione vendite del fornitore"]
    D --> E["Conferma dell'ordine"]
    D --> F["Avviso di spedizione"]
    D --> G["Dati di fatturazione"]
    E --> C
    F --> C
    G --> C
    C --> A

Figura 2: Flusso della gestione degli ordini con l’EDI. Sono scomparsi i passaggi di «stampa», «verifica visiva» e «reinserimento» che comparivano nella Figura 1.

I dati dell’ordine vengono inviati dall’azienda ordinante al fornitore, e i dati di conferma d’ordine, spedizione e fatturazione vengono restituiti dal fornitore all’azienda ordinante. Il punto chiave è che i dati passano da sistema a sistema senza un passaggio intermedio in cui una persona li trascrive guardando un documento.

Nella spiegazione di JIPDEC, l’EDI è descritto come un meccanismo in cui il formato di dati proprio di ciascuna azienda viene convertito in un formato standard, e anche il destinatario converte a sua volta dal formato standard al proprio formato.

4. In cosa differisce l’EDI da e-mail, PDF ed Excel

A volte si pensa: «Inviamo già gli ordini in PDF via e-mail, quindi siamo già digitalizzati.» È vero che questo è più veloce che spedire la carta per posta, ed è più facile da archiviare. Ma se chi riceve inserisce ancora i dati nel sistema guardando il PDF, il lavoro di inserimento in sé rimane. Ecco come si articolano le differenze.

Nella spiegazione di JIPDEC, le immagini scansionate di documenti, o le e-mail scritte come testo ordinario, vengono distinte dai dati EDI che un computer può rielaborare. Inoltre, anche l’inserimento manuale su una schermata Web è, in senso stretto, diverso dallo scambio automatico tra computer.

Tuttavia, usare PDF o Excel di per sé non è un male. Ciò che conta è come viene elaborata in seguito l’informazione ricevuta. «Una persona legge il PDF e lo inserisce», «si apre Excel e si copia il contenuto», «un CSV viene importato direttamente nel sistema», «la registrazione avviene automaticamente tramite API»: anche se si tratta sempre di un «file elettronico», il carico di lavoro della fase successiva varia notevolmente. Per valutare l’efficacia dell’EDI bisogna guardare non solo al metodo di invio, ma anche a cosa fa una persona dopo la ricezione.

4.1. Mappa di ciò che viene chiamato «EDI»

Finora «EDI» è stato usato come un unico termine, ma quando si inizia a valutarlo sul campo compaiono molte denominazioni. Se si ha chiara in anticipo la posizione d’insieme, le descrizioni dei prodotti non creano confusione.

Gli assi di classificazione sono solo due. Il primo è se il formato dello scambio è una specifica individuale per partner commerciale, oppure uno standard ampiamente concordato. Il secondo è se, alla fine, una persona opera una schermata, oppure i dati passano da sistema a sistema. Se si collocano su questi due assi la propria situazione e i candidati, si vede dove un intervento darà effetto.

5. Quali informazioni si possono scambiare con l’EDI

L’EDI non è un meccanismo riservato ai soli ordini. Può scambiare un’ampia varietà di informazioni che emergono nelle transazioni tra aziende.

Ad esempio, nel momento stesso in cui riceve i dati dell’ordine, il sistema del fornitore può eseguire anche le seguenti elaborazioni.

1. Verificare l’assenza di duplicati nel numero d’ordine
2. Verificare l’esistenza del codice prodotto
3. Allocare il magazzino
4. Calcolare la data di consegna
5. Inviare un’istruzione di spedizione al magazzino
6. Rispedire una conferma d’ordine all’azienda ordinante

Inoltre, dopo la spedizione, si possono registrare le vendite a partire dall’esito della spedizione e creare i dati per la fatturazione. In altre parole, l’EDI non è una semplice funzione di comunicazione: prendendo la gestione degli ordini come punto d’ingresso, diventa una base che collega poi magazzino, spedizioni, vendite e fatturazione.

6. In che modo l’EDI facilita il lavoro di un’azienda

Come si è visto nei capitoli da 2 a 4, l’effetto diretto dell’EDI è che «scompare l’inserimento manuale effettuato guardando il modulo d’ordine». Questo capitolo organizza, in sei punti, che cosa accade da lì in poi. L’effetto non è solo la riduzione del lavoro di inserimento.

6.1. Si può indirizzare il tempo degli addetti alla gestione delle eccezioni

Quando scompare l’inserimento manuale, cambia l’uso che gli addetti fanno del tempo. Non è più necessario che una persona elabori tutti gli ordini: gli ordini ordinari si elaborano in automatico, e solo quelli che richiedono un giudizio vengono verificati da una persona. Gli ordini che una persona dovrebbe vedere sono, ad esempio, i seguenti.

• Ordini per cui il magazzino è insufficiente
• Ordini con una data di consegna diversa dal solito
• Ordini con un codice prodotto non registrato
• Ordini di grandi dimensioni
• Ordini che richiedono la verifica del prezzo unitario o delle condizioni contrattuali

Quando si è assorbiti dall’inserimento, queste verifiche tendono a slittare. Il valore dell’EDI sta meno nel «ridurre il lavoro» e più nel «poter usare il tempo liberato per gli ordini che richiedono davvero attenzione».

6.2. Si possono ridurre gli errori di inserimento

Nel lavoro di inserimento svolto da una persona, gli errori si verificano con una certa probabilità. Sbagliare di una cifra il codice prodotto, inserire 100 pezzi invece di 10, confondere il luogo di consegna, leggere male la data di consegna richiesta, registrare due volte lo stesso ordine, e casi simili.

Anche con l’EDI, se i dati originali stessi sono errati, il problema si presenta comunque. Ma poiché dati correttamente creati non devono essere reinseriti dall’altra parte, si riducono gli errori che sorgono nella fase di trascrizione. Anche l’Agenzia per le piccole e medie imprese cita, tra gli effetti della digitalizzazione della gestione degli ordini, il miglioramento dell’efficienza del lavoro, la riduzione degli errori umani e una migliore ricercabilità dei registri delle transazioni.

6.3. Si può velocizzare l’elaborazione degli ordini

Con FAX o e-mail, l’elaborazione dell’ordine non inizia finché un addetto non si accorge dell’arrivo, ne verifica il contenuto e completa l’inserimento. Nei giorni con molti ordini si formano code di inserimento, e se l’addetto è assente l’elaborazione subisce ritardi.

Con l’EDI, i dati ricevuti possono essere importati automaticamente nel sistema, quindi subito dopo la ricezione di un ordine si possono avviare elaborazioni come l’accettazione dell’ordine, la verifica del magazzino, il calcolo della data di consegna, l’istruzione di spedizione al magazzino e la risposta con conferma dell’ordine. Se l’elaborazione degli ordini diventa più rapida, anche i tempi fino alla spedizione si accorciano più facilmente. Anche JIPDEC cita, tra gli effetti dell’EDI, l’efficientamento e la velocizzazione del lavoro amministrativo, la consegna just-in-time, la riduzione dei lead time e la compressione delle scorte.

6.4. Diventa più facile verificare lo stato degli ordini

Quando carta, FAX, e-mail ed Excel si mescolano, verificare «a che punto è quell’ordine ora» richiede tempo. Bisogna controllare in sequenza la casella di posta dell’addetto, una cartella condivisa, i faldoni cartacei, il sistema di gestione vendite.

Con l’EDI, si possono gestire, associandole a un numero d’ordine o simile, informazioni come le seguenti.

• Quando è stato ricevuto l’ordine
• Se è stato importato correttamente
• Se è stata rispedita una conferma d’ordine
• Se è stato spedito
• Se è stato ricevuto e controllato
• Se è stato fatturato
• Se si sono verificati errori o reinvii

Anche quando si riceve una richiesta di informazioni, si può verificare lo storico dell’elaborazione invece di affidarsi alla memoria dell’addetto o alla sua e-mail personale.

6.5. Si può collegare a magazzino, spedizioni e contabilità

Se i dati ricevuti si collegano ai sistemi interni, si possono automatizzare anche i processi successivi alla registrazione dell’ordine.

flowchart TD
    accTitle: Processi successivi dei dati dell'ordine ricevuti
    accDescr: I dati dell'ordine ricevuti procedono da registrazione, allocazione del magazzino, spedizione, vendita e fatturazione fino alla riconciliazione dell'incasso
    A["Ricezione dei dati dell'ordine"] --> B["Registrazione dell'ordine"]
    B --> C["Allocazione del magazzino"]
    C --> D["Istruzione di spedizione"]
    D --> E["Registrazione della vendita"]
    E --> F["Creazione dei dati di fatturazione"]
    F --> G["Riconciliazione dell'incasso"]

Figura 3: Processi successivi che i dati dell’ordine ricevuti percorrono internamente. Fino a che punto si collegano determina l’effetto dell’adozione.

Al contrario, anche se i dati dell’ordine vengono ricevuti tramite EDI, se poi vengono stampati e una persona li inserisce nel sistema di gestione vendite, l’effetto resta limitato. Anche JIPDEC spiega che, se i dati ricevuti tramite EDI non vengono importati nel sistema interno ma stampati ed elaborati a mano, la situazione non differisce di molto dal FAX. Adottare l’EDI non significa solo introdurre la comunicazione con i partner commerciali: è importante fino a che punto i dati ricevuti fluiscono nelle operazioni interne dell’azienda.

6.6. I dati delle transazioni possono essere usati per le decisioni gestionali

Gli ordini ricevuti su carta o in PDF, anche se conservati, sono difficili da usare per aggregazioni. Con l’EDI, le informazioni sulle transazioni si accumulano come dati strutturati, e si possono collegare ad analisi come le seguenti.

• Il volume di ordini per prodotto
• L’andamento delle vendite per partner commerciale
• Le tendenze di ordine per giorno della settimana o fascia oraria
• La frequenza dei ritardi di consegna
• I prodotti frequentemente fuori scorta
• Il tempo necessario dall’ordine alla spedizione
• Le transazioni con frequenti resi o correzioni

Anche JIPDEC afferma che i dati EDI possono essere utilizzati, oltre che per le operazioni quotidiane come allocazione del magazzino, pianificazione della produzione, controllo di ricevimento e spedizione e registrazione dei crediti, anche come materiale per le decisioni gestionali, ad esempio l’analisi dei prodotti più venduti, lo spend analysis e la previsione della domanda. Costruire la capacità di raccogliere dati grazie all’EDI non serve solo all’efficienza operativa: è anche il presupposto per la futura ottimizzazione del magazzino e la previsione della domanda.

7. L’effetto dell’EDI con un esempio semplice

Supponiamo, ad esempio, che un’azienda all’ingrosso riceva 100 ordini al giorno via FAX o e-mail, e che inserire un ordine nel sistema di gestione vendite e verificarne il contenuto richieda in media 3 minuti.

100 ordini × 3 minuti = 300 minuti → 5 ore al giorno

Dopo l’adozione dell’EDI, 80 ordini vengono importati automaticamente e solo i restanti 20 devono essere verificati da una persona: il calcolo diventa il seguente.

20 ordini × 3 minuti = 60 minuti → 1 ora al giorno

È un esempio semplificato, ma il lavoro di inserimento passa da 5 ore a 1 ora. In pratica, oltre a questo, potrebbe ridursi anche il tempo dedicato a decifrare un FAX difficile da leggere, a correggere errori di inserimento, a telefonate per verificare il contenuto di un ordine, alla ricerca di un ordine, all’aggregazione dell’elenco degli ordini e ai passaggi di consegne tra addetti. L’effetto dell’adozione dell’EDI non si limita a un risparmio diretto di costi, come «meno spese per la carta». Il vero significato sta nel ridurre le piccole verifiche, gli inserimenti e le correzioni che si ripetono ogni giorno.

7.1. Calcolare con i numeri della propria azienda

I 100 ordini e i 3 minuti di cui sopra sono soltanto un esempio. Provate ad applicare i vostri numeri e a calcolare. Servono solo quattro cifre.

(1) Numero di ordini al giorno                         …… A ordini
(2) Tempo di inserimento e verifica per ordine         …… B minuti
(3) Percentuale stimata elaborabile
    automaticamente con l'EDI                          …… C %
(4) Giorni lavorativi in un anno                       …… D giorni

Tempo impiegato oggi          = A × B                    (minuti/giorno)
Tempo che resta dopo l'EDI    = A × (1 - C ÷ 100) × B    (minuti/giorno)
Riduzione di tempo al giorno  = A × (C ÷ 100) × B        (minuti/giorno)
Riduzione di tempo all'anno   = riduzione di tempo al giorno × D ÷ 60  (ore/anno)

La «percentuale elaborabile automaticamente» del punto (3) è determinata dalla quantità di eccezioni trattata nei capitoli successivi. Non mettete subito un valore alto: partite dal contare quale percentuale del totale rappresentano i pochi partner con il maggior volume di transazioni. Il numero di casi per partner commerciale emerge se si compila la tabella del capitolo 11.1.

Va tenuto presente che da questo calcolo esce il tempo che si può ridurre, non un costo del personale che si taglia così com’è. Solo quando si decide a che cosa destinare il tempo liberato (alzare la qualità della gestione delle eccezioni, spostarlo su altri lavori, ridurre gli straordinari) quel numero diventa una cifra che si può spiegare come effetto dell’adozione.

8. I vantaggi dell’EDI reparto per reparto

Il miglioramento operativo portato dall’EDI non si limita al solo reparto che riceve gli ordini.

Poiché la posizione dell’informazione diventa chiara, anche persone diverse dall’addetto responsabile possono verificare facilmente la situazione. Per questo, ciò che l’EDI può ridurre non è solo il tempo di inserimento, ma anche la dipendenza del lavoro da una singola persona.

9. Adottare l’EDI non significa automatizzare tutto

L’EDI è un meccanismo comodo, ma la sua sola adozione non automatizza tutti i lavori.

9.1. Sono necessari accordi con i partner commerciali

Per scambiare dati tra aziende, occorre stabilire almeno i seguenti punti: quali informazioni scambiare, quale formato di dati usare, quando inviare e ricevere, come gestire modifiche o annullamenti degli ordini, cosa fare in caso di errore, come gestire il reinvio degli stessi dati, e a che punto un ordine diventa formalmente valido.

Questi accordi hanno una struttura a strati, che JIPDEC organizza nei cinque seguenti. Se si scambia «adottare l’EDI» con lo strato sbagliato, si finisce per parlare di cose diverse.

Il confronto tra prodotti e servizi tende a concentrarsi sui due strati superiori (protocollo di comunicazione e regole di sintassi), ma in sede di adozione le difficoltà nascono nei tre strati inferiori. In particolare, «messaggi e campi dati» è proprio il lavoro di allineamento dei codici trattato in 9.2: se questo non viene definito fino in fondo con il partner commerciale e si decide solo il prodotto, in seguito si dovrà rifare il lavoro.

9.2. È necessario allineare codici prodotto e simili

L’azienda ordinante e il fornitore a volte usano codici diversi per lo stesso prodotto. Ad esempio, l’azienda ordinante potrebbe usare il codice prodotto A-001, mentre il fornitore usa 100245. In questo caso serve una tabella di conversione per tradurre i codici. Oltre al codice prodotto, si organizzano anche elementi come i seguenti.

• Codice del partner commerciale
• Codice del luogo di consegna
• Unità di misura
• Quantità per confezione
• Categoria fiscale
• Valuta
• Formato della data
• Codifica dei caratteri

Anche se i dati possono essere inviati e ricevuti, la transazione non sarà corretta se il significato di questi campi non coincide.

9.3. La gestione delle eccezioni rimane

Anche se gli ordini ordinari possono essere elaborati automaticamente, restano transazioni eccezionali come scorte insufficienti, prodotti fuori produzione, prezzi diversi dal solito, ordini urgenti, modifiche dell’ordine, annullamenti dell’ordine, consegne parziali, resi e dati incompleti.

Ciò che conta non è automatizzare tutto a forza. Una progettazione realistica separa l’elaborazione ordinaria da quella eccezionale, automatizza la prima, e affida a una persona solo ciò che richiede un giudizio. Gli «ordini che una persona dovrebbe vedere» citati nel capitolo 6.1 sono, tali e quali, le eccezioni di cui si parla qui.

9.4. Ci sarà un periodo di coesistenza con FAX ed e-mail

Non tutti i partner commerciali possono migrare all’EDI contemporaneamente. Per questo, nelle fasi iniziali dell’adozione, spesso coesistono più metodi di ricezione, come EDI, schermata Web, caricamento CSV, e-mail, FAX e telefono.

In questa situazione, adottare l’EDI non permette di ridurre subito il personale addetto al processo tradizionale. Per aumentare l’effetto, occorre migrare i partner commerciali in ordine di volume di transazioni, riducendo gradualmente il numero di casi gestiti a mano. Anche JIPDEC fa notare che, se rimane un’elaborazione manuale tramite FAX o telefono, resta necessario del personale per gestirla, e diventa difficile ottenere pienamente i benefici dell’efficientamento. Per lo stesso motivo, nel calcolo del capitolo 7.1 conviene tenere prudente la «percentuale elaborabile automaticamente».

10. Le aziende per cui l’EDI è particolarmente adatto

L’EDI è un meccanismo il cui effetto emerge con particolare facilità in aziende come le seguenti.

• Effettuano ordini e ricevono ordini quotidianamente o settimanalmente dagli stessi partner commerciali
• Gestiscono un numero elevato di ordini o di righe di dettaglio
• Trascrivono dati da FAX o e-mail in un sistema
• Riscontrano errori di inserimento o registrazioni duplicate
• Ricevono molte telefonate o e-mail per confermare gli ordini
• Dopo la ricezione dell’ordine proseguono con elaborazioni di magazzino, spedizione e fatturazione
• Vedono l’elaborazione bloccarsi quando l’addetto è assente
• Dedicano molto tempo ad aggregare lo storico ordini o lo stato delle transazioni

D’altra parte, per un partner con cui si tratta solo poche volte l’anno, o per transazioni il cui contenuto varia notevolmente ogni volta, il costo di costruzione e gestione dell’EDI può superare il beneficio ottenuto.

La decisione di adottare l’EDI non dovrebbe basarsi solo sulle dimensioni dell’azienda. Anche l’Agenzia per le piccole e medie imprese ha predisposto un «EDI comune per le PMI» per standardizzare la gestione degli ordini delle piccole e medie imprese, e mostra i guadagni di efficienza operativa ottenibili riducendo i terminali dedicati e la carta, e gestendo i documenti in modo centralizzato come dati. Ciò che conta osservare non è il numero di dipendenti, ma il volume di inserimento, verifica e trascrizione che si ripete.

11. Come procedere quando si valuta l’adozione dell’EDI

Quando si inizia a considerare l’EDI, non è necessario scegliere subito un prodotto o un metodo di comunicazione. Bisogna prima mettere ordine nelle operazioni attuali.

11.1. Elencare i metodi attuali di gestione degli ordini

Per ogni partner commerciale, organizzare le seguenti informazioni.

Facendo questo lavoro di ordinamento, emergono i partner commerciali o le operazioni per cui il passaggio all’EDI avrebbe l’effetto maggiore. Anche i volumi e i tempi da inserire nel calcolo del capitolo 7.1 si prendono da questa tabella.

11.2. Iniziare con un solo partner ad alto volume

Se si punta fin da subito su tutti i partner commerciali, i punti da coordinare aumentano e l’adozione si prolunga. È più realistico scegliere prima un solo partner commerciale che soddisfi condizioni come le seguenti.

• Un volume di transazioni elevato
• Ordini prevalentemente standardizzati
• Una comunicazione agevole tra gli addetti delle due parti
• Una comprensione dell’integrazione dei sistemi
• Effetti facili da misurare

Dopo aver stabilito il metodo operativo con un partner, si estende agli altri.

11.3. Restringere l’ambito degli scambi

Non è necessario, fin dall’inizio, coprire tutto: preventivo, ricezione dell’ordine, spedizione, controllo, fatturazione e pagamento. Ad esempio, si può iniziare digitalizzando via EDI solo i dati dell’ordine, quelli con il carico di inserimento maggiore, e poi ampliare per fasi come segue.

1. Fase 1: dati dell’ordine
2. Fase 2: conferma dell’ordine e risposta sulla data di consegna
3. Fase 3: avviso di spedizione
4. Fase 4: dati di fatturazione

Ampliando gradualmente l’ambito, si può verificare l’effetto limitando l’impatto sul campo.

11.4. Verificare il collegamento con i sistemi interni

Anche adottando un servizio EDI, se i dati non possono essere importati nel sistema di gestione vendite esistente, l’inserimento manuale rimane. Verificare in anticipo i seguenti punti.

• Se esiste una funzione di importazione/esportazione CSV
• Se è disponibile un’API
• Se è possibile l’integrazione con il database
• Dove verrà effettuata la conversione dei codici prodotto
• Come prevenire la duplicazione dei dati ricevuti
• Chi viene notificato in caso di errore
• Dove verrà conservato lo storico dell’elaborazione

Prima di selezionare un prodotto, è importante verificare il metodo di collegamento con il sistema esistente. Se a questo punto si scopre che «non si può fare importazione/esportazione CSV» o «non c’è un’API», la priorità non è più la scelta del servizio EDI, ma una modifica del sistema esistente o la predisposizione di un meccanismo intermedio.

12. Indicatori da misurare dopo l’adozione dell’EDI

Dopo aver adottato l’EDI, non fermarsi a «ora possiamo usarlo»: verificare quanto è effettivamente cambiato il lavoro. Ad esempio, confrontare i seguenti indicatori prima e dopo l’adozione. Se si sostituiscono direttamente con valori misurati le cifre usate nel calcolo del capitolo 7.1, anche lo scarto tra previsione e realtà diventa visibile così com’è.

• Il tempo necessario per l’inserimento degli ordini
• Il tempo necessario per elaborare un ordine
• Il numero di correzioni all’inserimento
• Il numero di registrazioni duplicate
• Il numero di richieste di conferma dell’ordine
• Il numero di ritardi di spedizione
• La percentuale di ordini elaborati tramite EDI
• La percentuale di ordini eccezionali verificati da una persona

Ciò che conta nell’EDI non è la capacità di inviare dati. Va valutato in base al fatto che il lavoro manuale si sia effettivamente ridotto, che l’elaborazione sia diventata più veloce, e che gli errori siano diminuiti.

Conclusione

L’EDI è un meccanismo per scambiare le informazioni che si generano tra aziende — ordini, spedizioni, fatture e simili — come dati elettronici direttamente elaborabili da un computer. Il semplice passaggio dal FAX all’e-mail può ridurre la carta pur lasciando in essere l’inserimento manuale. Il vero beneficio dell’EDI sta nella possibilità di collegare direttamente i dati ricevuti da un partner commerciale ai sistemi interni di gestione vendite, magazzino, spedizioni e contabilità.

I principali cambiamenti attesi dall’EDI sono i seguenti.

• Ridurre l’inserimento manuale effettuato guardando un ordine
• Ridurre gli errori di inserimento dovuti alla trascrizione
• Velocizzare l’elaborazione dalla ricezione dell’ordine fino alla spedizione
• Facilitare la verifica dello stato di elaborazione di ordini e fatture
• Collegare magazzino, spedizioni, vendite e fatturazione
• Usare i dati delle transazioni accumulati per aggregazioni e previsioni della domanda
• Ridurre le operazioni dipendenti da un singolo addetto

Tuttavia, sottoscrivere semplicemente un servizio EDI non è sufficiente. Occorre mettere ordine in dati come i codici prodotto, concordare con i partner commerciali le regole operative, e rendere possibile l’importazione dei dati nei sistemi interni esistenti.

Il punto di partenza per l’adozione dell’EDI non è «quale prodotto usare», ma indagare quante volte la stessa informazione viene attualmente inserita nel proprio lavoro. È realistico individuare i punti in cui le persone trasportano informazioni tra FAX, e-mail, Excel, schermate Web e sistema di gestione vendite, e sostituire progressivamente con l’integrazione dei dati le operazioni tra queste che sono più numerose e più standardizzate.

Per chi sta valutando l’integrazione dei dati per la gestione degli ordini

Se desiderate rendere più efficienti gli ordini tra aziende, ma non sapete da dove iniziare a rivedere l’attuale uso di FAX, e-mail ed Excel, il primo passo è mettere ordine nel flusso di lavoro.

Verificando in quale formato ricevete le informazioni dai partner commerciali, in quale sistema interno vengono inserite, e come si collegano poi a magazzino, spedizioni e fatturazione, diventa chiaro l’ambito che si può automatizzare.

KomuraSoft LLC (合同会社小村ソフト) può aiutarvi a mettere ordine nella situazione attuale e a valutare i metodi di realizzazione per l’integrazione aziendale, incluse applicazioni gestionali Windows esistenti, file CSV e a lunghezza fissa, database, sistemi Web e altro.

Possiamo anche valutare una configurazione che, senza presupporre una riscrittura completa, mantenga il sistema attuale riducendo solo la parte relativa all’inserimento manuale.

Riferimenti

• JIPDEC (Japan Information Economy and Society Promotion Association), Cos’è l’EDI. Sulla definizione dell’EDI (aziende, enti pubblici e altre organizzazioni collegano i propri computer in rete e si scambiano automaticamente documenti e bolle sotto forma di dati elettronici), sulla definizione secondo JIS X 7011, sul meccanismo di conversione reciproca tra il formato proprio di ciascuna azienda e il formato standard, e sul fatto che immagini scansionate ed e-mail di testo ordinario si distinguono dai dati EDI.
• JIPDEC, Vantaggi dell’EDI e necessità di uno standard EDI. Sull’efficientamento e la velocizzazione del lavoro amministrativo, sulla consegna just-in-time, sulla riduzione dei lead time, sulla compressione delle scorte, sull’eliminazione degli errori umani, sull’uso per l’analisi dei prodotti più venduti, lo spend analysis e la previsione della domanda, sul fatto che senza attenersi a uno standard serve un meccanismo di conversione per ciascun partner commerciale e il costo non è proporzionato, sui cinque punti che richiedono un accordo (protocollo di comunicazione, regole di sintassi, messaggi e campi dati, regole operative aziendali, regole di base della transazione), e sul fatto che se i dati ricevuti si stampano e si elaborano a mano la situazione non differisce di molto dal FAX.
• Agenzia per le piccole e medie imprese del Giappone, Digitalizzazione della gestione degli ordini (EDI comune per le PMI). Sul miglioramento dell’efficienza del lavoro, la riduzione degli errori umani e il miglioramento della ricercabilità dei registri delle transazioni grazie alla digitalizzazione della gestione degli ordini, e sulla predisposizione dell’«EDI comune per le PMI», che standardizza la gestione degli ordini per le piccole e medie imprese.
• Agenzia Digitale del Giappone, JP PINT (specifica standard della fattura elettronica). Sul fatto che l’Agenzia Digitale del Giappone, in qualità di Peppol Authority giapponese, gestisce e pubblica JP PINT, la specifica standard giapponese di fattura elettronica scambiata sulla rete Peppol.

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Go Komura

Rappresentante di KomuraSoft LLC

Specializzato nello sviluppo di software Windows, nella consulenza tecnica e nell’analisi dei malfunzionamenti, soprattutto nei progetti con sistemi esistenti e guasti difficili da riprodurre.