Che cos'è la fattura digitale? In cosa differisce dall'inviare un PDF via e-mail

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“Le nostre fatture sono già in PDF e le inviamo via e-mail. La nostra fatturazione è già digitalizzata.”

Sempre più aziende possono affermarlo. Eppure, dal lato di chi riceve, l’addetto alla contabilità apre comunque il PDF arrivato, verifica importo, controparte e data, e reinserisce tutto nel sistema contabile. Anche dal lato di chi emette la fattura, i dati creati nel sistema di gestione vendite vengono convertiti in un documento pensato per essere letto da una persona prima di essere inviati.

La fattura digitale è il meccanismo che elimina questo giro largo “dati → documento → di nuovo dati” e fa passare l’informazione di fatturazione direttamente da un sistema all’altro.

In questo articolo vediamo cos’è la fattura digitale, in cosa differisce dalla fattura in PDF, che rapporto ha con il sistema delle fatture qualificate e come le PMI possono affrontare l’argomento.

Va precisato che questo articolo si limita a spiegare il meccanismo e non entra nel merito di questioni fiscali (validità di un metodo di conservazione, diritto alla detrazione, ecc.). Per qualsiasi decisione fiscale specifica, rivolgersi a un commercialista o all’ufficio delle imposte competente.

1. Prima di tutto, la sintesi

Secondo la spiegazione dell’Agenzia digitale giapponese, la fattura digitale è un meccanismo che collega direttamente l’informazione di fatturazione dal sistema del venditore a quello dell’acquirente, senza intervento umano, per un trattamento automatizzato.

Il punto chiave è “senza intervento umano”. Riassumendo le differenze tra carta, PDF e fattura digitale:

Metodo Cosa viene inviato Elaborazione da parte di chi riceve Reinserimento
Fattura cartacea spedita per posta Un documento cartaceo Lettura e inserimento manuale nel sistema contabile Necessario
Fattura in PDF inviata via e-mail Un documento digitalizzato Lettura del PDF e inserimento nel sistema contabile Necessario
Fattura digitale Dati strutturati e standardizzati Importazione diretta da parte del sistema In linea di principio non necessario

La fattura in PDF non è altro che carta trasformata in file elettronico: la forma del processo operativo — “una persona legge e reinserisce” — non cambia. È una sostituzione della carta, cioè una digitalizzazione del documento in senso stretto.

La fattura digitale scambia l’informazione di fatturazione stessa come dati elaborabili da un computer. È un cambiamento più profondo, che trasforma la forma stessa del processo operativo. Anche l’Associazione per la promozione della fattura digitale (EIPA) colloca la fattura digitale in questo contesto: non una semplice trasposizione della carta, ma una trasformazione digitale che rivede l’intero processo operativo.

Questa relazione ricalca esattamente lo schema descritto negli articoli precedenti sull’EDI degli ordini. “Che cos’è l’EDI? Come semplificare gli ordini tra aziende” trattava i dati degli ordini; la fattura digitale si comprende al meglio come il suo equivalente sul versante della fatturazione.

2. Il sistema delle fatture qualificate e la fattura digitale sono due cose diverse

Cominciamo col distinguere due termini spesso confusi.

Il sistema delle fatture qualificate (sistema di conservazione delle fatture qualificate) è una normativa fiscale relativa all’imposta sui consumi. Come indicato dalla spiegazione dell’Agenzia nazionale delle imposte (NTA), è entrato in vigore il 1° ottobre 2023. Affinché l’acquirente possa beneficiare della detrazione dell’imposta a monte, tra i requisiti rientra la conservazione della “fattura qualificata (invoice)” emessa dal venditore, che deve riportare le seguenti informazioni:

  • Il nome o la denominazione del destinatario del documento
  • Il nome o la denominazione del venditore e il suo numero di registrazione
  • La data della transazione
  • Il contenuto della transazione (indicazione se si tratta di beni soggetti all’aliquota ridotta)
  • L’importo totale del corrispettivo e l’aliquota applicabile, suddivisi per aliquota d’imposta
  • L’importo dell’imposta sui consumi, suddiviso per aliquota d’imposta

Il numero di registrazione viene comunicato a seguito della domanda di registrazione presentata all’ufficio delle imposte e, secondo il sito di pubblicazione degli emittenti di fatture qualificate dell’Agenzia nazionale delle imposte, è composto dalla lettera “T” seguita da 13 cifre.

Il punto importante è che una fattura qualificata può essere emessa sia su carta sia in PDF. Il sistema delle fatture qualificate stabilisce “cosa deve essere riportato”, non “in quale formato o attraverso quale canale inviarlo”.

La fattura digitale è una delle possibili risposte a questa domanda su “formato e canale”. Trasmette le informazioni richieste per la fattura qualificata come dati strutturati e standardizzati, scambiati direttamente tra sistemi.

In sintesi, la relazione è la seguente:

  Cosa definisce
Sistema delle fatture qualificate Cosa deve essere riportato in fattura e cosa va conservato (normativa fiscale)
Fattura digitale In quale formato dati e attraverso quale canale scambiare l’informazione di fatturazione (meccanismo)

“Usare un software di contabilità conforme al sistema delle fatture qualificate” e “inviare e ricevere dati di fatturazione tramite la fattura digitale” sono due condizioni distinte. La maggior parte delle aziende ha già risolto la prima; la seconda è ancora in fase di diffusione.

3. Peppol come base: una rete standard internazionale, e JP PINT

Il motivo per cui si può dire che i dati della fattura digitale sono “standardizzati” è che si basano su Peppol, una specifica standard internazionale.

Peppol è un quadro composto da “specifiche documentali”, “regole operative” e una “rete” per scambiare documenti elettronici come le fatture, ed è utilizzato in molti paesi, soprattutto in Europa. In Giappone l’Agenzia digitale svolge il ruolo di Japan Peppol Authority (l’autorità Peppol giapponese) ed è membro di OpenPeppol dal settembre 2021.

3.1. Il modello a quattro angoli — un meccanismo simile all’e-mail

Lo scambio di dati su Peppol avviene secondo una struttura chiamata “modello a quattro angoli” (4-corner model). La spiegazione dell’EIPA la illustra con un’analogia al funzionamento della posta elettronica.

Venditore (C1)                                Acquirente (C4)
    │                                          ↑
    │ trasmette i dati della fattura           │ riceve i dati della fattura
    ↓                                          │
Punto di accesso del venditore (C2) ──→ Punto di accesso dell'acquirente (C3)
                    Rete Peppol

Il venditore (C1) trasmette i dati al punto di accesso (C2) con cui ha un contratto; il C2 li invia attraverso la rete Peppol al punto di accesso dell’acquirente (C3), che li consegna all’acquirente (C4).

In termini di e-mail, il punto di accesso corrisponde a un server di posta. Così come un’e-mail arriva a destinazione indipendentemente dal servizio di posta usato dal destinatario, se venditore e acquirente sono entrambi compatibili con Peppol, possono scambiarsi dati di fatturazione anche usando software o servizi di contabilità diversi tra loro. Questa è una differenza sostanziale rispetto all’EDI tradizionale, che di solito richiede un accordo specifico con ciascuna controparte.

3.2. JP PINT — la specifica documentale standard giapponese

JP PINT è la specifica standard giapponese per i dati di fatturazione scambiati sulla rete Peppol. Pubblicata dall’Agenzia digitale, definisce campi allineati alla fattura qualificata prevista dal sistema delle fatture qualificate.

I documenti interessati non si limitano alle fatture ordinarie. A luglio 2026 sono pubblicate le tre specifiche seguenti:

Specifica Uso
Standard Invoice Fattura qualificata (fattura ordinaria)
Self Billing Invoice Autofatturazione (per il documento riepilogativo d’acquisto creato dall’acquirente)
Invoice for Non-tax Registered Businesses Fattura emessa da soggetti non registrati come emittenti di fatture qualificate (ad esempio imprese esenti)

Le specifiche vengono aggiornate regolarmente: secondo quanto pubblicato dall’Agenzia digitale, l’8 giugno 2026 tutte e tre le specifiche sopra elencate sono state aggiornate alla versione 1.1.3.

Non è necessario preoccuparsi di dover leggere e implementare in proprio questa specifica. Come si vedrà nel capitolo 8, per la maggior parte delle aziende JP PINT resta un elemento interno al software compatibile: a maneggiarla direttamente sono gli sviluppatori e i fornitori del software stesso.

4. Cosa circola davvero come “dati” nella fattura digitale

L’espressione “dati strutturati” resta astratta, quindi rendiamola più concreta.

Il nucleo di ciò che circola nella fattura digitale corrisponde esattamente alle informazioni obbligatorie della fattura qualificata elencate nel capitolo 2. A parità di informazione, ciò che se ne può fare in seguito cambia radicalmente a seconda che arrivi in PDF o come dati.

Informazione della fattura qualificata Gestione con fattura in PDF Gestione con fattura digitale
Nome e numero di registrazione del venditore Verifica visiva da parte di una persona Importato come campo; il numero di registrazione può essere verificato automaticamente
Data della transazione Letta e inserita manualmente da una persona Importata direttamente come dato di tipo data
Contenuto della transazione (indicazione dell’aliquota ridotta) Verifica visiva delle singole righe Dati di riga, con la categoria d’imposta come campo
Importo del corrispettivo e aliquota applicabile per aliquota d’imposta Verifica eventuale con calcolatrice o foglio di calcolo Dato numerico; la verifica può essere automatizzata
Importo dell’imposta sui consumi per aliquota d’imposta Idem Idem
Nome del destinatario del documento Verifica del destinatario Conservato come informazione identificativa dell’acquirente

4.1. Automatizzare la verifica del numero di registrazione

In questa tabella, l’effetto pratico più evidente riguarda la gestione del numero di registrazione.

Nel sistema delle fatture qualificate, per verificare che l’emittente di una fattura ricevuta sia effettivamente un emittente registrato di fatture qualificate occorre cercare il numero di registrazione sul sito di pubblicazione dell’Agenzia nazionale delle imposte. Con le fatture in PDF, questo compito ricade su una persona che digita il numero per verificarlo.

L’Agenzia nazionale delle imposte ha dotato questo sistema di pubblicazione di una funzione Web-API che permette di recuperare direttamente dal sistema le informazioni pubblicate relative a un numero di registrazione specificato, oppure gli aggiornamenti relativi a un periodo definito (l’uso richiede una richiesta di ID applicazione, gratuita).

Se il numero di registrazione arriva non come “caratteri stampati su un PDF” ma come “campo di dati”, questa verifica può diventare un compito del sistema. È un modo per automatizzare la verifica della registrazione di un nuovo partner commerciale o il controllo periodico dello stato di registrazione dei partner esistenti. Alcuni software di contabilità dispongono già di questa funzione di verifica, quindi l’ordine più realistico è prima controllare le funzionalità del proprio software, e solo se si vuole integrarla in un sistema sviluppato internamente valutare l’uso della Web-API.

4.2. Da “leggere” a “verificare”

Al di là del numero di registrazione, la sostanza del cambiamento portato dai dati è che cambia la natura stessa del lavoro di verifica.

Nella gestione basata su PDF, il lavoro della contabilità consisteva nel “leggere, trascrivere, controllare visivamente”. Quando i dati arrivano direttamente, la trascrizione scompare e il controllo si riduce a “esaminare solo i casi segnalati dalla verifica automatica del sistema”. Controllare che gli importi per ciascuna aliquota siano corretti, quando scade il pagamento, se c’è qualcosa di anomalo rispetto alle fatture precedenti dello stesso partner: sono controlli che un sistema esegue più velocemente e senza omissioni rispetto a una persona.

5. Cosa semplifica la fattura digitale

5.1. Lato ricezione — meno inserimento e meno verifiche

L’effetto più evidente si vede nel lavoro contabile di chi riceve le fatture.

Con la fattura in PDF, l’addetto alla contabilità svolge in genere queste attività:

  • Cercare e aprire la fattura nella posta elettronica
  • Verificare nome del partner, importo, data e numero di registrazione
  • Inserire i dati nel sistema contabile
  • Ricontrollare quanto inserito
  • Riportare la fattura nel piano dei pagamenti

Con la fattura digitale, i dati vengono importati direttamente dal sistema, per cui il passaggio centrale “leggere, inserire, verificare” diventa in linea di principio superfluo. Il lavoro umano si sposta sull’approvazione dei dati importati e sulla gestione delle eccezioni, come importi che non tornano o voci non riconosciute.

Questa differenza è tanto più marcata quanto più le fatture si concentrano a fine mese. La logica di riduzione degli errori di trascrizione e delle doppie registrazioni è la stessa dell’EDI degli ordini.

5.2. Lato emissione — sparisce il passaggio “creare e inviare il documento”

Dal lato di chi emette la fattura, scompaiono i passaggi di stampare i dati creati nel sistema di gestione vendite o fatturazione per imbustarli e spedirli per posta, oppure di convertirli in PDF per allegarli a un’e-mail.

Si riducono anche gli scambi successivi del tipo “l’avete ricevuta?”, “per favore rinviatela”. Ci si allontana anche dai problemi tipici degli allegati e-mail: indirizzo sbagliato, allegato dimenticato, gestione di file ZIP protetti da password (i problemi legati alla gestione delle fatture come allegati e-mail sono trattati anche in “Perché il PPAP è un problema per la sicurezza della posta elettronica, e qual è l’approccio corretto”).

5.3. E oltre — il collegamento con pagamenti e riconciliazione degli incassi

Quando l’informazione di fatturazione circola come dati strutturati, si collega anche ai processi successivi: dal lato acquirente, la creazione del piano dei pagamenti e il riporto nei dati di bonifico; dal lato venditore, la riconciliazione con gli incassi.

È, visto dal lato della fatturazione, l’equivalente di quanto detto nell’articolo sull’EDI degli ordini: “l’EDI diventa una base che collega l’ordine, passando per magazzino e spedizione, fino alla fatturazione”. Quando ordine, fatturazione e pagamento sono collegati end-to-end tramite dati, il lavoro amministrativo tra aziende si riduce al minimo.

6. Il rapporto con la legge sulla conservazione dei libri contabili elettronici

Quando si parla di fattura digitale, è inevitabile che emerga anche la legge giapponese sulla conservazione dei libri contabili elettronici. Riassumiamo brevemente il rapporto tra le due cose.

Come indicato dalla guida dell’Agenzia nazionale delle imposte sul sistema di conservazione dei libri e documenti elettronici, dal 1° gennaio 2024, quando fatture, ricevute e documenti simili vengono scambiati come dati elettronici (transazione elettronica), tali dati devono essere conservati in formato elettronico, rispettando in generale due requisiti:

  • Garanzia di autenticità — misure contro le alterazioni, come la marcatura temporale o la registrazione (ed eventuale prevenzione) di correzioni e cancellazioni
  • Garanzia di visibilità — rendere i dati ricercabili per data, importo e controparte, e poterli visualizzare a schermo o stampare

Anche lo scambio di fatture digitali rientra tra le transazioni elettroniche, ed è quindi soggetto a questo obbligo di conservazione. In altre parole, adottare la fattura digitale implica decidere contestualmente come conservare i dati ricevuti e inviati.

In pratica, la maggior parte dei software di contabilità e fatturazione compatibili con Peppol integra funzioni che rispondono a questi requisiti di conservazione, quindi l’approccio di base è “usare un software compatibile e verificarne le impostazioni e il funzionamento della funzione di conservazione”. La decisione finale sulla conformità delle proprie modalità di conservazione, tuttavia, rientra nell’ambito fiscale: va verificata con un commercialista o con l’ufficio delle imposte competente.

7. Chiarire gli equivoci più comuni

Quando si parla di fattura digitale, tornano sempre gli stessi equivoci. Vediamoli prima di procedere.

Equivoco comune Realtà
L’adozione della fattura digitale è obbligatoria L’uso è volontario. A luglio 2026 non esiste alcuna normativa che ne imponga l’utilizzo
Le fatture in PDF non si potranno più usare Si possono continuare a usare. La fattura qualificata può essere emessa sia su carta sia in PDF (capitolo 2)
Un software conforme al sistema delle fatture qualificate è già compatibile con la fattura digitale Sono due cose distinte. La compatibilità con Peppol va verificata separatamente
Se si è conformi alla legge sulla conservazione dei libri elettronici, il lavoro sulla fatturazione è concluso Rispettare l’obbligo di conservazione ed efficientare inserimento e verifiche sono due questioni distinte

Il primo punto è particolarmente importante. Non essendo un obbligo, la decisione di adottare la fattura digitale non va presa per timore di “trovarsi in difficoltà se non lo si fa”, ma in base a quanto si riduce concretamente il carico di lavoro della propria fatturazione. Per questo, il capitolo successivo, dedicato a “come iniziare”, va letto non come una questione di conformità normativa, ma come una questione di miglioramento dei processi operativi.

D’altra parte, la probabilità che un partner commerciale chieda di “inviare (o ricevere) la fattura tramite fattura digitale” aumenterà nel tempo. Proprio perché è volontaria, chi si adegua per primo tende a guidare la conversazione sulle condizioni commerciali — uno schema identico a quello osservato nel passaggio dal fax agli ordini via web.

8. Come possono iniziare le PMI

8.1. Il punto di ingresso realistico: “usare un software compatibile”

Sentendo parlare di fattura digitale, si può pensare che serva costruire un sistema completamente nuovo, ma per molte PMI il punto di ingresso realistico è semplicemente verificare se il software di contabilità o fatturazione già in uso (o che si sta per scegliere) è compatibile con Peppol.

L’EIPA pubblica un elenco dei servizi già compatibili con la fattura digitale Peppol. Anche l’Agenzia digitale pubblica un elenco dei fornitori di servizi Peppol certificati in Giappone. Se il software della propria azienda è già compatibile, potrebbe essere possibile iniziare a inviare e ricevere fatture senza sviluppi complessi.

L’ordine di verifica consigliato è il seguente:

  1. Il proprio software di contabilità o fatturazione è compatibile con Peppol (fattura digitale)?
  2. Se sì, supporta l’invio, la ricezione, o entrambi, e qual è il costo di utilizzo?
  3. I principali partner commerciali sono in grado di ricevere fatture digitali (anche loro necessitano di un software o servizio compatibile)?
  4. Come viene gestita, all’interno del software, la conservazione dei dati ricevuti (conformità alla legge sulla conservazione dei libri elettronici)?

8.2. Nel caso di un sistema sviluppato internamente

Le aziende che gestiscono vendite o fatturazione tramite un sistema sviluppato internamente devono considerare un livello ulteriore.

Ciò non significa comunque dover leggere in dettaglio la specifica JP PINT e collegarsi direttamente a un punto di accesso Peppol. Le soluzioni realistiche sono generalmente di questo tipo:

  • Trasferire i dati di fatturazione dal sistema interno, tramite CSV o API, a un servizio di fatturazione o software di contabilità compatibile con Peppol, delegando a quest’ultimo l’invio
  • Delegare anche la ricezione al software compatibile, e poi integrare i dati importati nel sistema interno

In altre parole, il punto da modificare nel sistema interno non è “la compatibilità con Peppol” in sé, ma la parte di integrazione che trasferisce correttamente i dati verso e dal software compatibile. Questo aspetto può essere progettato esattamente con la stessa logica descritta a proposito della migrazione degli ordini verso il web, cioè “l’importazione CSV come forma intermedia” (si veda “Come migrare gli ordini via fax verso il web”).

8.3. Non serve affrettarsi, ma non va nemmeno ignorata

Nel 2026, la fattura digitale non è qualcosa che, se non adottato, blocca l’operatività. Se un partner commerciale continua a richiedere fatture in PDF, per il momento continuerà la coesistenza con il PDF. Come nella coesistenza tra fax e web negli ordini, la transizione avviene per gradi.

D’altra parte, aumenteranno le occasioni in cui l’uso della fattura digitale viene discusso con grandi partner commerciali o nelle transazioni con enti pubblici e amministrazioni. Anche l’Agenzia digitale sta pubblicando sempre più casi d’uso relativi agli appalti pubblici e alle transazioni B2B. Verificare una volta per tutte se “in caso di richiesta da parte di un partner, il nostro software sarebbe in grado di gestirla” è già di per sé una forma di preparazione utile.

8.4. Una checklist per valutare la priorità

Come indicazione di massima su “quando muoversi”, quanti più dei seguenti punti si applicano alla propria azienda, tanto più alta è la priorità di valutare l’adozione:

  • Si ricevono o emettono decine di fatture al mese o più
  • A fine e inizio mese, la contabilità fa straordinari per inserimento, verifica ed emissione delle fatture
  • La verifica del numero di registrazione delle fatture ricevute viene fatta manualmente
  • Ci sono stati episodi di errori di inserimento o doppi pagamenti sfiorati
  • I principali partner commerciali o le associazioni di categoria hanno iniziato a parlare di fattura digitale o Peppol
  • È già in programma un cambio del software di contabilità/fatturazione, oppure un intervento sul sistema sviluppato internamente

Al contrario, se le fatture emesse al mese sono poche e i partner commerciali sono stabili, non c’è motivo di affrettarsi. Basta aggiungere “il prossimo software sarà compatibile con Peppol?” come criterio di scelta al momento del prossimo rinnovo.

L’importante è non fare dell’adozione in sé l’obiettivo. Applicando alla propria attività la domanda posta nei capitoli 4 e 5 — “quali attività manuali si riducono?” — e quantificandola: se le attività che si riducono sono concrete, vale la pena procedere; se non lo sono, semplicemente non è ancora il momento.

9. All’interno della mappa complessiva della digitalizzazione degli ordini

Questo articolo è il terzo di una serie dedicata all’integrazione dei dati relativi agli ordini. Riassumiamo come si collocano i vari articoli.

Articolo Ambito trattato
Che cos’è l’EDI? Come semplificare gli ordini tra aziende Panoramica del meccanismo di scambio tra aziende di dati di ordine, spedizione e fatturazione
Come migrare gli ordini via fax verso il web Pratica di migrazione lato ricezione ordini (doppia gestione, importazione CSV, aggiornamento anagrafiche)
Fattura digitale (questo articolo) Il meccanismo standardizzato di scambio dei dati di fatturazione

L’EDI è il concetto ampio di “scambio di dati tra aziende”; la migrazione degli ordini via fax verso il web ne è la pratica sul lato ordini, mentre la fattura digitale ne è la forma standardizzata sul lato fatturazione.

Da dove iniziare dipende dall’azienda. Se il carico maggiore è l’inserimento degli ordini, ha senso partire dal lato ordini; se il volume di fatture emesse e ricevute è alto, ha senso partire dal lato fatturazione. Il punto in comune è iniziare contando quante volte la stessa informazione viene inserita manualmente da una persona.

  • La fattura digitale è un meccanismo che collega direttamente l’informazione di fatturazione dal sistema del venditore a quello dell’acquirente, senza intervento umano, per un trattamento automatizzato
  • La fattura in PDF è una “digitalizzazione” del documento, e il lavoro di inserimento da parte di chi riceve resta necessario. La fattura digitale è una trasformazione più profonda che collega il processo operativo tramite dati strutturati
  • Il sistema delle fatture qualificate (normativa fiscale) e la fattura digitale (meccanismo di scambio dati) sono due questioni distinte. Anche le aziende già conformi al primo, nella maggior parte dei casi, devono ancora iniziare a usare la seconda
  • La base è Peppol, uno standard internazionale; in Giappone l’Agenzia digitale lo gestisce come Peppol Authority e pubblica JP PINT come specifica standard nazionale
  • Il modello a quattro angoli, tramite punti di accesso, permette di scambiare dati anche con controparti che usano software diversi: è questa la differenza rispetto all’EDI tradizionale, basato su accordi individuali
  • Ciò che circola corrisponde esattamente alle informazioni obbligatorie della fattura qualificata. La verifica del numero di registrazione (tramite la Web-API del sistema di pubblicazione dell’Agenzia nazionale delle imposte) o il controllo degli importi per aliquota, un tempo fatti a occhio, possono diventare verifiche automatizzate del sistema
  • Una fattura digitale ricevuta rientra tra le transazioni elettroniche ai sensi della legge sulla conservazione dei libri contabili elettronici e deve essere conservata in formato elettronico
  • L’uso è volontario, non obbligatorio. La decisione va presa non per timore di trovarsi in difficoltà non adottandola, ma in base a quali attività manuali si riducono davvero nella propria fatturazione
  • Il punto di ingresso realistico per le PMI è l’uso di un software di contabilità o fatturazione compatibile con Peppol; in presenza di un sistema sviluppato internamente, il punto su cui progettare è l’integrazione dei dati con il software compatibile

Per chi sta valutando l’integrazione dei dati di fatturazione e ordini

Se si desidera ridurre il carico amministrativo legato all’emissione o alla ricezione delle fatture, ma non è chiaro da dove iniziare nel proprio sistema di gestione vendite o nel processo di fatturazione, il primo passo è mappare l’attuale flusso dei dati di fatturazione.

Verificando come il sistema di gestione vendite crea i dati di fatturazione, come vengono inviati ai partner commerciali e come le fatture ricevute vengono inserite nel sistema contabile, si comincia a vedere quale parte può essere automatizzata grazie alla fattura digitale e all’integrazione con software compatibili.

Komura Soft LLC (合同会社小村ソフト) offre consulenza per l’analisi della situazione attuale e la valutazione delle modalità di realizzazione dell’integrazione dei dati relativi a fatturazione e ordini, inclusa la connessione tra sistemi aziendali sviluppati internamente, software di contabilità e servizi compatibili con Peppol.

Senza presupporre necessariamente un rifacimento completo, è possibile valutare anche una configurazione che colleghi gradualmente solo i punti di ingresso e uscita dei dati, mantenendo l’impianto attuale.

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L’articolo è direttamente collegato ai servizi seguenti.

Sviluppo di applicazioni Windows

La progettazione e l'implementazione dell'integrazione che trasferisce i dati di fatturazione tra un sistema di gestione vendite o fatturazione sviluppato internamente e un software di contabilità o un servizio compatibile con Peppol rientrano nell'ambito della consulenza per lo sviluppo di applicazioni aziendali.

Domande frequenti

Domande che ricorrono nelle consulenze sull’argomento dell’articolo.

Qual è la differenza tra fattura digitale e fattura elettronica (PDF)?
Una fattura in PDF è semplicemente un documento pensato per essere letto da una persona e trasformato in file elettronico: chi la riceve deve comunque leggerne il contenuto e reinserirlo manualmente nel proprio sistema contabile. La fattura digitale, invece, trasmette l'informazione di fatturazione stessa come dati strutturati e standardizzati, che il sistema dell'acquirente può importare ed elaborare direttamente. È la differenza tra "digitalizzare" la carta sostituendola con un file, e collegare realmente il processo operativo tramite i dati.
Se siamo già conformi al sistema delle fatture qualificate, siamo pronti anche per la fattura digitale?
Sono due questioni distinte. Il sistema giapponese delle fatture qualificate (sistema di conservazione delle fatture qualificate) è una normativa fiscale relativa alla detrazione dell'imposta sui consumi a monte, e una fattura qualificata può essere emessa sia su carta sia in PDF. La fattura digitale è invece il formato dati e il meccanismo di trasmissione (Peppol e JP PINT) usati per scambiare quell'informazione di fatturazione tra sistemi: la sua adozione è una scelta separata dalla conformità normativa.
Cosa serve a una PMI per iniziare a usare la fattura digitale?
Il punto di ingresso più realistico è utilizzare un software di contabilità o fatturazione compatibile con Peppol. L'Associazione per la promozione della fattura digitale (EIPA) pubblica un elenco dei servizi già compatibili, e se il software già in uso dall'azienda ne fa parte, può bastare attivare un'impostazione per iniziare a inviare e ricevere fatture. Se invece si utilizza un sistema di gestione vendite sviluppato internamente, occorre valutare come collegarlo a un software compatibile o a un fornitore di servizi.
Come si devono conservare le fatture digitali ricevute?
Lo scambio di fatture digitali rientra tra le transazioni elettroniche ai sensi della legge sulla conservazione dei libri contabili elettronici: dal gennaio 2024, questi dati devono quindi essere conservati in formato elettronico, rispettando misure contro le alterazioni (garanzia di autenticità) e la possibilità di ricerca per data, importo e controparte (garanzia di visibilità). Molti software compatibili con Peppol integrano funzioni che rispondono a questi requisiti di conservazione, ma la conformità effettiva delle proprie modalità operative va verificata con un commercialista o con l'ufficio delle imposte competente.

Profilo dell’autore

Pagina di presentazione dell’autore dell’articolo.

Go Komura

Rappresentante di KomuraSoft LLC

Specializzato nello sviluppo di software Windows, nella consulenza tecnica e nell’analisi dei malfunzionamenti, soprattutto nei progetti con sistemi esistenti e guasti difficili da riprodurre.

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