Comment placer des images, figures et captures d'écran dans un manuel Word sans casser la mise en page

Dans l’article précédent, nous avons couvert les fondamentaux de Word : titres, paragraphes, table des matières, numérotation et renvois. Cette fois, en guise de suite, nous examinons la gestion des images, figures et captures d’écran — un facteur qui pèse lourd sur la qualité d’un manuel — en présentant côte à côte les erreurs courantes et les bonnes pratiques.

Les images se comprennent plus intuitivement que le texte, mais dans un document Word, elles sont aussi une source fréquente d’incidents. On les colle, on les fait glisser, et sur le moment tout paraît en ordre — puis :

• Un seul paragraphe ajouté au corps du texte décale la position de la figure
• La numérotation des figures finit par être corrigée à la main, ce qui alourdit le coût des révisions
• La zone qu’on pensait avoir rognée est en réalité toujours présente dans le fichier
• La figure et son explication se retrouvent sur des pages différentes et deviennent difficiles à lire
• Le texte de remplacement et l’ordre de lecture se dérèglent lors de la diffusion en PDF

Ces problèmes surviennent constamment.

Nous partons du principe d’une utilisation centrée sur la version bureau de Word, avec .docx comme format principal. La version web permet l’édition de base, mais l’habillage du texte et le positionnement fixe des images se gèrent plus facilement dans la version bureau (voir : 2, 3).

Table des matières

1. La conclusion d’abord
2. Pourquoi les documents Word se déforment plus facilement dès que des images et figures entrent en jeu
3. Aperçu des erreurs courantes et des bonnes pratiques
4. Comment penser le placement des images et figures
5. Procédures concrètes dans Word
6. Règles à figer dans un modèle
7. Liste de vérification avant diffusion
8. Résumé
9. Références

1. La conclusion d’abord

En commençant par les conclusions, voici les six points qui comptent le plus dans les manuels utilisant des images et des figures.

1. Faire de [Aligné sur le texte] le réglage par défaut Pour le placement des images dans Word, faites de Aligné sur le texte la règle de base. L’image est alors traitée comme un paragraphe, ce qui rend le document robuste face aux révisions.

2. Placer chaque image immédiatement après sa première mention Ne placez pas une figure loin du texte qui la mentionne. Le lecteur ne doit pas avoir à faire des allers-retours du regard.

3. Ne montrer dans les captures d’écran que la zone nécessaire Plutôt que de coller l’écran entier à chaque fois, rognez pour ne garder que ce que vous voulez montrer. « Une image, un message » est la règle.

4. Automatiser la numérotation des figures et les renvois Utilisez la fonction de légende pour la numérotation des figures et les renvois pour les références dans le texte. Arrêtez de taper à la main figure ci-dessus, figure ci-dessous ou image 1.

5. Traiter l’habillage du texte comme une exception [Carré] et [Position fixe sur la page] sont pratiques, mais se dérèglent facilement si on les utilise sans comprendre les ancres. Ne les utilisez que lorsqu’il existe une raison de mise en page claire.

6. Vérifier le poids du fichier et l’accessibilité avant diffusion Terminez par la suppression des zones rognées, la compression des images, le texte de remplacement et le vérificateur d’accessibilité.

2. Pourquoi les documents Word se déforment plus facilement dès que des images et figures entrent en jeu

Word est très solide pour l’édition de documents centrée sur les paragraphes, mais peut rapidement devenir instable dès que les objets flottants se multiplient.

Un document composé uniquement de texte se déforme rarement de façon grave, tant que les titres, paragraphes, listes à puces et sauts de page sont correctement configurés. Mais dès qu’on insère une image, les facteurs suivants entrent en jeu.

• La position de l’image elle-même
• Sa distance par rapport au texte
• Le type d’habillage du texte
• La position de l’ancre
• Sa relation avec la légende
• Ce qui se passe lorsqu’elle chevauche une limite de page
• La gestion des données après compression et rognage
• L’ordre de lecture et les balises après conversion en PDF

Autrement dit, les images ne sont pas seulement une question d’« apparence » : elles touchent aussi à la structure, aux références et à la qualité de diffusion.

C’est pourquoi, dans la gestion des images et des figures, il ne suffit pas de se demander « est-ce que ça a l’air propre ? » : il faut satisfaire simultanément les trois exigences suivantes.

• Résister aux déformations
• Être facile à réviser
• Être clair pour le lecteur

Le chemin le plus court pour satisfaire ces trois exigences est l’approche consistant à faire du placement aligné sur le texte la règle par défaut, et à réserver le placement flottant aux cas exceptionnels et délibérés (voir : 1, 2, 3).

3. Aperçu des erreurs courantes et des bonnes pratiques

4. Comment penser le placement des images et figures

4.1 Traiter les images comme une partie du texte, pas comme une décoration

Les figures et captures d’écran d’un manuel ne sont pas une décoration destinée à créer une ambiance : ce sont des informations qui renforcent l’explication du texte.

C’est pourquoi le texte qui entoure chaque image doit respecter la relation suivante.

• Le texte dit d’abord « ce qu’il faut regarder »
• L’image permet au lecteur de le vérifier
• Si nécessaire, une remarque complémentaire suit immédiatement l’image

À l’inverse, si l’on se contente de coller une image en écrivant « voir figure ci-dessous », le lecteur ne sait plus où porter son attention.

En pratique, garder ces principes en tête permet d’aller loin.

• Une image, un message
• Ne pas essayer de tout montrer dans une seule section
• Ne pas inclure une figure que le texte n’explique pas

Plus un document contient de captures d’écran, plus il devient lisible lorsqu’on réduit la densité d’information selon ces principes.

4.2 Le réglage par défaut est [Aligné sur le texte]. Le traiter d’abord comme un paragraphe

Dans Word, une image nouvellement insérée ou collée est traitée par défaut comme Aligné sur le texte. Une image Aligné sur le texte est liée à son point d’insertion et se comporte comme un caractère de texte. Une image utilisant un habillage tel que Carré, en revanche, devient un objet flottant doté d’une ancre associée à un paragraphe (voir : 1, 2, 3).

La raison pour laquelle Aligné sur le texte doit être le réglage par défaut dans les manuels est simple : c’est robuste face aux révisions.

• Quand le texte s’allonge ou se raccourcit, l’image se déplace avec son paragraphe
• L’image peut être centrée au niveau du paragraphe
• L’effet du flux de pagination reste facile à lire
• Les accidents d’ancrage et d’ordre d’empilement deviennent beaucoup plus rares

Sauf raison de mise en page particulière, le schéma [Aligné sur le texte] + centré + légende suffit amplement au départ.

4.3 Placer les images « immédiatement après leur première mention »

Le moyen le plus simple de rendre les images lisibles est de les garder proches du texte.

Voici un mauvais exemple.

• L’explication se trouve deux pages plus haut
• L’image a été repoussée en bas de page
• Seul le numéro de la figure figure dans le texte
• Le lecteur navigue sans cesse entre les pages

La meilleure pratique consiste à placer l’image immédiatement après le paragraphe qui la mentionne pour la première fois.

Par exemple, si vous écrivez :

Ouvrez [Paramètres de notification] et sélectionnez [Conditions de diffusion] en haut à droite. Le réglage concerné est la zone encadrée en rouge de la figure 3-2.

alors, idéalement, la figure 3-2 se trouve juste en dessous de ce texte.

La méthode « regrouper toutes les figures à la fin » peut convenir à un recueil de référence, mais elle ne convient guère à un manuel opérationnel.

4.4 Pour les captures d’écran, c’est le rognage qui détermine la lisibilité

Une erreur fréquente en pratique consiste à coller un écran complet en Full HD ou en 4K, tel quel. Avec cette méthode, le bouton ou le champ de saisie que l’on veut montrer devient minuscule, et le résultat est en réalité plus difficile à comprendre.

Ce qui compte dans une capture d’écran, c’est ce que l’on choisit de montrer.

Concrètement, réfléchir dans cet ordre évite les hésitations.

1. Quelle opération cette figure doit-elle transmettre ?
2. Quelles zones sont inutiles pour cette opération ?
3. Si le même écran apparaît dans la figure suivante, celle-ci peut-elle se limiter à la zone minimale ?
4. Pour une figure de comparaison, faut-il aligner la zone rognée et le niveau de zoom ?

Un point particulièrement important : le rognage seul ne supprime rien. Dans Word et Office, la zone rognée reste par défaut dans le fichier ; il faut donc, le cas échéant, exécuter l’étape de suppression (voir : 4, 5).

4.5 Regrouper les figures de comparaison et les figures annotées en « une seule image finalisée »

Une recommandation forte pour ce volet avancé : ne laissez pas les figures de comparaison ou annotées vivre sous forme d’un empilement d’objets séparés dans Word.

Voici un état courant.

• 1 image source
• 3 bulles
• 5 flèches
• 4 zones de texte
• Plus une légende séparée

Dans cet état, il suffit de toucher légèrement l’un des éléments pour déstabiliser facilement le positionnement de l’ensemble.

Il existe deux bonnes pratiques.

1. Si possible, insérer la figure annotée et finalisée comme une image unique
2. Même en la construisant à l’intérieur de Word, la grouper à la fin et la traiter comme une seule unité

Pour les comparaisons avant / après en particulier, plutôt que de placer deux images côte à côte avec deux légendes, une image de comparaison unique contenant A : avant et B : après, traitée comme Figure 4-1, est bien plus facile à référencer depuis le texte.

5. Procédures concrètes dans Word

5.1 Le schéma le plus résistant : « une capture d’écran »

Commençons par le schéma de base qui provoque le moins d’incidents. Environ 80 % d’un manuel opérationnel peut être couvert par ce seul schéma.

Étapes

1. Insérer l’image, ou coller la capture d’écran
2. Sélectionner l’image et choisir [Aligné sur le texte] dans [Options de disposition]
3. Centrer le paragraphe contenant l’image
4. Utiliser [Rogner] dans [Format de l'image] pour ne garder que la zone nécessaire
5. Insérer une légende juste sous l’image
6. Créer l’espacement avec l’espacement avant/après du paragraphe, pas avec des lignes vides
7. Dans le texte, insérer le numéro de la figure avec un renvoi
8. Conserver le paragraphe de l’image et celui de la légende sur la même page

Pourquoi ce schéma est solide

• L’image est liée à un paragraphe
• Le centrage reste stable
• La numérotation des figures est gérée automatiquement
• Les références se dérèglent rarement
• Il résiste à un changement d’éditeur

Cela demande un peu plus de travail que « coller et faire glisser », mais la différence se voit nettement au moment des révisions.

5.2 Lorsqu’on utilise un placement avec habillage, opérer en pensant à l’ancre

En utilisant [Carré], [Haut et bas] ou [Position fixe sur la page], vous pouvez placer une figure à côté du texte ou à un emplacement précis. Cependant, cela transforme l’image en objet flottant lié à un paragraphe, ce qui demande plus de vigilance que Aligné sur le texte (voir : 2, 3).

Cas où l’habillage est approprié

• Figures décoratives sur une page de titre
• Petites figures ou icônes calées dans la marge
• Mises en page montrant une figure et du texte côte à côte
• Assemblage temporaire d’une figure annotée à l’intérieur de Word

Étapes

1. Sélectionner l’image
2. Choisir le type d’habillage dans [Options de disposition] Exemples : [Carré], [Haut et bas]
3. Pour la fixer à un emplacement précis de la page, utiliser [Position fixe sur la page]
4. Pour qu’elle suive les variations du texte, choisir un placement qui suit le texte plutôt qu’un placement fixé à la page
5. Afficher les marques de mise en forme via [Accueil] > [Afficher tout], ou activer [Fichier] > [Options] > [Affichage] > [Ancres d'objet], afin de rendre l’ancre visible
6. Pour verrouiller la relation de position, utiliser [Options de disposition] > [Afficher plus] > [Verrouiller l'ancre] (voir : 3)

Points de vigilance

• Avec l’habillage, la figure est en général liée « à ce paragraphe », pas « à cette page »
• Quand le texte s’allonge ou se raccourcit, le positionnement apparent peut changer
• Dans les documents de procédure riches en captures d’écran, un usage excessif complique la maintenance

Il est donc plus sûr de considérer l’habillage comme l’exception.

5.3 Limiter les captures d’écran à la zone que l’on souhaite montrer

La qualité d’une capture d’écran dépend moins de l’image elle-même que de la façon dont elle est rognée.

Erreurs courantes

• L’écran entier est collé et le bouton visé est minuscule
• Une figure de comparaison où le zoom diffère entre la gauche et la droite
• Des noms de personnes ou des adresses e-mail visibles
• L’image a été rognée mais les données d’origine n’ont jamais été supprimées

Bonnes pratiques

• Limiter chaque figure à un seul message
• Rogner pour ne garder que la zone à montrer
• Aligner la zone rognée et le niveau de zoom dans les figures de comparaison
• Ne pas se contenter de masquer les informations confidentielles ; les supprimer le cas échéant

Étapes

1. Sélectionner l’image
2. Choisir [Format de l'image] > [Rogner]
3. Retirer les parties inutiles et réduire jusqu’à une taille où les éléments visés restent parfaitement lisibles
4. Pour une figure de comparaison, utiliser au besoin [Rogner] > [Format] (proportions) pour aligner les ratios
5. Avant diffusion, ouvrir [Format de l'image] > [Compresser les images]
6. Activer [Supprimer les zones rognées des images] (voir : 4, 5)

Astuces pratiques

• Si l’on veut seulement montrer un bouton ou un champ de saisie, l’écran entier est superflu
• Rogner d’abord, plutôt que de réduire la figure
• Si la réduction rend l’image illisible, mieux vaut la reporter à la page suivante

5.4 Deux méthodes pour construire des figures annotées

Les figures annotées sont faciles à comprendre, mais restent un terrain fragile dans Word : le mieux est de choisir sa méthode dès le départ.

Méthode A : insérer la figure annotée et finalisée comme une image unique

C’est la première recommandation.

Cas adaptés

• Nombreuses bulles et flèches
• On souhaite montrer l’avant / après dans une seule image
• On privilégie la robustesse jusqu’à la diffusion en PDF

Avantages

• Un seul objet à gérer dans Word
• Un seul numéro de figure à gérer
• Facile à référencer par renvoi
• Difficile à casser pour un autre éditeur

Méthode B : construire à l’intérieur de Word en combinant formes et images

Ajouter des annotations à l’intérieur de Word est tout à fait possible. Mais la règle d’or est de ne jamais la laisser sous forme d’un empilement d’objets séparés.

Étapes

1. Insérer l’image source
2. Comme les annotations doivent se superposer à l’image, changer son habillage pour un mode autre que Aligné sur le texte
3. Ajouter des flèches, des bulles et des zones de texte
4. Sélectionner chaque objet en maintenant Ctrl enfoncé
5. Utiliser [Format de l'image] ou [Format des formes] > [Grouper] > [Grouper] (voir : 16, 17)
6. Pour aligner la position de plusieurs objets, utiliser [Aligner] (voir : 16)

Remarque encore plus importante

• Pour grouper des objets, chacun doit être réglé sur un mode autre que Aligné sur le texte (voir : 17)
• Si vous voulez ajouter une légende à un objet flottant et qu’elle se déplace avec lui, finalisez d’abord la disposition, puis insérez la légende (voir : 6)

Autrement dit, pour construire une figure annotée à l’intérieur de Word, on rencontre moins d’incidents en procédant dans cet ordre :

1. Passer l’image en placement flottant
2. Ajouter les annotations
3. Ajouter une légende si nécessaire
4. Tout grouper

5.5 Relier numérotation des figures, numérotation des chapitres et renvois

Dans la gestion des images, le travail manuel qui a tendance à s’accumuler concerne la numérotation des figures et les références dans le texte. Automatiser ce point rapporte à chaque révision.

Comment insérer la numérotation des figures

1. Sélectionner l’image
2. Depuis [Références], choisir [Insérer une légende]
3. Définir l’étiquette sur Figure
4. Ajouter une description si nécessaire Exemple : Paramètres de notification de la console d'administration
5. Si le document utilise une numérotation par chapitre, activer Inclure le numéro de chapitre dans Numérotation (voir : 6, 7, 8)

Comment insérer des renvois depuis le texte

1. Rédiger la phrase de référence dans le texte Exemple : Pour plus de détails, voir la figure
2. Ouvrir [Insertion] > [Renvoi]
3. Choisir Figure comme type de référence
4. Sélectionner la figure cible
5. Activer [Insérer comme lien hypertexte] si nécessaire (voir : 9)

Ce que cette pratique permet d’éviter

• Les formulations « figure ci-dessus » / « figure ci-dessous » qui se dérèglent
• Les corrections manuelles lors de l’ajout de figures
• Le décalage des références après un déplacement de page
• Les liens rompus après conversion en PDF

Les renvois étant insérés sous forme de champs, ils doivent être mis à jour avant diffusion. Pour l’ensemble du document, appuyez sur Ctrl + A puis sur F9 pour tout mettre à jour d’un coup (voir : 9, 10).

5.6 Garder la figure, la légende et l’explication sur la même page

Un schéma courant dans les documents difficiles à lire est ce type de fragmentation :

• Seule la figure se trouve en bas de page
• La légende se trouve en haut de la page suivante
• L’explication qui suit la légende se trouve encore ailleurs

La méthode de base pour éviter cela consiste à placer les réglages de saut de page du côté du paragraphe.

Regroupement recommandé

• Paragraphe de l’image
• Paragraphe de la légende
• Une remarque complémentaire d’une phrase
• La suite du texte

Étapes

1. Sélectionner le paragraphe contenant l’image
2. Faire un clic droit et ouvrir [Paragraphe]
3. Ouvrir [Enchaînements] ou l’onglet équivalent
4. Définir Paragraphes solidaires sur le paragraphe de l’image
5. Définir également Paragraphes solidaires sur le paragraphe de la légende si nécessaire
6. Si la légende s’étend sur plusieurs lignes, utiliser aussi Lignes solidaires si nécessaire (voir : 11)

À ne pas faire

• Ajuster en insérant plusieurs lignes vides
• Réduire drastiquement l’image simplement parce qu’elle ne tient pas
• Renvoyer la figure à la page suivante en laissant la légende seule derrière

Si une figure est trop grande pour tenir, il est plus lisible d’envoyer tout le bloc de la figure à la page suivante.

5.7 Gérer le poids du fichier et les informations confidentielles

Ce point ne peut pas être ignoré dans un volet avancé. Même avec un placement de figures impeccable, un fichier trop lourd, ou qui conserve des informations censées être invisibles, pose de vrais problèmes en pratique.

Bases sur le poids du fichier

• Ne pas coller d’images plus grandes que nécessaire telles quelles
• Décider si la compression s’applique uniquement à l’image sélectionnée ou à tout le document
• Éviter une compression qui rendrait le texte de l’interface illisible

Étapes dans Word

1. Sélectionner l’image
2. Ouvrir [Format de l'image] > [Compresser les images]
3. Choisir Appliquer uniquement à cette image ou l’ensemble du document
4. Activer Supprimer les zones rognées des images
5. Ajuster la résolution de sortie selon l’usage (voir : 4, 5)

Points de vigilance opérationnels

• Le simple rognage peut laisser la zone d’origine dans le fichier
• Vérifier l’absence de noms de personnes, d’adresses e-mail, d’URL internes, d’informations clients, de données de test, etc.
• En cas de doute, archiver l’image d’origine séparément et diffuser un fichier dont les données ont déjà été supprimées

Pour les manuels riches en captures d’écran en particulier, il est plus sûr de traiter la prévention des fuites d’informations confidentielles et la gestion du poids du fichier comme un seul et même chantier.

5.8 Ne pas négliger l’accessibilité

Plus il y a d’images et de figures, plus les écarts d’accessibilité se font sentir. Le minimum à assurer ici, ce sont le texte de remplacement et le vérificateur d’accessibilité.

Bases du texte de remplacement

• Donner un texte de remplacement aux figures porteuses d’information
• Marquer les figures purement décoratives comme décoratives
• Ne pas se contenter de descriptions vagues comme image ou capture d'écran
• Communiquer brièvement non seulement le contenu, mais aussi l’intention
• Se limiter à une ou deux phrases (voir : 12, 13)

Exemples

• Mauvais exemple : Image de l'écran de paramètres
• Bon exemple : Écran des paramètres de notification. Activez ou désactivez les notifications par e-mail via [Conditions de diffusion] en haut à droite.

Pour les organigrammes et les figures complexes, préciser également « ce que la figure conclut » facilite la compréhension (voir : 13).

Comment le configurer

1. Faire un clic droit sur l’image et ouvrir [Afficher le texte de remplacement]
2. Pour une figure porteuse d’information, saisir une description
3. Si elle est purement décorative, utiliser [Marquer comme élément décoratif] (voir : 12, 13)

Vérification finale

1. Ouvrir [Révision] > [Vérifier l'accessibilité]
2. Examiner les erreurs, avertissements et conseils
3. Corriger les problèmes liés aux images
4. Vérifier une nouvelle fois avant la conversion en PDF (voir : 14, 15)

Un document qui paraît soigné en apparence mais dont l’accessibilité est mauvaise reste insuffisant en termes de qualité de diffusion. Les manuels sont des documents à longue durée de vie : intégrer ce point dès le départ dans le flux de travail facilite grandement les choses par la suite.

6. Règles à figer dans un modèle

La qualité des images et des figures se stabilise davantage grâce à des règles figées qu’au goût individuel. En tant que modèle ou standard d’équipe, décider au minimum des points suivants facilite le fonctionnement.

6.1 Règles d’insertion des images

• Le mode d’insertion par défaut est [Aligné sur le texte]
• Les paragraphes contenant une figure sont centrés
• L’espacement provient de l’espacement des paragraphes, pas de lignes vides

6.2 Règles de taille

• Figures pleine largeur : écrans entiers et flux complexes
• Figures de taille moyenne : boîtes de dialogue et fenêtres de paramètres
• Petites figures : icônes et éléments d’interface partiels

Décider ne serait-ce que de ces trois gabarits donne déjà une cohérence visuelle à l’ensemble du document.

6.3 Règles de numérotation des figures

• Toute la numérotation passe par la fonction de légende
• Si le document utilise une numérotation par chapitre, l’inclure aussi dans la numérotation des figures
• Figer des règles de position, par exemple légende sous la figure, au-dessus du tableau Remarque : quel que soit le choix, la cohérence sur l’ensemble du document est ce qui compte

6.4 Règles de référence dans le texte

• Ne pas utiliser « figure ci-dessus » / « figure ci-dessous »
• Faire référence par numéro de figure, par exemple Figure 2-3
• Insérer les références via un renvoi

6.5 Règles pour les figures annotées

• Pour les figures fortement annotées, privilégier la production d’une image finalisée unique avant insertion
• Si elle est construite dans Word, aller jusqu’au groupement
• Pour l’avant / après, privilégier une image de comparaison unique plutôt que de gérer deux images séparées

6.6 Règles de qualité pour la diffusion

• Mettre à jour les champs avant diffusion
• Vérifier la compression des images et la suppression des zones rognées
• Définir soit un texte de remplacement, soit le marquage décoratif
• Faire passer le vérificateur d’accessibilité

7. Liste de vérification avant diffusion

Pour finir, une liste de vérification centrée uniquement sur les images et les figures.

• Chaque image est-elle placée immédiatement après sa première mention ?
• Évite-t-on de coller des écrans entiers inutilement ?
• Les images sont-elles exemptes d’étirement vertical ou horizontal ?
• La numérotation des figures est-elle automatique plutôt que saisie à la main ?
• Les références dans le texte sont-elles insérées sous forme de renvois ?
• Ne reste-t-il aucune formulation « figure ci-dessus » / « figure ci-dessous » ?
• Les figures et leurs légendes sont-elles conservées sur la même page ?
• La position des ancres a-t-elle été vérifiée pour les images en placement flottant ?
• A-t-on fait plus que simplement rogner ?
• Aucune information personnelle ou confidentielle n’est-elle visible ?
• Le poids des fichiers image est-il raisonnable ?
• Un texte de remplacement ou le marquage décoratif a-t-il été défini ?
• Le vérificateur d’accessibilité a-t-il été exécuté ?
• La mise à jour des champs via Ctrl + A → F9 a-t-elle été effectuée ?

8. Résumé

Dans la gestion des images et des figures sous Word, l’essentiel n’est pas de construire des mises en page sophistiquées, mais d’atteindre un état résistant aux déformations, facile à réviser, et qui ne laisse aucun doute au lecteur. Dans cet esprit, la politique qui fonctionne bien pour les manuels est la suivante : par défaut Aligné sur le texte, placement des images immédiatement après leur première mention, rognage des captures d’écran pour se concentrer sur l’essentiel, automatisation de la numérotation des figures et des renvois, habillage traité comme une exception, et vérification du poids des fichiers et de l’accessibilité avant diffusion.

Les images existent pour améliorer la clarté, mais une gestion négligée finit au contraire par dégrader la qualité de l’ensemble du document. Une fois que ces points peuvent être transformés en règles, une gestion stable des manuels devient possible même sous Word — et combinée aux règles de titres, numérotation, renvois et sauts de page vues dans le volet précédent consacré aux fondamentaux, on dépasse le stade du « document à lire » pour se rapprocher d’un manuel que l’on peut maintenir.

9. Références

1. Change the default text wrapping setting for pictures - Microsoft Support
2. Wrap text around a picture in Word - Microsoft Support
3. Wrap text and move pictures in Word - Microsoft Support
4. Crop a picture in Office - Microsoft Support
5. Reduce the file size of a picture in Microsoft Office - Microsoft Support
6. Add, format, or delete captions in Word - Microsoft Support
7. Insert a caption for a picture - Microsoft Support
8. Add chapter numbers to captions in Word - Microsoft Support
9. Create a cross-reference - Microsoft Support
10. Update fields - Microsoft Support
11. Keep text together in Word - Microsoft Support
12. Add alternative text to a shape, picture, chart, SmartArt graphic, or other object - Microsoft Support
13. Everything you need to know to write effective alt text - Microsoft Support
14. Improve accessibility with the Accessibility Checker - Microsoft Support
15. Rules for the Accessibility Checker - Microsoft Support
16. Align pictures, shapes, WordArt and other objects in Word - Microsoft Support
17. Group shapes, pictures, or other objects in Word - Microsoft Support

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Questions fréquentes

Questions souvent posées lors d’une consultation sur le sujet de cet article.

Comment éviter que les images se décalent dans Word ?

En principe, régler le placement de l'image sur « Aligné sur le texte » et la traiter comme un paragraphe est la méthode la plus stable. Une image alignée sur le texte est liée à son point d'insertion et traitée comme un caractère de texte : lorsque le corps du texte s'allonge ou se raccourcit, l'image se déplace avec son paragraphe. Elle peut être centrée au niveau du paragraphe, et les accidents d'ancrage ou d'ordre d'empilement deviennent beaucoup plus rares. Sauf raison de mise en page particulière, le schéma « Aligné sur le texte + centré + légende » suffit amplement.

Où faut-il placer les images dans un manuel Word ?

L'idéal est de placer l'image juste après le paragraphe qui la mentionne pour la première fois. Si l'explication se trouve deux pages plus haut et que l'image est repoussée en bas de page, le lecteur doit constamment naviguer entre les pages. Regrouper toutes les figures à la fin du document peut convenir à un recueil de référence, mais pas à un manuel opérationnel. Par ailleurs, pour éviter que la figure et sa légende ne se retrouvent sur des pages différentes, utilisez l'option de paragraphe « Conserver avec le suivant ».

Comment rendre les captures d'écran plus lisibles ?

Plutôt que de coller l'écran entier à chaque fois, rognez-le pour ne montrer que la zone pertinente. La règle de base est « une image, un message » : coller un écran complet en Full HD ou en 4K rend minuscules le bouton ou le champ de saisie à mettre en avant, ce qui nuit à la lisibilité. Pour les figures de comparaison, alignez la zone rognée et le niveau de zoom. Par ailleurs, le simple rognage ne supprime pas la zone d'origine, qui reste dans le fichier : avant diffusion, il faut activer « Supprimer les zones rognées des images » depuis « Compresser les images ».

Comment gérer la numérotation des figures et les renvois du type « figure ci-dessus » ou « figure ci-dessous » ?

Numérotez les figures automatiquement avec la fonction de légende, et insérez les renvois dans le corps du texte avec la fonction Renvoi. Il faut abandonner la saisie manuelle de « figure ci-dessus », « figure ci-dessous » ou « image 1 », qui se dérègle à chaque ajout de figure ou déplacement de page. Si le document utilise une numérotation par chapitre, vous pouvez configurer la numérotation des figures pour qu'elle inclue le numéro de chapitre. Les renvois étant insérés sous forme de champs, mettez-les tous à jour avant diffusion avec Ctrl + A puis F9.

Profil de l’auteur

Page de présentation de l’auteur de l’article.

Go Komura

Représentant de KomuraSoft LLC

Spécialisé dans le développement de logiciels Windows, le conseil technique et l’analyse de pannes, notamment pour les systèmes existants et les incidents difficiles à reproduire.