Grundlagen der Handbucherstellung in Word - Schlechte Beispiele und wie man sie behebt

Bedienungshandbücher, Arbeitsanweisungen, Wartungsverfahren, interne Betriebsanleitungen. Was sich bei solchen Dokumenten später auszahlt, ist nicht die Schreibfertigkeit an sich, sondern ob Word als „Werkzeug, das nur das Aussehen zurechtrückt“ verwendet wird oder nicht.

Vorgehensweisen, die zunächst schnell wirken:

• Überschriften nur mit Fettdruck und Schriftgröße erstellen
• Positionen durch wiederholtes Drücken von Leertaste oder Tabulator ausrichten
• mit mehrfachem Drücken der Eingabetaste Seiten umbrechen
• Inhaltsverzeichnis oder Seitenverweise von Hand eintippen
• Korrekturwünsche als roten Text direkt im Fließtext belassen

Mischt sich das ein, bricht das Dokument bei jeder Überarbeitung erneut auseinander.

In diesem Artikel stellen wir die Word-Grundlagen zusammen, die bei der Handbucherstellung tatsächlich gebraucht werden, indem wir schlechte Muster und Best Practices gegenüberstellen.

Zielgruppe und die in diesem Artikel vorausgesetzte Version

Wenn die Bezeichnungen im Menüband von Ihrer Umgebung abweichen, suchen Sie nicht nach dem Tab-Namen, sondern nach dem Funktionsnamen. Die Funktionsnamen „Überschriftenformatvorlage“, „Nummerierung“, „Inhaltsverzeichnis“, „Umbruch“ und „Änderungsverfolgung“ bleiben in jeder Version gleich.

Inhaltsverzeichnis

1. Zunächst das Ergebnis
2. Word nicht zum Werkzeug für manuelles Zurechtrücken machen
3. Schlechte Muster und Best Practices im Überblick
4. Wichtige Punkte für die Praxis (4.7 enthält die Arbeitsschritte für die 5 wichtigsten Funktionen)
5. Das Minimum für eine Word-Handbuchvorlage
6. Prüfung vor der Verteilung
7. Zusammenfassung
8. Quellen

1. Zunächst das Ergebnis

Zunächst nur die Schlussfolgerungen. Bei der Handbucherstellung zahlen sich diese vier Punkte aus.

1. Die Struktur den Word-Funktionen überlassen Überschriften, Nummerierung, Inhaltsverzeichnis, Verweise und Seitensteuerung werden nicht von Hand eingetippt, sondern über Word-Formatvorlagen, Felder und Umbrüche verwaltet.

2. Die Ausrichtung nicht Leerzeichen überlassen Wiederholte Leerzeichen, Tabulatoren und Leerzeilen brechen bei jeder späteren Korrektur erneut. Nutzen Sie Absatzeinstellungen, Einzüge, Tabellen und Abschnitte.

3. Das Review nicht in den Fließtext mischen Korrekturhinweise gehören nicht als roter Text in den Fließtext, sondern getrennt in Kommentare und Änderungsverfolgung. So wird klar, was in der finalen Version tatsächlich feststeht.

4. Automatische Elemente unmittelbar vor der Verteilung aktualisieren Inhaltsverzeichnis, Seitenzahlen, Querverweise und Abbildungsnummern werden ganz am Ende gesammelt aktualisiert. Prüfen Sie die Barrierefreiheit, bevor Sie das Dokument als PDF ausgeben.

2. Word nicht zum Werkzeug für manuelles Zurechtrücken machen

Das Wichtigste bei der Handbucherstellung ist, Aussehen und Struktur zu trennen.

Zum Beispiel sind die folgenden Dinge im Grunde „Struktur“:

• Kapitel, Abschnitte, Unterüberschriften
• Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3
• Abbildung 2-1, Tabelle 3-2
• Verweis auf Kapitel 4
• Keine Seitenzahl nur auf der Titelseite
• Die Änderungshistorie bei einer Überarbeitung

Doch in leicht zerbrechenden Dokumenten wird versucht, diese gesamte Struktur allein durch „optische Anpassungen“ abzubilden.

• Text vergrößern, damit er wie eine Überschrift wirkt
• 1. von Hand eintippen
• mit Leerzeichen ausrichten
• mit der Eingabetaste zur nächsten Seite springen
• „siehe Seite 3“ als Text eintippen

Bei dieser Vorgehensweise bricht durch die Korrektur an einer einzigen Stelle auch eine andere Stelle auseinander.

Word bringt von Haus aus Funktionen mit, um ein Dokument als Struktur zu halten: Überschriftenformatvorlagen, Inhaltsverzeichnis, Absatzeinstellungen, mehrstufige Listen, Kopf-/Fußzeilen, Abschnittsumbrüche, Beschriftungen, Änderungsverfolgung, die Barrierefreiheitsprüfung und mehr. Allein die Nutzung dieser Grundlagen verringert bei Handbüchern die Zahl der Pannen erheblich.

3. Schlechte Muster und Best Practices im Überblick

In der rechten Spalte dieser Tabelle stehen nur die Funktionsnamen. Wo genau im Menüband Sie klicken müssen, ist in 4.7 zusammengefasst. Wenn Sie von diesen Funktionen zum ersten Mal hören, ist es verständlicher, zunächst 4.7 zu lesen und dann zu 4.1 zurückzukehren.

4. Wichtige Punkte für die Praxis

4.1 Überschriften nur mit Fettdruck und Schriftgröße erstellen

Schlechtes Muster Text vergrößern, fett formatieren und es dabei belassen, dass er nur „wie eine Überschrift aussieht“.

Was daran problematisch ist Word behandelt diese Zeile nicht als echte Überschrift. Die Navigation im Navigationsbereich wird erschwert, und sie erscheint auch nicht im automatischen Inhaltsverzeichnis. Auch bei der Barrierefreiheit sind rein optische Überschriften von Nachteil.

Best Practice Weisen Sie Kapiteln, Abschnitten und Unterüberschriften Überschrift 1 / Überschrift 2 / Überschrift 3 zu. Wenn Sie das Aussehen ändern möchten, bearbeiten Sie nicht Fettdruck oder Schriftgröße einzelner Zeilen, sondern die Formatvorlage selbst.

4.2 Positionen mit wiederholten Leerzeichen oder Tabulatoren ausrichten

Schlechtes Muster Den Abstand zwischen Bezeichnung und Beschreibung mit Leerzeichen füllen, die Versionsnummer mit wiederholten Tabulatoren an den rechten Rand schieben, mehrere Leerzeilen statt eines Absatzabstands einfügen.

Was daran problematisch ist Schon ein zusätzliches Zeichen im Text bringt alles durcheinander. Auch bei Schriftartänderungen, zusätzlichen Absätzen, PDF-Erstellung und gemeinsamer Bearbeitung verrutscht es leicht.

Best Practice Überlassen Sie Position und Abstand nicht Zeichen, sondern den Absatzeinstellungen. Nutzen Sie Einzüge, Tabstopps, Abstand vor/nach dem Absatz und bei Bedarf Tabellen.

4.3 Seitenumbrüche durch wiederholtes Drücken der Eingabetaste

Schlechtes Muster Weil das nächste Kapitel auf einer neuen Seite beginnen soll, wird die Eingabetaste mehrfach gedrückt.

Was daran problematisch ist Sobald auf der vorherigen Seite auch nur eine Zeile hinzukommt, verschiebt sich alles. Es entstehen leere Seiten, ein Titel bleibt allein auf der vorherigen Seite zurück, oder Kopf- und Fußzeilen wechseln an unbeabsichtigten Stellen.

Best Practice Verwenden Sie am Kapitelanfang einen Seitenumbruch, und dort, wo sich die Behandlung von Seitenzahlen oder Kopf-/Fußzeilen ändern soll, einen Abschnittsumbruch. Schalten Sie bei Problemen die Anzeige von ¶ ein, um Seitenumbrüche und Absatzmarken sichtbar zu machen und zu überprüfen.

4.4 Inhaltsverzeichnis, Nummerierung und Querverweise nicht von Hand eintippen

Schlechtes Muster Die Inhaltsverzeichnisseite von Hand erstellen und Kapitelnamen sowie Seitenzahlen jedes Mal neu eintippen. 1. 2. 3. oder 1.1 1.2 direkt in den Fließtext schreiben. „siehe Seite 12“, „siehe Abbildung 3“ als reinen Text eintragen.

Was daran problematisch ist Bei jeder Überarbeitung kommt es zu vergessenen Aktualisierungen. Auch der klassische Fehler, dass nur die Seitenzahl korrigiert wird, während der Überschriftentext veraltet bleibt, passiert leicht.

Best Practice Erstellen Sie mithilfe der Überschriftenformatvorlagen ein automatisches Inhaltsverzeichnis. Halten Sie Schritte als nummerierte Liste und die Kapitel-/Abschnittsgliederung als mehrstufige Liste. Verweise auf Abbildungsnummern, Seitenzahlen und Kapitelnummern halten Sie über Querverweise oder Felder und aktualisieren sie am Ende gesammelt.

4.5 Kopf-/Fußzeile und Versionsnummer nicht auf jeder Seite direkt eintippen

Schlechtes Muster Dokumentname, Version und Seitenzahl direkt auf jeder Seite eintragen. Das Aussehen von Hand anpassen, weil nur die Titelseite anders behandelt werden soll.

Was daran problematisch ist Es kommt vor, dass die Versionsnummer nicht aktualisiert wird, Seitenzahlen verrutschen oder alles zusammenbricht, sobald nur der Anhang ein anderes Format erhalten soll.

Best Practice Verlagern Sie Dokumentname, Version und Seitenzahl in die Kopf-/Fußzeile. Für eine eigenständige Titelseite verwenden Sie Erste Seite anders; wollen Sie pro Kapitel oder Anhang wechseln, nutzen Sie Abschnittsumbrüche und heben die Verknüpfung Mit vorheriger verknüpfen für Kopf-/Fußzeile auf.

4.6 Änderungsverfolgung, Kommentare und Abbildungen trennen

Schlechtes Muster Notizen wie „hier korrigieren“, „noch nicht geprüft“, „muss besprochen werden“ in rotem Text stehen lassen und unverändert in die finale Version übernehmen. Nur einen Screenshot des gesamten Bildschirms einfügen, ohne Abbildungsnummer oder Erklärung.

Was daran problematisch ist Es wird nicht mehr erkennbar, was Fließtext und was eine Notiz aus dem Review ist. Das führt auch dazu, dass Reviewspuren in der finalen Version zurückbleiben.

Best Practice Trennen Sie die eigentlichen Korrekturen über die Änderungsverfolgung von Rückfragen oder Anweisungen über Kommentare. Versehen Sie Abbildungen und Tabellen mit Beschriftungen und legen Sie bei Bedarf auch Alternativtext fest.

Rund um Abbildungen und Tabellen – Platzierung von Bildern und Screenshots, automatische Nummerierung von Abbildungen, das Entfernen zugeschnittener Bildbereiche – füllt bereits einen eigenen Artikel, weshalb dieses Thema in den Folgeartikel Bilder, Abbildungen und Screenshots in Word-Handbüchern platzieren, ohne das Layout zu zerstören ausgelagert wurde. Bei einem bildlastigen Handbuch lesen Sie im Anschluss an diesen Artikel dort weiter.

4.7 Die schnellsten Arbeitsschritte für die 5 wichtigsten Funktionen

Bisher ging es um „was zu tun ist“. Jetzt fassen wir zusammen, wo Sie für 5 Funktionen konkret klicken müssen. Zunächst die Übersicht.

Der Reihe nach noch ein paar ergänzende Hinweise.

1. Überschriftenformatvorlage zuweisen

1. Setzen Sie den Cursor in die Titelzeile des Kapitels (die Zeile muss nicht komplett markiert werden).
2. Wählen Sie in der Registerkarte „Start“ aus der Formatvorlagenliste „Überschrift 1“.²
3. Verwenden Sie für Abschnitte „Überschrift 2“, für Unterüberschriften „Überschrift 3“.
4. Wenn Sie das Aussehen ändern möchten, bearbeiten Sie nicht die Zeile direkt, sondern klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Formatvorlage und wählen „Ändern“, um die Formatierung anzupassen. So passt sich mit einer einzigen Korrektur jede Zeile mit dieser Formatvorlage an.

2. Nummerierte Liste für Schritte verwenden

1. Markieren Sie die Schrittzeilen gemeinsam.
2. Klicken Sie in der Registerkarte „Start“, Gruppe „Absatz“, auf „Nummerierung“.⁴
3. Wenn auch die Kapitel-/Abschnittsgliederung über Nummern verwaltet werden soll, wählen Sie in derselben Gruppe unter „Liste mit mehreren Ebenen“ ein Format, das mit den Überschriftenformatvorlagen verknüpft ist.

Allein dadurch, dass Sie aufhören, 1. von Hand einzutippen, werden das Umsortieren und Ergänzen von Schritten deutlich einfacher.

3. Automatisches Inhaltsverzeichnis einfügen

1. Weisen Sie zuerst wie in Schritt 1 beschrieben die Überschriftenformatvorlagen zu. Das Inhaltsverzeichnis erfasst nur Zeilen mit Überschriftenformatvorlage, weshalb ohne diesen Schritt ein leeres Inhaltsverzeichnis entsteht.
2. Klicken Sie an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis stehen soll (meist am Anfang des Dokuments).
3. Öffnen Sie die Registerkarte „Referenzen“ > „Inhaltsverzeichnis“ und wählen Sie „Automatische Tabelle“.²
4. Führen Sie nach einer Überarbeitung „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ über das ausgewählte Inhaltsverzeichnis aus. Wie Sie das gesamte Dokument auf einmal aktualisieren, steht in 6.1.

4. Seiten- und Abschnittsumbrüche gezielt einsetzen

1. Wenn Sie einfach nur auf der nächsten Seite beginnen möchten, fügen Sie mit Strg + Eingabe einen Seitenumbruch ein.³
2. Wenn sich ab einer bestimmten Stelle die Seitennummerierung, der Inhalt der Kopf-/Fußzeile oder die Seitenausrichtung ändern soll, wählen Sie an dieser Stelle Registerkarte „Layout“ > „Umbrüche“ > „Nächste Seite“.⁵
3. Bei Abschnittsumbrüchen gibt es „Nächste Seite“, „Fortlaufend“, „Gerade Seite“ und „Ungerade Seite“. Bei Handbüchern kommt fast immer „Nächste Seite“ zum Einsatz.⁵
4. Wenn Sie nicht mehr wissen, welcher Umbruch wo eingefügt ist, schalten Sie in der Registerkarte „Start“, Gruppe „Absatz“, „Formatierungszeichen anzeigen/ausblenden ¶“ ein – dann wird die Art des Umbruchs direkt im Text angezeigt (Strg + Umschalt + 8; funktioniert nicht mit der 8 auf dem Nummernblock).³

5. Mit Änderungsverfolgung reviewen

1. Schalten Sie vor Beginn des Reviews in der Registerkarte „Überprüfen“ die „Änderungen nachverfolgen“ ein (Strg + Umschalt + E).⁶³
2. Alle folgenden Bearbeitungen – Löschungen, Einfügungen, Formatänderungen – werden dann als Aufzeichnung festgehalten. Roter Text von Hand ist nicht mehr nötig.
3. Schreiben Sie „Rückfrage“ oder „hier prüfen“ nicht in den Fließtext, sondern fügen Sie es als Kommentar ein.
4. Die endgültige Übernahme erfolgt in der Registerkarte „Überprüfen“, Gruppe „Änderungen“, indem Sie jede Änderung einzeln annehmen oder verwerfen.⁶
5. Prüfen Sie vor der Verteilung unbedingt, ob noch Änderungsverfolgung oder Kommentare vorhanden sind (siehe 6.2).

5. Das Minimum für eine Word-Handbuchvorlage

Eine von Anfang an ausgefeilte Vorlage ist nicht nötig. Zu Beginn reicht dieser Umfang völlig aus.

Legen Sie außerdem die Betriebsregeln bis zu diesem Umfang fest – das macht spätere Arbeit deutlich einfacher.

• Das Original liegt als .docx vor
• Die Verteilung erfolgt als PDF
• Bei Überarbeitungen wird die Änderungsverfolgung genutzt
• Feldaktualisierung vor der Verteilung
• Barrierefreiheitsprüfung vor der Verteilung

6. Prüfung vor der Verteilung

Bevor Sie das Handbuch als PDF ausgeben, sollten Sie mindestens diese Punkte prüfen.

6.1 Alle Felder aktualisieren

Markieren Sie mit Strg + A den gesamten Text und aktualisieren Sie mit F9 die Felder.³ Damit lassen sich vergessene Aktualisierungen bei Inhaltsverzeichnis, Seitenzahlen, Querverweisen und Abbildungsnummern reduzieren.

6.2 Änderungsverfolgung und Kommentare bereinigen

Prüfen Sie, ob noch Aufzeichnungen oder Kommentare aus dem Review vorhanden sind. Achten Sie darauf, dass sie mitunter nur „ausgeblendet“, aber weiterhin vorhanden sind.

6.3 Überschriftenebenen prüfen

Prüfen Sie, ob die Kapitelgliederung einheitlich über Überschrift 1 / 2 / 3 erfolgt. Ist das nicht einheitlich, geraten Inhaltsverzeichnis und Navigation durcheinander.

6.4 Bilder und Tabellen prüfen

Prüfen Sie, ob Abbildungen und Tabellen nummeriert sind, ob Bilder nicht zu groß sind und ob der Fließtext erklärt, worauf zu achten ist.

6.5 Barrierefreiheitsprüfung

Führen Sie die Barrierefreiheitsprüfung aus und prüfen Sie, ob es Probleme bei Überschriften, Alternativtexten, Kontrast, Tabellenstruktur und Ähnlichem gibt. Wenn eine Verteilung als PDF geplant ist, ist es sicherer, dies vorab in Word zu klären.

7. Zusammenfassung

Das, was Sie beim Erstellen von Handbüchern in Word am meisten vermeiden sollten, ist, auch die Struktur von Hand zu halten.

• Überschriften über Formatvorlagen
• Schritte über die Nummerierungsfunktion
• Inhaltsverzeichnis automatisch
• Seitensteuerung über Seiten- und Abschnittsumbrüche
• Abbildungen und Tabellen über Beschriftungen
• Review über Änderungsverfolgung und Kommentare
• Verweise über Querverweise
• Aktualisierung und Prüfung vor der Verteilung

Kurz gesagt: Word sollte nicht nur als „Werkzeug zum Eintippen von Text“ enden, sondern als Werkzeug zur Verwaltung der Dokumentstruktur genutzt werden.

Bei Handbüchern zeigt sich der Unterschied weniger im Moment des Schreibens als im Moment der Korrektur. Ein Dokument, das bei jeder Überarbeitung auseinanderbricht, hat meist schon vor dem Inhalt die grundlegenden Word-Regeln gebrochen.

Umgekehrt lässt sich die Wartbarkeit eines Dokuments allein dadurch deutlich steigern, dass diese Punkte beachtet werden. Ein ausgefeiltes Design von Anfang an ist nicht nötig. Der praktikable Einstieg besteht darin, zunächst diese fünf Punkte aus der Handarbeit herauszunehmen: Überschriften, Nummerierung, Inhaltsverzeichnis, Seitenumbrüche und Review.

8. Quellen

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Häufige Fragen

Fragen, die in Beratungen zu diesem Artikelthema häufig gestellt werden.

Worauf sollte man beim Erstellen eines Handbuchs in Word zuerst achten?

Darauf, Aussehen und Struktur zu trennen. Kapitelgliederung, Schrittnummerierung, Inhaltsverzeichnis, Seitensteuerung und Verweise sollten über Word-Funktionen abgebildet werden, nicht über Fettdruck oder wiederholte Leerzeichen. Konkret: Überschriften über Formatvorlagen, Schritte über nummerierte Listen, das Inhaltsverzeichnis automatisch, die Seitensteuerung über Seiten- und Abschnittsumbrüche, Verweise über Querverweise. Ein von Hand zurechtgerücktes Dokument bricht bei jeder Überarbeitung erneut auseinander.

Warum ist es problematisch, Überschriften nur mit Fettdruck und Schriftgröße zu erstellen?

Weil Word diese Zeile dann nicht als echte Überschrift behandelt. Die Navigation im Navigationsbereich wird schwieriger, und sie erscheint auch nicht im automatischen Inhaltsverzeichnis. Auch in Bezug auf Barrierefreiheit sind rein optische Überschriften von Nachteil. Weisen Sie Kapiteln, Abschnitten und Unterüberschriften die Formatvorlagen „Überschrift 1 / Überschrift 2 / Überschrift 3“ zu, und ändern Sie beim Wunsch nach einem anderen Aussehen nicht jede Zeile einzeln, sondern die Formatvorlage selbst.

Was passiert, wenn man mit wiederholtem Drücken der Eingabetaste Seitenumbrüche erzeugt?

Sobald sich auf einer vorherigen Seite auch nur eine Zeile verschiebt, verrutscht alles Nachfolgende. Es entstehen leere Seiten, ein Titel bleibt allein auf der vorherigen Seite zurück, oder Kopf- und Fußzeilen wechseln an unbeabsichtigten Stellen. Grundsätzlich gilt: Für den Kapitelanfang einen Seitenumbruch, für Stellen, an denen sich die Behandlung von Seitenzahlen oder Kopf-/Fußzeilen ändern soll, einen Abschnittsumbruch verwenden. Zum Prüfen bei Problemen die Anzeige der Formatierungszeichen einschalten.

Was sollte man vor der Verteilung eines Handbuchs prüfen?

Mindestens fünf Punkte. Mit Strg+A den gesamten Text markieren und mit F9 die Felder aktualisieren, um fehlende Aktualisierungen bei Inhaltsverzeichnis, Seitenzahlen, Querverweisen und Abbildungsnummern zu vermeiden. Prüfen, ob noch Änderungsverfolgung und Kommentare vorhanden sind. Kontrollieren, ob die Überschriftenebenen einheitlich sind. Die Nummerierung und Größe von Abbildungen und Tabellen prüfen. Und die Barrierefreiheitsprüfung ausführen, um Probleme bei Überschriften, Alternativtexten, Kontrast und Tabellenstruktur zu erkennen.

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Profilseite des Artikelautors.

Go Komura

Geschäftsführer von KomuraSoft LLC

Spezialisiert auf Windows-Softwareentwicklung, technische Beratung und Fehleranalyse, insbesondere bei bestehenden Systemen und schwer reproduzierbaren Störungen.