Bilder, Abbildungen und Screenshots in Word-Handbüchern platzieren, ohne das Layout zu zerstören

Im vorherigen Artikel Grundlagen der Word-Handbuchserstellung – schlechte Beispiele und Verbesserungsmaßnahmen haben wir die Word-Grundlagen behandelt: Überschriften, Absätze, Inhaltsverzeichnis, Nummerierung und Querverweise. Überschriftenformate, nummerierte Listen, automatische Inhaltsverzeichnisse, Abschnittsumbrüche und die Ribbon-Bedienung für die Änderungsverfolgung sind dort ebenfalls zusammengefasst. Wenn Sie Bilder hinzufügen, während der Fließtext noch instabil ist, verdoppelt sich der Aufwand – lesen Sie deshalb, falls noch nicht geschehen, zuerst den Grundlagenartikel. In diesem Artikel setzen wir das fort und betrachten den Umgang mit Bildern, Abbildungen und Screenshots, der die Qualität eines Handbuchs maßgeblich beeinflusst, indem wir Anti-Pattern und Best Practices nebeneinanderstellen.

Bilder vermitteln Inhalte intuitiver als Text, sind in einem Word-Dokument aber auch ein Element, das leicht zum Ausgangspunkt von Problemen wird. Fügt man sie ein und zieht sie mit der Maus, sieht das im Moment ordentlich aus –

• Ein einziger zusätzlicher Absatz im Fließtext verschiebt die Position der Abbildung
• Abbildungsnummern werden von Hand korrigiert, was die Überarbeitungskosten erhöht
• Der Bereich, den man eigentlich weggeschnitten hat, verbleibt tatsächlich in der Datei
• Abbildung und Erklärung landen auf unterschiedlichen Seiten und werden dadurch schwer lesbar
• Beim PDF-Export brechen Alternativtext und Vorlesereihenfolge

doch treten Probleme wie diese trotzdem auf.

Grundlage ist ein Betrieb, der auf der Word-Desktopversion mit .docx als Hauptformat aufbaut. Auch die Webversion erlaubt grundlegende Bearbeitung, aber Textumbruch und die Positionsfixierung von Bildern lassen sich in der Desktopversion leichter handhaben.¹²

Inhaltsverzeichnis

1. Zunächst das Fazit
2. Warum Word-Dokumente mit Bildern und Abbildungen leichter zerbrechen
3. Anti-Pattern und Best Practices im Überblick
4. Grundgedanken zur Platzierung von Bildern und Abbildungen
5. Konkrete Vorgehensweisen in Word
6. Regeln, die Sie in einer Vorlage festschreiben sollten
7. Checkliste vor der Verteilung
8. Zusammenfassung
9. Referenzlinks

1. Zunächst das Fazit

Fasst man nur die Schlussfolgerungen zusammen, sind für Handbücher mit Bildern und Abbildungen die folgenden sechs Punkte entscheidend.

1. Der Standard ist [Zeilenposition] Machen Sie bei der Bildplatzierung in Word grundsätzlich Zeilenposition (Mit Text in Zeile) zur Regel. Da das Bild wie ein Absatz behandelt wird, wird das Dokument robuster gegenüber Überarbeitungen.

2. Bilder direkt nach der ersten Erwähnung platzieren Platzieren Sie eine Abbildung nicht weit entfernt von der Textstelle, die darauf Bezug nimmt. So muss die Leserin oder der Leser den Blick nicht ständig hin- und herwandern lassen.

3. Bei Screenshots nur den nötigen Bereich zeigen Fügen Sie nicht jedes Mal den gesamten Bildschirm ein, sondern schneiden Sie nur den Bereich aus, den Sie zeigen möchten. Die Grundregel lautet „ein Bild, eine Botschaft“.

4. Abbildungsnummern und Verweise automatisieren Fügen Sie Abbildungsnummern über die Beschriftungsfunktion und Verweise im Text über Querverweise ein. Verzichten Sie auf handgetippte Formulierungen wie obige Abbildung, untere Abbildung oder Bild 1.

5. Textumbruch als Ausnahme behandeln [Quadrat] und [Position auf der Seite fixieren] sind praktisch, brechen aber leicht, wenn man sie ohne Verständnis der Anker verwendet. Nutzen Sie sie nur, wenn ein klarer Layoutgrund vorliegt.

6. Vor der Verteilung auch Dateigröße und Barrierefreiheit prüfen Runden Sie den Prozess ab mit dem Löschen zugeschnittener Bereiche, der Bildkomprimierung, Alternativtext und der Barrierefreiheitsprüfung.

2. Warum Word-Dokumente mit Bildern und Abbildungen leichter zerbrechen

Word ist bei einer auf Absätzen zentrierten Textbearbeitung sehr stark, wird aber schnell instabil, sobald frei schwebende Objekte zunehmen.

Ein Dokument, das nur aus Fließtext besteht, bricht kaum stark auseinander, solange Überschriften, Absätze, Aufzählungen und Seitenumbrüche sauber gesetzt sind. Sobald ein Bild eingefügt wird, kommen jedoch die folgenden Faktoren hinzu.

• Die Position des Bildes selbst
• Der Abstand zum Fließtext
• Die Art des Textumbruchs
• Die Position des Ankers
• Die Beziehung zur Beschriftung
• Das Verhalten beim Überschreiten einer Seitengrenze
• Die Datenverwaltung nach Komprimierung und Zuschnitt
• Vorlesereihenfolge und Tags nach der PDF-Konvertierung

Mit anderen Worten: Bilder sind nicht nur eine Frage der „Optik“, sondern auch eine Frage von Struktur, Referenzen und Verteilungsqualität.

Deshalb müssen beim Umgang mit Bildern und Abbildungen nicht nur „sieht es hübsch aus“, sondern gleichzeitig die folgenden drei Punkte erfüllt sein.

• Bruchsicher
• Leicht zu überarbeiten
• Für den Leser verständlich

Der kürzeste Weg, alle drei Punkte zu erfüllen, ist der Ansatz, die Zeilenposition zum Standard zu machen und nur bei Bedarf gezielt zu einer schwebenden Platzierung überzugehen.¹²³

3. Anti-Pattern und Best Practices im Überblick

4. Grundgedanken zur Platzierung von Bildern und Abbildungen

4.1 Bilder nicht als „Dekoration“, sondern als Teil des Fließtexts behandeln

Abbildungen und Screenshots in einem Handbuch sind weniger stimmungsschaffende Dekoration als vielmehr Informationen, die die Erklärung im Fließtext untermauern.

Genau deshalb braucht es vor und nach dem Bild folgende Beziehung.

• Der Fließtext sagt zuerst, „worauf man achten soll“
• Das Bild lässt es die Leserin oder den Leser bestätigen
• Bei Bedarf folgt direkt nach dem Bild eine ergänzende Erklärung

Umgekehrt weiß die Leserschaft nicht, worauf sie sich konzentrieren soll, wenn man nur ein Bild einfügt und mit „siehe untere Abbildung“ abspeist.

In der Praxis funktioniert es gut, wenn man Folgendes im Kopf behält.

• Ein Bild, eine Botschaft
• In einem Abschnitt nicht zu viel zeigen wollen
• Keine Abbildung platzieren, die der Fließtext nicht erklärt

Je mehr Screenshots ein Dokument enthält, desto lesbarer wird es, wenn man mit diesem Grundsatz die Informationsdichte senkt.

4.2 Standard ist [Zeilenposition]. Zunächst wie einen Absatz behandeln

Beim Einfügen oder Einsetzen eines neuen Bildes wird es in Word standardmäßig als Zeilenposition behandelt. Ein Bild in Zeilenposition ist an die Einfügestelle gebunden und wird wie ein Textzeichen behandelt. Ein Bild mit Textumbruch wie Quadrat dagegen wird zu einem schwebenden Objekt mit einem Anker, der an einen Absatz gebunden ist.¹²³

Was ein Anker ist

Der hier auftauchende Anker ist der in diesem Artikel am häufigsten missverstandene Begriff, weshalb wir ihn zuerst definieren.

Ein Anker ist die Bindung, die anzeigt, „zu welchem Absatz“ ein schwebendes Objekt gehört. Auf dem Bildschirm wird er links neben diesem Absatz als Ankersymbol dargestellt.

Wichtig sind die folgenden drei Punkte.

• Der Anker verweist nicht auf eine „Seite“, sondern auf einen „Absatz“. Auch wenn ein Bild oben rechts auf einer Seite zu sehen ist, hängt es intern an einem bestimmten Absatz.
• Bewegt sich dieser Absatz, bewegt sich das Bild mit. Wird auf der vorherigen Seite eine Zeile hinzugefügt und der Absatz dadurch auf die nächste Seite geschoben, folgt das Bild. „Ich habe nichts angefasst, und trotzdem ist nur die Abbildung auf die nächste Seite gesprungen“ hat fast immer diese Ursache.
• Löscht man den Absatz, an dem der Anker hängt, verschwindet das Bild mit. Genau hier passiert der Unfall, dass eine Abbildung verschwindet, obwohl man sie gar nicht ausgewählt hatte.

Ein Bild in Zeilenposition dagegen hat keinen Anker. Das Bild selbst ist der Inhalt des Absatzes, wird also wie ein großes einzelnes Zeichen behandelt. Als Diagramm dargestellt, sieht dieser Unterschied so aus:

flowchart TB
    subgraph INLINE["Zeilenposition — Bild ist Teil des Absatzes"]
      direction TB
      A1["Textabsatz"] --> A2["Bild<br/>wird wie ein großes Zeichen behandelt"] --> A3["Nächster Absatz"]
    end
    subgraph FLOAT["Textumbruch — Bild liegt auf einer eigenen Ebene"]
      direction TB
      B1["Textabsatz<br/>an dieser Zeile hängt das Ankersymbol"] --> B3["Nächster Absatz"]
      B1 -.->|"über den Anker verbunden"| B2["Bild<br/>Position wird durch Koordinaten auf der Seite bestimmt"]
    end

Abbildung: Bei Zeilenposition wird das Bild Teil des Absatzes; beim Textumbruch schwebt das Bild auf einer eigenen Ebene und ist nur über den Anker mit dem Absatz verbunden

Der Anker wird standardmäßig nicht angezeigt. Wie Sie ihn sichtbar machen, steht in Schritt 5 von Abschnitt 5.2. Wenn Sie eine schwebende Platzierung verwenden, beginnen Sie zunächst damit, den Anker sichtbar zu machen. Zu versuchen, eine unsichtbare Bindung im Blindflug zu korrigieren, ist in diesem Bereich das Muster, das am meisten Zeit kostet.

Dass Zeilenposition im Handbuch der Standard sein sollte, hat einen einfachen Grund: Sie ist robust gegenüber Überarbeitungen.

• Wächst oder schrumpft der Fließtext, bewegt sich das Bild mit seinem Absatz mit
• Das Bild lässt sich absatzweise zentrieren
• Die Auswirkung des Seitenumbruchs ist leicht nachzuvollziehen
• Unfälle mit Ankern und der Stapelreihenfolge sind seltener

Solange kein besonderer Layoutgrund vorliegt, reicht zunächst das Muster [Zeilenposition] + zentriert + Beschriftung völlig aus.

4.3 Bilder „direkt nach der ersten Erwähnung“ platzieren

Der einfachste Weg, Bilder lesbar zu machen, ist, sie nicht vom Fließtext zu trennen.

Ein Negativbeispiel sieht so aus.

• Die Erklärung steht zwei Seiten vorher
• Das Bild ist ans Seitenende gedrängt
• Nur die Abbildungsnummer steht im Fließtext
• Die Leserschaft blättert immer wieder zwischen den Seiten hin und her

Am besten ist es, das Bild direkt nach dem Absatz, der die Abbildung zum ersten Mal erwähnt, zu platzieren.

Schreiben Sie beispielsweise:

Öffnen Sie [Benachrichtigungseinstellungen] und wählen Sie oben rechts [Zustellbedingungen]. Der einzustellende Bereich ist der rot umrandete Bereich in Abbildung 3-2.

dann ist es ideal, wenn Abbildung 3-2 direkt darunter steht.

Die Methode, „Abbildungen gesammelt am Ende zu zeigen“, eignet sich für Nachschlagewerke, aber kaum für Bedienungsanleitungen.

4.4 Bei Screenshots entscheidet der „Zuschnitt“ über die Lesbarkeit

In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein kompletter Full-HD- oder 4K-Bildschirm unverändert eingefügt wird. Bei dieser Vorgehensweise werden die Schaltfläche oder das Eingabefeld, die der Leserschaft gezeigt werden sollen, winzig klein und dadurch eher schwerer verständlich.

Bei einem Screenshot kommt es darauf an, was Sie zeigen.

Konkret hilft es, in dieser Reihenfolge zu denken.

1. Welche Handlung soll diese Abbildung vermitteln
2. Welche Bereiche sind für diese Handlung unnötig
3. Wenn derselbe Bildschirm auch in der nächsten Abbildung vorkommt, reicht diesmal der minimale Bereich
4. Sollten bei einer Vergleichsabbildung Ausschnittbereich und Vergrößerungsfaktor angeglichen werden

Besonders wichtig: Ein reiner Zuschnitt löscht nichts. In Word / Office bleibt der zugeschnittene Bereich standardmäßig in der Datei erhalten, weshalb bei Bedarf zusätzlich ein Löschvorgang nötig ist.⁴⁵

4.5 Vergleichs- und Anmerkungsgrafiken zu „einem fertigen Bild“ zusammenführen

Eine starke Empfehlung für diesen vertiefenden Teil: Lassen Sie Vergleichs- oder Anmerkungsgrafiken nicht als Haufen einzelner Objekte in Word liegen.

Häufig sieht der Zustand so aus.

• 1 Ausgangsbild
• 3 Sprechblasen
• 5 Pfeile
• 4 Textfelder
• Dazu eine separate Beschriftung

In diesem Zustand verschiebt schon eine kleine Berührung eines einzelnen Elements leicht die Positionierung des gesamten Gefüges.

Es gibt zwei Best Practices.

1. Wenn möglich, das bereits mit Anmerkungen versehene, fertige Bild als ein einzelnes Bild einfügen
2. Auch wenn es innerhalb von Word erstellt wird, es am Ende gruppieren und als eine Einheit behandeln

Besonders bei Vorher/Nachher-Vergleichen ist es leichter, aus dem Fließtext heraus zu referenzieren, wenn man statt zweier separater Bilder mit zwei Beschriftungen ein einziges Vergleichsbild mit A: Vorher und B: Nachher erstellt und es als Abbildung 4-1 behandelt.

5. Konkrete Vorgehensweisen in Word

Dieses Kapitel hat 8 Abschnitte, die jeweils als eigenständige Anleitung gelesen werden können. Sie müssen es nicht durchgehend lesen. Suchen Sie sich den Abschnitt heraus, der zu Ihrem aktuellen Problem passt.

Jeder Abschnitt lässt sich ab der Überschrift „Schritte“ eigenständig lesen und ist dort in sich abgeschlossen. Die Schrittnummern beginnen in jedem Abschnitt neu bei 1, sie setzen also nicht den vorherigen Abschnitt fort.

5.1 Das bruchsicherste Muster: „ein Screenshot“

Beginnen wir mit der Grundform, bei der die wenigsten Unfälle passieren. Für rund 80 Prozent einer Bedienungsanleitung reicht dieses Muster aus.

Schritte (ein Bild in Zeilenposition einfügen)

1. Ein Bild einfügen oder einen Screenshot einsetzen
2. Das Bild auswählen und unter [Layoutoptionen] [Zeilenposition] wählen
3. Den Absatz mit dem Bild zentrieren
4. Über [Bildformat] mit [Zuschneiden] nur auf den nötigen Bereich eingrenzen
5. Direkt unter dem Bild eine Beschriftung einfügen
6. Abstand nicht über Leerzeilen, sondern über den Absatzabstand erzeugen
7. Im Fließtext die Abbildungsnummer per Querverweis einfügen
8. Bildabsatz und Beschriftungsabsatz auf derselben Seite halten

Warum dieses Muster stark ist

• Das Bild ist an einen Absatz gebunden
• Die Zentrierung ist stabil
• Abbildungsnummern werden automatisch verwaltet
• Verweise verrutschen selten
• Es hält auch stand, wenn die Bearbeiterin oder der Bearbeiter wechselt

Es sieht etwas aufwendiger aus als „einfach einfügen und ziehen“, aber der Unterschied zeigt sich deutlich bei der Überarbeitung.

5.2 Bei Textumbruch grundsätzlich mit Ankern arbeiten

Mit [Quadrat], [Oben und unten] oder [Position auf der Seite fixieren] lässt sich eine Abbildung neben dem Fließtext oder an einer bestimmten Position platzieren. Dieser Betrieb macht das Bild jedoch zu einem schwebenden, an einen Absatz gebundenen Objekt und erfordert deshalb mehr Sorgfalt als Zeilenposition.¹²

Wann sich Textumbruch eignet

• Dekorative Grafiken auf einer Titelseite
• Kleine, an den Rand gerückte Grafiken oder Symbole
• Layouts, bei denen Abbildung und Fließtext nebeneinander stehen sollen
• Wenn innerhalb von Word vorübergehend eine Anmerkungsgrafik zusammengesetzt wird

Schritte (auf Textumbruch umstellen und den Anker sichtbar machen)

1. Das Bild auswählen
2. Unter [Layoutoptionen] die Art des Textumbruchs wählen Beispiel: [Quadrat], [Oben und unten]
3. Soll das Bild an einer festen Position der Seite bleiben, [Position auf der Seite fixieren] verwenden
4. Soll es sich mit dem wachsenden oder schrumpfenden Fließtext mitbewegen, statt Seitenfixierung eine dem Text folgende Platzierung wählen
5. Über [Start] > [Alle Formatierungszeichen anzeigen ¶] die Formatierungszeichen einblenden oder unter [Datei] > [Optionen] > [Anzeigen] > [Objektanker anzeigen] die Option aktivieren, damit der Anker sichtbar wird
6. Soll die Positionsbeziehung fixiert werden, [Layoutoptionen] > [Weitere Layoutoptionen anzeigen] > [Anker sperren] verwenden²

Punkte, auf die zu achten ist

• Bei Textumbruch ist die Abbildung meist an „diesen Absatz“ und nicht an „diese Seite“ gebunden
• Wächst oder schrumpft der Fließtext, kann sich die optisch wahrgenommene Position verändern
• In bilderreichen Anleitungen wird die Wartung schwierig, wenn Textumbruch zu häufig eingesetzt wird

Deshalb ist es sicherer, Textumbruch als Ausnahme zu betrachten.

5.3 Bei Screenshots nur den Bereich zeigen, der gezeigt werden soll

Die Qualität eines Screenshots hängt weniger vom Bild selbst ab als von der Art des Zuschnitts.

Anti-Pattern

• Der gesamte Bildschirm wird eingefügt, die gewünschte Schaltfläche ist winzig
• Bei einer Vergleichsabbildung unterscheidet sich der Vergrößerungsfaktor links und rechts
• Personennamen oder E-Mail-Adressen sind sichtbar
• Es wurde nur zugeschnitten, die Originaldaten wurden nicht gelöscht

Best Practices

• Auf ein Bild, eine Botschaft beschränken
• Nur den gewünschten Bereich zuschneiden
• Bei Vergleichsabbildungen Ausschnittbereich und Vergrößerungsfaktor angleichen
• Vertrauliche Informationen nicht nur unsichtbar machen, sondern bei Bedarf löschen

Schritte (nur auf den gewünschten Bereich zuschneiden)

1. Das Bild auswählen
2. [Bildformat] > [Zuschneiden] wählen
3. Unnötige Teile entfernen und so weit eingrenzen, dass das zu bedienende Element gut lesbar bleibt
4. Bei Vergleichsabbildungen bei Bedarf über [Zuschneiden] > [Seitenverhältnis] das Verhältnis angleichen
5. Vor der Verteilung [Bildformat] > [Bilder komprimieren] öffnen
6. [Zugeschnittene Bildbereiche löschen] aktivieren⁴⁵

Praktische Tipps

• Wenn nur eine Schaltfläche oder ein Eingabefeld gezeigt werden soll, ist der gesamte Bildschirm unnötig
• Erst zuschneiden, statt das Bild einfach zu verkleinern
• Statt bis zur Unleserlichkeit zu verkleinern, ist es besser, auf die nächste Seite auszuweichen

5.4 Zwei Wege, Anmerkungsgrafiken zu erstellen

Anmerkungsgrafiken sind zwar gut verständlich, aber in Word auch ein Bereich, der leicht auseinanderbricht. Der Trick ist deshalb, die Vorgehensweise von Anfang an festzulegen.

Methode A: Das fertige, bereits mit Anmerkungen versehene Bild als ein einzelnes Bild einfügen

Dies ist die erste Empfehlung.

Geeignete Fälle

• Viele Sprechblasen und Pfeile
• Vorher/Nachher soll in einem einzigen Bild gezeigt werden
• Bruchsicherheit soll bis zur PDF-Verteilung Priorität haben

Vorteile

• In Word genügt ein einziges Objekt
• Auch die Abbildungsnummer lässt sich mit nur einer Nummer verwalten
• Leicht per Querverweis referenzierbar
• Auch andere Bearbeiterinnen und Bearbeiter können es kaum versehentlich zerstören

Methode B: Innerhalb von Word Formen und Bilder kombinieren

Anmerkungen innerhalb von Word selbst hinzuzufügen, ist durchaus möglich. Die eiserne Regel ist jedoch, es nicht als mehrere separate Objekte liegen zu lassen.

Schritte (Anmerkungsgrafik in Word zusammensetzen und gruppieren)

1. Das Ausgangsbild einfügen
2. Da die Anmerkungen darübergelegt werden, den Textumbruch des Bildes auf etwas anderes als Zeilenposition ändern
3. Pfeile, Sprechblasen und Textfelder hinzufügen
4. Bei gedrückter Strg-Taste jedes Objekt auswählen
5. [Bildformat] oder [Form-Format] > [Gruppieren] > [Gruppieren] verwenden⁶⁷
6. Sollen mehrere Objekte aneinander ausgerichtet werden, [Ausrichten] verwenden⁶

Noch wichtigerer Hinweis

• Für die Gruppierung von Objekten muss jedes Objekt einen anderen Textumbruch als Zeilenposition haben⁷
• Wenn Sie ein schwebendes Objekt beschriften und die Beschriftung zusammen mit ihm bewegen wollen, legen Sie zuerst das Layout fest und fügen Sie erst danach die Beschriftung ein⁸

Beim Erstellen einer Anmerkungsgrafik in Word treten also weniger Probleme auf, wenn Sie in dieser Reihenfolge vorgehen:

1. Das Bild auf schwebende Platzierung umstellen
2. Anmerkungen hinzufügen
3. Bei Bedarf eine Beschriftung hinzufügen
4. Gruppieren

5.5 Abbildungsnummer, Kapitelnummer und Querverweis verknüpfen

Beim Umgang mit Bildern bleibt häufig Handarbeit übrig bei Abbildungsnummern und Verweisen aus dem Fließtext. Automatisiert man das, zahlt es sich bei jeder Überarbeitung aus.

Abbildungsnummern einfügen

1. Das Bild auswählen
2. Unter [Referenzen] [Beschriftung einfügen] wählen
3. Die Bezeichnung auf Abbildung setzen
4. Bei Bedarf eine Beschreibung eingeben Beispiel: Benachrichtigungseinstellungen der Verwaltungskonsole
5. Verwendet das gesamte Dokument Kapitelnummern, unter Nummerierung Kapitelnummer einschließen aktivieren⁸⁹¹⁰

Verweise aus dem Fließtext einfügen

1. Im Fließtext den Verweistext schreiben Beispiel: Details siehe Abbildung
2. [Einfügen] > [Querverweis] öffnen
3. Als Verweistyp Abbildung wählen
4. Die Zielabbildung auswählen
5. Bei Bedarf [Als Hyperlink einfügen] aktivieren¹¹

Was dieser Betrieb vermeidet

• Brüche bei „obiger Abbildung“ / „unterer Abbildung“
• Manuelle Korrekturen beim Hinzufügen von Abbildungen
• Verweisverschiebungen nach dem Umbrechen von Seiten
• Defekte Links nach der PDF-Konvertierung

Da Querverweise als Felder eingefügt werden, müssen sie vor der Verteilung aktualisiert werden. Für das gesamte Dokument lässt sich das mit Strg + A und anschließend F9 auf einmal erledigen.¹¹¹²

5.6 Abbildung, Beschriftung und Erklärung auf derselben Seite halten

Bei schwer lesbaren Dokumenten kommt es häufig zu dieser Art von Zersplitterung:

• Nur die Abbildung steht am Seitenende
• Die Beschriftung steht oben auf der nächsten Seite
• Die Erklärung nach der Beschriftung steht wieder an anderer Stelle

Um das zu verhindern, ist es Grundlage, die Seitenumbruch-Einstellung auf der Seite des Absatzes zu halten.

Empfohlene Gruppierung

• Bildabsatz
• Beschriftungsabsatz
• Eine kurze ergänzende Erklärung
• Fortsetzung des Fließtexts

Schritte (Abbildung und Beschriftung auf derselben Seite halten)

1. Den Absatz mit dem Bild auswählen
2. Mit rechter Maustaste klicken und [Absatz] öffnen
3. Den Tab [Zeilen- und Seitenumbruch] oder den entsprechenden Tab öffnen
4. Für den Bildabsatz Absätze nicht trennen einstellen
5. Bei Bedarf auch für den Beschriftungsabsatz Absätze nicht trennen einstellen
6. Erstreckt sich die Beschriftung über mehrere Zeilen, bei Bedarf zusätzlich Zeilen nicht trennen verwenden¹³

Was Sie nicht tun sollten

• Mit mehreren Leerzeilen nachjustieren
• Das Bild extrem verkleinern, nur weil es nicht passt
• Nur die Beschriftung zurücklassen und die Abbildung auf die nächste Seite verschieben

Passt eine Abbildung nicht, weil sie zu groß ist, ist es lesbarer, den gesamten Abbildungsblock auf die nächste Seite zu verschieben.

5.7 Dateigröße und vertrauliche Informationen verwalten

Auch dieser Punkt darf im vertiefenden Teil nicht fehlen. Selbst wenn die Bildplatzierung sauber ist, bereitet es in der Praxis Probleme, wenn die Datei zu groß ist oder Informationen zurückbleiben, die eigentlich nicht sichtbar sein sollten.

Grundlagen zur Dateigröße

• Keine übermäßig großen Bilder unverändert einfügen
• Entscheiden, ob sich die Komprimierung nur auf das ausgewählte Bild oder auf das gesamte Dokument bezieht
• Eine Komprimierung vermeiden, bei der UI-Text unlesbar wird

Schritte in Word

1. Das Bild auswählen
2. [Bildformat] > [Bilder komprimieren] öffnen
3. Nur für dieses Bild übernehmen oder das gesamte Dokument wählen
4. Zugeschnittene Bildbereiche löschen aktivieren
5. Die Ausgabeauflösung je nach Verwendungszweck anpassen⁴⁵

Betriebliche Hinweise

• Nach einem reinen Zuschnitt kann der ursprüngliche Bereich in der Datei erhalten bleiben
• Prüfen, ob Personennamen, E-Mail-Adressen, interne URLs, Kundendaten oder Testdaten sichtbar sind
• Im Zweifel das Ausgangsbild separat archivieren und in der Verteilungsdatei bereits gelöscht ausliefern

Gerade bei screenshot-lastigen Handbüchern ist es sicherer, Schutz vor sichtbaren vertraulichen Informationen und Verwaltung der Dateigröße als ein zusammenhängendes Paket zu betrachten.

5.8 Barrierefreiheit nicht vernachlässigen

Je mehr Bilder und Abbildungen ein Dokument enthält, desto stärker zeigen sich Unterschiede bei der Barrierefreiheit. Das Mindeste, was Sie hier tun sollten, sind Alternativtext und die Barrierefreiheitsprüfung.

Grundlagen zum Alternativtext

• Informationstragenden Abbildungen einen Alternativtext geben
• Rein dekorative Abbildungen als Dekoration markieren
• Nicht bei vagen Beschreibungen wie Bild oder Screenshot stehen bleiben
• Nicht nur den Inhalt, sondern auch den Zweck kurz vermitteln
• Auf ein bis zwei Sätze begrenzen¹⁴¹⁵

Beispiel

• Schlechtes Beispiel: Bild des Einstellungsbildschirms
• Gutes Beispiel: Benachrichtigungseinstellungen. Über [Zustellbedingungen] oben rechts wird die E-Mail-Benachrichtigung ein- oder ausgeschaltet.

Bei Flussdiagrammen und komplexen Abbildungen ist es aussagekräftiger, zusätzlich zu schreiben, „welchen Schluss die Abbildung zieht“.¹⁵

So stellen Sie es ein

1. Mit rechter Maustaste auf das Bild klicken und [Alternativtext anzeigen] öffnen
2. Bei einer informationstragenden Abbildung eine Beschreibung eingeben
3. Bei rein dekorativen Abbildungen [Als dekorativ kennzeichnen] verwenden¹⁴¹⁵

Abschließende Prüfung

1. [Überprüfen] > [Barrierefreiheit überprüfen] öffnen
2. Fehler, Warnungen und Tipps durchsehen
3. Bildbezogene Probleme beheben
4. Vor der PDF-Konvertierung noch einmal prüfen¹⁶¹⁷

Ein Dokument, das nur optisch ordentlich wirkt, aber eine schlechte Barrierefreiheit hat, reicht als Verteilungsqualität nicht aus. Handbücher werden lange genutzt, weshalb es später leichter ist, wenn dieser Punkt von Anfang an in den Betrieb eingebaut wird.

6. Regeln, die Sie in einer Vorlage festschreiben sollten

Die Qualität von Bildern und Abbildungen wird weniger durch individuelles Gespür als durch festgeschriebene Regeln stabil. Als Vorlage oder Teamstandard lohnt es sich, mindestens Folgendes festzulegen.

6.1 Regeln zum Einfügen von Bildern

• Standardmäßige Einfügeart ist [Zeilenposition]
• Der Abbildungsabsatz wird zentriert
• Abstände entstehen über den Absatzabstand, nicht über Leerzeilen

6.2 Regeln zur Größe

• Volle Breite: ganze Bildschirme oder große Abläufe
• Mittlere Größe: Dialogfelder oder Einstellungsfenster
• Kleine Größe: Symbole oder Teile der Oberfläche

Schon allein diese drei Muster festzulegen, sorgt für einen einheitlichen Eindruck im gesamten Dokument.

6.3 Regeln zu Abbildungsnummern

• Alle Nummerierungen laufen über die Beschriftungsfunktion
• Verwendet das Dokument Kapitelnummern, werden sie auch in die Abbildungsnummer aufgenommen
• Positionsregeln festlegen, etwa Abbildung unten, Tabelle oben Hinweis: Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, ist die Einheitlichkeit im gesamten Dokument entscheidend

6.4 Regeln zu Verweisen im Fließtext

• Obige Abbildung / untere Abbildung nicht verwenden
• Über die Abbildungsnummer referenzieren, z. B. Abbildung 2-3
• Verweise über Querverweise einfügen

6.5 Regeln zu Anmerkungsgrafiken

• Bei stark annotierten Abbildungen nach Möglichkeit zunächst ein fertiges Einzelbild erstellen und dann einfügen
• Wird es innerhalb von Word zusammengesetzt, bis zur Gruppierung durchziehen
• Bei Vorher/Nachher ein einziges Vergleichsbild einer getrennten Verwaltung zweier Bilder vorziehen

6.6 Regeln zur Verteilungsqualität

• Vor der Verteilung Felder aktualisieren
• Bildkomprimierung und das Löschen zugeschnittener Bereiche prüfen
• Entweder Alternativtext oder die Dekorationsmarkierung setzen
• Die Barrierefreiheitsprüfung bestehen

7. Checkliste vor der Verteilung

Zum Schluss eine Checkliste, die sich ausschließlich auf Bilder und Abbildungen konzentriert.

• Ist jedes Bild direkt nach seiner ersten Erwähnung platziert?
• Wird nicht unnötig der gesamte Bildschirm eingefügt?
• Sind Bilder nicht vertikal oder horizontal verzerrt?
• Werden Abbildungsnummern automatisch statt von Hand vergeben?
• Sind Verweise aus dem Fließtext als Querverweise eingefügt?
• Sind keine Formulierungen wie „obige Abbildung“ / „untere Abbildung“ übrig geblieben?
• Fallen Abbildung und Beschriftung nicht auf verschiedene Seiten?
• Wurde bei schwebend platzierten Bildern die Ankerposition geprüft?
• Ist es nicht bei einem reinen Zuschnitt geblieben?
• Sind keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen sichtbar?
• Ist die Bilddateigröße nicht übermäßig groß?
• Wurde Alternativtext oder die Dekorationsmarkierung gesetzt?
• Wurde die Barrierefreiheitsprüfung ausgeführt?
• Wurde die Feldaktualisierung mit Strg + A → F9 durchgeführt?

8. Zusammenfassung

Beim Umgang mit Bildern und Abbildungen in Word kommt es nicht darauf an, ein aufwendiges Layout zu bauen, sondern einen Zustand zu erreichen, der bruchsicher, leicht zu überarbeiten und für die Leserschaft ohne Verwirrung ist. In diesem Sinne funktioniert für Handbücher meist die Leitlinie: zunächst Zeilenposition, Bilder direkt nach der ersten Erwähnung, Screenshots zuschneiden und fokussieren, Abbildungsnummern und Verweise automatisieren, Textumbruch als Ausnahme behandeln und vor der Verteilung Dateigröße sowie Barrierefreiheit prüfen.

Bilder sollen die Verständlichkeit erhöhen, aber ein nachlässiger Umgang mit ihnen senkt stattdessen die Qualität des gesamten Dokuments. Lässt sich dieser Bereich in Regeln fassen, ist auch mit Word ein stabiler Handbuchbetrieb möglich, und kombiniert mit den Regeln zu Überschriften, Nummerierung, Querverweisen und Seitenumbrüchen aus dem vorherigen Grundlagenartikel rückt man von „einem Dokument zum Lesen“ ein Stück näher an ein wartbares Handbuch.

9. Referenzlinks

Verwandte Artikel

Aktuelle Artikel mit denselben Schlagwörtern führen zu verwandten Themen weiter.

Verwandte Themen

Diese Seiten ordnen den Artikel in einen größeren Leistungs- und Entscheidungskontext ein.

Leistungen zu diesem Thema

Dieser Artikel ist direkt mit den folgenden Leistungen verbunden.

Häufige Fragen

Fragen, die in Beratungen zu diesem Artikelthema häufig gestellt werden.

Wie verhindere ich, dass Bilder in Word verrutschen?

Der wichtigste Grundsatz ist, die Bildposition auf „Zeilenposition“ zu setzen und das Bild wie einen Absatz zu behandeln – das ist die Methode, die am wenigsten verrutscht. Ein Bild in Zeilenposition ist an die Einfügestelle gebunden und wird wie ein Textzeichen behandelt, sodass sich das Bild mit seinem Absatz mitbewegt, wenn sich der Textumfang ändert. Es lässt sich absatzweise zentrieren, und Unfälle mit Ankern oder der Stapelreihenfolge werden seltener. Solange kein besonderer Layoutgrund vorliegt, reicht das Muster „Zeilenposition + zentriert + Beschriftung“ völlig aus.

Wo sollten Bilder in einem Word-Handbuch platziert werden?

Am besten setzen Sie das Bild direkt hinter den Absatz, der die Abbildung zum ersten Mal erwähnt. Steht die Erklärung zwei Seiten weiter vorne und ist das Bild ans Seitenende gedrängt, muss die Leserin oder der Leser ständig zwischen den Seiten hin- und herblättern. Alle Abbildungen gesammelt ans Ende zu stellen, eignet sich für Nachschlagewerke, aber kaum für Bedienungsanleitungen. Achten Sie außerdem darauf, dass Abbildung und Beschriftung nicht auf verschiedene Seiten fallen, indem Sie in den Absatzeinstellungen „Absätze nicht trennen“ verwenden.

Gibt es Tricks, um Screenshots übersichtlicher zu machen?

Kleben Sie nicht jedes Mal den gesamten Bildschirm ein, sondern schneiden Sie nur den Bereich aus, den Sie zeigen wollen. Die Grundregel ist „ein Bild, eine Botschaft“: Wird ein kompletter Full-HD- oder 4K-Bildschirm eingefügt, werden die Schaltfläche oder das Eingabefeld, die eigentlich gezeigt werden sollen, winzig klein und dadurch schwerer erkennbar. Bei Vergleichsabbildungen sollten Ausschnittbereich und Vergrößerungsfaktor übereinstimmen. Zudem bleibt bei einem reinen Zuschnitt der ursprüngliche Bereich weiterhin in der Datei erhalten, weshalb Sie vor der Verteilung unter „Bilder komprimieren“ die Option „Zugeschnittene Bildbereiche löschen“ aktivieren müssen.

Wie verwaltet man Abbildungsnummern und Verweise wie „obige Abbildung“ oder „untere Abbildung“?

Nummerieren Sie Abbildungen automatisch über die Beschriftungsfunktion und fügen Sie Verweise im Text als Querverweise ein. Von Hand eingetippte Formulierungen wie „obige Abbildung“, „untere Abbildung“ oder „Bild 1“ sollten Sie vermeiden, da sie bei jedem Hinzufügen einer Abbildung oder jeder Verschiebung über Seiten hinweg brechen. Verwendet das gesamte Dokument Kapitelnummern, lässt sich einstellen, dass die Kapitelnummer auch in die Abbildungsnummer aufgenommen wird. Da Querverweise als Felder eingefügt werden, aktualisieren Sie sie vor der Verteilung mit Strg + A und anschließend F9 auf einmal.

Autorenprofil

Profilseite des Artikelautors.

Go Komura

Geschäftsführer von KomuraSoft LLC

Spezialisiert auf Windows-Softwareentwicklung, technische Beratung und Fehleranalyse, insbesondere bei bestehenden Systemen und schwer reproduzierbaren Störungen.