Le licenze di Power Automate ── fino a dove arriva Microsoft 365 senza costi extra, e quando serve Premium

«Power Automate è incluso in Microsoft 365, quindi è gratis, no?» Capita che aziende partite da questa premessa ci contattino dopo un po’. «Ho provato a collegarmi a SQL Server e è comparso un avviso “Premium”.» «Il flusso che avevo creato per prova ha smesso di funzionare dopo 90 giorni.» «Mi hanno detto che il flusso si ferma se se ne va chi l’ha costruito.» In tutti i casi la causa sta nel funzionamento delle licenze.

Ed è vero a metà. Una licenza Microsoft 365 include diritti di utilizzo limitati (le licenze seeded, trattate nel capitolo 2) che permettono di creare flussi cloud di Power Automate senza costi aggiuntivi, e flussi di approvazione, notifiche e integrazione con elenchi SharePoint si possono davvero costruire nel perimetro gratuito. Il problema è che il confine di quel perimetro è tracciato connettore per connettore, e ci si accorge tardi: di solito solo dopo aver iniziato a costruire e aver sbattuto contro il muro. Questo articolo organizza il sistema di licenze di Power Automate a partire da «cosa si vuole fare»: il perimetro gratuito, il momento in cui serve Premium, come scegliere un piano a pagamento e i punti in cui, in pratica, si inciampa più spesso.

L’articolo non tratta i prezzi in sé. I prezzi vengono rivisti, mentre la struttura «con quale livello di licenza si può fare cosa» è relativamente stabile. Le condizioni aggiornate vanno sempre verificate su Microsoft Learn e sulle pagine ufficiali dei prezzi.

1. Prima di tutto, le conclusioni

• Una licenza Microsoft 365 include la creazione e l’esecuzione di flussi cloud (automatizzati, pianificati e avviati da pulsante) che usano connettori standard. L’automazione intorno a SharePoint, Outlook, Teams, Forms ed Excel Online si può costruire senza costi aggiuntivi.¹²
• Questi diritti, però, sono posizionati come «estensione di Microsoft 365 per la produttività personale»: hanno un tetto di 6.000 azioni per utente al giorno e non includono connettori Premium, connettori personalizzati, gateway dati locale, RPA né AI Builder.¹³
• Dataverse, SQL Server, HTTP (l’azione HTTP generica) e i connettori personalizzati sono tutti trattati come Premium. L’idea «chiamo solo un’API web esterna, quindi sarà gratis» non regge.⁴⁵
• I piani a pagamento si dividono in due famiglie: Power Automate Premium, assegnato a un utente, e Power Automate Process, assegnato a un flusso o a una macchina (successore dei vecchi piani per user, per flow e dell’add-on RPA senza operatore). La struttura è: conviene contare per numero di persone o per numero di processi?⁶⁷
• I flussi automatizzati e pianificati girano con la licenza del proprietario del flusso; i flussi istantanei avviati da pulsante girano con la licenza di chi li esegue. Se si condivide in un reparto un flusso da pulsante che contiene un connettore Premium, tutti gli esecutori hanno bisogno di Premium (oppure si assegna Process al flusso).⁸
• Le approvazioni (Approvals) salvano i dati in Dataverse, ma il connettore Approvazioni è un connettore standard. Con una licenza Microsoft 365 si possono creare flussi di approvazione.⁹
• La prova di 90 giorni (Power Automate Trial) si può attivare da soli e permette di provare quasi tutte le funzioni Premium. È comoda, ma l’incidente classico è entrare in produzione restando sulla prova e vedere i flussi fermarsi alla scadenza.⁶¹⁰

Mappa della conoscenza di questo articolo

Con la licenza seeded di Microsoft 365 si possono creare flussi cloud con connettori standard senza costi extra, ma Dataverse, HTTP generico, gateway dati locale, orchestrazione RPA e AI Builder sono tutti trattati come Premium: oltre quel confine serve una licenza a pagamento. I piani a pagamento si dividono in Power Automate Premium, assegnato alle persone, e Power Automate Process, assegnato a un flusso o a una macchina; i flussi automatizzati girano con la licenza del proprietario e i flussi istantanei con quella di chi li esegue, quindi la scelta dipende da come si condivide. Il Trial di 90 giorni permette di provare funzioni equivalenti a Premium, ma alla scadenza i flussi vanno verso la disabilitazione automatica; usare le stesse credenziali per risparmiare licenze è multiplexing, una violazione esplicita.

flowchart LR
    accTitle: Mappa della conoscenza delle licenze Power Automate e del confine dei connettori
    accDescr: Diagramma che mostra come la licenza seeded di Microsoft 365 resti nel perimetro dei connettori standard, come Dataverse, HTTP, gateway locale, RPA e AI Builder siano trattati come Premium, le due famiglie di licenze a pagamento Premium (persona) e Process (flusso o macchina), la differenza di licenza tra flussi automatizzati e flussi istantanei, e il multiplexing come violazione
    m365_seeded_license["Licenza seeded di Microsoft 365"]
    premium_connector["Connettore Premium (azione HTTP generica)"]
    standard_connector["Connettore standard"]
    power_automate_premium["Power Automate Premium"]
    power_automate_process["Power Automate Process"]
    dataverse["Microsoft Dataverse"]
    http_connector["Connettore HTTP generico"]
    onpremises_data_gateway["Gateway dati locale"]
    ai_builder["AI Builder"]
    approvals_connector["Connettore Approvazioni (Approvals)"]
    rpa_orchestration["Orchestrazione RPA"]
    power_automate_desktop["Power Automate for desktop (PAD)"]
    ai_builder_credit["Crediti AI Builder"]
    automated_flow["Flusso automatizzato / flusso pianificato"]
    instant_flow["Flusso istantaneo"]
    flow_license_multiplexing["Multiplexing delle licenze"]
    power_automate_trial["Power Automate Trial"]
    flow_auto_disable["Disabilitazione automatica del flusso (regola dei 14 giorni)"]
    m365_seeded_license -->|"usa"| standard_connector
    m365_seeded_license -.->|"incompatibile con"| premium_connector
    power_automate_premium -->|"usa"| premium_connector
    power_automate_process -->|"usa"| premium_connector
    dataverse -.->|"incompatibile con"| m365_seeded_license
    http_connector -.->|"incompatibile con"| m365_seeded_license
    onpremises_data_gateway -.->|"incompatibile con"| m365_seeded_license
    ai_builder -.->|"incompatibile con"| m365_seeded_license
    m365_seeded_license -->|"usa"| approvals_connector
    approvals_connector -->|"richiede"| dataverse
    rpa_orchestration -.->|"incompatibile con"| m365_seeded_license
    rpa_orchestration -->|"richiede"| power_automate_premium
    rpa_orchestration -.->|"richiede"| power_automate_process
    rpa_orchestration -->|"richiede"| power_automate_desktop
    ai_builder -->|"usa"| ai_builder_credit
    power_automate_premium -->|"usa"| ai_builder_credit
    automated_flow -.->|"richiede"| power_automate_premium
    instant_flow -.->|"richiede"| power_automate_premium
    instant_flow -.->|"può causare"| flow_license_multiplexing
    power_automate_process -->|"previene"| flow_license_multiplexing
    power_automate_trial -->|"può causare"| flow_auto_disable
    power_automate_trial -->|"usa"| premium_connector

Nel diagramma, una linea continua indica una relazione che vale sempre e una linea tratteggiata indica una relazione condizionale (le condizioni sono nella spiegazione di ciascuna relazione nella pagina di dettaglio). L’elenco completo delle relazioni (in totale 22, con evidenza e livello di certezza) e le definizioni dei concetti principali sono raccolti nella pagina di dettaglio della mappa della conoscenza (in giapponese). Dati: JSON-LD / Turtle

2. Il quadro delle licenze ── che cosa sono le «licenze seeded» di Microsoft 365

Le licenze di Power Automate si compongono di due famiglie: licenze utente (assegnate alle persone) e licenze di capacità (assegnate all’automazione in sé, cioè a un flusso o a una macchina).⁶

Tra le licenze utente ci sono diritti di utilizzo limitati che arrivano «in omaggio» insieme alle licenze di altri prodotti come Microsoft 365, Dynamics 365 e Windows; la documentazione Microsoft li chiama licenze seeded (seeded licenses). Questo è, in concreto, ciò che sta dietro a «Power Automate è incluso in 365». Anche in questo articolo useremo d’ora in poi questa denominazione.³

Mettendo le due famiglie in un solo schema, si ottiene questo.

flowchart TD
    accTitle: Famiglie di licenze di Power Automate
    accDescr: Diagramma che mostra la ramificazione delle licenze utente (licenza seeded, Premium, Trial) e delle licenze di capacità (Process, Hosted Process).
    Root["Licenze di Power Automate"] --> User["Licenza utente<br/>assegnata a una persona"]
    Root --> Cap["Licenza di capacità<br/>assegnata a un flusso o a una macchina"]
    User --> Seed["Licenza seeded<br/>inclusa con Microsoft 365, Windows, ecc.<br/>solo connettori standard · 6.000 azioni/giorno"]
    User --> Prem["Power Automate Premium<br/>connettori Premium e personalizzati, RPA con operatore<br/>40.000 azioni/giorno"]
    User --> Trial["Power Automate Trial<br/>90 giorni · equivalente a Premium + RPA senza operatore"]
    Cap --> Proc["Power Automate Process<br/>assegnata a un flusso cloud o a una macchina<br/>250.000 azioni/giorno"]
    Cap --> Hosted["Power Automate Hosted Process<br/>esecuzione senza operatore su macchina ospitata da Microsoft"]

Come mostrano i due rami, la licenza utente conta le «persone», la licenza di capacità conta «l’automazione in sé». La scelta del capitolo 4, in fondo, è quale dei due modi di contare costa di meno.

Con la licenza seeded di Microsoft 365 si può fare quanto segue.¹

• Creare ed eseguire flussi automatizzati, pianificati e da pulsante
• Usare i connettori standard
• Fino a 6.000 azioni al giorno per utente

Viceversa, ciò che non è incluso è elencato in modo esplicito.¹³

• Connettori Premium
• Connettori personalizzati
• Gateway dati locale
• RPA (orchestrazione dei flussi desktop)
• AI Builder

Microsoft Learn posiziona questi diritti come «diritti di utilizzo limitati che consentono all’utente di personalizzare ed estendere Office 365 per scenari di produttività personale» e raccomanda esplicitamente le licenze Premium per un uso enterprise.¹ In altre parole, secondo Microsoft stessa, il «Power Automate incluso in 365» è un diritto pensato per automazioni che restano dentro Microsoft 365; un uso come piattaforma di automazione dei processi che arrivi fino ai sistemi interni e ai servizi esterni non è stato previsto fin dall’inizio.

Anche il tetto di 6.000 azioni al giorno è un numero facile da fraintendere. Non conta il numero di esecuzioni del flusso, ma ogni singola esecuzione di trigger e azioni all’interno del flusso. Le azioni dentro un ciclo vengono contate a ogni iterazione, quindi anche un flusso semplice come «salva l’allegato di ogni e-mail» può consumare più del previsto se il volume è alto. Superare il tetto non ferma tutto all’istante: l’esecuzione viene rallentata in proporzione all’eccesso.⁸

3. Connettori standard e connettori Premium ── il confine sta qui

I connettori hanno due livelli, Standard e Premium, e a quale livello appartiene ciascuno è fissato per connettore. Organizzando quelli che una PMI usa più spesso in pratica, si ottiene questo.

Tre punti in cui è facile inciampare:

• HTTP è Premium. È vero che, anche per un servizio senza connettore dedicato, se ha un’API web si può chiamarlo con l’azione HTTP; ma questo connettore HTTP generico è trattato come Premium.⁵¹¹ Se l’integrazione con un sistema core o un servizio web è stata preventivata sul presupposto «chiamarlo in HTTP è gratis», il calcolo cade qui. Se però ciò che si vuole chiamare è l’API REST di SharePoint, si può sostituire con l’azione «Invia una richiesta HTTP a SharePoint (Send HTTP Request to SharePoint)» inclusa nel connettore SharePoint standard, senza licenza aggiuntiva.¹¹
• Il connettore Dataverse è Premium, il connettore Approvazioni è standard. Le approvazioni salvano record in Dataverse dietro le quinte, ma il connettore Approvazioni è un connettore standard e si possono creare flussi di approvazione con una licenza Microsoft 365. Il database Dataverse necessario, nell’ambiente predefinito, viene preparato automaticamente la prima volta che si crea un flusso di approvazione.⁹ Nel momento in cui la configurazione tocca direttamente una tabella Dataverse con trigger o azioni, diventa Premium.⁴
• Neanche i diritti di utilizzo del gateway dati locale sono inclusi in Microsoft 365. Una configurazione in cui un flusso cloud raggiunge un SQL Server interno o una condivisione file coinvolge sia i diritti del gateway sia i connettori Premium, quindi nella pratica sta saldamente nel territorio dei piani a pagamento.³

Nella schermata di modifica del flusso i connettori Premium mostrano l’etichetta «Premium», quindi si può verificare prima di costruire. Se un utente senza licenza prova a eseguire un flusso che contiene un connettore Premium, l’operazione fallisce con un errore di licenza chiamato DirectApiAuthorizationRequired.⁵

4. La struttura dei piani a pagamento ── contare per Premium o per Process?

Quando servono funzioni Premium, oggi le opzioni principali sono tre. I nomi sono stati riorganizzati qualche anno fa, quindi attenzione: nei risultati di ricerca si mescolano liberamente informazioni con i nomi vecchi. Il vecchio piano per user è stato sostituito da Premium; il vecchio piano per flow e il vecchio add-on RPA senza operatore sono stati sostituiti da Process.⁷

L’asse della scelta è semplice: si conta per «numero di persone che lo usano» o per «numero di processi di business»?

• Se un responsabile specifico crea flussi che usano connettori Premium e li fa girare in automatico, basta una licenza Premium per quel proprietario. I flussi automatizzati e pianificati girano con la licenza del proprietario, quindi i dipendenti che provocano il trigger (chi mette un file in SharePoint, chi risponde a un Form) non hanno bisogno di licenza.⁸
• Se un flusso Premium avviato da pulsante è usato da tutto il reparto, o c’è un processo core che consuma un grande volume di azioni, è più razionale assegnare Process al flusso. Un flusso con Process assegnato passa il controllo di licenza chiunque lo esegua.⁸⁶
• La documentazione Microsoft elenca come criteri di applicazione di Process l’RPA senza operatore, i flussi di proprietà di un service principal, un volume elevato di azioni e i flussi Premium avviati da molte persone.⁸

Process, va detto, è una licenza per flussi e macchine, non un sostituto della licenza utente. Chi costruisce i flussi e chi gestisce i flussi desktop continua ad avere bisogno di una licenza lato utente.⁶

Con la licenza di chi gira? ── matrice di corrispondenza

Il discorso sulle licenze si complica perché «chi paga» cambia a seconda di come viene avviato il flusso. Mettendo in una sola tabella i tre attori — proprietario, esecutore, macchina — e la corrispondenza con Premium (persona) e Process (l’automazione in sé), si ottiene questo.

La tabella si legge con tre punti: «il flusso automatizzato va sul proprietario, il pulsante sull’esecutore, l’RPA senza operatore sulla macchina». Fissato questo, basta guardare quale delle due colonne di destra usare a seconda che ci siano o no funzioni Premium.

5. Licenze per l’RPA (flussi desktop) ── PAD da solo è gratis; si paga quando si integra

Power Automate for desktop (PAD), come parte dei diritti di utilizzo di Windows 10/11, si può usare senza costi aggiuntivi se si crea un flusso desktop sul proprio PC e lo si esegue in modalità con operatore su quella stessa macchina. Questo perimetro, però, è «solo esecuzione locale nell’ambiente predefinito (senza orchestrazione)»: non si possono condividere i flussi né crearli in un ambiente diverso da quello predefinito.³¹

Quando lo si inserisce nei processi di business, le licenze servono in quest’ordine.

• Chiamare un flusso desktop da un flusso cloud (con operatore): l’utente della connessione usata per la chiamata ha bisogno di Premium. Se un utente con licenza Free prova ad aggiungere l’azione «Esegui un flusso creato con Power Automate for desktop», viene invitato ad avviare la prova.⁶¹⁰
• Esecuzione senza operatore (unattended): serve una licenza Process assegnata alla macchina. Inoltre la registrazione della macchina stessa deve essere fatta da un utente con licenza Premium, quindi non è vero che «basta comprare Process e l’RPA senza operatore funziona».⁶
• Se non si vuole possedere una macchina fisica: con Hosted Process si può configurare l’esecuzione senza operatore su una macchina ospitata da Microsoft.⁶

Dal punto di vista della decisione di investimento, la via sicura è a tappe: «prima si verifica il beneficio con PAD da solo ed esecuzione manuale; una volta confermato il valore, si sale all’automazione con Premium/Process». Come costruire in concreto l’automazione dell’inserimento dati verso un sistema core è trattato in «Automatizzare l’inserimento dati nei sistemi core legacy con Power Automate for desktop».

6. I crediti di AI Builder ── le funzioni IA come l’OCR sono a consumo

Quando si inseriscono in un flusso azioni AI Builder — OCR di moduli (form processing), classificazione di testo e simili — si consumano crediti AI Builder, un plafond a consumo. Una quantità fissa di crediti è inclusa nelle licenze Premium come Power Automate Premium, e devono essere disponibili nell’ambiente in cui gira il flusso.¹³ Esiste anche un add-on di capacità AI Builder per acquistarne di più, ma dal 1° novembre 2025 non è più venduto ai nuovi clienti; siamo in un periodo di transizione in cui sia il rinnovo dell’add-on per i contratti esistenti sia i crediti seeded inclusi in Premium terminano il 1° novembre 2026. La funzione di AI Builder in sé non sparisce e resta disponibile tramite i crediti Copilot che la succedono: chi la adotta ora deve pianificare i costi assumendo i crediti Copilot, non l’add-on.¹⁴

Nella tabella comparativa attuale, ciascuna delle licenze Premium, Process e Hosted Process include 5.000 crediti al mese. Il tasso di consumo cambia per scenario: il form processing (estrazione di dati da documenti) consuma relativamente di più, l’estrazione di testo semplice di meno.⁶ Poiché AI Builder non è incluso nella licenza seeded di Microsoft 365, «provare solo l’OCR nel perimetro gratuito» non è possibile.¹

Se 5.000 crediti al mese bastano dipende dal volume di documenti. Un progetto concreto basato sull’OCR di ordini arrivati via fax, e come stimare il consumo di crediti, è in «Leggere e elaborare gli ordini via fax con AI Builder».

7. Raccolta di punti in cui si inciampa in pratica

Entrare in produzione restando sulla prova di 90 giorni

Power Automate Trial è una licenza di prova di 90 giorni che l’utente può attivare da solo, con capacità pressoché equivalenti a Premium (esclusi crediti AI Builder e archiviazione) più l’RPA senza operatore.⁶ Nel momento in cui si tocca una funzione Premium compare la domanda «vuoi avviare la prova?», quindi non è raro che la prova sia già partita senza che la persona abbia mai pensato alle licenze.¹⁰

Il problema arriva 90 giorni dopo. Un flusso Premium il cui proprietario ha perso la licenza Premium viene declassato in prestazioni, tutti i proprietari vengono notificati e, se non si interviene, il flusso viene disabilitato dopo 14 giorni.¹⁵ L’incidente tipico è: «un flusso costruito per valutazione è diventato in silenzio parte del lavoro, e solo quando si è fermato dopo 90 giorni qualcuno ha capito che c’era un problema di licenza». Se sulla prova si costruisce qualcosa di sostanziale, il costo di licenza per l’adozione vera va messo in preventivo fin dall’inizio.

Il rapporto tra la licenza del proprietario e l’esecuzione del flusso

Lo ripetiamo: i flussi automatizzati e pianificati girano nel contesto di licenza del proprietario del flusso; i flussi istantanei (pulsanti, avvio da un’app) girano con la licenza di chi li esegue.⁸ Da qui seguono alcune conseguenze pratiche.

• In un flusso automatizzato, i dipendenti che provocano il trigger e gli approvatori che rispondono alle richieste di approvazione non hanno bisogno di licenze Premium. Non serve comprare Premium anche per ogni approvatore.¹²
• Viceversa, se si condivide un flusso da pulsante che contiene un connettore Premium, tutti gli esecutori devono avere Premium. In quel caso conviene valutare l’assegnazione di Process al flusso.⁸
• Perché un co-proprietario a cui è stato condiviso un flusso con connettori Premium possa modificarlo o eseguirlo manualmente, anche quella persona ha bisogno di una licenza di livello Premium.¹⁶
• Quando il proprietario lascia l’azienda, il flusso perde la licenza del proprietario ed entra nella regola dei 14 giorni descritta sopra. Un flusso contenuto in una soluzione può cambiare proprietario; uno che non lo è si ricostruisce con esportazione/importazione da parte di un co-proprietario (gira come flusso nuovo con la licenza del nuovo proprietario), oppure si recupera assegnando Process.¹⁵

Proprietà del flusso, connessioni e passaggio di consegne sono, insieme alle licenze, i punti critici dell’esercizio. Li trattiamo in «Evitare la dipendenza da una sola persona in Power Automate ── proprietà, connessioni e passaggio di consegne».

«Far girare una sola licenza in più persone» è una violazione

L’idea «compriamo una sola Premium, la assegniamo a un account condiviso e tutti usano quell’account» è una configurazione che Microsoft chiama multiplexing e tratta esplicitamente come violazione di licenza. La FAQ di Learn afferma, con un esempio concreto, che una configurazione in cui più utenti condividono le credenziali di un account di servizio e usano flussi Premium tramite l’unica licenza Premium assegnata a quell’account non è conforme.¹²

Il criterio di giudizio è «chi riceve valore dal flusso». Poiché l’esecuzione di un flusso automatizzato o pianificato avviene nel contesto di licenza del proprietario, chi si limita a registrare un elemento in un elenco dando così il via al flusso, o chi si limita a rispondere a una richiesta di approvazione, non ha bisogno di una licenza Premium solo per questo. Se il flusso manda una e-mail solo al proprietario, basta la licenza del proprietario. La stessa FAQ, invece, cita come esempio di multiplexing una configurazione in cui un flusso Premium restituisce il risultato (un’e-mail) alla persona che ha registrato l’elemento: chi registra avvia il flusso in modo indiretto e ne riceve anche il valore, quindi serve Premium anche per quella persona, oltre che per il proprietario. Se i risultati di un flusso Premium vengono restituiti a molte persone, la via sicura è assegnare Process al flusso stesso.¹²

Il confine è facile da confondere, quindi mettiamo in riga gli esempi della FAQ tra consentito e violazione (in tutti i casi si assume un flusso che include funzioni Premium).¹²

La FAQ stessa precisa che «si tratta di una guida, non di una restrizione imposta tecnicamente, e la responsabilità di assegnare le licenze in modo corretto spetta all’amministratore».¹² Che una cosa funzioni non significa che sia conforme: va tenuto presente.

I flussi di approvazione stanno nel perimetro gratuito; toccare Dataverse direttamente è un’altra cosa

I flussi di approvazione si possono creare con una licenza Microsoft 365 (come visto nel capitolo 3).⁹ Però una configurazione un passo più in là — leggere e scrivere direttamente la cronologia delle approvazioni con il connettore Dataverse, o intercettare le modifiche alle tabelle di approvazione con un trigger Dataverse — è Premium. Conoscere questo scalino («l’approvazione era gratis, ma aggiungere un report sulla cronologia è diventato a pagamento») evita di sbagliare il preventivo. La progettazione dei flussi di approvazione è in «Creare un flusso di approvazione con Power Automate ── digitalizzare le richieste su carta e per e-mail».

8. Tabella di decisione ── cosa si vuole fare e quale licenza serve

In caso di dubbio, si controlla l’etichetta «Premium» del connettore nella schermata di modifica del flusso e si ragiona in quest’ordine: «chi avvia quel flusso (in automatico o da pulsante)?» e «è più alto il numero di persone o il numero di processi?». Così la licenza necessaria si identifica quasi sempre.

9. Conclusione ── vedere i costi di licenza come «sviluppo pagato a rate»

La licenza seeded di Microsoft 365, nel perimetro dei connettori standard, è davvero a costo aggiuntivo zero. Che l’ingresso nell’automazione per una PMI — approvazioni, notifiche, integrazione SharePoint — stia nel perimetro gratuito è un punto da sfruttare senza esitazioni. Nel momento in cui si esce verso sistemi core, API esterne, RPA o OCR, si entra nel territorio Premium, e da lì nasce un costo continuo di «persone × canone mensile» o «processi × canone mensile».

Per valutare quel costo, consigliamo di non guardare solo il canone mensile, ma di convertirlo in un totale canone mensile × numero di persone (o di processi) × anni di utilizzo e confrontarlo con le alternative. Il prezzo unitario viene rivisto, quindi in questo articolo non lo trattiamo; lo schema di calcolo, però, è fisso. Si verifica il canone mensile della licenza necessaria sulla pagina dei prezzi di Power Automate e lo si inserisce in queste formule.

• Se si conta per persone: prezzo unitario utente di Premium × numero di persone interessate × 12 × numero di anni
• Se si conta per l’automazione in sé: prezzo unitario di Process × numero di flussi interessati (o di macchine) × 12 × numero di anni

Calcolare prima solo il moltiplicatore accelera la decisione. Per 1 persona e 1 anno è 12 volte il canone mensile; per 3 persone e 3 anni, 108 volte; per 5 persone e 5 anni, 300 volte. Con la sensazione chiara che «Premium per 5 persone per 5 anni» fa un totale pari a 300 volte il canone mensile, si mette accanto il costo iniziale più la manutenzione di fare la stessa cosa internamente o in Custom Software Development. Questo moltiplicatore pesa, quindi un progetto che riduce il numero di persone interessate (centrarsi sui flussi automatizzati per non richiedere licenze agli esecutori, tenere sul lato Process i flussi usati da molte persone) si traduce direttamente in una riduzione del totale. Usare Premium per poche persone per 5 anni può arrivare all’importo di un piccolo progetto di Custom Software Development; all’inverso, se i requisiti sono complessi e la manutenzione dei flussi continua a richiedere persone, costruire da subito un sistema dedicato può costare meno in totale. Nel senso opposto, confrontando con l’introduzione di un pacchetto esistente o con un preventivo di sviluppo, ci sono ovviamente anche molti casi in cui Power Automate resta nettamente più conveniente anche pagando le licenze. L’importante è abbandonare presto la premessa «è incluso in 365, quindi è gratis» e decidere l’investimento in automazione sul totale, licenze comprese.

Quali processi automatizzare a quale livello di licenza, e da dove in poi passare allo sviluppo: possiamo aiutare da quella linea di confine fino al Custom Software Development delle parti che Power Automate non copre.

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KomuraSoft LLC si occupa della consulenza di progetto sull’automazione — inclusa la scelta delle licenze Power Automate —, del confronto tra costi di licenza e costi di sviluppo, e della sistematizzazione dei processi che un flusso non arriva a coprire.

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Domande frequenti

Domande che ricorrono nelle consulenze sull’argomento dell’articolo.

Fino a dove si può usare Power Automate con la sola licenza Microsoft 365?

Fino alla creazione e all'esecuzione di flussi cloud (automatizzati, pianificati e avviati da pulsante) che usano connettori standard come SharePoint, Outlook, Teams, Forms ed Excel Online. C'è un tetto di 6.000 azioni per utente al giorno. Connettori Premium, connettori personalizzati, gateway dati locale, RPA (gestione e integrazione dei flussi desktop) e AI Builder non sono inclusi nei diritti di utilizzo di Microsoft 365 e richiedono una licenza a pagamento come Power Automate Premium.

Il connettore HTTP è utilizzabile con una licenza Microsoft 365?

No. Il connettore HTTP generico (l'azione HTTP) è trattato come Premium e, come SQL Server, Dataverse e i connettori personalizzati, richiede una licenza come Power Automate Premium. Se però si vuole solo chiamare l'API REST di SharePoint, si può sostituire con l'azione «Invia una richiesta HTTP a SharePoint» inclusa nel connettore SharePoint standard; in quel caso non serve una licenza aggiuntiva.

Meglio Power Automate Premium o Process?

Premium è una licenza assegnata a un utente; Process è una licenza assegnata a un flusso o a una macchina. Se un responsabile specifico crea e fa girare solo alcuni flussi che usano funzioni Premium, conviene comprare Premium per il numero di persone. Se un flusso Premium avviato da pulsante è usato da molte persone, o servono RPA senza operatore o esecuzioni ad alto volume, è più razionale assegnare Process per flusso (o per macchina), così chi esegue non deve avere una licenza propria. Si confronta quale numero è più alto: le persone che lo usano o i processi di business.

Power Automate for desktop si può usare gratuitamente?

Nel perimetro dei diritti di utilizzo di Windows 10/11, si può creare un flusso desktop sul proprio PC ed eseguirlo in modalità con operatore su quella stessa macchina senza costi aggiuntivi. Non è inclusa l'orchestrazione: creazione fuori dall'ambiente predefinito, condivisione dei flussi e chiamata da un flusso cloud. Per l'integrazione con un flusso cloud serve Power Automate Premium; per l'esecuzione senza operatore serve in più una licenza Process.

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Pagina di presentazione dell’autore dell’articolo.

Go Komura

Rappresentante di KomuraSoft LLC

Specializzato nello sviluppo di software Windows, nella consulenza tecnica e nell’analisi dei malfunzionamenti, soprattutto nei progetti con sistemi esistenti e guasti difficili da riprodurre.