Power Automate license — Microsoft 365 में कितना free है, Premium कब चाहिए

· · Power Automate, license, Premium connectors, Microsoft 365, cloud flow, RPA, AI Builder, business automation, technical consulting

“Power Automate Microsoft 365 के साथ आता है, इसलिए free है ना?” इसी समझ से automation शुरू करने वाली companies कुछ समय बाद consult करने आती हैं। “SQL Server से जोड़ने पर ‘Premium’ warning आ गई।” “Trial में बनाया flow 90 दिन बाद रुक गया।” “जिसने बनाया वो resign कर दे तो flow रुक जाएगा, कहा गया।” तीनों का कारण license का mechanism है।

आधा सही है। Microsoft 365 license में extra cost के बिना Power Automate cloud flows बनाने की limited use rights शामिल हैं (chapter 2 की seeded license), और approval flows, notifications, SharePoint list integration तक सच में free दायरे में बनते हैं। दिक्कत यह है कि वह दायरा connector-by-connector खिंचा है, और बनाना शुरू करने के बाद blocker से टकराने तक पता नहीं चलता। यह लेख Power Automate की license structure को “आप क्या करना चाहते हैं” से शुरू करके समेटता है: free दायरा, Premium कब अनिवार्य होता है, paid plan कैसे चुनें, और practice में जहाँ लोग अटकते हैं।

ध्यान दें, इस लेख में कीमतें नहीं हैं। कीमतें revise होती रहती हैं, लेकिन “किस layer की license से क्या चलता है” की structure काफी stable है। Latest शर्तें हमेशा Microsoft Learn और official pricing page पर confirm करें।

1. निष्कर्ष पहले

  • Microsoft 365 license में standard connectors वाले cloud flows (automated, scheduled, button-triggered) बनाना और चलाना शामिल है। SharePoint, Outlook, Teams, Forms, Excel Online के आसपास का automation extra cost के बिना बनता है।12
  • ये use rights “Microsoft 365 को personal productivity के लिए extend करने” के रूप में रखी गई हैं, 1 user पर 6,000 actions प्रति दिन की cap है, और Premium connectors, custom connectors, on-premises data gateway, RPA, AI Builder शामिल नहीं हैं।13
  • Dataverse, SQL Server, HTTP (generic HTTP action), custom connectors Premium हैं। “बस external web API call करनी है, इसलिए free होगा” यह नहीं चलता।45
  • Paid plans मुख्यतः दो tracks हैं। User को assign होने वाली Power Automate Premium, और flow या machine को assign होने वाली Power Automate Process (पुरानी per user plan, per flow plan, और unattended RPA add-on की successor)। Structure यही है: लोगों से गिनें सस्ता पड़ता है या processes से।67
  • Automated flow और scheduled flow flow owner की license से चलते हैं, button-triggered instant flow जिसने run किया उसकी license से। Premium connector वाला button flow department में share किया तो हर runner को Premium चाहिए (या flow पर Process assign करें)।8
  • Approvals अपना data Dataverse में store करते हैं, लेकिन Approvals connector स्वयं standard connector है। Microsoft 365 license पर approval flow बनता है।9
  • 90-day trial (Power Automate Trial) user खुद enable कर सकता है, और Premium features लगभग पूरे आज़माए जा सकते हैं। सुविधा के साथ typical accident यह है: trial पर ही production में चले जाना, expiry पर flow रुक जाना।610

इस लेख का knowledge map

Power Automate Microsoft 365 seeded license की सीमा में भी standard connectors वाले cloud flows free में बना सकता है, लेकिन Dataverse, generic HTTP, on-premises data gateway, RPA orchestration और AI Builder सब Premium माने जाते हैं, और यह सीमा पार करते ही paid license चाहिए। Paid plans दो tracks में बँटे हैं: व्यक्ति को assign होने वाली Power Automate Premium, और flow या machine को assign होने वाली Power Automate Process। Automated flow owner की license से चलता है, instant flow runner की license से, इसलिए share करने के तरीके से कौन सा चुनना है बदल जाता है। 90-day Trial से Premium जितने features आज़माए जा सकते हैं, लेकिन expire होने पर flow auto-disable की तरफ़ जाता है, और credentials reuse करके license count बचाने वाला setup multiplexing है — साफ़ violation।

Power Automate license और connector boundary का knowledge mapMicrosoft 365 seeded license standard connectors की सीमा तक रहती है; Dataverse, HTTP, on-premises gateway, RPA और AI Builder Premium माने जाते हैं; Premium (व्यक्ति) और Process (flow या machine) दो paid license tracks हैं; automated flow और instant flow पर कौन सी license पूछी जाती है यह अलग है; multiplexing license violation है — ये relations दिखाने वाला diagramuse करता हैincompatibleuse करता हैuse करता हैincompatibleincompatibleincompatibleincompatibleuse करता हैrequire करता हैincompatiblerequire करता हैrequire करता हैrequire करता हैuse करता हैuse करता हैrequire करता हैrequire करता हैcause हो सकताprevent करता हैcause हो सकताuse करता हैMicrosoft 365 seeded licensePremium connector (generic HTTP action)standard connectorPower Automate PremiumPower Automate ProcessMicrosoft Dataversegeneric HTTP connectoron-premises data gatewayAI BuilderApprovals connectorRPA orchestrationPower Automate for desktop (PAD)AI Builder creditsautomated flow / scheduled flowinstant flowlicense multiplexingPower Automate Trialflow auto-disable (14-day rule)

Diagram में solid line हमेशा लागू रहने वाला relation दिखाती है और dashed line conditional relation दिखाती है (शर्तें detail page पर हर relation के explanation में दी गई हैं)। Relations की पूरी list (कुल 22, evidence और certainty सहित) तथा मुख्य concepts की definitions knowledge map की detail page पर संकलित हैं (जापानी में)। Data: JSON-LD / Turtle

2. License का पूरा picture — Microsoft 365 की “seeded license” क्या है

Power Automate की licenses user licenses (व्यक्ति को assign) और capacity licenses (flow या machine जैसी automation को assign) — इन दो tracks में बँटी हैं।6

User licenses के अंदर एक limited use right है जो Microsoft 365, Dynamics 365, Windows जैसी दूसरी products की license के साथ “bonus” की तरह आती है। Microsoft docs इसे seeded licenses कहती हैं। “Power Automate 365 में आता है” का मतलब यही है। इस लेख में आगे यही नाम इस्तेमाल होगा।3

दोनों tracks एक diagram में ऐसे दिखते हैं।

Power Automate license tracksUser licenses (seeded license, Premium, Trial) और capacity licenses (Process, Hosted Process) की branching दिखाने वाला diagramPower Automate की licensesUser licenseव्यक्ति को assignCapacity licenseflow या machine को assignSeeded licenseMicrosoft 365, Windows आदि के साथकेवल standard connectors · 6,000 actions/dayPower Automate PremiumPremium · custom connectors · attended RPA40,000 actions/dayPower Automate Trial90 दिन · Premium जितना + unattended RPAPower Automate Process1 cloud flow या 1 machine को assign250,000 actions/dayPower Automate Hosted ProcessMicrosoft-hosted machine पर unattended run

शाखाएँ दो हैं: user license “लोग” गिनती है, capacity license “automation स्वयं” गिनती है। Chapter 4 का चुनाव अंत में यही है — किससे गिनने पर सस्ता पड़ता है।

Microsoft 365 seeded license पर यह चलता है।1

  • Automated flow, scheduled flow, button flow बनाना और चलाना
  • Standard connectors का उपयोग
  • 1 user पर 6,000 actions प्रति दिन तक

जो शामिल नहीं है, वह साफ़ list है।13

  • Premium connectors
  • Custom connectors
  • On-premises data gateway
  • RPA (desktop flow orchestration)
  • AI Builder

Microsoft Learn इन use rights को “users को Office 365 personal productivity scenarios के लिए customize/extend करने की limited use rights” कहती है, और enterprise use के लिए Premium license recommend करती है।1 मतलब “365 के साथ आने वाला Power Automate” Microsoft 365 के अंदर सिमटने वाले automation का अधिकार है — in-house systems और external services तक फैली business automation platform के रूप में शुरू से intended नहीं। यही Microsoft का framing है।

6,000 actions/day वाली cap भी अक्सर गलत पढ़ी जाती है। यह flow runs की गिनती नहीं, flow के अंदर हर trigger और हर action के execution की गिनती है। Loop के अंदर की action हर iteration पर count होती है, इसलिए “हर mail का attachment save करो” जैसा सीधा flow भी volume ज़्यादा हो तो सोचा से ज़्यादा consume करता है। Cap पार होते ही तुरंत रुकता नहीं; overrun जितना हो, runs उतनी delay होती हैं।8

3. Standard connectors और Premium connectors — रेखा यहीं है

Connectors के दो tiers हैं, Standard और Premium, और कौन सा connector किस tier में है connector-by-connector तय है। SME practice में अक्सर आने वाले ऐसे बैठते हैं।

Tier Typical connectors
Standard (Microsoft 365 की सीमा में चलते हैं) SharePoint / Office 365 Outlook / Microsoft Teams / Microsoft Forms / Excel Online (Business) / OneDrive for Business / Approvals 29
Premium (paid license चाहिए) Microsoft Dataverse / SQL Server / HTTP / custom connectors / Salesforce जैसे third-party business SaaS बहुत से 45

तीन जगहें जहाँ लोग अटकते हैं:

  • HTTP Premium है। “Connector न हो तो भी web API हो तो HTTP action से call हो जाती है” — यह सही है, लेकिन यह generic HTTP connector Premium है।511 Core system या web service की integration को “HTTP से call करो तो free” मानकर estimate किया हो, तो यहीं टूटता है। हाँ, call का लक्ष्य SharePoint REST API हो तो standard SharePoint connector की “Send an HTTP request to SharePoint” action से substitute हो जाता है, extra license नहीं लगती।11
  • Dataverse connector Premium है, Approvals connector Standard है। Approvals पीछे Dataverse में records store करते हैं, लेकिन Approvals connector स्वयं standard है, और Microsoft 365 license पर approval flow बनता है। ज़रूरी Dataverse database default environment में पहला approval flow बनाते समय automatically provision होता है।9 दूसरी ओर, Dataverse tables को trigger या action से सीधे छूते ही Premium हो जाता है।4
  • On-premises data gateway की use rights भी Microsoft 365 में नहीं हैं। In-house SQL Server या file share तक cloud flow से पहुँचने वाला setup gateway use rights और Premium connectors दोनों से जुड़ता है, इसलिए practically paid plan के दायरे में आता है।3

Flow designer में Premium connectors पर “Premium” label दिखता है, इसलिए बनाने से पहले check कर सकते हैं। बिना license वाले user ने Premium connector वाला flow run किया तो DirectApiAuthorizationRequired नाम की license error से fail होता है।5

4. Paid plans की structure — Premium या Process, किससे गिनें

Premium features चाहिए हों तो आज मुख्यतः तीन विकल्प हैं। नाम कुछ साल पहले reshuffle हुए, इसलिए search results में पुराने नाम मिलते रहते हैं। पुरानी per user plan Premium बनी, पुरानी per flow plan और पुरानी unattended RPA add-on Process बनीं।7

Plan Assign किसे मुख्य सामग्री
Power Automate Premium User Standard, Premium, custom connectors वाले cloud flows unlimited बनाना, चलाना, share करना (40,000 actions/person/day)। Desktop flow बनाना और attended run (attended bot 1), process mining, AI Builder credits सहित 6
Power Automate Process Cloud flow, या machine Flow पर assign करने पर runner की license से independently Premium connectors चलते हैं, 250,000 actions/day तक (अधिकतम 10 licenses तक stack)। Assign करने के लिए flow का solution में होना ज़रूरी। Machine पर assign करने पर unattended bot 1 मिलता है 6
Power Automate Hosted Process Hosted machine / hosted machine group Microsoft-hosted VM पर unattended RPA चलाना। Physical machine manage नहीं करनी। Process का superset माना जाता है 6

चुनने का आधार सीधा है: “लोगों की संख्या” से गिनें या “business processes की संख्या” से।

  • Premium connectors वाले flows कोई खास owner बनाकर automatically चलाए, तो उस owner पर Premium एक काफी है। Automated flow और scheduled flow owner की license से चलते हैं, इसलिए trigger करने वाले staff (SharePoint पर file रखने वाला, Forms भरने वाला) को license नहीं चाहिए।8
  • Button-triggered Premium flow department के सब लोग चलाएँ, या बहुत actions consume करने वाला core process हो, तो flow पर Process assign करना समझदारी है। Process वाला flow चाहे कोई भी चलाए, license check पास होता है।86
  • Microsoft docs Process लागू करने के criteria में unattended RPA, service-principal-owned flows, high action volume, और बहुत लोगों से trigger होने वाले Premium flows गिनाती है।8

ध्यान दें, Process flow/machine की license है, user license की जगह नहीं। Flows बनाने वाले और desktop flows manage करने वाले लोगों को user-side license फिर भी चाहिए।6

किसकी license से चलता है — mapping matrix

License की बात उलझती है क्योंकि “कौन pay करे” flow कैसे trigger होता है, उससे बदलती है। Owner, runner, machine — ये तीन, और Premium (व्यक्ति) व Process (automation स्वयं) — एक table में ऐसे बैठते हैं।

Flow का प्रकार / कैसे trigger होता है License किससे पूछी जाती है केवल standard connectors Premium features सहित
Automated flow, scheduled flow Flow का owner (trigger करने वाला नहीं) Seeded license से चलता है 1 Owner पर Premium, या flow पर Process 8
Instant flow (button, Power Apps, Dataverse trigger) जिसने run किया (हर run पर वही व्यक्ति) Seeded license से चलता है 1 हर runner पर Premium, या flow पर Process 8
Child flow (Premium शामिल, parent से call) Parent या child में से कोई एक Parent के owner पर Premium, या child पर Process (parent में भी Premium हो तो parent को भी license चाहिए) 12
Desktop flow अपनी PC पर attended run चलाने वाला स्वयं Windows use rights के अंदर extra cost नहीं। लेकिन केवल default environment में local run; share या दूसरे environment में बनाना नहीं 3 ─ (यह connector tier नहीं; रेखा share और integration पर खिंचती है)
Cloud flow से desktop flow call (attended) Connection का user Premium 610
Desktop flow का unattended run चलाने वाली machine (+ register करने वाला user) Machine पर Process, machine register करने वाले पर Premium 6
Approval request का केवल respond Approver ज़रूरी नहीं 9 ज़रूरी नहीं (केवल approval respond हो तो Premium नहीं चाहिए) 12

Table पढ़ने का तरीका तीन बिंदुओं का सेट है: automated flow = owner, button = runner, unattended RPA = machine। इतना पकड़ लिया तो बाकी यह देखना है कि Premium features हैं या नहीं — उसी से दाईं दो columns में से कौन सी देखनी है।

5. RPA (desktop flows) की license — PAD अकेला free, integration से पैसे लगते हैं

Power Automate for desktop (PAD) Windows 10/11 की use rights के हिस्से के रूप में अपनी PC पर desktop flow बनाकर locally attended run करना extra cost के बिना चलता है। दायरा “केवल default environment में local run (orchestration नहीं)” है — flow share नहीं हो सकता, default के अलावा दूसरे environment में बनाना भी नहीं।31

जब इसे business में जोड़ते हो, license इस क्रम में चाहिए:

  • Cloud flow से desktop flow call (attended): call के लिए इस्तेमाल होने वाले connection के user पर Premium चाहिए। Free license वाले user ने “Run a flow built with Power Automate for desktop” action जोड़ने की कोशिश की तो trial शुरू करने का prompt आता है।610
  • Unattended run: machine पर Process license चाहिए। उसके ऊपर, machine register करना Premium license वाले user को करना पड़ता है, इसलिए “केवल Process खरीद लो तो unattended RPA चल पड़ेगा” नहीं है।6
  • Physical machine नहीं रखनी हो: Hosted Process से Microsoft-hosted machine पर unattended run का setup बनता है।6

Investment decision के लिए सुरक्षित रास्ता staged है: “पहले PAD अकेले, manual run से फायदा देखो; value confirm हो तो Premium/Process से automation पर upgrade करो।” Core system में data entry automation वास्तव में कैसे बनती है, यह “Power Automate for desktop से legacy core system में data entry automate करना” में है।

6. AI Builder credits — OCR जैसी AI features consumption-based हैं

Form processing (OCR) या text classification जैसी AI Builder actions flow में डालो तो AI Builder credits नाम का metered quota consume होता है। Credits Power Automate Premium जैसी Premium licenses के साथ एक मात्रा में शामिल होते हैं, और flow जिस environment में चलता है वहाँ उपलब्ध होने चाहिए।13 Extra खरीदने के लिए AI Builder capacity add-on भी है, लेकिन 1 November 2025 के बाद नए customers को बिक्री बंद है, और existing contracts की renewal तथा Premium के साथ आने वाले seeded credits 1 November 2026 को खत्म होने वाले transition में हैं। AI Builder की functionality जाती नहीं, successor Copilot credits से चलती रहेगी, इसलिए अब अपना रहे हो तो add-on नहीं, Copilot credits मानकर cost plan करो।14

मौजूदा comparison table में Premium, Process, Hosted Process प्रत्येक पर 5,000 credits/month लिखा है। Scenario के हिसाब से consume rate अलग है: form processing (document से data निकालना) ज़्यादा खाता है, सादा text extraction कम।6 Microsoft 365 seeded license में AI Builder नहीं है, इसलिए “free दायरे में केवल OCR आज़माएँ” संभव नहीं।1

5,000 credits/month काफी हैं या नहीं, volume पर निर्भर है। FAX purchase order के OCR पर बना concrete design और credit consumption का अनुमान “FAX purchase order को AI Builder से पढ़कर process करना” में है।

7. Practice में अटकने वाले बिंदु

90-day trial पर ही production में चले जाना

Power Automate Trial user खुद enable कर सकने वाली 90-day trial license है, Premium के लगभग बराबर features (AI Builder credits और storage छोड़कर) के साथ unattended RPA तक आज़माया जा सकता है।6 Premium feature छूते ही “trial शुरू करें?” जैसा prompt आता है, इसलिए व्यक्ति license के बारे में सोचे बिना trial शुरू हो चुका हो, यह असामान्य नहीं।10

समस्या 90 दिन बाद आती है। Owner के पास Premium license न रहने वाले Premium flow की performance घटा दी जाती है, सभी owners को notify होता है, और अगर कुछ न किया तो 14 दिन में flow disable हो जाता है।15 Typical accident: “evaluation के लिए बना flow चुपचाप business का हिस्सा बन गया, 90 दिन बाद रुका तब जाकर license की समस्या दिखी।” Trial पर गहराई से बना रहे हो तो adoption के समय की license cost शुरू से estimate में रखो।

Owner की license और flow run का रिश्ता

फिर से: automated flow और scheduled flow flow owner के license context में चलते हैं, instant flow (button, app से launch) जिसने run किया उसकी license से।8 यहाँ से कुछ practical नतीजे निकलते हैं।

  • Automated flow हो तो trigger करने वाले staff और approval request का respond करने वाले approvers को Premium नहीं चाहिए। Approvers की संख्या पर Premium खरीदने की ज़रूरत नहीं।12
  • उलटा, Premium connector वाला button flow share किया तो हर runner को Premium चाहिए। तब flow पर Process assign करने पर विचार करें।8
  • Premium connectors वाला flow जिन co-owners को share हुआ, उन्हें edit या manual run करने के लिए स्वयं Premium-level license चाहिए।16
  • Owner resign कर दे तो flow owner की license खोकर ऊपर वाली 14-day rule में चला जाता है। Solution में रखा flow हो तो owner बदला जा सकता है; नहीं हो तो co-owner export/import (नए flow के रूप में नए owner की license से) या Process assign करके खड़ा करते हैं।15

Flow का owner, connections, और handover — license के साथ-साथ operations का critical point है। विस्तार “Power Automate में key-person dependency — बनाने वाला चला जाए तो भी flow न रुके” में है।

“एक license घुमाकर सब चलाएँ” license violation है

“Premium एक खरीदकर shared account पर assign कर दो, सब वही account इस्तेमाल करें” — Microsoft इसे multiplexing कहती है, और साफ़ license violation मानती है। कई users किसी service account के credentials share करें और उस account पर लगी एक Premium से Premium flows चलाएँ — Learn के FAQ में concrete example के साथ non-compliant लिखा है।12

फैसला करने का पैमाना: “flow से value कौन ले रहा है।” Automated flow और scheduled flow का run owner के license context में होता है, इसलिए list में item डालकर trigger भर करने वाला, या approval request का केवल respond करने वाला, अकेले इसी वजह से Premium नहीं माँगता। Flow केवल owner को mail भेजे तो owner की license काफी है। उसी FAQ में दूसरी ओर, Premium flow item डालने वाले व्यक्ति को परिणाम (mail) लौटाए — submitter अप्रत्यक्ष रूप से flow trigger कर value भी ले रहा है, इसलिए owner के साथ उस व्यक्ति को भी Premium चाहिए, multiplexing का उदाहरण। Premium flow का परिणाम बहुत लोगों को लौटाना हो तो सीधे Process से flow को license देना सुरक्षित है।12

रेखा धुंधली है, इसलिए FAQ के examples को allowed / violation में table में रखते हैं (सभी में Premium features वाले flow की बात है)।12

Setup License का व्यवहार
Flow Dataverse data को shared जगह पर ले जाए, colleague को mail भर भेजे Multiplexing नहीं। Receiver केवल data consume कर रहा है, flow trigger नहीं कर रहा
List में item डालने पर process हो, mail केवल flow owner को जाए केवल owner को license चाहिए। List में डालने वाले कितने भी हों, उन्हें नहीं
ऊपर जैसा setup, परिणाम की mail डालने वाले व्यक्ति को लौटे Owner और submitter दोनों को Premium चाहिए। Submitter अप्रत्यक्ष trigger कर value भी ले रहा है। License न हो तो multiplexing
Approval request का केवल respond करने वाला approver ज़रूरी नहीं
Button / app से चलने वाला flow share कर team चलाए हर runner को Premium, या flow पर Process
Service account के credentials थोड़े लोग share करके चलाएँ सभी users और service account को license दो तो compliant
Service account के credentials बहुत लोग share करके चलाएँ Flow पर Process assign करना recommended (users बढ़ें तो भी अपने आप compliant)
Credentials कई लोगों में share, उस account पर लगी एक Premium से Premium flows चलाएँ Non-compliant (multiplexing)

FAQ स्वयं लिखता है: “यह guidance है, enforced restriction नहीं; सही license करने की ज़िम्मेदारी admin की है।” 12 चल रहा है इसलिए compliant है — यह निष्कर्ष मत निकालना।

Approval flow free दायरे में है, Dataverse को सीधे छूना अलग है

Approval flow Microsoft 365 license पर बनता है (chapter 3)।9 लेकिन approval history Dataverse connector से सीधे read/write करना, approval tables के changes Dataverse trigger से पकड़ना — एक कदम आगे ये Premium हैं। “Approval तो free बन गया, history की reporting जोड़ते ही पैसे लग गए” यह step जान लो तो estimate गलत नहीं होता। Approval flow का design स्वयं “Power Automate में approval flow — कागज़ और email की approvals को digitize करना” में है।

8. Decision table — क्या करना है, कौन सी license

क्या करना है क्या चाहिए
Forms responses SharePoint list में लिखकर Teams notify केवल Microsoft 365 12
Internal request / application का approval flow (Teams/Outlook में approve) केवल Microsoft 365 9
External web API को HTTP action से call Owner पर Premium (या flow पर Process) 58
In-house SQL Server पर write (on-prem) Premium + on-premises data gateway use rights (Microsoft 365 में नहीं) 43
Premium connector वाला button flow department के सब लोग चलाएँ हर runner पर Premium, या flow पर Process 8
PAD से अपनी PC की screen operations automate कर locally run Extra cost नहीं (Windows use rights के अंदर) 3
Cloud flow से desktop flow call (attended) Connection user पर Premium 6
Unattended run (रात के batch जैसा RPA) Machine पर Process + machine register के लिए Premium user 6
Form OCR जैसी AI Builder Premium आदि में शामिल credits (5,000/month) या add-on 613

उलझन हो तो flow designer में connector का “Premium” label देखो, फिर “इस flow को कौन trigger करता है (automatic या button?)”, फिर “users ज़्यादा हैं या processes?” — इसी क्रम से ज़रूरी license लगभग तय हो जाती है।

9. सारांश — license fee को “development cost की किस्तों” की तरह देखो

Microsoft 365 seeded license, standard connectors की सीमा में, सच में extra cost शून्य है। Approvals, notifications, SharePoint integration — SME automation का entry point — free दायरे में बैठता है, इसे सीधा इस्तेमाल करो। दूसरी ओर, core systems, external APIs, RPA, OCR की तरफ़ कदम रखते ही Premium क्षेत्र शुरू होता है, और वहाँ से “people × monthly” या “processes × monthly” का ongoing cost लगता है।

इस cost का मूल्यांकन करते समय केवल monthly मत देखो। monthly × लोग (या processes) × उपयोग के वर्ष से कुल निकालो, और alternatives से तुलना करो। Unit price revise होता है इसलिए यह लेख उसे नहीं छूता, लेकिन गणना का ढाँचा तय है। Power Automate की pricing page से ज़रूरी license की monthly देखो, और इस सूत्र में डालो।

  • लोगों से गिनें: Premium per-user price × कितने लोग × 12 × वर्ष
  • Automation से गिनें: Process price × कितने flows (या machines) × 12 × वर्ष

पहले multiplier निकाल लो तो फैसला तेज़ होता है। 1 व्यक्ति · 1 वर्ष = monthly का 12 गुना, 3 व्यक्ति · 3 वर्ष = 108 गुना, 5 व्यक्ति · 5 वर्ष = 300 गुना। “Premium 5 लोगों पर 5 वर्ष” कुल monthly का 300 गुना — यह एहसास रखकर उसी काम को in-house या Custom Software Development से बनाने की initial cost + maintenance के साथ बिठाओ। यही multiplier असर करता है, इसलिए target लोगों को छोटा रखने वाला design (automated flows केंद्र में रखकर runner license बचाना, बहुत लोगों वाला flow Process पर रखना) सीधे कुल को घटाता है। कुछ लोगों की Premium 5 वर्ष चले तो एक छोटी Custom Software Development जितनी राशि हो सकती है; उलटा, requirements जटिल हों और flow की maintenance पर हाथ लगते रहें तो शुरू से dedicated system सस्ता पड़ सकता है। दूसरी तरफ़, packaged product या development के estimate के मुकाबले license fee देने के बावजूद Power Automate सस्ता पड़ने वाले case भी बहुत हैं। ज़रूरी बात: “365 में है इसलिए free” वाला premise जल्दी छोड़ो, और license सहित कुल cost पर automation का investment decision लो।

कौन सा काम किस license layer पर automate हो, कहाँ से development पर स्विच हो। उस रेखा की सलाह से लेकर, Power Automate में न समा सकने वाले हिस्से की Custom Software Development तक, हम मदद कर सकते हैं।

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KomuraSoft LLC, Power Automate license चयन सहित automation के design consulting से लेकर, license cost बनाम development cost की तुलना, और flow में न समा सकने वाले काम को system बनाने तक सँभालता है।

संदर्भ

  1. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Microsoft 365 (Office 365) license में शामिल Power Automate capabilities (automated, scheduled, button flows; standard connectors; 6,000 actions/day) और जो शामिल नहीं (Premium connectors, custom connectors, gateway, RPA, AI Builder); “personal productivity scenarios के लिए limited use rights” वाला framing — इन बिंदुओं पर।  2 3 4 5 6 7 8 9 10

  2. Microsoft Learn, List of all Standard tier connectors. SharePoint, Office 365 Outlook, Microsoft Teams, Microsoft Forms, Excel Online (Business), OneDrive for Business आदि standard-tier connectors हैं — इस बिंदु पर।  2 3

  3. Microsoft Learn, Deep dive on specific licenses. Seeded license की परिभाषा; Microsoft 365 seeded license की सामग्री (केवल standard connectors, 6,000 actions/day, Premium connectors / custom connectors / gateway / RPA / AI Builder शामिल नहीं); Windows license के तहत attended RPA (केवल local run, orchestration नहीं) — इन बिंदुओं पर।  2 3 4 5 6 7 8

  4. Microsoft Learn, List of all Premium tier connectors. Microsoft Dataverse, SQL Server, Salesforce आदि Premium-tier connectors हैं — इस बिंदु पर।  2 3 4

  5. Microsoft Learn, Cloud flow error code reference. HTTP, SQL Server, Dataverse, custom connectors Premium connectors हैं; Microsoft 365 seeded license वाले user ने Premium connector वाला flow run किया तो DirectApiAuthorizationRequired error आता है — इन बिंदुओं पर।  2 3 4 5

  6. Microsoft Learn, Types of Power Automate licenses. User licenses और capacity licenses के दो tracks; Premium (सभी connectors, 40,000 actions/day, attended bot 1, AI Builder credits); Process (flow/machine पर assign, 250,000 actions/day, अधिकतम 10 तक stack, solution ज़रूरी, unattended bot); Hosted Process; Trial (90 दिन, Premium के लगभग बराबर + unattended RPA, AI Builder credits और storage छोड़कर); प्रत्येक license में AI Builder credits 5,000/month; machine register और desktop flow call के लिए Premium user चाहिए — इन बिंदुओं पर।  2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

  7. Microsoft Learn, Deep dive on specific licenses. पुरानी Per-user plan का Premium से, पुरानी Per-flow plan और पुरानी unattended RPA add-on का Process से replace होना (अब legacy) — इन बिंदुओं पर।  2

  8. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Automated / scheduled flow owner के license context में चलते हैं, instant flow runner की license से; Premium connector वाले instant flow पर हर runner को Premium (या flow पर Process); Process लागू करने के criteria (unattended RPA, service principal, high action volume, बहुत लोगों का उपयोग); actions की गिनती और loop का count; cap पार होने पर delay — इन बिंदुओं पर।  2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

  9. Microsoft Learn, Get started with approvals. Approvals connector standard connector है, और standard connectors चलाने वाली license (Office 365 आदि) पर approval flow बनता है; approval data store करने वाला Dataverse database default environment में automatically provision होता है — इन बिंदुओं पर।  2 3 4 5 6

  10. Microsoft Learn, Premium RPA features. RPA की Premium features के लिए ज़रूरी license; Trial 90 दिन; Free user cloud flow में “Run a flow built with Power Automate for desktop” action जोड़ने की कोशिश करे तो trial शुरू करने का prompt — इन बिंदुओं पर।  2 3 4

  11. Microsoft Learn, Guidance: Migrate from classic workflows to Power Automate flows in SharePoint. Generic HTTP connector (action) Premium है; SharePoint REST API call standard SharePoint connector की “Send HTTP Request to SharePoint” action से substitute हो सकती है — इन बिंदुओं पर।  2

  12. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Multiplexing से license संख्या घटाना violation है; केवल data consume करने वाला multiplexing नहीं; केवल owner को mail भेजने वाला setup बनाम submitter को परिणाम लौटाने वाला setup; service account के credentials कई लोगों में share कर एक Premium से Premium flows चलाना non-compliant (थोड़े लोग हों तो सभी + account को license, बहुत हों तो flow पर Process recommended); Premium वाला child flow parent या child में से किसी एक को license दो; केवल approval respond करने वाले को Premium नहीं; “flow से value कौन ले रहा है” से फैसला; यह guidance है enforced नहीं, compliance की ज़िम्मेदारी admin की — इन बिंदुओं पर।  2 3 4 5 6 7

  13. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. AI Builder actions AI Builder credits consume करती हैं; credits Power Automate Premium जैसी Premium license या AI Builder capacity add-on से मिलते हैं; credits flow के environment में उपलब्ध होने चाहिए — इन बिंदुओं पर।  2

  14. Microsoft Learn, End of AI Builder credits. 1 November 2025 के बाद AI Builder capacity add-on नए customers को बिक्री बंद; 1 November 2026 को add-on renewal बंद और Premium के साथ seeded credits खत्म; AI Builder functionality Copilot credits से चलती रहेगी; transition के दौरान credit consumption की प्राथमिकता — इन बिंदुओं पर। 

  15. Microsoft Learn, Power Automate licensing FAQ. Owner ने Premium license खो दी (resign सहित) तो Premium flow की performance घटती है, owners को notify के बाद अगर कुछ न किया तो 14 दिन में disable; solution-aware flow पर owner change, export/import, Process assign से खड़ा करना — इन बिंदुओं पर।  2

  16. Microsoft Learn, User doesn’t have a service plan adequate for the non-Standard connection error. Premium connectors वाला flow जिन users को share हुआ, उन्हें edit या manual trigger के लिए स्वयं Premium-level user license चाहिए; license expire होने पर वही error — इन बिंदुओं पर। 

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

इस लेख के विषय पर परामर्श में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न।

केवल Microsoft 365 license से Power Automate कितना चलता है?
SharePoint, Outlook, Teams, Forms, Excel Online जैसे standard connectors वाले cloud flows (automated, scheduled, button-triggered) बनाना और चलाना तक। Limit है 1 user पर 6,000 actions प्रति दिन। Premium connectors, custom connectors, on-premises data gateway, RPA (desktop flows का management और integration), और AI Builder Microsoft 365 की use rights में नहीं आते — Power Automate Premium जैसी paid license चाहिए।
HTTP connector Microsoft 365 license पर चलता है?
नहीं। Generic HTTP connector (HTTP action) Premium है, और SQL Server, Dataverse, custom connectors की तरह Power Automate Premium जैसी license चाहिए। हाँ, अगर सिर्फ़ SharePoint REST API call करनी है, तो standard SharePoint connector की "Send an HTTP request to SharePoint" action से काम चल जाता है, और extra license नहीं लगती।
Power Automate Premium चुनें या Process?
Premium user को assign होती है, Process flow या machine को। अगर कुछ खास लोग Premium features वाले कुछ flows बनाकर चलाते हैं, तो Premium per person लें। Button-triggered Premium flow बहुत लोगों से चलता हो, या unattended RPA / high-volume runs हों, तो runner-side license बचाने के लिए Process को flow (या machine) पर assign करना समझदारी है। तुलना यह है: users ज़्यादा हैं या business processes।
Power Automate for desktop free है?
Windows 10/11 की use rights के अंदर, अपनी PC पर desktop flow बनाकर locally attended run करना extra cost के बिना चलता है। Default environment के बाहर बनाना, flow share करना, cloud flow से call करना — यह orchestration शामिल नहीं है। Cloud flow integration के लिए Power Automate Premium, unattended run के लिए उसके ऊपर Process license चाहिए।

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Go Komura

KomuraSoft LLC के प्रतिनिधि

Windows सॉफ़्टवेयर विकास, तकनीकी परामर्श और बग जाँच में विशेषज्ञ, विशेष रूप से मौजूदा सिस्टम वाली परियोजनाओं और पुनरुत्पादन में कठिन बग में।

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