ما هي الفاتورة الرقمية؟ ── ما الفرق بينها وبين «إرسال فاتورة PDF عبر البريد الإلكتروني»؟

«لقد حوّلنا الفواتير إلى ملفات PDF ونرسلها بالبريد الإلكتروني. عملية الفوترة لدينا رُقمنت بالفعل»

ازداد عدد الشركات التي يمكنها قول ذلك. ومع ذلك، لا يزال موظف الحسابات في الجهة المستلمة يفتح ملف PDF الوارد، ويتحقق من المبلغ والطرف التجاري والتاريخ، ثم يعيد إدخالها في النظام المحاسبي. وفي جهة الإصدار أيضًا، تُحوَّل بيانات الفاتورة التي أنشأها نظام إدارة المبيعات، عمدًا، إلى مستند مُعَدّ ليقرأه الإنسان، ثم تُرسَل.

والفاتورة الرقمية هي الآلية التي تُلغي هذا الطريق الملتوي «من بيانات إلى مستند ثم إلى بيانات مرة أخرى»، وتنقل معلومات الفاتورة مباشرة من نظام إلى آخر.

يستعرض هذا المقال ماهية الفاتورة الرقمية، والفرق بينها وبين فاتورة PDF، وعلاقتها بنظام الفواتير، وكيف ينبغي للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تتعامل معها.

وتجدر الإشارة إلى أن هذا المقال يقتصر على شرح الآلية، ولا يتناول القرارات الضريبية (مثل مدى ملاءمة طريقة الحفظ أو إمكانية الخصم). يُرجى التأكد من القرارات الضريبية الفردية لدى محاسب قانوني أو مكتب الضرائب المختص.

1. الخلاصة أولًا

وفقًا لشرح الوكالة الرقمية اليابانية، فإن الفاتورة الرقمية هي آلية تربط معلومات الفاتورة مباشرة كبيانات، من نظام البائع إلى نظام المشتري، دون تدخل بشري، وتُعالجها تلقائيًا.

والنقطة الجوهرية هنا هي عبارة «دون تدخل بشري». ويمكن تلخيص الفرق بين الفاتورة الورقية وفاتورة PDF والفاتورة الرقمية على النحو التالي.

فاتورة PDF هي مجرد تحويل للورق إلى ملف إلكتروني، ولم يتغيّر شكل العمل المتمثل في «قراءة الإنسان لها وإعادة إدخالها». وهذا استبدال للورق، أي «رقمنة».

أما الفاتورة الرقمية فتتبادل معلومات الفاتورة نفسها كبيانات يمكن للحاسوب معالجتها. وهي «تحويل رقمي» يغيّر شكل العمل ذاته. وتضع رابطة تعزيز الفاتورة الرقمية (EIPA) هي الأخرى الفاتورة الرقمية في سياق التحول الرقمي الذي يعيد النظر في مجمل إجراءات العمل، وليس مجرد رقمنة الورق.

وهذه العلاقة تطابق تمامًا البنية التي استعرضناها في المقالات السابقة عن EDI الخاص بالطلب والتوريد. تناول مقال «ما هو EDI؟ كيف يُسهّل عمليات الطلب والتوريد بين الشركات» بيانات الطلبات، ويمكن فهم الفاتورة الرقمية بسهولة إذا اعتُبرت نسخة الفواتير من الفكرة نفسها.

2. نظام الفواتير والفاتورة الرقمية: موضوعان مختلفان

لنفرّق أولًا بين مصطلحين يسهل الخلط بينهما.

نظام الفواتير (نظام حفظ الفواتير المؤهَّلة) هو نظام ضريبي يتعلق بضريبة الاستهلاك. وكما يوضح شرح مصلحة الضرائب الوطنية، فقد بدأ العمل به في 1 أكتوبر 2023. وهو نظام يشترط، من بين متطلبات أخرى، حفظ «الفاتورة المؤهَّلة» التي يصدرها البائع حتى يتمكن المشتري من الحصول على خصم ضريبة المشتريات، وتتطلب الفاتورة المؤهَّلة تضمين البيانات التالية.

• اسم أو تسمية الطرف المستلم للمستند
• اسم أو تسمية البائع ورقم التسجيل الخاص به
• تاريخ المعاملة
• محتوى المعاملة (بيان ما إذا كان الصنف مشمولًا بمعدل الضريبة المخفَّض)
• إجمالي قيمة المقابل مصنّفًا حسب معدل الضريبة، ومعدل الضريبة المطبَّق
• مبلغ ضريبة الاستهلاك مصنّفًا حسب معدل الضريبة

ورقم التسجيل هو رقم يُبلَّغ به مقدّم الطلب بعد تقديم طلب التسجيل لدى مكتب الضرائب، ويتكوّن، وفقًا لـموقع مصلحة الضرائب الوطنية للإعلان عن الجهات المُصدِرة للفواتير المؤهَّلة، من الحرف «T» متبوعًا بـ13 رقمًا.

والمهم هنا هو أن الفاتورة المؤهَّلة يمكن تسليمها سواء بصيغة ورقية أو بصيغة PDF. فنظام الفواتير يحدد «ما الذي يجب تضمينه»، ولا يحدد «بأي صيغة أو عبر أي قناة تُرسَل».

أما الفاتورة الرقمية فهي إحدى الإجابات على سؤال «بأي صيغة أو عبر أي قناة تُرسَل». إذ تُتبادَل المعلومات المطلوبة في الفاتورة المؤهَّلة مباشرة بين الأنظمة كبيانات مُهيكلة وموحّدة المعايير.

وبعبارة أخرى، تكون العلاقة بينهما كما يلي.

إن «استخدام برنامج محاسبة متوافق مع نظام الفواتير» و«إرسال واستقبال بيانات الفواتير عبر الفاتورة الرقمية» حالتان مختلفتان تمامًا. فقد أنجزت معظم الشركات الأولى بالفعل، بينما لا تزال الثانية في مرحلة الانتشار التدريجي.

3. Peppol كأساس ── الشبكة العالمية الموحّدة وJP PINT

والسبب في وصف بيانات الفاتورة الرقمية بأنها «موحّدة المعايير» هو أنها تقوم على مواصفة قياسية دولية تُدعى Peppol.

وPeppol هو إطار يضم «مواصفات المستندات» و«قواعد التشغيل» و«الشبكة» اللازمة لتبادل المستندات الإلكترونية، مثل الفواتير، عبر الشبكة، وهو مستخدَم في العديد من الدول، لا سيما في أوروبا. وفي اليابان، تتولى الوكالة الرقمية دور Japan Peppol Authority (هيئة إدارة Peppol اليابانية)، وهي عضو في OpenPeppol منذ سبتمبر 2021.

3.1. نموذج الزوايا الأربع ── آلية شبيهة بالبريد الإلكتروني

يتم تبادل البيانات عبر Peppol وفق بنية تُعرف بـ«نموذج الزوايا الأربع». ويشرحها توضيح EIPA بتشبيهها بآلية عمل البريد الإلكتروني.

البائع (C1)                                المشتري (C4)
    │                                          ↑
    │ إرسال بيانات الفاتورة                    │ استلام بيانات الفاتورة
    ↓                                          │
نقطة وصول البائع (C2) ──→ نقطة وصول المشتري (C3)
                    شبكة Peppol

يقوم البائع (C1) بتسليم البيانات إلى نقطة الوصول (C2) التي يتعاقد معها، ثم ترسلها C2 عبر شبكة Peppol إلى نقطة وصول المشتري (C3)، لتصل في النهاية إلى المشتري (C4).

وإذا شبّهنا ذلك بالبريد الإلكتروني، فإن نقطة الوصول تقابل خادم البريد. وكما تصل الرسالة بغض النظر عن خدمة البريد الإلكتروني التي يستخدمها الطرف الآخر، فإنه حتى لو استخدم البائع والمشتري برنامجي أو خدمتي محاسبة مختلفتين، يمكنهما تبادل بيانات الفاتورة طالما أن كليهما متوافق مع Peppol. وهذا هو الفرق الجوهري عن EDI التقليدي، الذي كثيرًا ما يتطلب اتفاقات فردية منفصلة مع كل شريك تجاري.

3.2. JP PINT ── المواصفة القياسية اليابانية للمستندات

وJP PINT هي المواصفة القياسية اليابانية لبيانات الفواتير المتبادَلة عبر شبكة Peppol. وقد نشرتها الوكالة الرقمية، وتتضمن تعريفات للحقول متوافقة مع الفاتورة المؤهَّلة في نظام الفواتير.

والمستندات المشمولة ليست الفواتير فقط. واعتبارًا من يوليو 2026، تم نشر ثلاث مواصفات على النحو التالي.

وتُحدَّث هذه المواصفات باستمرار؛ إذ أعلنت الوكالة الرقمية تحديث المواصفات الثلاث جميعها إلى الإصدار 1.1.3 بتاريخ 8 يونيو 2026.

ولا داعي للقلق من فكرة «هل يتعيّن على شركتنا دراسة هذه المواصفة وتنفيذها بنفسها؟». فكما سيُذكَر في الفصل الثامن، تظل JP PINT بالنسبة لمعظم الشركات عنصرًا كامنًا داخل البرامج المتوافقة، ومن يتعامل معها مباشرة هو الجهة التي تطوّر البرمجيات وتقدّمها.

4. ما الذي يتدفق كـ«بيانات» في الفاتورة الرقمية؟

قد يصعب تخيّل معنى «البيانات المُهيكلة»، لذا سنوضح الأمر بمزيد من التحديد.

وجوهر العناصر المتدفقة عبر الفاتورة الرقمية هو بالضبط بنود الفاتورة المؤهَّلة التي ذُكرت في الفصل الثاني. وحتى مع تطابق المعلومات، يختلف تمامًا «ما يمكن فعله لاحقًا» بين صيغة PDF وصيغة البيانات.

4.1. يمكن أتمتة مطابقة رقم التسجيل

ومن أوضح الأمثلة العملية في هذا الجدول هو التعامل مع رقم التسجيل.

ففي إطار نظام الفواتير، يتعيّن التحقق مما إذا كانت الجهة المصدِرة للفاتورة المستلمة مسجَّلة فعليًا كجهة مُصدِرة لفواتير مؤهَّلة، وذلك عبر البحث عن رقم التسجيل في موقع مصلحة الضرائب الوطنية للإعلان عن الجهات المُصدِرة للفواتير المؤهَّلة. وفي ممارسات فاتورة PDF، يقوم الموظف بكتابة الرقم يدويًا للتحقق منه.

وقد أتاحت مصلحة الضرائب الوطنية وظيفة Web-API في نظام الإعلان هذا، بحيث يمكن للنظام الحصول مباشرة على المعلومات المُعلَنة لرقم تسجيل محدد، أو معلومات التحديثات لفترة زمنية محددة (يتطلب الاستخدام تقديم طلب لإصدار معرّف تطبيق، وهو مجاني).

وإذا وصل رقم التسجيل كـ«حقل بيانات» بدلًا من كونه «نصًا مطبوعًا على ملف PDF»، فيمكن جعل هذه المطابقة مهمة يتولاها النظام. ويتمثل أسلوب الدمج في أتمتة التحقق من تسجيل شريك تجاري جديد، أو الفحص الدوري لحالة تسجيل الشركاء التجاريين الحاليين. وتتوفر في بعض برامج المحاسبة وظائف مطابقة من هذا النوع منذ البداية، لذا فإن الترتيب الواقعي هو التحقق أولًا من إمكانات البرنامج المستخدَم في الشركة، ثم النظر في استخدام Web-API إذا رغبت الشركة في دمجه في نظام مطوَّر داخليًا.

4.2. من «القراءة» إلى «التحقق»

ولا يقتصر الأمر على رقم التسجيل فحسب؛ فجوهر وصول المعلومات كبيانات هو تغيّر طبيعة أعمال التحقق نفسها.

كان عمل قسم الحسابات في ظل ممارسات PDF يتمثل في «القراءة والنسخ والتحقق البصري». وعند وصول البيانات مباشرة، يختفي النسخ، ويتحول التحقق إلى شكل «الاطلاع فقط على الحالات التي رصدها النظام من بين نتائج التحقق الآلي». فمطابقة صحة المبالغ حسب كل معدل ضريبي، ومعرفة تاريخ استحقاق الدفع، والتأكد من عدم وجود شذوذ مقارنةً بفواتير سابقة من الشريك التجاري نفسه ── كل هذه الفحوصات من النوع الذي يستطيع النظام إنجازه بسرعة ودقة أكبر من الإنسان.

5. ما الذي تُيسّره الفاتورة الرقمية؟

5.1. من جانب الاستلام ── تقليل الإدخال والمطابقة

وأوضح الآثار تظهر في أعمال الحسابات لدى الجهة المستلمة للفاتورة.

ففي حالة فاتورة PDF، يقوم موظف الحسابات بالمهام التالية.

• البحث عن الفاتورة في البريد الإلكتروني وفتحها
• التحقق من اسم الشريك التجاري والمبلغ والتاريخ ورقم التسجيل
• إدخالها في النظام المحاسبي
• إعادة التحقق من محتوى الإدخال
• إدراجها في جدول الدفعات المستحقة

أما في الفاتورة الرقمية، فبما أن بيانات الفاتورة تُستورَد مباشرة إلى النظام، فإن «الاطلاع والإدخال والتحقق» الذي كان يشكّل جوهر هذا التسلسل يصبح غير ضروري من حيث المبدأ. ويتحول عمل الإنسان إلى اعتماد المحتوى المستورَد، أو معالجة الحالات الاستثنائية مثل عدم تطابق المبلغ أو ظهور فاتورة غير مألوفة.

وكلما تركّزت الفواتير في نهاية الشهر لدى شركة ما، ازداد حجم هذا الفرق. ومنطق تقليل أخطاء النسخ والإدخال المزدوج هو نفسه المنطق المتبع في EDI الخاص بالطلب والتوريد.

5.2. من جانب الإصدار ── اختفاء مرحلة «إعداد المستند وإرساله»

وفي جانب الإصدار، تختفي مرحلة طباعة بيانات الفاتورة المُعَدَّة في نظام إدارة المبيعات أو نظام الفوترة، ووضعها في مظاريف وإرسالها بالبريد، أو تحويلها إلى ملف PDF وإرفاقها بالبريد الإلكتروني.

كما يمكن تقليل التواصل اللاحق من نوع «هل وصلتكم الفاتورة؟» أو «يُرجى إعادة الإرسال». ويمكن أيضًا الابتعاد عن المشكلات الملازمة لإرفاق الملفات بالبريد الإلكتروني، مثل أخطاء العنوان، ونسيان إرفاق الملف، والتعامل مع ملفات ZIP المحمية بكلمة مرور (وقد تناولنا المشكلات التي تواجهها ممارسة إرسال الفواتير كمرفقات بريد إلكتروني في مقال «لماذا تُعدّ طريقة PPAP سيئة في أمن البريد الإلكتروني؟ وما الطريقة الصحيحة؟»).

5.3. وما بعد ذلك ── الربط بالدفع وتسوية المقبوضات

وعندما تتدفق معلومات الفاتورة كبيانات مُهيكلة، فإنها تمتد لتشمل العمليات اللاحقة أيضًا: إعداد جدول الدفعات وإدراجها في بيانات التحويل البنكي لدى المشتري، ومطابقتها مع تسوية المقبوضات لدى البائع.

وهذا هو الوجه الآخر، من زاوية الفوترة، لما ذُكر في مقال الطلب والتوريد عن أن «EDI يشكّل أساسًا يربط استلام الطلب بالمخزون والشحن وصولًا إلى الفوترة». وعندما تُربط البيانات من الطلب إلى الفوترة والدفع في سلسلة واحدة متصلة، تصل الأعمال المكتبية بين الشركات إلى أدنى حد ممكن.

6. العلاقة مع قانون حفظ الدفاتر الإلكترونية

عند الحديث عن الفاتورة الرقمية، يظهر دائمًا إلى جانبها قانون حفظ الدفاتر الإلكترونية (المعروف اختصارًا بـ«دنتشوهو»). وفيما يلي توضيح موجز للعلاقة بينهما.

وفقًا لـدليل مصلحة الضرائب الوطنية لنظام حفظ الدفاتر الإلكترونية، أصبح إلزاميًا اعتبارًا من 1 يناير 2024 حفظ البيانات كما هي إلكترونيًا في حال تبادل الفواتير أو الإيصالات ونحوها كبيانات إلكترونية (معاملة إلكترونية). ويُشترط في الحفظ بشكل رئيسي أمران.

• ضمان الصحة (Authenticity) ── إجراءات لمنع التلاعب، مثل الختم الزمني وتسجيل عمليات التصحيح أو الحذف ومنعها
• ضمان قابلية الاطلاع (Visibility) ── جعل البيانات قابلة للبحث حسب التاريخ والمبلغ والطرف التجاري، وإمكانية عرضها على الشاشة أو طباعتها

وبما أن تبادل الفواتير الرقمية يُعد أيضًا معاملة إلكترونية، فإنه يخضع لالتزام الحفظ هذا. وبعبارة أخرى، فإن اعتماد الفاتورة الرقمية يستلزم في الوقت نفسه تحديد كيفية حفظ البيانات المستلمة والمرسلة.

ومن الناحية العملية، تتوفر في معظم برامج المحاسبة والفوترة المتوافقة مع Peppol وظائف تلبي متطلبات الحفظ، لذا فإن الأسلوب الأساسي هو «استخدام برنامج متوافق، والتحقق من إعدادات وظيفة الحفظ فيه وطريقة تشغيلها». إلا أن القرار النهائي بشأن ما إذا كانت طريقة الحفظ في شركتكم تستوفي المتطلبات يقع ضمن المجال الضريبي، لذا يُرجى التأكد من ذلك لدى محاسب قانوني أو مكتب الضرائب المختص.

7. تصحيح المفاهيم الخاطئة الشائعة

هناك مفاهيم خاطئة تتكرر باستمرار عند الحديث عن الفاتورة الرقمية. سنوضحها فيما يلي.

والنقطة الأولى مهمة بشكل خاص. فما دام الأمر غير إلزامي، فإن قرار الاعتماد لا ينبغي أن يُتخذ بدافع «القلق من عدم الالتزام»، بل بناءً على مدى انخفاض عبء عمل الفوترة في الشركة نفسها. ولهذا السبب، يُرجى قراءة الفصل التالي «كيف نبدأ؟» باعتباره حديثًا عن تحسين العمليات، لا عن الامتثال لنظام ما.

ومن ناحية أخرى، فإن احتمال أن يطلب أحد الشركاء التجاريين «إرسال الفاتورة (أو استلامها) عبر الفاتورة الرقمية» سيزداد مستقبلًا. وبما أن الأمر اختياري، فإن الطرف الذي يتبنى النظام أولًا هو من يقود الحوار حول شروط التعامل التجاري، وهو الأمر ذاته الذي شهدناه في الانتقال من الطلبات عبر الفاكس إلى الطلبات عبر الويب.

8. كيف تبدأ الشركات الصغيرة والمتوسطة؟

8.1. المدخل العملي هو «استخدام برنامج متوافق»

قد يوحي مصطلح «الفاتورة الرقمية» ببناء نظام جديد بالكامل، إلا أن المدخل العملي بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة والمتوسطة هو التحقق مما إذا كان برنامج المحاسبة والفوترة الذي تستخدمه الشركة بالفعل (أو الذي ستختاره لاحقًا) متوافقًا مع Peppol.

وتنشر EIPA قائمة بالخدمات المتوافقة بالفعل مع الفاتورة الرقمية القائمة على Peppol. كما تنشر الوكالة الرقمية قائمة بمزودي خدمة Peppol المعتمَدين في اليابان. وإذا كان برنامج شركتكم متوافقًا، فقد يكون بالإمكان بدء الإرسال والاستقبال دون الحاجة إلى تطوير مكثّف.

وفيما يلي ترتيب خطوات التحقق.

1. هل برنامج المحاسبة والفوترة الخاص بالشركة متوافق مع Peppol (الفاتورة الرقمية)؟
2. إذا كان متوافقًا، فهل يدعم الإرسال أم الاستقبال أم كليهما، وما هي رسوم الاستخدام؟
3. هل الشركاء التجاريون الرئيسيون في وضع يسمح لهم بالاستقبال (يحتاج الطرف الآخر أيضًا إلى برنامج أو خدمة متوافقة)؟
4. كيف يتعامل البرنامج مع حفظ البيانات المستلمة (التوافق مع قانون حفظ الدفاتر الإلكترونية)؟

8.2. في حال وجود نظام مطوَّر داخليًا

أما الشركات التي تدير إدارة المبيعات أو إدارة الفواتير بنظام مطوَّر داخليًا، فتحتاج إلى مستوى إضافي من الدراسة.

ومع ذلك، فإن الأمر لا يصل عادة إلى حد دراسة مواصفة JP PINT بالتفصيل والاتصال مباشرة بنقطة وصول Peppol. والبنية الواقعية هي كالتالي.

• تسليم بيانات الفواتير من النظام الداخلي إلى خدمة فوترة أو برنامج محاسبة متوافق مع Peppol عبر ملفات CSV أو واجهة برمجة تطبيقات (API)، مع ترك مهمة الإرسال لذلك البرنامج
• إجراء عملية الاستقبال أيضًا عبر البرنامج المتوافق، ثم ربط البيانات المستوردة بالنظام الداخلي

وبعبارة أخرى، فإن نقطة التعديل في النظام الداخلي ليست «التوافق مع Peppol» بحد ذاته، بل جزء الربط الذي ينقل البيانات بدقة إلى البرنامج المتوافق ومنه. ويمكن تصميم هذا الجزء بالفكرة ذاتها التي وردت بشأن «الشكل الوسيط المتمثل في استيراد CSV» في مقال الانتقال إلى الطلبات عبر الويب («كيف يمكن نقل الطلبات عبر الفاكس إلى الويب»).

8.3. لا داعي للاستعجال، لكن لا ينبغي تجاهلها أيضًا

لا تُعدّ الفاتورة الرقمية، اعتبارًا من عام 2026، أمرًا «يتوقف العمل بدونه». فإذا طلب الشريك التجاري فاتورة PDF، سيستمر الاستخدام المزدوج مع PDF في الوقت الراهن. وكما هو الحال في الاستخدام المزدوج للفاكس والويب في الطلب والتوريد، سيتقدم الانتقال بشكل تدريجي.

ومن ناحية أخرى، ستزداد مستقبلًا المواقف التي يُطرح فيها موضوع استخدام الفاتورة الرقمية مع الشركاء التجاريين الكبار أو الهيئات المحلية والحكومية. وتواصل الوكالة الرقمية أيضًا نشر أمثلة على استخدامها في المشتريات الحكومية والمعاملات بين الشركات. ومجرد التحقق مسبقًا من «إمكانية الاستقبال ببرنامج شركتكم عند طلب الشريك التجاري ذلك» يُعد استعدادًا ذا معنى كافٍ.

8.4. قائمة تحقق لتحديد أولوية الدراسة

كمعيار تقريبي لـ«متى ينبغي لشركتنا أن تتحرك؟»، فكلما زاد عدد البنود التالية المنطبقة على الشركة، ارتفعت أولوية الدراسة.

• استلام أو إصدار عشرات الفواتير أو أكثر شهريًا
• عمل قسم الحسابات ساعات إضافية في نهاية الشهر وبدايته لإدخال الفواتير ومطابقتها وإصدارها
• التحقق اليدوي من رقم تسجيل الفواتير المستلمة
• وجود تجارب سابقة مقلقة من أخطاء إدخال أو دفع مزدوج
• بدء تداول موضوع الفاتورة الرقمية أو Peppol لدى الشركاء التجاريين الرئيسيين أو الجمعيات الصناعية
• التخطيط حاليًا لاستبدال برنامج المحاسبة والفوترة أو تعديل النظام المطوَّر داخليًا

وعلى العكس من ذلك، إذا كانت الفواتير قليلة العدد شهريًا والشركاء التجاريون ثابتين، فلا داعي للاستعجال. ويكفي إضافة «هل البرنامج القادم متوافق مع Peppol؟» كأحد معايير الاختيار عند حلول موعد تجديد البرنامج.

والمهم هو ألا يكون الاعتماد نفسه هدفًا بحد ذاته. فإذا طبّقنا «أي الأعمال اليدوية ستقل» المذكورة في الفصلين الرابع والخامس على عمليات الشركة وأحصينا ذلك، فإن ظهور أعمال محددة ستقل يُبرر المضي قدمًا، وإن لم يظهر ذلك فالوقت ما زال مبكرًا، لا أكثر ولا أقل.

9. في إطار الخريطة الشاملة للتحول الرقمي في الطلب والتوريد

هذا المقال هو الثالث في سلسلة تتناول تكامل البيانات المتعلقة بالطلب والتوريد. وفيما يلي توضيح للعلاقة الشاملة بين المقالات.

فـEDI هو المفهوم الشامل لـ«تبادل البيانات بين الشركات»، وتطبيقه العملي في جانب استلام الطلبات هو الانتقال من الطلبات عبر الفاكس إلى الويب، أما شكله الموحّد المعايير في جانب الفوترة فهو الفاتورة الرقمية.

وتختلف نقطة البداية المناسبة باختلاف الشركة. فإذا كان عبء إدخال الطلبات كبيرًا، فمن المنطقي البدء من جانب الطلبات، وإذا كان عدد الفواتير الصادرة أو المستلمة كبيرًا، فمن المنطقي البدء من جانب الفوترة. والقاسم المشترك هو البدء بإحصاء عدد المرات التي يُدخِل فيها الإنسان المعلومات نفسها.

الخلاصة

• الفاتورة الرقمية هي آلية تربط معلومات الفاتورة مباشرة كبيانات من نظام البائع إلى نظام المشتري دون تدخل بشري، وتُعالجها تلقائيًا
• فاتورة PDF هي «رقمنة» للمستند، وتبقى معها أعمال الإدخال لدى الجهة المستلمة. أما الفاتورة الرقمية فهي «تحويل رقمي» يربط العمليات عبر بيانات مُهيكلة
• نظام الفواتير (نظام ضريبي) والفاتورة الرقمية (آلية تبادل بيانات) موضوعان مختلفان. فمعظم الشركات، حتى مع امتثالها للنظام، لا تزال في مرحلة ما قبل استخدام الفاتورة الرقمية
• الأساس هو المعيار الدولي Peppol، وتتولى الوكالة الرقمية في اليابان دور Peppol Authority، وتنشر JP PINT كمواصفة قياسية يابانية
• بفضل نموذج الزوايا الأربع القائم على نقاط الوصول، يمكن التبادل حتى مع استخدام الطرف الآخر برنامجًا مختلفًا، وهذا هو الفرق عن EDI التقليدي القائم على اتفاقات فردية
• البيانات المتدفقة هي بنود الفاتورة المؤهَّلة نفسها. ويمكن تحويل عمليات التحقق التي كان يقوم بها الإنسان بصريًا، مثل مطابقة رقم التسجيل (عبر Web-API لنظام إعلان مصلحة الضرائب الوطنية) أو مراجعة المبالغ حسب معدل الضريبة، إلى تحقق آلي يقوم به النظام
• تندرج الفاتورة الرقمية المستلمة ضمن المعاملات الإلكترونية بموجب قانون حفظ الدفاتر الإلكترونية، ويجب حفظها كبيانات إلكترونية كما هي
• الاستخدام اختياري وليس إلزاميًا. والقرار يُتخذ بناءً على مدى انخفاض الأعمال اليدوية في عملية الفوترة الخاصة بالشركة، لا بدافع «القلق من عدم الامتثال»
• المدخل العملي للشركات الصغيرة والمتوسطة هو استخدام برنامج محاسبة وفوترة متوافق مع Peppol. أما الشركات التي لديها نظام مطوَّر داخليًا، فعليها تصميم جزء الربط مع البرنامج المتوافق لنقل البيانات

لمن يفكرون في تكامل بيانات الفوترة والطلب والتوريد

إذا كنتم ترغبون في تقليل العبء الإداري لإصدار الفواتير أو استلامها، لكنكم لا تعرفون من أين تبدؤون في نظام إدارة المبيعات أو عملية الفوترة لديكم، فإن الخطوة الأولى هي تنظيم مسار بيانات الفوترة الحالي.

فمن خلال التحقق من كيفية إنشاء بيانات الفاتورة في نظام إدارة المبيعات، وكيفية إرسالها إلى الشركاء التجاريين، وكيفية إدخال الفواتير المستلمة في النظام المحاسبي، يتضح نطاق ما يمكن أتمتته عبر الربط مع الفاتورة الرقمية أو البرامج المتوافقة.

في شركة Komura Soft LLC (合同会社小村ソフト)، يمكننا تقديم استشارات حول تنظيم الوضع الحالي ودراسة طرق التنفيذ فيما يتعلق بتكامل البيانات المرتبطة بالفوترة والطلب والتوريد، بما في ذلك الربط بين الأنظمة التشغيلية المطوَّرة داخليًا وبرامج المحاسبة والخدمات المتوافقة مع Peppol.

ويمكن أيضًا النظر في بنية تربط منافذ إدخال وإخراج البيانات تدريجيًا، مع الإبقاء على الآلية الحالية، دون افتراض إعادة بناء شاملة.

مقالات ذات صلة

أحدث المقالات التي تشترك في نفس الوسوم. عمّق فهمك بمواضيع مرتبطة.

أين يتصل هذا الموضوع

ترتبط هذه المقالة بشكل طبيعي بصفحات الخدمات التالية.

الأسئلة الشائعة

أسئلة شائعة حول موضوع هذه المقالة.

ما الفرق بين الفاتورة الرقمية والفاتورة الإلكترونية (فاتورة PDF)؟

فاتورة PDF هي في جوهرها مستند مُعَدّ ليقرأه الإنسان، حُوِّل إلى ملف إلكتروني، ولذلك يحتاج الطرف المستلم إلى الاطلاع على محتواه وإعادة إدخاله يدويًا في النظام المحاسبي. أما الفاتورة الرقمية فترسل معلومات الفاتورة نفسها كبيانات مُهيكلة وموحّدة المعايير، بحيث يستطيع نظام المشتري استيرادها ومعالجتها مباشرة. الفرق هو بين «الرقمنة» التي تستبدل الورق بملف، و«التحويل الرقمي» الذي يربط عمليات العمل عبر البيانات.

إذا كانت الشركة متوافقة بالفعل مع نظام الفواتير، فهل هذا يعني أنها متوافقة أيضًا مع الفاتورة الرقمية؟

الأمران مختلفان تمامًا. نظام الفواتير (نظام حفظ الفواتير المؤهَّلة) هو نظام ضريبي يتعلق بخصم ضريبة الاستهلاك على المشتريات، ويمكن تسليم الفاتورة المؤهَّلة سواء بصيغة ورقية أو بصيغة PDF. أما الفاتورة الرقمية فهي صيغة البيانات وآلية التداول (Peppol وJP PINT) اللازمة لتبادل معلومات تلك الفاتورة بين الأنظمة، وهي أمر منفصل عن الامتثال للنظام الضريبي، تقرر الشركة بشأنه بشكل مستقل ما إذا كانت ستعتمده أم لا.

ما الذي تحتاجه الشركات الصغيرة والمتوسطة لبدء استخدام الفاتورة الرقمية؟

المدخل العملي هو استخدام برنامج محاسبة أو فوترة متوافق مع Peppol. تنشر رابطة تعزيز الفاتورة الرقمية (EIPA) قائمة بالخدمات المتوافقة بالفعل، وإذا كان البرنامج الذي تستخدمه الشركة متوافقًا، فقد يكفي أحيانًا تفعيل الإعداد المناسب لبدء الإرسال والاستقبال. أما الشركات التي تستخدم نظام إدارة مبيعات مطوَّرًا داخليًا، فعليها دراسة طريقة الربط مع البرامج المتوافقة أو مزودي الخدمة.

كيف ينبغي حفظ الفاتورة الرقمية المستلمة؟

يندرج تبادل الفواتير الرقمية ضمن «المعاملات الإلكترونية» بموجب قانون حفظ الدفاتر الإلكترونية، ولذلك يجب اعتبارًا من يناير 2024 حفظها كبيانات إلكترونية كما هي، مع استيفاء إجراءات منع التلاعب (ضمان الصحة) وإمكانية البحث فيها حسب التاريخ والمبلغ والطرف التجاري (ضمان قابلية الاطلاع). تتضمن معظم البرامج المتوافقة مع Peppol وظائف تلبي متطلبات الحفظ هذه، إلا أنه ينبغي التأكد من محاسب قانوني أو مكتب الضرائب المختص مما إذا كانت ممارسات شركتكم تستوفي هذه المتطلبات.

الملف الشخصي للمؤلف

صفحة الملف الشخصي لمؤلف المقالة.

غو كومورا

مؤسّس شركة كومورا سوفت ذ.م.م.

يركّز على تطوير برامج ويندوز، والاستشارات التقنية، والتحقيق في الأخطاء، ويتميّز في المشاريع التي تبقى فيها الأصول القديمة ناشطة، وفي تشخيص الأعطال التي يصعب تحديد سببها.