Что такое EDI? Как это упрощает приём и оформление заказов между компаниями — от факса, e-mail и ручного ввода к обмену данными

«По факсу от партнёра приходит заказ, и сотрудник вводит его в систему управления продажами».

«Открывается файл Excel, вложенный в письмо, проверяются код товара и количество, после чего они переносятся вручную».

«После поставки выставляется счёт-фактура, и получатель, в свою очередь, вводит то же самое содержимое в свою бухгалтерскую систему».

В сделках между компаниями одна и та же информация о заказе или счёте нередко вводится многократно — разными компаниями и разными сотрудниками.

Механизм, который сокращает такой дублирующий ввод, позволяя данным о заказе, приёме заказа, отгрузке и выставлении счетов передаваться напрямую между компаниями, — это EDI.

Услышав слово «EDI», можно представить себе громоздкую систему, которую внедряют только крупные предприятия по выделенным каналам связи. Но по сути своей всё гораздо проще.

EDI — это механизм, при котором информация, полученная от торгового партнёра, обменивается не в виде документа, который человек заново читает и вводит, а сразу в виде данных, готовых к обработке компьютером.

В этой статье на примере обработки заказов рассматривается, что такое EDI, чем он отличается от факса и электронной почты, и как его внедрение облегчает работу компании.

1. Сначала — коротко о главном

EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, то есть «электронный обмен данными».

Это механизм, при котором компании обмениваются торговой информацией — заказами, уведомлениями об отгрузке, счетами-фактурами — в виде электронных данных заранее согласованного формата.

JIPDEC описывает EDI как механизм, при котором компании, государственные учреждения и другие организации соединяют свои компьютеры в сеть и автоматически обмениваются документами и бланками в виде электронных данных.

Цель внедрения EDI — не просто отказ от бумаги.

Основная цель — сократить такую работу, как:

• ручной ввод данных при просмотре факса или PDF;
• перенос данных из Excel в систему управления продажами;
• визуальная проверка введённых данных;
• поиск заказов или счетов-фактур;
• телефонные звонки и письма для уточнения статуса заказа;
• повторный подсчёт данных по продажам, складу и счетам.

Одним словом, EDI — это механизм, который заставляет данные, ранее «застревавшие» между двумя компаниями, течь напрямую.

2. Что происходит при обработке заказов без EDI

Рассмотрим сначала обработку заказов, при которой EDI не используется.

В компании-заказчике сотрудник отдела закупок формирует содержание заказа в своей системе или в Excel. Этот заказ распечатывается как документ и отправляется партнёру по факсу или электронной почте.

На стороне поставщика сотрудник проверяет полученный заказ и вводит его в собственную систему управления продажами.

После этого формируются подтверждение заказа, уведомление об отгрузке, накладная, счёт-фактура и т. д., которые отправляются обратно заказчику. Заказчик, в свою очередь, вводит эту информацию в систему управления складом или в бухгалтерскую систему.

Заказчик вводит данные заказа
        ↓
Документ заказа распечатывается / переводится в PDF
        ↓
Отправка по факсу или электронной почте
        ↓
Поставщик проверяет содержание
        ↓
Повторный ввод в систему поставщика
        ↓
Формирование данных об отгрузке и счёте
        ↓
Заказчик снова вводит данные в свою систему

В этом процессе одна и та же информация вводится многократно.

Например, код товара, наименование товара, количество, цена за единицу, срок поставки, место доставки и т. д.

Исходные данные заказа уже существуют в компьютере компании-заказчика. И тем не менее, поскольку они были преобразованы в бумагу или PDF, на стороне поставщика человеку приходится заново их читать и повторно вводить в компьютер.

Проблема не в том, что информация не была оцифрована.

Проблема в том, что информация, однажды созданная как данные, преобразуется в документ для чтения человеком, а затем на другой стороне снова превращается в данные.

3. Как меняется обработка заказов при использовании EDI

При использовании EDI данные заказа, созданные в системе заказчика, преобразуются в формат, читаемый системой поставщика, и отправляются напрямую.

На стороне поставщика сотрудник не вводит данные, глядя на документ заказа, а полученные данные сразу импортируются в систему управления продажами.

flowchart LR
    A[Система закупок заказчика] --> B[Данные заказа]
    B --> C[Передача и преобразование через EDI]
    C --> D[Система управления продажами поставщика]
    D --> E[Подтверждение заказа]
    D --> F[Уведомление об отгрузке]
    D --> G[Данные счёта]
    E --> C
    F --> C
    G --> C
    C --> A

Данные заказа отправляются от заказчика к поставщику, а данные подтверждения заказа, отгрузки и счёта возвращаются от поставщика к заказчику.

Ключевой момент в том, что данные передаются от системы к системе без этапа, на котором человек переносит их, глядя на документ.

JIPDEC описывает EDI как механизм, при котором данные собственного формата каждой компании преобразуются в стандартный формат, а принимающая сторона, в свою очередь, преобразует этот стандартный формат в свой собственный.

4. В чём разница между EDI и электронной почтой, PDF, Excel

Иногда встречается мнение: «Мы уже отправляем заказы в виде PDF по электронной почте, значит, мы уже перешли на электронный документооборот».

Действительно, это быстрее, чем отправка бумаги по почте, и удобнее для хранения. Но если получатель по-прежнему вводит данные в систему, глядя на PDF, то сама работа по вводу никуда не исчезает.

Различия можно систематизировать так:

В объяснении JIPDEC отсканированные изображения бланков или письма, написанные в виде обычного текста, отличаются от данных EDI, которые компьютер способен повторно обработать. Кроме того, ручной ввод данных на веб-странице, строго говоря, тоже отличается от автоматического обмена между компьютерами.

Тем не менее использование PDF или Excel само по себе не является плохой практикой.

Важно то, как полученная информация обрабатывается впоследствии.

• PDF читает и вводит человек;
• Excel открывается, и данные копируются;
• CSV импортируется в систему напрямую;
• данные автоматически регистрируются через API.

Даже если во всех случаях речь идёт об «электронном файле», нагрузка на последующий этап обработки может сильно различаться.

При оценке эффективности EDI нужно смотреть не только на способ отправки, но и на то, что человек делает после получения данных.

5. Какую информацию можно обмениваться через EDI

EDI — это не механизм, предназначенный исключительно для заказов.

С его помощью можно обмениваться самой разной информацией, возникающей в сделках между компаниями.

Например, в момент получения данных заказа система поставщика может выполнить следующие действия:

1. Проверить отсутствие дублирования номера заказа
2. Проверить существование кода товара
3. Зарезервировать товар на складе
4. Рассчитать срок поставки
5. Отправить инструкцию по отгрузке на склад
6. Отправить подтверждение заказа обратно заказчику

Более того, после отгрузки на основании фактических данных об отгрузке можно учесть продажу и сформировать данные для счёта.

Иными словами, EDI — это не просто функция связи.

Начинаясь с приёма заказа как точки входа, он становится основой, связывающей далее склад, отгрузку, продажи и выставление счетов.

6. Как EDI облегчает работу компании

6.1. Сокращает ручной ввод и перенос данных

Самый очевидный эффект — сокращение ручного ввода.

Работа по вводу кода товара, количества, цены и срока поставки при просмотре пришедшего по факсу заказа становится ненужной.

Сократив ручной ввод, сотрудники могут тратить время не на сам ввод, а на обработку исключений, таких как:

• заказы, по которым недостаточно товара на складе;
• заказы с нестандартным сроком поставки;
• заказы с незарегистрированным кодом товара;
• крупные заказы;
• заказы, требующие проверки цены или условий договора.

Вместо того чтобы человек обрабатывал каждый заказ, можно перейти к модели, при которой обычные заказы обрабатываются автоматически, а человек проверяет только проблемные.

6.2. Сокращает ошибки при вводе

В работе, связанной с ручным вводом, всегда есть определённая вероятность ошибки.

• Ошибка в одной цифре кода товара
• Ввод 100 единиц вместо 10
• Путаница с местом доставки
• Неверное прочтение желаемого срока поставки
• Двойная регистрация одного и того же заказа

Даже при использовании EDI проблема возникает, если сами исходные данные некорректны. Но поскольку правильно созданные данные не нужно повторно вводить на стороне партнёра, EDI снижает количество ошибок, возникающих при переносе.

Агентство по делам малого и среднего бизнеса также отмечает среди эффектов цифровизации обработки заказов повышение эффективности работы, снижение числа человеческих ошибок и улучшение возможности поиска в записях о сделках.

6.3. Ускоряет обработку заказов

При использовании факса или электронной почты обработка заказа не начинается до тех пор, пока сотрудник не заметит поступление, не проверит содержание и не завершит ввод.

В дни с большим количеством заказов возникает очередь на ввод. Если сотрудник отсутствует, обработка также может затянуться.

С EDI полученные данные могут автоматически импортироваться в систему.

Сразу после получения заказа можно немедленно начать такие процессы, как:

• приём заказа;
• проверка наличия на складе;
• расчёт срока поставки;
• отправка инструкции об отгрузке на склад;
• ответное подтверждение заказа.

Ускорение обработки заказов, как правило, позволяет сократить и время до отгрузки. JIPDEC также отмечает среди эффектов EDI ускорение делопроизводства, сокращение сроков выполнения и уменьшение складских запасов.

6.4. Упрощает проверку статуса заказа

Когда бумага, факс, электронная почта и Excel смешаны между собой, выяснить, «как обстоят дела с этим заказом прямо сейчас», требует немало времени.

Приходится по очереди проверять почтовый ящик сотрудника, общую папку, бумажные файлы, систему управления продажами и т. д.

С EDI можно управлять, привязав к номеру заказа или аналогичному идентификатору, следующей информацией:

• когда был получен заказ;
• был ли он корректно импортирован;
• было ли отправлено подтверждение заказа;
• отгружен ли он;
• прошёл ли приёмку;
• выставлен ли по нему счёт;
• были ли ошибки или повторные отправки.

При получении запроса можно свериться с историей обработки, не полагаясь на память сотрудника или его личную почту.

6.5. Позволяет подключить процессы склада, отгрузки и учёта

Эффект от EDI не ограничивается сокращением объёма ввода данных у сотрудников, принимающих заказы.

Связав полученные данные с внутренними системами компании, можно автоматизировать и последующие этапы.

Данные заказа
    ↓
Регистрация заказа
    ↓
Резервирование товара на складе
    ↓
Инструкция по отгрузке
    ↓
Учёт продажи
    ↓
Формирование данных счёта
    ↓
Сверка поступивших платежей

И наоборот, даже если данные заказа получены через EDI, но затем распечатываются и вводятся человеком в систему управления продажами вручную, эффект остаётся ограниченным.

JIPDEC также поясняет, что если данные, полученные через EDI, не импортируются во внутреннюю систему компании, а распечатываются и обрабатываются вручную, это мало отличается от факса.

Внедрение EDI — это не просто налаживание связи с партнёром: важно и то, насколько глубоко полученные данные проникают во внутренние бизнес-процессы компании.

6.6. Данные о сделках можно использовать для управленческих решений

Заказы, полученные на бумаге или в виде PDF, даже если их сохранять, трудно использовать для сводного анализа.

При использовании EDI информация о сделках накапливается в виде структурированных данных.

Благодаря этому её можно применять для такого анализа, как:

• объём заказов по товарам;
• динамика продаж по партнёрам;
• тенденции заказов по дням недели и времени суток;
• частота задержек поставок;
• товары с частым дефицитом;
• время от заказа до отгрузки;
• сделки с частыми возвратами или корректировками.

JIPDEC также указывает, что данные EDI можно использовать не только в повседневной работе — резервировании товара, планировании производства, контроле приёмки и отгрузки, учёте дебиторской задолженности, — но и для анализа хитов продаж и прогнозирования спроса.

Создание возможности собирать данные с помощью EDI важно не только для эффективности операций — это также закладывает основу для будущей оптимизации складских запасов и прогнозирования спроса.

7. Эффект EDI на простом примере

Предположим, оптовая компания получает 100 заказов в день по факсу или электронной почте.

Предположим, что на ввод одного заказа в систему управления продажами и проверку его содержания в среднем уходит 3 минуты.

100 заказов × 3 минуты = 300 минут

Это означает, что 5 часов в день уходит на ввод и проверку заказов.

Предположим, что после внедрения EDI 80 заказов импортируются автоматически, а проверять человеку приходится только оставшиеся 20.

20 заказов × 3 минуты = 60 минут

Это упрощённый пример, но работа по вводу сокращается с 5 часов до 1 часа.

На практике, помимо этого, может сократиться и время, затрачиваемое на:

• разбор трудночитаемого факса;
• исправление ошибок ввода;
• телефонные звонки для уточнения содержания заказа;
• поиск нужного заказа;
• сводку списков заказов;
• передачу дел между сотрудниками.

Эффект от внедрения EDI не сводится только к прямой экономии, например «меньше расходов на бумагу».

Главный смысл заключается в сокращении мелких проверок, вводов и исправлений, повторяющихся изо дня в день.

8. Преимущества EDI по отделам

Улучшение бизнес-процессов за счёт EDI не ограничивается только отделом приёма заказов.

С помощью EDI можно сократить не только трудозатраты на ввод данных.

Поскольку местонахождение информации становится понятным, проверить ситуацию могут и сотрудники, не отвечающие непосредственно за этот заказ, а значит, снижается и зависимость работы от конкретного человека.

9. Внедрение EDI не означает автоматизацию всего

EDI — удобный механизм, но само по себе его внедрение не приводит к автоматизации всей работы.

9.1. Требуются договорённости с торговыми партнёрами

Чтобы обмениваться данными между компаниями, необходимо согласовать как минимум следующие моменты:

• какую информацию обмениваем;
• какой формат данных используем;
• когда происходит отправка и получение;
• как обрабатывать изменения и отмену заказов;
• что делать при возникновении ошибки;
• как обрабатывать повторную отправку одних и тех же данных;
• в какой момент заказ считается официально оформленным.

В EDI важен не только способ передачи данных, но и элементы данных, а также правила эксплуатации. JIPDEC также отмечает необходимость согласования протокола связи, формата данных, элементов сообщений, порядка реагирования на ошибки и базового договора о сделках.

9.2. Необходимо согласовать коды товаров и аналогичные параметры

Заказчик и поставщик иногда используют разные коды для одного и того же товара.

Например, у заказчика код товара A-001, а у поставщика — 100245.

В этом случае необходима таблица соответствия для преобразования кодов.

Помимо кода товара, необходимо согласовать и такие параметры, как:

• код торгового партнёра;
• код места доставки;
• единица измерения;
• количество в упаковке;
• налоговая категория;
• валюта;
• формат даты;
• кодировка символов.

Даже если данные удаётся отправлять и получать, сделка не будет корректной, если значения этих параметров не совпадают по смыслу.

9.3. Обработка исключений всё равно остаётся

Даже если обычные заказы можно обрабатывать автоматически, исключительные ситуации сохраняются.

• Нехватка товара на складе
• Снятые с производства товары
• Нестандартная цена
• Срочные заказы
• Изменение заказа
• Отмена заказа
• Частичная поставка
• Возврат
• Дефекты данных

Важно не пытаться силой автоматизировать абсолютно всё.

Реалистичный подход — разделить обычную обработку и обработку исключений, автоматизировав первую и передавая человеку только то, что требует суждения.

9.4. Неизбежен период параллельной работы с факсом и e-mail

Не все торговые партнёры могут перейти на EDI одновременно.

Поэтому на начальном этапе внедрения нередко параллельно используется несколько способов приёма заказов, таких как:

• EDI;
• веб-форма;
• загрузка CSV;
• электронная почта;
• факс;
• телефон.

В такой ситуации внедрение EDI не позволяет сразу сократить персонал, занятый обычным процессом.

Чтобы повысить эффект от EDI, нужно переводить партнёров на новый способ в порядке убывания объёма сделок, постепенно сокращая число случаев, обрабатываемых вручную. JIPDEC также отмечает, что если ручная обработка через факс или телефон сохраняется, для неё по-прежнему требуется персонал, что затрудняет полное получение эффекта от повышения эффективности.

10. Компании, которым EDI подходит особенно хорошо

EDI, как правило, даёт наибольший эффект в компаниях, которые:

• ежедневно или еженедельно оформляют заказы с одними и теми же партнёрами;
• обрабатывают большое количество заказов или позиций в них;
• в настоящее время переносят данные из факса или e-mail в систему вручную;
• сталкиваются с ошибками ввода или дублирующей регистрацией;
• получают много звонков или писем для подтверждения заказов;
• после приёма заказа продолжают процессы склада, отгрузки и выставления счетов;
• сталкиваются с остановкой процессов при отсутствии ответственного сотрудника;
• тратят много времени на сводку истории заказов или статуса сделок.

С другой стороны, для партнёров, с которыми сделки происходят лишь несколько раз в год, или для сделок, содержание заказа в которых сильно различается каждый раз, затраты на построение и эксплуатацию EDI могут превысить получаемый эффект.

Решение о внедрении EDI не должно приниматься исключительно исходя из размера компании.

Агентство по делам малого и среднего бизнеса также разработало «общий EDI для малого и среднего бизнеса» для стандартизации обработки заказов у небольших предприятий, демонстрируя повышение эффективности работы за счёт сокращения специализированных терминалов и бумаги, а также централизованного управления документами в виде данных.

Смотреть нужно не на численность персонала, а на объём повторяющегося ввода, проверки и переноса данных.

11. Как подойти к рассмотрению внедрения EDI

Начиная рассматривать EDI, не обязательно сразу выбирать продукт или способ связи.

Сначала следует упорядочить текущие бизнес-процессы.

11.1. Составьте список текущих способов обработки заказов

По каждому торговому партнёру систематизируйте следующую информацию:

Такая систематизация покажет, для каких партнёров или процессов переход на EDI даст наибольший эффект.

11.2. Начните с одного партнёра с большим объёмом сделок

Если с самого начала охватить всех партнёров сразу, количество согласуемых пунктов возрастёт, а внедрение затянется.

Более реалистично сначала выбрать одного партнёра, отвечающего таким условиям, как:

• большой объём сделок;
• преимущественно типовые заказы;
• удобная коммуникация между ответственными сотрудниками сторон;
• понимание интеграции систем;
• лёгкость измерения эффекта.

Отладив методику работы с одним партнёром, можно распространить её на остальных.

11.3. Сузьте перечень обмениваемых данных

Не обязательно с самого начала охватывать сразу всё: запрос предложения, приём заказа, отгрузку, приёмку, выставление счёта и оплату.

Например, можно начать с перевода на EDI только данных заказа — наиболее трудоёмкого с точки зрения ввода.

Этап 1: данные заказа
Этап 2: подтверждение заказа / ответ по сроку поставки
Этап 3: уведомление об отгрузке
Этап 4: данные счёта

Постепенно расширяя охват, можно подтверждать эффект, ограничивая влияние на текущую работу.

11.4. Проверьте подключение к внутренним системам компании

Даже при внедрении сервиса EDI, если данные невозможно импортировать в существующую систему управления продажами, ручной ввод сохранится.

Заранее проверьте следующие моменты:

• есть ли функция импорта/экспорта CSV;
• можно ли использовать API;
• возможна ли интеграция с базой данных;
• где будет выполняться преобразование кодов товаров;
• как предотвратить дублирование полученных данных;
• кого уведомлять об ошибках;
• где будет храниться история обработки.

Прежде чем выбирать продукт, важно проверить способ подключения к существующей системе.

12. Показатели, которые стоит измерять после внедрения EDI

После внедрения EDI не стоит останавливаться на том, что «теперь можно им пользоваться» — нужно проверить, насколько реально изменилась работа.

Например, сравните следующие показатели до и после внедрения:

• время, затрачиваемое на ввод заказов;
• время обработки одного заказа;
• количество исправлений при вводе;
• количество случаев двойной регистрации;
• количество запросов на подтверждение заказа;
• количество задержек отгрузки;
• долю заказов, обработанных через EDI;
• долю исключительных заказов, проверенных человеком.

В EDI важна не сама возможность отправлять данные.

Оценивать нужно по тому, действительно ли сократился объём ручной работы, ускорилась ли обработка и уменьшилось ли количество ошибок.

Заключение

EDI — это механизм обмена информацией, возникающей между компаниями — заказами, отгрузками, счетами и прочим, — в виде электронных данных, которые компьютер может обрабатывать напрямую.

Простой переход с факса на электронную почту может сократить количество бумаги, но при этом ручной ввод нередко сохраняется.

Настоящий эффект от EDI заключается в том, что данные, полученные от торгового партнёра, можно напрямую связать с внутренними системами компании — управлением продажами, складом, отгрузкой и бухгалтерией.

Основные изменения, которых можно ожидать от EDI:

• сокращение ручного ввода, выполняемого при просмотре заказа;
• сокращение ошибок ввода, вызванных переносом данных;
• ускорение обработки от приёма заказа до отгрузки;
• упрощение проверки статуса обработки заказов и счетов;
• связывание склада, отгрузки, продаж и выставления счетов;
• использование накопленных данных о сделках для сводного анализа и прогнозирования спроса;
• сокращение работы, зависящей от конкретного сотрудника.

Тем не менее одного лишь заключения договора на сервис EDI недостаточно.

Необходимо упорядочить данные, такие как коды товаров, согласовать с партнёрами правила эксплуатации и обеспечить возможность импорта данных в существующие внутренние системы компании.

Отправная точка внедрения EDI — не вопрос «какой продукт использовать», а изучение того, сколько раз одна и та же информация сейчас вводится в текущей работе.

Реалистичный путь — найти те места, где информация переносится людьми между факсом, электронной почтой, Excel, веб-формами и системой управления продажами, и постепенно заменять данными обмен именно те процессы, которые встречаются чаще всего и носят типовой характер.

Для тех, кто рассматривает интеграцию данных для обработки заказов

Если вы хотите повысить эффективность приёма и оформления заказов между компаниями, но не знаете, с чего начать пересмотр текущей работы с факсом, электронной почтой и Excel, первым шагом стоит упорядочить поток информации.

Проверив, в каком формате вы получаете информацию от партнёров, в какую внутреннюю систему она вводится и как затем связывается со складом, отгрузкой и выставлением счетов, вы увидите, какую часть процессов можно автоматизировать.

Компания KomuraSoft LLC (合同会社小村ソフト) может проконсультировать вас по упорядочиванию текущей ситуации и рассмотрению способов реализации интеграции бизнес-процессов, включая существующие Windows-приложения, CSV-файлы и файлы фиксированной длины, базы данных, веб-системы и другое.

Мы также можем рассмотреть вариант, при котором, не предполагая полной переделки системы, сохраняется текущая структура и сокращается лишь та часть, что связана с ручным вводом.

Похожие статьи

Недавние статьи с теми же тегами помогут подробнее изучить близкие темы.

Связанные темы

Эти страницы показывают тему статьи в более широком контексте услуг и решений.

Услуги по этой теме

Статья напрямую связана со следующими услугами.

Об авторе

Страница с профилем автора статьи.

Го Комура

Представитель KomuraSoft LLC

Специализируется на разработке программного обеспечения для Windows, техническом консалтинге и расследовании сбоев, особенно в проектах с унаследованными системами и трудно воспроизводимыми ошибками.