補助金を使うシステム開発
交付決定日以降の発注しか補助対象にならず、補助金が精算払い(後払い)になる制約のもとで進める、補助金を利用したシステム開発の計画・実行。
補助事業のシステム開発
交付決定
採択発表とは別の手続きで、これより前の契約・発注を補助対象外とする、補助事業の実施を正式に認める決定。
交付決定日
交付申請
採択後(または申請そのものが交付申請となる制度ではその申請自体)に、経費内容を精査する手続き。この審査を経て交付決定が出る。
採択(採択発表)
事業計画が審査で選ばれたことの通知。この時点ではまだ発注できず、制度によってはこの後に交付申請の手続きが続く。
採択発表
交付決定前発注の禁止(フライング発注の対象外化)
交付決定日より前に契約・発注・支払いをした経費が、原則として補助対象にならないという原則。
フライング発注
事業実施期限(補助事業完了期限)
交付決定から補助事業の完了までに定められた期限。この期限までに開発を完了し、検収と支払いまで済ませる必要がある。
補助事業完了期限
実績報告
発注から支払いまでの証憑を添えて提出する、補助事業の内容を事務局へ報告する手続き。提出期限は事業実施期限とは別に設定される。
補助事業実績報告
証憑(契約書・納品書・検収書・請求書・振込記録)
発注から支払いまでの一連の手続きの日付の整合を確認するために実績報告で提出する、契約書・納品書・検収書・請求書・振込記録などの書類。
証憑書類
相見積書
一定金額以上の調達について、原則として複数の業者から取得することが求められる見積書。取得できない場合は業者選定理由書などの説明資料が必要になる。
複数者見積
確定検査(補助金額の確定)
実績報告の内容を確認し、補助金額を確定させる事務局の検査。
額の確定
精算払請求
確定検査で補助金額が確定した後、申請者が提出することで初めて補助金の支払いにつながる請求手続き。
事業計画書
自社の経営課題・数値目標・実施体制・資金計画を記した、補助金審査の主体となる書類。主体は申請者である発注側。
事業計画
恒久的な自己負担(補助率の残り分)
補助率が1/2や2/3であっても残る、補助対象外になる自己負担分。稼働後の保守費・運用費も通常ここに含まれる。
自己負担分
つなぎ融資
補助金の入金までの期間、開発費の立て替えが難しい場合に金融機関から受けられる融資。採択通知を基に相談できる場合がある。
gBizIDプライム
補助金の電子申請に必要な法人・個人事業主向けアカウント。取得には審査があり時間がかかる場合がある。
補助対象になるのは原則として交付決定日以降に契約・発注した経費に限られるため、システム開発の計画は交付決定を前提に組む。事前着手の承認など、公募要領が例外を認めている場合はこの限りではない。
交付決定は、交付申請での経費内容の審査を経て出る。
採択発表がある制度では、採択の後に交付申請の手続きに進む。
交付決定日を起点にスケジュールを組むことで、交付決定前の発注(フライング発注)による経費対象外化を避けられる。
検収と支払いを事業実施期限までに終える必要があり、開発スケジュールはこの期限から逆算して組む。
事業実施期限までに支払いを終えた経費を対象に、その後別途の提出期限で実績報告を行う。
実績報告では、契約書・納品書・検収書・請求書・振込記録などの証憑一式の提出が必要になる。
一定金額以上の調達については、実績報告で原則として複数者からの相見積書が必要になる。
実績報告の提出・確認を経て、事務局が補助金額を確定する確定検査に進む。
確定検査で補助金額が確定した後に、申請者が精算払請求を提出して初めて補助金が支払われる。
補助金の審査は事業計画書で行われ、その主体は申請者である発注側である。
採択は、自社の経営課題や数値目標を記した事業計画書の審査によって決まる。
補助率が1/2や2/3であっても、残りは恒久的な自己負担になることを前提に投資判断を行う。
精算払いによる後払いへの資金繰り対策として、金融機関のつなぎ融資を利用することが推奨される。
つなぎ融資は、採択通知を基に金融機関へ相談できる場合がある。
電子申請に必要なgBizIDプライムは審査に時間がかかる場合があるため、交付申請より前の段階で取得しておくべきである。
証憑は発生の都度そろえ、実績報告・確定検査を経て精算払請求につなげる。